Cara Mengatur Divisi

Salah satu fitur penting dalam CRM.ID adalah pengaturan Divisi. Dengan mengatur divisi, Anda dapat membagi tugas dan tanggung jawab secara lebih terstruktur sesuai dengan organisasi perusahaan, seperti divisi pemasaran, penjualan, customer support, dan lainnya.

Artikel ini akan membahas secara lengkap cara mengatur divisi di CRM.ID, mulai dari membuat daftar divisi baru, mengubah detail divisi, hingga menghapus divisi yang sudah tidak diperlukan. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat mengoptimalkan alur kerja tim dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

Manfaat Mengatur Divisi di CRM.ID

Sebelum masuk ke tutorial, berikut adalah beberapa manfaat mengatur divisi di CRM.ID:

Pemisahan Tugas yang Jelas: Dengan mengelompokkan anggota tim ke dalam divisi yang spesifik, tugas dan tanggung jawab dapat dibagi dengan lebih terstruktur.
Efisiensi Komunikasi: Pengaturan channel komunikasi untuk setiap divisi memungkinkan pesan dari pelanggan masuk ke tim yang tepat, sehingga respons menjadi lebih cepat dan tepat sasaran.
Monitoring dan Evaluasi Lebih Mudah: Supervisor dapat memantau kinerja agents dalam divisi mereka secara lebih efektif.
Meningkatkan Produktivitas: Alur kerja yang lebih tertata membantu tim bekerja lebih fokus dan efisien.

Cara Membuat Daftar Divisi

Berikut langkah-langkah untuk membuat daftar divisi di CRM.ID:

Langkah 1. Masuk ke Menu Pengaturan > Pilih Submenu Divisi

Pada sidebar sebelah kiri, pilih menu Pengaturan.
Setelah masuk ke halaman pengaturan, pilih submenu Divisi.
Anda akan diarahkan ke halaman yang menampilkan daftar divisi yang sudah ada.

Langkah 2. Tambahkan Divisi Baru

Klik tombol + Tambah yang berada di bagian atas halaman.
Akan muncul form untuk menambah divisi baru.

Langkah 3. Isi Detail Divisi

Nama Divisi: Isi dengan nama divisi yang ingin ditambahkan, misalnya “Divisi Pemasaran” atau “Divisi Customer Support”.
Supervisors: Pilih supervisor yang akan bertanggung jawab atas divisi tersebut.
Agents: Tambahkan agents yang menjadi anggota divisi. Anda dapat memilih lebih dari satu agent.
Channels: Pilih channel komunikasi yang akan digunakan oleh divisi tersebut, seperti WhatsApp, Email, atau Telepon.
Menerima Pesan: Atur opsi ini menjadi Ya jika Anda ingin divisi tersebut dapat menerima pesan dari pelanggan.

Langkah 4. Simpan Divisi

Setelah semua kolom diisi dengan benar, klik Simpan untuk menambahkan divisi baru.
Divisi baru akan muncul di daftar divisi yang ada di CRM.ID.

Cara Mengubah Divisi

Jika ada perubahan struktur organisasi atau pergantian anggota tim, Anda dapat mengedit detail divisi dengan langkah-langkah berikut:

Langkah 1. Pilih Divisi yang Ingin Diubah

Pada halaman daftar divisi, cari divisi yang ingin diubah.
Klik pada nama divisi tersebut untuk membuka detailnya.

Langkah 2. Edit Informasi Divisi

Klik tombol Edit di halaman detail divisi.
Anda dapat mengubah:
- Nama Divisi
- Supervisor
- Agents yang tergabung dalam divisi
- Channel yang digunakan
- Pengaturan Menerima Pesan

Langkah 3. Simpan Perubahan

Setelah selesai mengedit, klik Simpan untuk menyimpan perubahan.
Perubahan akan langsung diterapkan pada divisi yang bersangkutan.

Cara Menghapus Divisi

Jika ada divisi yang sudah tidak relevan atau ingin merapikan struktur organisasi, Anda dapat menghapusnya dengan cara:

Langkah 1. Pilih Divisi yang Ingin Dihapus

Pada halaman daftar divisi, cari divisi yang ingin dihapus.
Pastikan Anda sudah memeriksa ulang data dan anggota yang tergabung dalam divisi tersebut.

Langkah 2. Hapus Divisi

Klik tombol Hapus yang berada di sebelah kanan nama divisi.
Akan muncul notifikasi konfirmasi penghapusan.
Klik Ya untuk mengonfirmasi dan menghapus divisi tersebut secara permanen.

Catatan: Pastikan untuk memindahkan agents yang tergabung dalam divisi yang dihapus ke divisi lain agar tidak terjadi kebingungan dalam alur kerja.

Kesimpulan

Mengatur divisi di CRM.ID merupakan langkah penting untuk mengoptimalkan alur kerja tim dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Dengan membagi tugas berdasarkan divisi, komunikasi menjadi lebih efektif, monitoring kinerja lebih mudah, dan tugas dapat dijalankan dengan lebih fokus.

Mulai dari membuat daftar divisi baru, mengubah informasi divisi, hingga menghapus divisi yang sudah tidak relevan, semuanya dapat dilakukan dengan mudah di CRM.ID. Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat mengelola tim secara lebih efisien dan membantu bisnis Anda berkembang lebih cepat.

Jika Anda tertarik menggunakan CRM.ID, klik tautan ini untuk menjadwalkan demo.