Analisis SWOT: Pengertian dan Tips Mengerjakannya

Saat bekerja di kantor, saat di perguruan tinggi, atau mengerjakan suatu proyek, Anda pasti pernah mendengar istilah analisis SWOT.

Analisis SWOT adalah cara yang bagus untuk mengevaluasi perusahaan atau proyek Anda, serta membedakannya dari kompetitor atau organisasi lain.

Ini adalah teknik untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman bisnis Anda, agar bisa membuat rencana yang strategi.

Walau terdengar sulit, tapi sebenarnya anlisis SWOT ini sangat sederhana dan bisa dilakukan oleh siapa saja di bidang apa pun.

Pada artikel ini, kami akan membahas apa itu analisis SWOT, kapan Anda harus melakukannya, hingga tips dalam mengerjakannya.

Apa itu Analisis SWOT?

Analisis SWOT adalah teknik untuk menentukan: Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman).

Anda bisa menerapkan Analisis SWOT untuk tujuan pribadi, perusahaan, organisasi, maupun untuk proyek-proyek tertentu.

Analisis SWOT sering kali disajikan dalam bentuk matriks berbentuk grid dengan empat kuadran yang berbeda, masing-masing mewakili satu elemen SWOT.

Meski sederhana, tapi analisis SWOT adalah alat yang bagus untuk membantu Anda mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan diri.

Melalui analisis ini, Anda bisa meningkatkan tim dan bisnis Anda sambil tetap relevan dengan tren pasar.

Baca Juga: Keunggulan Kompetitif: Pengertian, Jenis, dan Cara Identifikasi

Apa Saja Elemen-Elemen dalam Analisis SWOT?

Kita tahu bahwa SWOT adalah singkatan dari Strengths (Kekuatan), Weaknesses (Kelemahan), Opportunities (Peluang), dan Threats (Ancaman)

Tapi, apa sebenarnya arti dari masing-masing elemen tersebut? Mari kita bahas satu per satu:

Strengths (Kekuatan)

Elemen pertama dalam analisis SWOT adalah kekuatan. Kekuatan ini bisa berupa hal yang tangible (berwujud nyata) atau intangible (tidak berwujud).

Beberapa contoh kekuatan dalam bisnis:

• Hal-hal yang perusahaan Anda lakukan dengan baik
• Kualitas atau keunggulan yang membedakan Anda dari kompetitor
• Sumber daya internal seperti staf yang terampil dan berpengetahuan
• Aset nyata seperti kekayaan intelektual, modal, teknologi eksklusif, dan sebagainya

Contoh kekuatan dalam analisis SWOT:

• Produk Anda memiliki unique selling proposition (USP) yang jelas
• Tim yang solid, kepemimpinan yang kuat, atau staf yang hebat.
• Customer service yang sangat baik dengan skor NPS 90, lebih tinggi dari rata-rata NPS kompetitor yang hanya 75

Weaknesses (Kelemahan)

Setelah mengidentifikasi kekuatan, kini saatnya melihat kelemahan secara objektif. Apa yang menjadi hambatan bagi perkembangan bisnis atau proyek Anda?

Kelemahan bisa berupa tantangan organisasi seperti kekurangan tenaga kerja yang terampil, keterbatasan anggaran, atau kelemahan lainnya.

Selain itu, kelemahan juga bisa berupa hal-hal yang membedakan Anda secara negatif dari pesaing, seperti tidak adanya diferensiasi yang jelas di pasar yang ramai.

Beberapa contoh kelemahan:

• Hal-hal yang tidak dimiliki oleh perusahaan
• Hal-hal yang dilakukan kompetitor dengan lebih baik
• Keterbatasan sumber daya
• USP (unique selling proposition) yang belum jelas

Contoh kelemahan dalam analisis SWOT:

Keterbatasan anggaran untuk marketing, sehingga kampanye media sosial jadi tidak maksimal. Akibatnya, volume transaksi pun menurun.

Baca Juga: Campaign Marketing Adalah? Ini Manfaat, Jenis, dan Contohnya

Opportunities (Peluang)

Selanjutnya adalah peluang. Peluang bisa datang dari mana saja, dari faktor eksternal atau internal seperti kekuatan atau bahkan kelemahan Anda.

Beberapa contoh peluang:

• Pasar yang belum tergarap untuk produk tertentu
• Sedikitnya kompetitor di area Anda
• Munculnya kebutuhan baru atas produk atau layanan Anda
• Liputan media yang positif terhadap perusahaan Anda

Contoh peluang dalam analisis SWOT:

Misalnya, jika tim pemasaran Anda menghasilkan prospek (leads) dalam jumlah besar yang belum bisa ditangani semuanya, itu adalah peluang.

Atau jika perusahaan Anda tengah mengembangkan ide baru yang bisa membuka pasar atau demografi baru, itu juga peluang.

Baca juga: Desain Produk: Pengertian, Jenis, dan Prosesnya

Threats (Ancaman)

Elemen terakhir dari analisis SWOT adalah ancaman, yaitu segala hal yang dapat membahayakan keberhasilan, pertumbuhan, atau bahkan kelangsungan hidup perusahaan Anda.

Beberapa contoh ancaman:

• Munculnya kompetitor baru
• Perubahan regulasi atau hukum
• Liputan negatif dari media
• Perubahan sikap pelanggan terhadap perusahaan Anda

Contoh ancaman dalam analisis SWOT:

Perusahaan e-commerce baru akan meluncur pada bulan berikutnya. Jadi, akan terjadi penurunan pelanggan.

Baca Juga: Analisis Kompetitor: Pengertian, Cara, dan Contohnya

Kapan Bisnis Harus Melakukan Analisis SWOT?

Anda tidak selalu membutuhkan analisis SWOT yang mendalam. Namun, analisis SWOT sangat berguna ketika:

• Ingin menerapkan perubahan besar pada bisnis
• Ingin meluncurkan inisiatif baru dalam perusahaan
• Ingin mengidentifikasi peluang pertumbuhan dan perbaikan
• Kapan pun Anda membutuhkan tinjauan menyeluruh terhadap kinerja bisnis
• Perlu melihat kinerja bisnis dari berbagai sudut pandang

Analisis SWOT bersifat umum bukan tanpa alasa. Justru karena fleksibilitasnya inilah, ia bisa diterapkan hampir pada semua skenario, proyek, atau jenis bisnis.

Baca Juga: Cara Efektif Menentukan Target Audience Bisnis Anda

Kelebihan dan Kekurangan Analisis SWOT

Meskipun SWOT merupakan alat perencanaan strategis yang bermanfaat baik untuk bisnis maupun individu, analisis ini tetap memiliki keterbatasan.

Berikut kelebihan dan kekurangan dari metode ini:

Kelebihan

1. Sederhana dan Mudah Digunakan

Kesederhanaan analisis SWOT menjadikannya alat andalan bagi banyak orang.

Karena metodenya sederhana, Anda bisa berpikir kritis untuk memahami situasi Anda tanpa merasa kewalahan dan kebingungan.

Misalnya, Anda memiliki sebuah toko roti kecil dan ingin memperluas usaha. Anda dapat menggunakan SWOT untuk memahami posisi toko roti Anda saat ini.

Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi kekuatan (misalnya pelanggan setia), kelemahan (seperti ruang tempat duduk yang terbatas), peluang (tren meningkatnya minat pada produk roti artisan), dan ancaman (adanya franchise toko roti besar di sekitar) tanpa perlu pengetahuan teknis khusus.

2. Fleksibel

SWOT sangat fleksibel, dan siapa saja bisa menggunakannya untuk bidang apa pun.

Baik bisnis yang sedang menyusun strategi masa depan maupun individu yang sedang merencanakan karir, semuanya bisa memanfaatkan analisis ini.

3. Analisis yang bermakna

SWOT unggul dalam mengidentifikasi faktor eksternal yang bisa memengaruhi kinerja.

Alat ini mendorong organisasi untuk berpikir melampaui kondisi sekarang dan mengantisipasi berbagai skenario di masa depan.

Misalnya, dalam manajemen ritel, tim bisa menggunakan SWOT untuk mengidentifikasi peluang di bidang e-commerce serta ancaman dari perubahan perilaku konsumen atau masuknya pesaing baru.

Dengan cara ini, perusahaan dapat menyusun strategi untuk memanfaatkan platform online dan menghadapi ancaman tersebut, misalnya dengan meningkatkan pengalaman pelanggan atau mengadopsi teknologi baru.

Kekurangan SWOT

1. Bersifat subjektif dan rentan terhadap bias

Sifat SWOT yang subjektif bisa menyebabkan bias, karena analisis ini sangat bergantung pada persepsi individu.

Terkadang, seseorang bisa mengabaikan data penting atau salah dalam menafsirkan informasi, sehingga mengambil kesimpulan yang keliru.

Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur bisa saja meremehkan ancaman dari pemain baru karena merasa terlalu percaya diri.

Bias ini dapat menyebabkan kurangnya persiapan dalam menghadapi strategi harga dari pesaing, yang pada akhirnya dapat menggerus pangsa pasar mereka.

2. Tidak ada skala prioritas

SWOT memang mengidentifikasi berbagai isu, namun tidak menunjukkan mana yang harus Anda prioritaskan.

Hal ini bisa membuat organisasi kesulitan dalam menentukan mana yang paling mendesak untuk ditangani.

3. Bersifat statis

Karena SWOT hanya menggambarkan kondisi pada satu titik waktu tertentu, ia bisa melewatkan dinamika perubahan tantangan dan peluang.

Ini berpotensi menyebabkan strategi yang sudah usang dan tidak relevan dengan kondisi terkini.

Misalnya, ada toko ritel tradisional yang melakukan SWOT dan memutuskan untuk fokus pada ekspansi toko fisik bisa saja. Mereka melewatkan tren e-commerce yang terus tumbuh.

Sehingga, ketika belanja online semakin populer, keputusan untuk berinvestasi pada toko fisik bisa mengarah ke hasil yang buruk dan melewatkan peluang besar di pasar digital.

Baca Juga: Contoh Kuesioner Kepuasan Pelanggan dan Tipsnya

Tips Menjalankan Analisis SWOT

Analisis SWOT dapat dilakukan dengan berbagai cara.

Ada yang lebih suka berdiskusi dan mencatat ide di papan tulis, tapi ada juga yang lebih memilih struktur yang lebih formal seperti matriks SWOT.

Bagaimanapun cara Anda menyusun analisis SWOT, berikut ini adalah beberapa tips yang bisa Anda terapkan untuk memastikan analisis Anda tepat:

1. Pertimbangkan faktor internal

Sering kali, kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) berasal dari proses internal.

Faktor ini cenderung lebih mudah diatasi karena Anda memiliki kendali langsung terhadap hasilnya.

Ketika Anda mengidentifikasi faktor internal, Anda dapat mulai melakukan perbaikan melalui beberapa cara:

• Diskusikan dengan pemangku kepentingan tiap departemen untuk merancang rencana bisnis dalam memperbaiki situasi saat ini.
• Teliti dan terapkan alat bantu baru, seperti aplikasi CRM untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
• Lakukan tindakan cepat untuk masalah yang bisa diselesaikan dalam 24 jam atau kurang. Jika tidak bisa ditangani sendiri, delegasikan kepada anggota tim lain dengan tenggat waktu yang jelas.

Cara Anda mengatasi faktor internal tergantung seberapa rumit masalahnya.

Jika lebih rumit, mungkin diperlukan kombinasi dari pendekatan di atas atau penerapan proses manajemen masalah yang lebih mendalam.

2. Evaluasi faktor eksternal

Faktor eksternal berasal dari hal-hal di luar kendali langsung Anda, seperti pesaing, tren pasar, atau kondisi ekonomi.

Karena Anda tidak bisa mengendalikan faktor eksternal secara langsung, Anda perlu mengatur strategi internal untuk mengimbangi atau mengurangi dampak negatifnya.

Berikut beberapa pendekatan yang dapat dilakukan:

• Menyesuaikan strategi untuk mengikuti tren pasar
• Melakukan forecasting (peramalan) terhadap tren sebelum terjadi
• Meningkatkan fleksibilitas agar bisa merespons lebih cepat
• Memantau aktivitas pesaing

Walaupun Anda tidak bisa mengontrol lingkungan eksternal, Anda tetap bisa mengontrol bagaimana organisasi Anda meresponsnya.

Contoh: Jika pesaing meluncurkan produk baru yang mengungguli produk Anda, Anda tidak bisa menghentikan produk itu.

Tapi, Anda bisa mengembangkan produk atau kampanye pemasaran yang lebih unggul sebagai respons untuk mempertahankan atau meningkatkan penjualan.

3. Adakan sesi brainstorming

Sesi brainstorming dapat memicu Anda dan tim untuk berpikir kreatif dan mengambil tindakan nyata.

Berikut adalah tips untuk menciptakan sesi brainstorming yang efektif:

• Libatkan anggota dari berbagai departemen, agar semua sudut pandang dalam perusahaan terwakili.
• Batasi jumlah peserta agar tetap fokus dan semuanya bisa turut berpartisipasi. Jumlah ideal peserta adalah sekitar 10 orang.
• Gunakan berbagai teknik brainstorming yang sesuai dengan gaya kerja yang berbeda.
• Tentukan tujuan yang jelas untuk sesi brainstorming tersebut.

Baca Juga: Customer Journey Mapping: Pengertian dan Langkahnya

4. Ajak untuk berpikir kreatif

Untuk menghasilkan ide-ide kreatif, Anda harus menciptakan suasana yang mendukung. Cobalah cara-cara unik seperti:

• Menyeleksi ide secara acak dan anonim
• Membahas ide-ide yang sengaja dibuat “buruk” untuk memancing perspektif baru
• Bermain game team building ringan sebelum sesi dimulai

Pendekatan ini bisa membantu tim lebih santai dan terbuka dalam menyampaikan ide-ide out of the box.

5. Prioritaskan peluang

Setelah mengumpulkan ide, saatnya menyusun skala prioritas. Anda bisa melakukannya secara bersama-sama atau dengan tim inti.

• Bahas setiap ide dan beri nilai 1–10 berdasarkan faktor seperti kemampuan tim, kompetensi yang tersedia, serta dampak potensialnya.
• Setelah disepakati, fokus untuk segera mengimplementasikan ide-ide terbaik.

6. Ambil tindakan nyata

Selesai membuat analisis SWOT, bukan berarti pekerjaan Anda selesai di sini.

Justru, inilah titik awal untuk mengambil tindakan nyata. Setelah Anda punya daftar peluang prioritas, ubahlah peluang itu menjadi kekuatan.

Gunakan sistem kerja yang terstruktur, seperti:

• Business case
• Project plan
• Rencana implementasi

Dokumentasikan dengan jelas apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana rencana eksekusinya.

Baca Juga: Key Partners Adalah: Pengertian, Jenis, dan Cara Memilihnya

Kesimpulan

Analisis SWOT adalah teknik yang efektif untuk mengidentifikasi kekuatan, kekurangan, peluang, dan ancaman bisnis Anda.

Memahami hal-hal ini akan sangat membantu Anda menentukan langkah bisnis Anda selanjutnya.

Untuk menemani langkah-langkah bisnis Anda agar menjadi lebih efektif, gunakan aplikasi CRM.ID. Dengan CRM.ID, bisnis Anda dapat menjangkau pelanggan secara personal, cepat, dan terorganisir.

Mulai dari mengirim pesan promosi, follow-up penawaran, sampai menangani layanan pelanggan, semuanya bisa dilakukan dalam satu dashboard yang efisien.

Jika Anda tertarik menggunakan CRM.ID, Anda bisa menjadwalkan demo melalui tautan ini.