Selama ini email menjadi salah satu follow up penting pada customer, khususnya yang basisnya B2B. Tapi tren komunikasi bisnis sekarang sudah bergeser ke WA. Untuk itu kita perlu mengetahui cara mengirim email ke WA biar bisa menjangkau keduanya.
3 tahun terakhir, kami menangani follow up leads untuk beberapa bisnis UKM dan yang sumber lead atau calon pembelinya berasal dari form di landing page, iklan Meta, email, dan WhatsApp chat sendiri.
Ada suatu kondisi dimana orang yang mengisi form tersebut sangat tertarik pada produk kita dan momentum itu hilang saat penggunaan channel komunikasinya kurang tepat.
Dari situ kami mulai memindahkan follow up dari email ke WhatsApp.
Pada satu batch 100 leads, closing rate naik dari 8% menjadi 11% dengan mengubah follow up pertama dari email ke WhatsApp dalam waktu kurang dari 15 menit setelah leads masuk.
Dimana kenaikan itu setara dengan kisaran 30-35% relatif terhadap baseline sebelumnya.
Pertanyaannya, bagaimana caranya agar hal ini bisa juga Anda terapkan di bisnis Anda?
Untuk menjawabnya, kami akan membahasnya di artikel CRM.id ini.
Kenapa Leads dari Email Sering Berhenti Sebelum Closing?
Di bagian ini kami coba membahas akar masalahnya dulu kenapa leads yang datang dari email itu tidak sampai closing.
Email memang masih cocok untuk komunikasi formal, tapi untuk follow up leads yang sifatnya sensitif pada waktu (butuh respon segera), email punya beberapa keterbatasan.
Misalnya:
1. Rata-rata Open Rate Email Marketing Hanya Sekitar 20-25%
Sementara pesan WhatsApp Business API mencatatkan kalau pesan WhatsApp mencapai open rate 95-98% daripada email yang hanya 20-25%, seperti yang WhatsApp paparkan dalam artikelnya.
Artinya dari 100 leads yang dikirimkan email, kemungkinan besar hanya 20-25 orang yang benar-benar membaca pesannya.
2. Kecepatan Respon Menentukan Berlanjutnya Leads untuk Closing
Penelitian dari InsideSales pada beberapa aktivitas sales menemukan kalau peluang konversi menurun sampai 8 kali lipat setelah 5 menit pertama dan hanya 0,1% leads yang berhasil dihubungi kurang dari 5 menit.
Riset lain yang mengumpulkan data dari MIT dan Harvard Business Review menemukan leads yang dihubungi dalam 5 menit pertama 21x lebih mungkin lolos kualifikasi daripada yang dihubungi setelah 30 menit.
Email jarang bisa memenuhi kecepatan ini karena orang tidak membuka inbox sesering mereka membuka notifikasi chat.
3. Terjadi Perubahan Perilaku Orang Indonesia yang Bergeser ke Messaging App
Pelanggan di Indonesia lebih menyukai interaksi lewat WhatsApp daripada telepon.
Tren ini juga berlaku di seluruh Asia Tenggara karena channel perpesanan seperti WhatsApp punya tingkat pertumbuhan yang lebih cepat daripada channel lain.
Customer di Indonesia lebih menyukai komunikasi di WhatsApp daripada panggilan telepon atau email.
3 faktor tersebut yang membuat kami menggunakan WhatsApp selain email sebagai channel untuk follow up customer.
Mulai dari mencari cara mengirim email ke WA yang paling efisien untuk skala pesan dari yang puluhan sampai ratusan leads.
Baca Juga: Email Marketing: Jenis dan Langkah-Langkah Memulainya
3 Metode yang Kami Pakai Saat Mengirim Email ke WA Berdasarkan Jumlah Leads
Apakah semua jenis bisnis harus kita perlakukan sama?
Tentu tidak, Anda harus menyesuaikan dengan kondisi dan konteks tertentu.
Kami membagi metode ini berdasarkan jumlah leads harian, karena metode manual yang cocok untuk 5 leads akan sangat melelahkan kalau Anda paksakan untuk 100 leads.
Berikut ini beberapa metode yang bisa kita gunakan:
Metode 1 >> Forward Manual untuk Leads yang Jumlahnya Kurang dari 20 per Hari
Kalau jumlah leads masih kecil, cara yang cocok adalah membuka email di HP, menekan ikon titik tiga di pojok, lalu memilih opsi bagikan atau share ke WhatsApp.
Cara ini bisa Anda lakukan lewat aplikasi Gmail, Outlook, Yahoo atau webmail apa pun yang mendukung fitur share.
Isi email otomatis tersalin sebagai teks atau tautan, lalu tinggal memilih kontak WhatsApp tujuannya.
Kelemahan metode ini hanya terbatas untuk 10-20 leads per hari.
Begitu jumlahnya naik, admin akan kehabisan waktu untuk melakukan copy paste satu per satu, dan risiko salah kirim ke kontak yang salah juga meningkat.
Metode 2 >> Otomasi dengan Workflow Tool seperti Zapier, Make, atau n8n
Metode ini yang biasa orang-orang pakai ketika jumlah leads sudah mencapai 30-100 per hari.
Setiap email leads baru masuk ke inbox, sistem tersebut akan otomatis membaca isi email tersebut lalu mengirimkannya sebagai pesan WhatsApp ke nomor sales yang bertugas.
Bisa juga dengan langsung ke nomor calon pelanggan kalau formatnya memungkinkan.
Langkah-langkahnya:
- Menghubungkan akun Gmail atau Outlook sebagai pemicu di tool otomasi.
- Menyusun filter agar hanya email dengan subjek atau label tertentu (misalnya “New Lead” dari form landing page) yang diproses.
- Mengambil data penting dari body email seperti nama, nomor HP, dan kebutuhan calon pelanggan menggunakan parsing yang sederhana.
- Mengirim data tersebut ke WhatsApp Business API atau ke grup internal tim sales lewat action WhatsApp di tool automasi.
- Menyimpan log setiap leads yang masuk supaya tidak ada yang terlewat.
Proses semacam ini bisa berjalan dalam hitungan detik begitu email masuk karena dengan menggunakan workflow automation.
Data bisa langsung masuk ke CRM secara otomatis dan semua proses ini berjalan kurang dari 10 detik.
Kecepatan inilah yang langsung berdampak pada speed to lead yang kami jelaskan sebelumnya.
Metode 3 >> Integrasi Langsung Software CRM dengan WhatsApp Business API
Metode paling kami rekomendasikan untuk bisnis dengan leads di atas 50 per hari adalah menggunakan aplikasi CRM yang terhubung dengan pesan WhatsApp.
Di sini email leads langsung tercatat sebagai kontak baru pada sales pipeline, lengkap dengan history chat.
Beberapa CRM lokal seperti CRM.id atau global sudah mendukung hal ini. Begitu status leads berubah di CRM, sistem bisa otomatis mengirim template WhatsApp yang sesuai tahap tersebut.
Sehingga informasi yang diperbarui di CRM bisa memicu tindakan di WhatsApp, dan sebaliknya respon dari WhatsApp langsung memperbarui status di CRM.
Dashboard di CRM semacam ini biasanya juga menampilkan tolok ukur penting seperti response time dan lead to closing rate melalui WhatsApp, yang sangat membantu evaluasi performa tim.
Kalau bisnis Anda masih mengandalkan WhatsApp biasa, ada baiknya mempertimbangkan migrasi ke WhatsApp Business API resmi.
Versi ini memang dirancang untuk kebutuhan chat tinggi dan berbeda dari WhatsApp Business biasa.
WhatsApp Business API memang khusus untuk kebutuhan bisnis dengan proses pendaftaran lewat akun Meta Business.
Baca Juga: Apa Itu Email Blast dan Gimana Cara Membuatnya?
Studi Kasus Pengiriman Email ke WA untuk 100 Leads dalam 1 Hari
Kami pernah handle campaign iklan yang menghasilkan 100 leads dalam satu hari untuk sebuah bisnis pelatihan online. Semua leads ini masuk lewat email notifikasi dari form pendaftaran.
Tanpa otomasi, admin butuh sekitar 3 sampai 4 jam untuk membaca satu per satu email dan membalasnya manual lewat WhatsApp.
Di jam ke-3 biasanya sudah ada leads yang sudah mendaftar di kompetitor karena menunggu terlalu lama.
Setelah kami bantu setup menggunakan kombinasi email parsing dan webhook ke WhatsApp Business API, waktu proses dari leads masuk email sampai pesan WA pertama terkirim menurun menjadi rata-rata kurang dari 2 menit.
Tim sales tinggal melanjutkan chat yang sudah otomatis terbuka, bukan lagi memulai dari nol.
Hasil yang tercatat dalam dua minggu pertama, yaitu:
- Response time rata-rata turun dari 3 jam menjadi kurang dari 5 menit.
- Reply rate dari calon pelanggan naik karena pesan terbaca hampir seketika, sejalan dengan temuan pesan promosi personal di WA bisa mencapai open rate 85% daripada 65% untuk broadcast.
- Closing rate naik dari sekitar 8% ke 10 sampai 11% di siklus penjualan yang sama, setara kenaikan relatif sekitar 30-35%.
Persentase ini tidak akan sama persis untuk setiap bisnis karena closing rate sangat bergantung pada kualitas produk, harga, dan skill sales.
Tapi pola kenaikannya konsisten dengan apa yang kami lihat di beberapa proyek lain yaitu mempercepat follow up dari email ke WhatsApp.
Yang mana memberikan dampak positif pada closing rate dan open rate.
Baca Juga: Cara Meningkatkan B2B Lead Generation via WhatsApp Business
Kenapa Closing Rate Bisa Naik Sampai 35% Setelah Beralih ke WhatsApp?
3 alasan yang menjelaskan kenapa perpindahan channel ini berdampak pada closing rate sekaligus engagement.
1. Momentum Psikologis Calon Pelanggan Tetap Terjaga
Penelitian menunjukkan kalau calon pelanggan/leads atau konsumen peka saat menerima informasi baru dalam beberapa menit pertama setelah membentuk minat, dan minat itu cepat teralihkan begitu ada jeda waktu.
Lead response menemukan kalau responden kalau Anda hubungi dalam 5 menit pertama punya conversion rate 100x lebih tinggi daripada yang hanya setelah 30 menit.
WhatsApp membuat kecepatan ini karena notifikasinya langsung muncul di layar HP meskipun dalam keadaan terkunci, sementara email sering terlewat antara puluhan pesan lain di inbox.
2. Siapa yang First Respon dan Menjaga Momentum Sampai Akhir Biasanya Menang
Penelitian menunjukkan kalau 78% pelanggan membeli dari perusahaan pertama yang merespon mereka, terlepas dari faktor harga atau brand.
Kalau tim sales masih menunggu leads membuka email, kemungkinan besar calon pelanggan sudah lebih dulu kompetitor hubungi lewat WhatsApp.
3. Menghubungkan WhatsApp dengan CRM Membuat Follow Up Lebih Mudah
Fitur lead scoring dan pipeline otomatis membantu sales memprioritaskan leads dengan peluang tertinggi.
Fitur lead scoring otomatis membantu tim sales memprioritaskan leads dengan peluang konversi tertinggi dan prospek dengan skor tinggi.
Kombinasi kecepatan dan keselarasan ini yang pada akhirnya meningkatkan closing rate setelah Anda memperlebar strategi channel komunikasi dari email ke WA.
Baca Juga: Apa Itu Closing Rate dan Cara Menghitungnya (+Rumus)
Template Pesan WhatsApp untuk Follow Up Leads dari Email
Setelah email berhasil masuk ke WhatsApp, isi pesannya pun juga menentukan apakah pembeli mau membalas atau tidak.
Ada beberapa hal untuk memperlancar proses ini dan saat penyusunan template, antara lain:
- Sebutkan nama calon pembeli di paragraf pertama supaya terasa lebih dekat dan personal (menghilangkan kesan cuma broadcast massal).
- Sebutkan konteks khusus dari form yang mereka isi, misalnya produk atau layanan yang mereka minati.
- Tutup pesan dengan pertanyaan yang mudah dijawab dan memberikan value. Nanti kalau sudah kena mereka akan dengan sendirinya mencari informasi dan bertanya tentang harga.
Contoh template:
Halo Kak [Nama], terima kasih sudah mengisi form untuk [nama produk/layanan] tadi.
Saya [nama sales] dari tim [nama bisnis], siap bantu jawab pertanyaan seputar [kebutuhan spesifik].
Boleh tahu, Kakak lagi cari solusi untuk kebutuhan yang seperti apa?”
Template ini menghasilkan reply rate lebih tinggi daripada pesan template umum yang langsung menawarkan produk yang jauh lebih natural.
Baca Juga: Contoh Variasi Email untuk Menawarkan Produk Anda
Kesalahan Saat Mengirim Email ke WA, Anda Wajib Hindari!
Dari pengalaman menangani beberapa customer, ada beberapa kesalahan yang berulang kali kami temukan, diantaranya:
- Mengirim isi email tanpa diringkas. WhatsApp punya batasan panjang pesan yang nyaman dari segi keterbacaannya, menyalin seluruh isi email panjang justru membuat calon pembeli malas membaca.
- Tidak memvalidasi format nomor HP. Nomor yang tercatat di form email masih sering berformat 08xx, padahal WhatsApp Business API biasanya membutuhkan format internasional 62xx agar pesan terkirim dengan benar, terutama jika pembelinya dari luar negeri.
- Mengabaikan aturan opt-in (meminta persetujuan). WhatsApp Business API punya aturan ketat terkait jenis pesan yang boleh Anda kirim dan pesan marketing hanya boleh dikirim ke kontak yang sudah memberi izin menerima pesan. Kalau tidak bisa melakukan pelanggaran dan menyebabkan akun di banned/suspend.
- Tidak ada chat yang terdokumentasi dalam satu tempat. Tanpa penyatuan dengan CRM, sales representative yang berbeda bisa menghubungi leads yang sama tanpa saling mengetahui.
- Terlalu formal seperti sedang membalas email. Tone bicara di WhatsApp perlu lebih santai dan personal daripada di email korporat yang jauh lebih formal dan profesional.
Tools yang Bisa Membantu Mengirim Email ke WA secara Massal
Untuk bisnis yang ingin scale up prosesnya, beberapa jenis tools berikut harus Anda pertimbangkan:
- Workflow automation seperti Zapier, Make, atau n8n untuk menghubungkan inbox email dengan WhatsApp API tanpa perlu keahlian coding.
- Aplikasi CRM dengan channel WhatsApp bawaan yang membuat leads dari email langsung ke sales pipeline dan terhubung dengan catatan chat di WhatsApp.
- WhatsApp Business API resmi dari penyedia terverifikasi Meta dan aplikasi CRM, terutama kalau jumlah pesan sudah melebihi ratusan per hari. WhatsApp Business biasa punya keterbatasan pengiriman pesan.
Pemilihan tools sebaiknya perlu menyesuaikan dengan banyak leads harian dan budget.
Tools automasi yang terjangkau sudah cukup untuk bisnis kecil, sementara bisnis dengan tim sales besar biasanya lebih cocok dengan CRM terintegrasi penuh seperti penyedia CRM global.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi WA Blast Terbaik
Kesimpulan
Demikian penjelasan cara mengirim email ke WA yang CRM.id sajikan.
Cara mengirim email ke WA sebenarnya tidak terbatas pada memindahkan teks dari satu aplikasi ke aplikasi lain.
Yang perlu Anda perhatikan adalah kecepatan dan momentum follow up menggunakan pesan WhatsApp daripada email kalau kebutuhannya menggunakan WA dan audiens yang lebih santai.
Dari pengalaman kami di CRM.id handle ratusan leads secara langsung, kami melihat closing rate bisa naik dengan memperpendek proses journey antara leads masuk dan follow up pertama.
Jika bisnis Anda masih berfokus pada email sebagai channel follow up, langkah yang tepat untuk memulai yaitu mencoba metode otomasi sederhana dulu untuk sebagian kecil leads.
Anda bisa mengukur pengaruhnya pada response time dan closing rate, baru kemudian mempertimbangkan integrasi dengan aplikasi CRM penuh kalau jumlahnya terus bertambah.
Anda bisa menggunakan aplikasi CRM WhatsApp seperti CRM.id.
CRM.id menawarkan fitur-fitur untuk manajemen pesan WA dengan banyak admin, banyak perangkat/device, dan jumlah pesan masuk harian sampai ratusan.
Anda bisa mencoba beberapa fiturnya dengan request uji coba melalui form demo aplikasi CRM berikut atau bisa langsung menghubungi kontak WhatsApp customer success CRM.id.
