Apa yang menjadi tantangan membuka cabang baru? Apakah membutuhkan biaya training karyawan? Apakah membutuhkan tools seperti WhatsApp CRM untuk cabang usaha baru?
Pertanyaan-pertanyaan seperti itu menjadi perhatian pemilik bisnis ketika membuka cabang usaha baru.
Membuka cabang usaha baru merupakan langkah penting dalam eskalasi bisnis yang membawa peluang sekaligus menantang.
Artikel ini menjelaskan WhatsApp CRM bisa membantu cabang usaha baru, mulai dari tantangan, manfaat, fitur-fitur, cara menerapkan, hingga contoh penerapannya.
Jika Anda sebagai pemilik bisnis, manajer cabang yang sedang membutuhkan cara penerapan CRM untuk pembukaan cabang usaha baru.
Tantangan Membuka Cabang Usaha Baru
Setiap cabang harus mampu mencerminkan standar pelayanan yang mengacu pada kantor pusat, meskipun pada operasionalnya cabang baru membutuhkan fleksibilitas dan penyesuaian.
Tapi salah satu perhatiannya adalah cara membangun pengalaman pelanggan yang sama baiknya dengan pusat.
Dalam konteks ini, komunikasi dengan pelanggan tetap penting, karena meskipun cabang baru apalagi, interaksinya butuh menggunakan salah satu aplikasi, diantaranya menggunakan WhatsApp.
WhatsApp berfungsi dalam hal menerima pesanan, melakukan follow-up, dan membangun hubungan jangka panjang dengan pelanggan di cabang baru.
Namun, mengelola komunikasi dari banyak cabang bukanlah hal mudah.
Data-data kontak yang tidak terorganisir, lambat dalam merespon, tugas agen tumpang tindih, hingga kurangnya monitoring data, karena WhatsApp biasa tidak dilengkapi dengan pengolahan data menyeluruh.
Untuk itulah mengapa menggunakan WhatsApp CRM menjadi solusi yang membantu bisnis Anda.
Sehingga Anda bisa leluasa mengatur komunikasi pelanggan di masing-masing cabang, khususnya cabang baru secara terstruktur, terukur, dan efisien.
WhatsApp CRM bukan lagi hanya untuk membalas pesan pelanggan, tapi sudah menjadi sistem terintegrasi yang menghubungkan berbagai tim, pelayanan pelanggan, manajemen kontak dan pesan, sampai analisis data.
Jadi Anda tidak lagi kerepotan harus memasukkan dan menganalisis data pelanggan secara manual.
Baca Juga: Customer Base: Ini Jenis dan Cara Membangunnya
Manfaat WhatsApp CRM bagi Cabang Usaha Baru
Cabang usaha baru biasanya menghadapi dua tantangan pada saat bersamaan, yaitu: mencapai target penjualan secara cepat dan menjaga kualitas layanan pelanggan tetap terjaga.
Pada masa pembukaan, usaha cabang sangat bergantung pada alat komunikasi yang biasanya sudah digunakan oleh kantor pusat.
Hanya saja harus menyesuaikan kembali dengan data-data pelanggan di cabang tersebut.
Jika tidak ada sistem yang terorganisir, pengelolaan data-data pelanggan pada cabang baru memiliki risiko tidak tercatat dengan baik, tidak dibalas secara konsisten, dan susah menganalisisnya untuk perbaikan layanan.
Untuk itu WhatsApp CRM bisa menjembatani gap ini. Fungsi utamanya adalah mengelola percakapan dan data pelanggan secara terpusat.
Bisa diakses oleh berbagai tim yang disebut agen dengan kemampuan mengalihkan ke agen lainnya saat memungkinkan.
Membuat analisis dan evaluasi pada interaksi pelanggan lebih mudah sesuai kebutuhan.
Beberapa manfaat WhatsApp CRM untuk cabang usaha baru seperti:
1. Mengelola Hubungan Pelanggan Sejak Awal (Dini)
Meskipun membuka cabang usaha baru, tapi standar pelayanan tetap mengacu pada bisnis di kantor pusat dan pasti penerapannya untuk seluruh cabang.
Cabang baru masih memiliki pelanggan sedikit, atau bisa saja masih belum ada sama sekali.
Namun, sekalipun jumlahnya masih sedikit, pengelolaan cabang baru harus membangun basis hubungan pelanggan yang kuat sejak awal.
Tujuannya supaya memudahkan pelanggan ketika ada pertanyaan, keluhan, dan broadcast informasi penting.
membina hubungan yang baik sejak awal membuat hubungan jangka panjang lebih mudah dirawat dan berpotensi menarik pelanggan baru.
Channel komunikasi pelanggan bisa menggunakan WhatsApp Business biasa dan data yang masih tidak terorganisir masih mudah monitoringnya.
2. Pengelolaan Data Pelanggan Terpusat
Melanjutkan dari pengelolaan jumlah pelanggan sejak awal, walaupun pelanggan masih sedikit, seiring waktu pasti ada pertumbuhan.
WhatsApp Business biasa memang bisa Anda gunakan, tapi seiring bertambahnya pelanggan, proses pengelolaan data menjadi lebih kompleks, Anda membutuhkan pengolahan data secara terpusat dan sinkronisasi data pelanggan.
Tanpa CRM, standar pelayanan sangat bergantung pada masing-masing agen. Cabang baru seringkali membutuhkan waktu lebih lama untuk menyesuaikan diri dengan standar kantor pusat.
WhatsApp CRM membantu menyamakan proses layanan sehingga pelanggan mendapatkan pengalaman yang sama baiknya meskipun cabang usaha baru berdiri.
Integrasi semua data dalam satu dashboard yang mudah diakses dan diolah bisa menggunakan WhatsApp CRM.
3. Mempermudah Monitoring Kinerja Cabang Baru
Dari segi manajemen operasional, monitoring kinerja cabang baru menjadi lebih akurat karena seluruh aktivitas komunikasi terekam dalam dashboard analitik data dan laporan secara real time.
Dengan demikian, manajer pusat dapat melihat bagaimana cabang baru merespon pelanggan, jumlah percakapan yang masuk, tingkat penanganan.
Selain itu jumlah penjualan yang terjadi melalui WhatsApp, serta efektivitas agen membantu menyelesaikan masalah pelanggan.
4. Kemudahan Filter Pesan
Ada satu pertanyaan yang masih belum terjawab jika menggunakan WhatsApp Business biasa, yaitu “Bagaimana cara memfilter pesan berdasarkan tanggal, waktu pengiriman, pelanggan baru, calon pelanggan, alamat pelanggan?”
WhatsApp biasa hanya bisa mencari satu kategori yaitu pencarian. Tapi WhatsApp CRM sudah dilengkapi fitur filter yang dapat menyaring dengan jumlah lebih dari 2 parameter.
Masalah yang terselesaikan adalah mempersempit pencarian dan langsung ke intinya (spesifik). Lebih efisien, bukan?
5. Otomatisasi Proses Layanan Pelanggan
Terakhir, WhatsApp CRM mendukung proses otomatisasi pesan. Cabang baru biasanya menghadapi keterbatasan resources, sehingga fitur otomatisasi seperti quick reply dan template pesan membantu proses pelayanan menjadi lebih cepat.
Baca Juga: Apa Itu Otomasi? Ini Manfaat dan Jenis-Jenisnya
Fitur WhatsApp CRM yang Penting untuk Cabang Baru
WhatsApp CRM menyediakan berbagai fitur yang dirancang untuk membantu bisnis mengelola komunikasi pelanggan pada skala besar.
Beberapa fitur WhatsApp CRM untuk penggunaan di cabang usaha baru adalah sebagai berikut:
- Multi agent (login dengan banyak pengguna)
- Dashboard untuk monitoring chat, kontak, dan data lainnya
- Kategori dan tag (label) untuk segmentasi pelanggan dan pesan
- Broadcast dan pesan promo pelanggan baru
- Bisa kustomisasi template pesan
- Bisa integrasi dengan aplikasi lain
- Laporan dan analisis performa cabang
Selanjutnya membahas lebih detail, fungsi setiap fitur tersebut.
1. Multi Agent (Login dengan Banyak Pengguna)
Fitur penting untuk cabang baru bisnis adalah kemampuan multi agent atau login dengan banyak pengguna.
Dengan fitur ini, satu nomor WhatsApp bisa digunakan banyak agen dalam satu sistem, sehingga setiap cabang dapat menangani interaksi secara bersamaan tanpa khawatir terjadi konflik atau salah satu pengguna logout otomatis.
Fitur ini juga memungkinkan sistem mengalihkan chat dari satu agen (administrator) ke agen cabang melalui persetujuan supervisor.
Riwayat chat aman tersimpan dan diselesaikan oleh agen lainnya. Hal ini memungkinkan tingkat respons yang lebih cepat dan terorganisir.
2. Dashboard untuk Monitoring Chat, Kontak, dan Data Lainnya
Dashboard terpusat adalah fitur berikutnya yang sangat penting. Dengan dashboard ini, semua percakapan dari berbagai cabang dapat dipantau di aplikasi CRM.
Kantor pusat bisa melihat performa agen di cabang baru, mengevaluasi kualitas interaksinya, dan memastikan jika penerapan prosedur pelayanan sudah benar.
Dashboard juga mempermudah identifikasi masalah pelayanan sebelum berdampak pada kepuasan pelanggan.
3. Kategori dan Tag (Label) untuk Segmentasi Pelanggan dan Pesan
Fitur tag dan label membantu segmentasi kontak pelanggan berdasarkan kategori tertentu, seperti status pelanggan, lokasi, jenis permintaan, status transaksi, dan kategori lainnya.
Dengan segmentasi yang jelas, cabang baru membuat pesan broadcast dan campaign lebih personal dan tertarget.
4. Broadcast dan Pesan Promo Pelanggan Baru
WhatsApp CRM menyediakan fitur message broadcast dan campaign yang memungkinkan cabang baru mengirimkan pesan promosi dan pemberitahuan penting kepada pelanggan atau khusus segmen pelanggan tertentu.
Fitur ini membantu cabang baru memperkenalkan diri kepada beberapa orang di dekat lokasi kantor cabang dan atau memberitahukan promo pembukaan cabang untuk 5 pelanggan pertama misalnya.
5. Bisa Kustomisasi Template Pesan
Template pesan seperti quick reply, kata sapaan, FAQ, dan follow-up ke pelanggan baru, calon pelanggan.
Tujuannya mempercepat respon dan menyesuaikan konsistensi tone bahasa dengan cabang lainnya, sesuai style perusahaan.
Template ini dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan umum yang sering ditanyakan (FAQ), memberikan informasi detail layanan dan produk, menanggapi komplain, dan follow-up.
6. Bisa Integrasi dengan Aplikasi Lain
Integrasi dengan sistem POS (point of sale), pengelolaan akuntansi, atau manajemen inventaris kantor pusat juga sangat bermanfaat.
Cabang baru dapat langsung mengakses perhitungan akuntansi, informasi stok, atau data transaksi tanpa perlu berpindah-pindah aplikasi. Integrasi ini menyederhanakan alur operasional di cabang baru.
7. Laporan dan Analisis Performa Cabang
Laporan dan analisis data menjadi fitur yang sangat penting. Dengan adanya fitur ini, ada alasan untuk menggunakan WhatsApp CRM daripada WhatsApp Business biasa.
Dari pengolahan dan laporan ini, pengelolaan cabang baru bisa melihat tren pelanggan, performa cabang, tingkat respon, hingga efektivitas marketing campaign.
Semua informasi ini membantu cabang baru melakukan evaluasi dan perencanaan strategi jangka panjang.
Baca Juga: Apa Itu OKR, Cara Membuat dan Contohnya
Cara Memanfaatkan WhatsApp CRM pada Cabang Baru
Cara menggunakan WhatsApp CRM pada cabang usaha baru:
- Persiapan: penentuan nomor dan akun WhatsApp.
- Mendaftar akun CRM dan integrasi akun WhatsApp Business API.
- Pengaturan alur kerja (workflow).
- Mengintegrasikan database cabang ke sistem kantor pusat.
- Training karyawan cabang penggunaan WhatsApp CRM.
Mari kita bahas secara mendetail masing-masing poin tersebut.
1. Persiapan: Penentuan Nomor dan Akun WhatsApp
Memulai penggunaan WhatsApp CRM untuk cabang baru membutuhkan akun WhatsApp.
Pemilihan nomor bergantung pada kebijakan usaha dan kebutuhan kantor cabang. Ada yang lebih menyukai nomor cantik, nomor khusus, dan sebagainya.
Beberapa yang perlu menjadi pertimbangan adalah frekuensi chat dari pelanggan, jenis layanan, jumlah agen tersedia (customer service, sales, marketing), dan sebagainya.
Dengan pemetaan yang jelas, proses penggunaan WhatsApp CRM menjadi terukur sesuai kebutuhan.
Cabang baru pasti memiliki sumber daya terbatas, termasuk jumlah agen dan kebutuhannya belum sekompleks cabang lama.
untuk itu Anda perlu mempertimbangkan penggunaan aplikasi minimalis dan tidak mengintimidasi dari segi tampilan.
CRM.ID menyediakan tampilan sederhana ini.
2. Mendaftar Akun CRM dan Integrasi Akun WhatsApp Business
Setelah semua kebutuhan sudah terpetakan, selanjutnya Anda mendaftar di salah satu penyedia aplikasi CRM, misalnya menggunakan CRM.ID.
Setelah itu ada sesi 1-on-1 meeting melalui Zoom untuk verifikasi dan pemberian kredensial berupa username dan password, serta WhatsApp Business API.
Anda bisa login menggunakan kredensial tersebut dan CRM terintegrasi dengan WhatsApp Business API.
Anda perlu mengatur beberapa hal seperti agen dan struktur tim di akun CRM, seperti admin, customer service, kepala cabang atau supervisor, dan lain-lainnya.
Semua anggota agen bisa diatur sesuai perannya dan hak aksesnya. Pengaturan ini memastikan tugas pelayanan pelanggan nanti berjalan sesuai planning.
3. Pengaturan Alur Kerja (Workflow)
Agar dapat memberikan layanan terbaik meskipun masih cabang baru, Anda harus setup alur kerja (workflow) di CRM.
Cakupannya seperti pembuatan template pesan, kategori pesan dan kontak, penambahan kontak, pembuatan grup kontak, pengaturan profil lengkap, channel, divisi tim, daftar tugas, dan proses analisis data.
Dengan alur ini, memudahkan dalam hal manajemen hubungan pelanggan. Ada sistem prioritas dan panduan jika terjadi bentrokan prioritas dan tugas tim.
Proses kerja menjadi lebih efektif dan efisien dan pelayanan pelanggan juga tidak tersendat.
4. Mengintegrasikan Database Cabang ke Sistem Pusat
Data pelanggan adalah bagian penting bagi setiap kegiatan bisnis. Karena itu, WhatsApp CRM perlu diintegrasikan dengan database pusat agar memudahkan sinkronisasi data, pelaporan, dan pemantauan.
Dengan integrasi ini, setiap transaksi atau percakapan dari cabang baru akan otomatis tercatat di sistem CRM dan tersinkronkan ke kantor pusat.
5. Training Karyawan Cabang Penggunaan WhatsApp CRM
Terakhir, memberikan pelatihan kepada seluruh karyawan cabang cara menggunakan WhatsApp CRM.
Pelatihan (training) ini mencakup cara menangani percakapan, penggunaan fitur-fitur CRM, cara analisis data dan membuat laporan, dan cara melakukan follow-up ke pelanggan atau calon pelanggan.
Selain itu juga ada training seputar best practice pelayanan, seperti etika komunikasi, kecepatan respon, penyelesaian komplain dan konflik, menjaga komunikasi baik dengan pelanggan, dan standar operasional prosedur lainnya.
Standar ini memastikan cabang baru memberikan layanan dengan standar yang sama sesuai visi misi kantor pusat.
Baca Juga: Cara Meningkatkan B2B Lead Generation via WhatsApp Business
Contoh Penggunaan WhatsApp CRM untuk Cabang Usaha Baru
Ada beberapa contoh penggunaannya, seperti:
1. Menangani Keluhan dan Distribusi dari Agen Pusat ke Cabang Baru
WhatsApp CRM dapat membantu cabang baru dalam berbagai aspek seperti penanganan pengalihan pelayanan dari kantor pusat ke cabang.
Misalnya ada pelanggan yang mengadukan pada customer service kantor pusat di Jakarta, perihal penyelesaian masalah perbaikan barang.
Setelah pengecekan, ternyata orang tersebut berlokasi di wilayah luar jawa.
Data terintegrasi dari seluruh cabang, membuat tim CS pusat bisa menyarankan untuk datang ke cabang usaha dan pengalihan tugas ke admin atau CS cabang.
Melalui transfer chat, agen cabang bisa mengeksekusi dan memprosesnya langsung melalui CRM.
Semua keluhan awal pelanggan bisa diproses tanpa kehilangan konteks dan maksud.
2. Kemudahan Follow-up
Follow-up dan komplain pelanggan lebih efisien karena pelanggan juga bisa langsung datang ke kantor cabang.
Dengan integrasi aplikasi lain, cabang dapat melihat ketersediaan alat perbaikan dan menginformasikan kepada pelanggan.
3. Kemudahan Supervisor Memantau Performa Tim
Supervisor pusat dapat memantau tim cabang menangani komplain pelanggan dan memberikan arahan. Komunikasi tim menjadi lebih terbuka dan jelas.
4. Pemberitahuan Promo dan Reminder
Pengumuman promo khusus pelanggan di cabang baru bisa menggunakan fitur broadcast pada CRM.
Sehingga memungkinkan pesan terkirim kepada pelanggan dan bisa menarik pelanggan baru.
WhatsApp CRM bisa juga untuk mengirimkan pengingat jadwal tertentu kepada pelanggan.
Baca Juga: Contoh dan Strategi Penerapan CRM di Berbagai Industri
Kesimpulan
Sekian penjelasan WhatsApp CRM yang bisa membantu cabang usaha baru, mulai dari tantangan, manfaat, fitur-fitur, cara menerapkan, hingga contoh penerapannya.
WhatsApp CRM adalah salah satu pilihan untuk memastikan komunikasi dan manajemen hubungan pelanggan cabang baru berjalan dengan standar dari pusat.
Penggunaannya tidak hanya meningkatkan komunikasi dan manajemen hubungan, tapi juga menyasar aspek manajemen operasional, penjualan, dan kolaborasi tim.
Dengan sistem CRM yang lebih terstruktur, kemudahan olah data, dan beberapa fitur yang tidak tersedia di WhatsApp Business pada umumnya, bisnis pada cabang baru dapat berjalan sesuai standar pelayanan yang sama dengan kantor pusat.
Hal ini untuk menjaga kesesuaian internal dan tetap memberikan customer experience lebih baik sebagai faktor penting keberhasilan bisnis jangka panjang, dan membuka cabang baru lagi. Hal seperti itu yang Anda inginkan bukan?
Jadi tunggu apa lagi, segera jadwalkan demo aplikasi CRM bersama tim kami di tautan berikut ini.
- Business Marketing: Sama atau Berbeda dengan Marketing? - 4 Desember 2025
- Cara Mudah Membuat Quick Reply WhatsApp Bisnis - 3 Desember 2025
- Cara Penawaran Produk Biar Bisnis Selangkah Lebih Maju - 3 Desember 2025