Panduan cara daftar WhatsApp dengan nomor baru akan berguna jika Anda ingin membuat atau melanjutkan akun bisnis menggunakan nomor lain/baru.
Tim kami menemukan satu pola yang sering menghambat scale up bisnis pemilik UMKM yang sudah mulai naik kelas, yaitu tetap menggabungkan komunikasi pribadi dan bisnis dalam satu nomor yang sama.
Banyak dari mereka awalnya tidak ingin menambah nomor khusus karena prosesnya memakan waktu dan agak rumit dengan menggunakan beberapa nomor terpisah.
Padahal, dengan memisahkan komunikasi adalah hal dasar sebelum Anda benar-benar membangun sistem manajemen customer yang lebih besar dan rapi.
Lewat artikel CRM.id ini, kami akan membagikan review cara daftar WhatsApp dengan nomor baru.
Mulai dari tahap persiapan sampai pada tahap integrasinya dengan aplikasi CRM yang biasa ditemui pada UKM dan bisnis yang baru naik kelas.
Kenapa Kami Menyarankan Pemisahan Nomor Pribadi dan Bisnis?
Anda mungkin bertanya kenapa harus repot mencari cara daftar WhatsApp dengan nomor baru ketika nomor lama masih berfungsi dengan baik.
Berdasarkan data dan analisis perilaku konsumen, ternyata pelanggan ingin mendapat respon yang cepat, profesional, dan lebih rapi.
Zendesk dalam laporan tren pengalaman pelanggannya tahun lalu meng-highlight lebih dari 70% konsumen menuntut layanan chat yang lancar dan terpisah dari gaya komunikasi pada umumnya.
Ketika tim menggunakan nomor pribadi, Anda kehilangan kontrol pada data pelanggan Anda.
Dengan membuat akun baru memberikan Anda kendali dan menjaga keamanan data, membuat Anda bisa memantau kualitas interaksi dan menyambungkan nomor tersebut ke CRM untuk pemakaian pesan sampai ratusan per hari.
Baca Juga: 15 Tips dan Cara Menjaga Keamanan Data Pelanggan Anda
Persiapan Sebelum Mulai Daftar WhatsApp dengan Nomor Baru
Anda wajib menyiapkan 3 hal berikut sebelum menjalankan cara daftar WhatsApp dengan nomor baru, antara lain:
1. Koneksi Internet yang Stabil
Pastikan device/perangkat Anda terhubung ke koneksi internet yang kuat.
Gangguan sinyal sering kali menyebabkan sistem gagal mengirimkan kode keamanan dan terhambatnya beberapa proses pendaftaran.
2. Sudah Menyiapkan SIM Card Aktif
Anda harus memastikan sudah mengaktifkan nomor yang akan digunakan untuk menerima pesan singkat (SMS) atau panggilan telepon.
Jika Anda menggunakan SIM card atau nomor baru, lakukan registrasi menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) terlebih dahulu.
3. Pilih Jenis atau Tipe WhatsApp yang Tepat
Tentukan sejak awal apakah Anda ingin menggunakan versi biasa, bisnis, atau sudah ingin ke versi WhatsApp API untuk kebutuhan koneksi ke CRM.
Kami sangat merekomendasikan versi bisnis/API jika tujuan Anda adalah berjualan atau melayani customer.
Langkah dan Cara Praktis Mendaftar WhatsApp dengan Nomor Baru
Berikut ini metode yang perlu Anda terapkan saat melakukan pendaftaran WA dengan nomor baru.
Berdasarkan pengalaman, proses ini sangat cepat bisa selesai dalam waktu kurang dari 5 menit.
Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Download Aplikasi WA (Business) di Device (HP/PC/Laptop)
Pertama, Anda harus mendownload aplikasi di Play Store atau App Store. Ketikkan kata “WA”, “WA Bisnis” “WhatsApp Business”, dan yang relevan lainnya, lalu klik download/unduh.
Tunggu sampai aplikasi tersebut terpasang pada device Anda.
2. Menyetujui Syarat dan Ketentuan
Saat Anda membuka aplikasi untuk pertama kalinya, aplikasi WA akan menampilkan halaman persetujuan.
Anda cukup membaca sekilas kebijakan privasi mereka, lalu menekan “Setuju dan Lanjutkan”.
Langkah ini memberi izin kepada aplikasi untuk memproses data komunikasi Anda.
3. Memasukkan Nomor Telepon Baru
Sistem akan meminta Anda memilih negara untuk menentukan kode panggilan internasional.
Pilih Indonesia (+62), lalu masukkan nomor baru Anda tanpa menyertakan angka nol pada bagian paling depan.
Pastikan Anda memeriksa ulang setiap digit angka tersebut. Kesalahan satu angka saja akan membuat kode OTP akan nyasar ke device orang lain.
4. Lakukan Verifikasi Keamanan
Langkah ini adalah tahap penting ketika mendaftar WhatsApp dengan nomor baru. Sistem server akan mengirimkan 6 digit OTP melalui pesan SMS atau telepon.
Saat SMS masuk, aplikasi biasanya akan membaca kode tersebut secara otomatis jika Anda memberikan izin akses pesan.
Jika tidak, Anda harus mengetikkan 6 digit tersebut secara manual.
5. Mengisi dan Mengatur Profil
Setelah otentikasi berhasil, Anda masuk ke tahap penyusunan profil.
Anda perlu mengupload foto profil, mengetikkan nama tampilan yang jelas, dan menekan tombol lanjut. Akun baru Anda sudah siap beroperasi.
Baca Juga: Cara Menggandakan WA dengan Mudah dan Cepat
Cara Daftar WhatsApp Bisnis dengan Nomor Baru untuk Kebutuhan Profesional dan Bisnis
Bagi Anda yang berfokus pada pengembangan skalabilitas bisnis (khususnya baru memulai bisnis), sebaiknya menggunakan WhatsApp Business.
Cara daftar WhatsApp bisnis dengan nomor baru sebenarnya menerapkan prinsip yang sama dengan langkah-langkah sebelumnya, tapi menawarkan fitur tambahan yang sangat membantu operasional bisnis UMKM.
Saat Anda melengkapi profil pada versi ini, Anda harus mengisi kategori industri, alamat fisik toko atau kantor, jam operasional, sampai menautkan alamat email dan website resmi.
Pengisian fitur Katalog Produk harus benar-benar mereka manfaatkan.
Fitur ini menyediakan opsi agar pelanggan mudah melihat etalase/katalog barang atau jasa langsung, tanpa perlu berpindah ke membuka website eksternal.
Selain itu, Anda bisa mengkonfigurasi pesan sapaan otomatis dan pesan di luar jam kerja.
Fitur ini menjaga tingkat respon bisnis Anda tetap tinggi, meskipun tim CS sedang beristirahat.
Sedangkan untuk kebutuhan bisnis UKM yang jumlah pesannya sudah mencapai ratusan per hari serta menggunakan perangkat yang lebih dari 5, maka sudah perlu beralih menggunakan WhatsApp API yang terhubung pada software CRM.
Penjelasan ini akan kami paparkan pada segmen khusus setelah ini.
Baca Juga: WA Business: Apa Fitur dan Perbedaan dengan WA Biasa?
Cara Cerdas Membuat 2 WhatsApp dalam 1 HP
Satu hal yang sering jadi keterbatasan penggunaan device di WhatsApp bisnis biasa.
Beberapa customer bertanya, bagaimana cara menggunakan nomor lama dan nomor baru secara bersamaan tanpa harus membeli device tambahan?
Kami selalu memberikan beberapa solusi terkait cara membuat 2 WhatsApp dalam 1 HP.
Pertama, Menggunakan Fitur Bawaan HP/Device
Sebagian besar produsen HP Android sudah memfasilitasi fitur pengganda aplikasi/aplikasi ganda.
Samsung menyebutnya Dual Messenger, Xiaomi memberi nama Dual Apps, dan Oppo menggunakan istilah App Cloner.
Anda cukup masuk ke menu pengaturan, mencari menu penggandaan tersebut, dan mengaktifkannya.
Sistem akan membuat ikon aplikasi WA kedua yang sepenuhnya terpisah dari aplikasi pertama.
Kedua, Mengkombinasikan WhatsApp Versi Personal dan Bisnis
Jika device Anda tidak memiliki fitur pengganda bawaan, atau Anda menggunakan iPhone, kami menerapkan trik yang lebih simple.
Anda tetap mempertahankan aplikasi personal untuk nomor pribadi, kemudian mendownload aplikasi versi bisnis khusus untuk nomor baru Anda.
Sistem operasi mengizinkan kedua aplikasi ini berjalan berdampingan tanpa saling tumpang tindih.
Baca Juga: Cara Memaksimalkan Fungsi WhatsApp untuk Bisnis
Gimana Mengatasi Gagal Verifikasi Nomor WhatsApp Baru?
Meskipun langkah-langkah tersebut terlihat mudah, tim CRM.id beberapa kali menemui kasus kegagalan otentikasi saat mendampingi customer ketika mereka mendaftar.
Jika Anda menjumpai masalah gagal verifikasi nomor WhatsApp, Anda tidak perlu panik.
Berikut ini beberapa metode yang biasa tim kami lakukan:
Jika Tidak Ada SMS Kode OTP yang Masuk
Untuk mengatasi masalah ini, sebaiknya Anda menunggu sampai penghitung timer pada layar selesai. Jika belum masuk, coba sampai beberapa kali.
Jika masih tetap gagal, coba gunakan opsi menggunakan opsi panggilan telepon/WA.
Sistem akan menelepon nomor Anda dan mendiktekan 6 digit angka verifikasi melalui pesan suara otomatis. Siapkan alat tulis dan kertas untuk mencatatnya atau langsung melalui aplikasi.
Jika Aplikasi Menampilkan Peringatan Waktu Tunggu yang Lama
Hal ini terjadi jika Anda terlalu sering meminta kode verifikasi baru dalam waktu singkat.
Sistem keamanan mereka akan memblokir tindakan Anda sementara waktu (bisa satu jam sampai 24 jam).
Anda wajib menunggu sampai batas waktu tersebut kadaluarsa. Jangan mencoba mengakali sistem, karena hal itu justru memperlama durasi pemblokiran.
Jika Ada Pesan Peringatan Nomor Tidak Valid
Pastikan Anda benar-benar menghapus angka nol di depan nomor Anda, jika menggunakan fitur format nomor internasional (misalnya Indonesia dengan kode +628XXX-XXX-XXX.
Format internasional mewajibkan penggabungan kode negara langsung dengan angka kedua dari nomor ponsel Anda.
Baca Juga: Ketahui Tentang Whatsapp Verified Agar Bisnis Lebih Trusted!
Cara Memindahkan Akun WhatsApp ke HP Baru Tanpa Kehilangan Data
Ada kalanya Anda mendaftarkan nomor baru di device/HP sementara dan suatu saat akan membeli HP yang lebih mumpuni untuk operasional bisnis.
Anda tentu membutuhkan cara memindahkan akun WhatsApp ke HP baru tanpa menghilangkan riwayat chat pelanggan.
Hal penting yang tidak boleh Anda lewatkan adalah untuk melakukan cloud backup terlebih dahulu.
Anda harus masuk ke pengaturan obrolan, memilih opsi pencadangan, dan menyambungkannya ke akun backup, misalnya seperti Google Drive (untuk Android) atau iCloud (untuk Apple).
Tekan tombol cadangkan dan tunggu proses upload data selesai sampai selesai (100%).
Setelah data aman di server cloud, Anda baru boleh mendownload aplikasi WA pada HP yang baru.
Masukkan nomor yang sama, lakukan proses pendaftaran dan pemeriksaan keamanan seperti biasa.
Setelah berhasil masuk, sistem akan mendeteksi berkas backup yang berada di cloud atau melalui internal storage, lalu Anda tinggal pencet tombol Pulihkan.
Jangan pernah menekan tombol lewati, karena Anda tidak akan bisa mengembalikan data obrolan tersebut di kemudian hari jika Anda melewatkan bagian ini.
Baca Juga: 4 Cara Mengembalikan Chat WA yang Terhapus Paling Mudah
Apakah Ada Taktik Anti Banned untuk Nomor Baru Anda?
Tentu ada.
Sebagai tambahan, sesuai pengalaman tim CRM.id, tentang kebijakan anti spam di WA yang sangat ketat.
Nomor yang baru beberapa hari pasca melakukan pendaftaran sangat rentan terkena penangguhan (banned) jika algoritma Meta/WA mendeteksi aktivitas yang tidak wajar.
Sebisa mungkin untuk tidak mengirimkan pesan massal (broadcast) pada minggu pertama.
Di minggu-minggu pertama sebaiknya lakukan fase pemanasan (warming up) atau gunakan WA untuk berkomunikasi secara natural dengan nomor-nomor internal dulu untuk menguji coba.
Anda harus merespon pesan yang masuk, bergabung ke dalam satu atau dua grup, dan membangun track record yang organik.
Jika langsung menggunakan nomor yang baru didaftarkan lalu mengirimkan 100 pesan promosi broadcast ke kontak yang belum menyimpan kontak Anda, sistem keamanan Meta pasti akan langsung memblokir nomor Anda secara permanen.
Catatan:
Pastikan Anda mematuhi semua kebijakan pengiriman pesan WhatsApp Business.
Baca Juga: Cara Mengirim WhatsApp (WA) Anti Spam dan Toolsnya
Pengalaman CRM.id Mengintegrasikan WhatsApp Baru ke Aplikasi CRM
Value dari pembuatan WA dengan nomor baru ketika Anda menghubungkan nomor tersebut ke dalam software CRM.
Ketika bisnis UMKM sudah mulai naik level dan menerima ratusan pesan setiap hari, satu aplikasi di satu device sudah tidak lagi memadai.
Untuk itu perlu upgrade dari akun bisnis menjadi WhatsApp Business API.
Melalui API ini, Anda bisa menyambungkan nomor baru tersebut ke dashboard CRM secara terpusat.
Apa saja keuntungannya dari integrasi WA API dengan CRM ini?
Pertama, puluhan agen customer service bisa membalas pesan dari pelanggan menggunakan satu nomor baru yang sama secara bersamaan tanpa khawatir adanya keterbatasan penggunaan device.
Kedua, sistem CRM merekam semua riwayat chat secara otomatis bahkan pesan yang sudah diarsipkan.
Misalnya, jika pelanggan bernama Budi menghubungi hari ini, dan minggu depan dia bisa menghubungi lagi, siapapun agen CS-nya yang melayaninya akan mengetahui history masalah Budi sebelumnya tanpa perlu bertanya ulang.
Di pengaturan CRM, Anda bisa mengatur agar sistem bisa melakukan distribusi otomatis (routing) atau transfer agen.
Baca Juga: WhatsApp CRM untuk Cabang Usaha Baru
Kesimpulan
Demikian pembahasan dari CRM.id bagaimana cara daftar WhatsApp dengan nomor baru, terutama khusus untuk nomor WA bisnis atau WA API.
Dengan mengetahuinya itu sudah langkah awal memulai semua aktivitas bisnis lewat pengelolaan data pelanggan.
Anda bisa memanfaatkan fitur aplikasi ganda untuk mengelola dua akun menggunakan 2 device atau menggunakan versi bisnis untuk menampilkan katalog produk yang menarik.
Apabila pesan sudah sampai ratusan dalam satu hari dan sudah punya staff lebih 5 orang dengan device yang berbeda, maka sudah perlu menyambungkan nomor WhatsApp dengan sistem CRM.
Salah satu Software CRM yang bisa Anda coba adalah CRM.id yang mampu untuk menganalisis data lead dan customer.
Terlebih jika fokus channel Anda lebih ke arah penggunaan biaya per pemakaian pesan/percakapan, bukan langganan bulanan, harganya hanya Rp 40/pesan.
Anda bisa mencoba menggunakan CRM.id untuk bisa merasakan fitur-fiturnya tersebut dengan menghubungi nomor kontak berikut untuk selanjutnya konsultasi melalui Zoom dengan senior consultant CRM.id.
