Software CRM Pendidikan: Tantangan, Fitur, dan Cara Kerjanya

Tahukah Anda, ada berbagai tantangan dalam industri pendidikan yang harus dihadapi dan di sini Anda membutuhkan software CRM pendidikan sebagai solusi.

Salah satu tantangan yang sering dihadapi adalah terkait pengolahan data siswa, administrasi hingga komunikasi, khususnya pada saat masa-masa PPDB.

Penggunaan software CRM ini sangat penting mengingat setiap tahun jumlah peserta diri terus mengalami peningkatan.

Belum lagi, saat ini orang tua peserta didik, bahkan peserta didik itu sendiri telah menyadari pentingnya kualitas pendidikan.

Dengan dukungan software CRM, industri pendidikan bisa mendapatkan dukungan untuk pengolahan data siswa hingga berkomunikasi dengan wali murid secara efektif.

Pada artikel ini CRM.ID akan menjelaskan mengenai software CRM pendidikan mulai dari pentingnya software CRM untuk pendidikan, tantangan yang harus dihadapi, hingga fitur-fitur yang dibutuhkan.

Baca penjelasan lengkapnya hanya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Saja Tantangan yang Dihadapi Industri Pendidikan Tanpa Software CRM?

Industri pendidikan memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kemajuan suatu bangsa.

Namun seiring perkembangan zaman, tantangan yang harus dihadapi oleh industri pendidikan juga semakin beragam.

Berikut beberapa tantangan yang harus dihadapi industri pendidikan:

1. Sulitnya Mengelola Data

Tantangan pertama yang dihadapi oleh industri pendidikan adalah terkait sulitnya mengelola data.

Seperti yang diketahui, ada berbagai data yang ada dimiliki instansi pendidikan, mulai dari informasi siswa, pendaftaran, keuangan, hingga akademik.

Ketika instansi pendidikan tidak memiliki sistem yang terpusat, data akan tersebar di berbagai platform sehingga membuat pengelolaannya menjadi tidak efisien dan rawan terjadi kesalahan.

2. Proses Pendaftaran yang Cukup Rumit

Tidak dipungkiri, saat ini masih banyak instansi yang masih menerapkan metode pendaftaran secara manual dan ini membuat proses menjadi lebih panjang dan rumit.

Untuk mendaftar saja, para calon peserta didik harus melalui berbagai proses seperti pengajuan, verifikasi dokumen, setelah itu pembayaran.

3. Interaksi yang Kurang Efektif dengan Siswa dan Orang Tua

Terakhir, tantangan yang sering dihadapi oleh industri pendidikan adalah kurangnya interaksi yang efektif dengan siswa dan orang tua.

Karena permasalahan ini, banyak orang tua dan peserta diri yang merasa kecewa, terlebih ketika pihak sekolah tidak bisa merespon dengan cepat dan responsif.

Terlebih dengan semakin banyaknya siswa yang ada di sekolah tersebut, membuat sekolah mengalami keterbatasan dalam memberikan layanan terbaik.

Mengapa CRM Penting untuk Industri Pendidikan?

Software CRM pendidikan merupakan perangkat lunak yang dirancang khusus untuk memudahkan manajemen hubungan pelanggan pada industri pendidikan.

Dengan software CRM ini, Anda bisa mendapatkan kemudahan dalam mengelola interaksi dengan calon siswa, peserta didik yang aktif, hingga orang tua siswa yang dilakukan secara otomatis dan terpusat.

Dengan semua kemudahan tersebut, tidak heran jika software CRM ini penting bagi industri pendidikan.

Dengan software CRM ini ada beberapa kemudahan yang bisa didapatkan, yakni:

1. Dapat Meningkatkan Pengalaman dan Kepuasan Siswa

Kemudahan pertama yang bisa didapatkan dengan sistem CRM adalah Anda dapat meningkatkan pengalaman dan kepuasan siswa.

Dengan sistem CRM, ini memungkinkan bagi sekolah untuk menyimpan riwayat akademik, interaksi, dan juga preferensi siswa yang disimpan di dalam satu sistem.

Selain itu, dengan sistem ini akan membantu dalam personalisasi layanan, sehingga setiap siswa bisa mendapatkan pengalaman belajar yang lebih baik lagi.

Sistem CRM juga memungkinkan bagi penggunanya untuk mengakses kapan saja saat dibutuhkan.

Misalnya, ketika siswa mengalami kendala atau masalah, admin bisa mengakses informasi dengan lebih mudah.

Dengan cara ini juga bisa meningkatkan hubungan antara sekolah dengan siswa menjadi lebih baik lagi.

2. Proses Pendaftaran yang Lebih Sederhana

CRM juga bisa memberikan kemudahan yakni proses pendaftaran yang lebih sederhana, termasuk untuk seleksi dan pembayaran dengan menggunakan workflow otomatis.

Dari kemudahan ini juga akan mendukung sekolah dalam pengelolaan calon peserta didik dengan lebih efisien sekaligus mengurangi beban kerja administrasi.

3. Pengelolaan Alumni dan Donasi yang Lebih Baik

Dengan penggunaan sistem CRM, industri pendidikan bisa lebih mudah untuk penyimpanan data alumni yang dapat digunakan untuk acara reuni, networking, ataupun program donasi.

Dengan cara ini juga memungkinkan bagi instansi pendidikan untuk penggalangan dana secara transparan dan juga lebih akurat.

4. Kemudahan Analisis Data untuk Pengambilan Keputusan

Dengan sistem CRM, Anda juga bisa mendapatkan kemudahan dalam melakukan analisis data untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.

Hal ini dikarenakan semua data dan informasi operasional pendidikan dapat tersimpan ke dalam satu sistem.

Semua informasi tersebut akan tersimpan dan ditampilkan di dalam satu dashboard yang komprehensif.

Cara ini juga akan memudahkan dalam melakukan analisis data.

5. Mendukung Respon yang Lebih Cepat

Sistem CRM juga mendukung respon yang lebih cepat untuk menjawab pertanyaan dari siswa dan orang tua secara real time.

Dengan begitu, Anda bisa meningkatkan kepuasan dan kepercayaan terhadap instansi pendidikan.

Apa Saja Fitur Software CRM yang Cocok untuk Industri Pendidikan?

Berikut beberapa fitur software CRM yang bisa memberikan kemudahan untuk industri pendidikan:

Manajemen data: fitur ini memudahkan dalam pengumpulan dan pengelolaan semua informasi siswa dalam satu database terpusat.
Manajemen pendaftaran: memudahkan pengelolaan proses pendaftaran dalam satu sistem terpadu.
Monitoring kemajuan akademik: memudahkan dalam pemantauan prestasi siswa, dari nilai, jumlah kehadiran, dan catatan perilaku siswa.
Integrasi dengan media komunikasi: memudahkan menghubungkan berbagai saluran komunikasi yang ada dalam satu platform.
Manajemen events: kemudahan dalam mengelola acara instansi terkait pendidikan gelar, seperti untuk menggalang donasi, reuni alumni, dan lainnya.
Laporan analisis: memberikan kemudahan untuk laporan seluruh aktivitas pendidikan yang dapat diakses secara real time sehingga mendukung membuat kebijakan yang tepat dan akurat.
Integrasi CRM: mampu menghubungkan software CRM terbaik pada sistem yang mendukung proses pembelajaran lainnya.

Bagaimana Cara Kerja Software CRM untuk Industri Pendidikan?

Berikut cara kerja yang dimiliki oleh sistem CRM untuk kemudahan pengelolaan layanan pada industri pendidikan:

1. Mengelola Data Peserta Didik dan Calon Peserta Didik dalam Satu Aplikasi

Sistem CRM industri pendidikan memiliki kemampuan untuk mengelola data peserta didik dan calon peserta didik di dalam satu aplikasi.

Di sini CRM akan menjadi pusat data terintegrasi yang akan menyimpan seluruh informasi penting baik siswa ataupun calon siswa secara real-time yang ada pada satu sistem dalam basis cloud.

Beberapa data yang dikelola adalah terkait data pribadi, informasi akademik, riwayat pembayaran, preferensi siswa, hingga untuk catatan komunikasi sebelumnya.

Dengan cara ini, akan memudahkan bagi tim administrasi, marketing, ataupun tim akademik untuk mengakses data kapan saja dibutuhkan.

Termasuk untuk proses pengambilan keputusan dan mengurangi risiko kesalahan administrasi.

2. Mengotomatisasi Komunikasi dan Melakukan Follow-Up

Sistem CRM pada industri pendidikan juga akan memudahkan instansi pendidikan dalam melakukan otomatisasi komunikasi secara efektif dan efisien.

Sistem CRM akan mengirimkan pesan secara otomatis berkaitan dengan jadwal pendaftaran, deadline pembayaran pendidikan, hingga notifikasi penting misalnya jadwal kegiatan akademik ataupun non-akademik.

Sistem CRM juga memudahkan otomatisasi proses follow-up calon peserta diri dengan lebih efisien, misalnya melalui email marketing, pengingat untuk pengisian formulir, hingga untuk mengirimkan informasi tambahan yang disesuaikan dengan ketertarikan calon peserta didik.

3. Kemudahan Manajemen Hubungan dengan Alumni

Cara kerja yang terakhir adalah dalam memberikan kemudahan manajemen hubungan dengan alumni.

Dengan cara ini, data alumni dapat terintegrasi, sehingga instansi pendidikan bisa menjaga komunikasi secara rutin seperti dengan memberikan informasi yang berhubungan dengan kegiatan alumni, lowongan kerja, peluang networking, hingga untuk ke berbagai acara di kampus atau sekolah.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai software CRM pendidikan yang dapat menjadi referensi Anda.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa software CRM pendidikan jadi bagian penting untuk pengelolaan data dan memudahkan dalam komunikasi dengan peserta didik dan wali peserta didik.

Buat Anda yang membutuhkan software CRM pendidikan, Anda bisa menggunakan CRM.ID.

CRM.ID merupakan aplikasi CRM yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan layanan pelanggan.

Sebagai WhatsApp Business API platform, CRM.ID dapat digunakan dengan mudah tanpa khawatir adanya batasan, jadi proses layanan peserta didik bisa lebih optimal.

Jadi tunggu apa lagi, daftar CRM.ID sekarang juga dan jadwalkan demo bersama tim hebat kami di tautan ini.

About
Latest Posts

Desi Murniati

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Suka menulis dan bercerita