Tips Menulis Inquiry Letter dalam Bisnis dan Contohnya

Siapa pun yang bekerja, entah di bidang apa pun, harus tahu caranya menulis inquiry letter yang profesional.

Inquiry letter adalah surat yang cocok untuk menjalin komunikasi dengan pelanggan atau rekan bisnis karena menunjukkan keseriusan dan usaha Anda.

Dengan surat ini, Anda bisa menanyakan berbagai hal seperti informasi proyek, klarifikasi produk, atau untuk urusan bisnis lainnya.

Pada artikel ini, kami akan membahas apa saja yang perlu Anda ketahui tentang inquiry letter.

Apa itu Inquiry Letter dalam Bisnis?

Inquiry letter dalam bisnis adalah permintaan informasi kepada suatu perusahaan untuk mempelajari lebih lanjut layanan dan operasional mereka.

Metode ini efektif untuk menghubungi calon mitra bisnis, menanyakan lowongan pekerjaan, atau mengajukan pertanyaan terkait proyek tertentu.

Selain itu, Anda juga bisa menggunakan inquiry letter untuk meminta informasi tambahan guna membantu pengambilan keputusan atau mengklarifikasi hal-hal yang belum jelas.

Mengapa bisnis perlu mengirim inquiry letter?

Beberapa alasan paling umum untuk menulis inquiry letter meliputi:

• Menanyakan harga atau informasi tentang suatu produk
• Meminta detail mengenai layanan tertentu
• Menanyakan ketersediaan produk atau layanan

Selain itu, email permintaan bisnis juga dapat digunakan untuk:

• Menanyakan lowongan pekerjaan di suatu perusahaan
• Mengajukan penawaran proyek
• Menghubungi calon mitra bisnis

Dengan penyusunan yang tepat, Anda dapat menggunakan email ini untuk menanyakan hampir segala hal terkait bisnis.

Baca Juga: Aplikasi Chatting untuk Bisnis: Ini 10 Rekomendasinya

Cara Menulis Inquiry Letter

1. Melakukan persiapan

Sebelum Anda mulai menulis inquiry letter, Anda perlu melakukan beberapa persiapan untuk memastikan semuanya berjalan lancar.

1. Identifikasi kepada siapa Anda menulis. Dapatkan nama lengkap, jabatan (jika ada), dan informasi kontak penerima. Sebisa mungkin, tujukan surat Anda kepada orang tertentu, karena ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset.
2. Kumpulkan informasi latar belakang. Jika Anda menanyakan tentang suatu produk, pelajarilah produk tersebut. Jika Anda menghubungi sebuah perusahaan, pahami sedikit tentang misi dan nilai-nilai mereka. Informasi ini akan membantu Anda menyesuaikan surat dan membuatnya lebih relevan.
3. Pastikan tujuan Anda jelas. Apa sebenarnya yang ingin Anda capai dengan surat ini? Apakah Anda mencari informasi, meminta pertemuan, atau mengharapkan hasil tertentu?

2. Mengatur format

Setelah Anda memiliki semua informasi, saatnya mengatur format.

Inquiry letter biasanya mengikuti format surat bisnis standar. Artinya, cantumkan alamat Anda, tanggal, alamat penerima, salam pembuka, dan penutup.

Untuk font, pilihlah yang profesional dan mudah dibaca seperti Times New Roman atau Arial.

Gunakan ukuran font ukuran 12 dan margin standar. Single space biasanya lebih disukai, dengan double space antar paragraf.

3. Menyusun isi surat

Kami akan membagi isi surat menjadi tiga bagian utama: paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.

Paragraf pembuka

Paragraf pertama bisa memberikan kesan pertama. Mulailah dengan memperkenalkan diri secara singkat (jika penerima belum mengenal Anda).

Kemudian, langsung ke pokok permasalahan dan nyatakan tujuan Anda dengan jelas dan ringkas.

Contoh:

• “Nama saya [Nama Anda], dan saya seorang [Jabatan Anda] di [Perusahaan Anda]. Saya menulis untuk menanyakan tentang [Alasan Anda Menulis].”

Paragraf isi

Di sinilah Anda bisa menjabarkan konteks dan detail. Jelaskan mengapa Anda menulis, apa yang ingin Anda ketahui, dan informasi latar belakang yang relevan.

Jika Anda memiliki pertanyaan spesifik, ajukan di sini. Langsung saja ke poinnya, tetapi tetap profesional dan sopan.

Berikut beberapa contoh yang bisa Anda sertakan:

• “Saya baru saja menemukan [Produk/Layanan] perusahaan Anda dan terkesan dengan [Fitur atau Manfaat Spesifik].”
• “Saya sedang mengerjakan proyek yang membutuhkan informasi tentang [Topik], dan saya yakin Anda bisa menjadi sumber yang berharga.”
• “Saya tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang [Inisiatif Perusahaan] dan bagaimana hal itu bisa menguntungkan organisasi saya.”

Paragraf penutup

Akhiri dengan merangkum permintaan Anda dan mengungkapkan apresiasi.

Jangan lupa menyertakan ajakan bertindak, memberi tahu penerima apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya.

Ini bisa berupa permintaan informasi, pertemuan, atau sekadar tanggapan.

Berikut beberapa contoh kalimat penutup:

• “Saya akan sangat berterima kasih jika Anda bisa memberikan informasi apa pun yang Anda miliki tentang hal ini.”
• “Terima kasih atas waktu dan perhatiannya. Saya menantikan kabar dari Anda segera.”
• “Silakan hubungi saya di [Email/Nomor Telepon Anda] jika ada pertanyaan.”

4. Periksa dan sunting

Anda hampir selesai! Tapi sebelum mengirim, luangkan waktu untuk meninjau surat Anda dengan cermat.

Periksa kesalahan ejaan atau tata bahasa, frasa yang tidak tepat, atau ketidakkonsistenan.

Membaca surat dengan suara keras bisa membantu menemukan kesalahan yang mungkin terlewat.

Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

• Kejelasan: Pastikan pesan Anda dan pertanyaan atau permintaan Anda mudah dipahami dan jelas.
• Keringkasan: Sampaikan intinya dengan cepat dan hindari bertele-tele.
• Profesionalisme: Pertahankan nada yang sopan dan hormat di seluruh surat.

Setelah tahap ini, Anda siap mengirim inquiry letter Anda.

Baca Juga: 5 Contoh Newsletter Email dan Tips Menulisnya

Tips Terbaik saat Menulis Inquiry Letter untuk Bisnis

1. Bersikap spesifik saat meminta informasi

Banyak inquiry letter yang terlalu umum dan tidak menjelaskan kebutuhan secara spesifik. Akibatnya, email seperti ini sering kali diabaikan.

Untuk meningkatkan peluang mendapat respons yang baik, pastikan Anda menulis pertanyaan secara eksplisit dan terarah.

Contohnya, jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang produk yang suatu perusahaan tawarkan, sebaiknya jangan menulis “Bisakah Anda kirimkan informasi produk Anda?”

Sebaliknya, tulislah, “Saya tertarik dengan produk ABC Anda dan ingin mengetahui lebih lanjut mengenai fitur, harga, dan ketersediaannya.”

2. Lakukan riset terlebih dahulu

Sebelum mengirimkan inquiry letter, pastikan Anda telah memahami dengan baik tentang perusahaan dan produk yang Anda minati.

Ini akan membantu Anda menulis pertanyaan yang lebih spesifik dan menunjukkan bahwa Anda serius menjalin kerja sama. Permintaan yang terlalu umum mungkin tidak akan mendapatkan respons.

Mulailah dengan membaca halaman “Tentang Kami” di situs web perusahaan. Dari situ, Anda dapat memahami jenis layanan yang mereka tawarkan dan nilai-nilai yang mereka pegang.

Baca juga blog atau artikel yang mereka publikasikan untuk memahami gaya komunikasi dan informasi produk. Tinjau deskripsi dan ulasan produk untuk memastikan kecocokan dengan kebutuhan Anda.

3. Mulai dengan salam yang sopan

Saat mulai menulis, awali email dengan salam kepada penerima sebelum masuk ke inti pesan. Anda bisa menggunakan sapaan seperti “Yth.” diikuti nama orang tersebut, atau “Halo.”

Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, gunakan salam umum seperti “Kepada Yth.” atau “Dengan hormat.”

Lakukan sedikit riset untuk mengetahui siapa yang tepat untuk dihubungi. Selain itu, pastikan subjek email Anda mencerminkan isi pesan secara jelas.

Baca Juga: Apa itu Marketing Inbound? 10 Strategi dan Cara Mengukurnya

4. Ringkas tulisan dan langsung ke inti

Tak seorang pun senang membaca email panjang yang tidak langsung pada pokok permasalahan. Karen itu, sebaiknya sampaikan permintaan Anda secara singkat dan jelas.

Jika perlu, gunakan alat bantu seperti pemeriksa kejelasan tulisan atau jumlah kata. Jika Anda mengirim email kepada CEO atau pejabat tinggi yang sibuk, pastikan pesan Anda padat dan relevan.

5. Gunakan nada profesional

Kesalahan umum dalam menulis email permintaan adalah menggunakan gaya bahasa yang terlalu santai.

Saat ragu, pilih gaya formal yang profesional, tanpa harus terdengar ketinggalan zaman. Tujuannya adalah menunjukkan kredibilitas dan kesopanan tanpa kehilangan sentuhan manusiawi.

6. Periksa ejaan, tata bahasa, dan tanda baca

Agar terlihat lebih serius dan profesional, pastikan semua ejaan, tata bahasa, dan tanda baca Anda benar.

Kesalahan kecil bisa berdampak buruk terhadap reputasi Anda maupun perusahaan. Jika Anda merasa kurang yakin, manfaatkan alat bantu daring yang tersedia untuk memeriksa tulisan sebelum mengirimnya.

7. Lakukan tindak lanjut (follow up)

Jika dalam waktu yang wajar Anda belum mendapat respons, kirimkan tindak lanjut berupa email atau telepon secara sopan.

Ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar ingin memperoleh informasi dan siap mengambil inisiatif untuk mempercepat proses. Biasanya, penerima akan mengapresiasi tindak lanjut yang sopan dan tepat waktu.

Saat melakukan follow up, hindari menggunakan nada yang terkesan mendesak atau tidak ramah.

Sampaikan dengan sopan, dan sertakan kembali informasi kontak Anda serta penutup singkat agar penerima mudah menghubungi Anda.

Baca Juga: Contoh Email Blast, Tips Terbaik, dan Alternatifnya

Contoh Inquiry Letter dalam Berbagai Skenario

2. Price inquiry letter

Kepada [Nama Penerima],

Saya harap Anda berada dalam keadaan baik. Saya menghubungi Anda untuk menanyakan harga [produk atau layanan tertentu] yang perusahaan Anda tawarkan.

Bisakah Anda memberikan informasi berikut:

1. Harga per unit/kuantitas
2. Jumlah minimal pemesanan (jika ada)
3. Waktu pengiriman
4. Metode pembayaran yang tersedia
5. Diskon atau promosi yang sedang berlaku

Saya sangat menghargai jika Anda dapat mengirimkan detail tersebut secepat mungkin, karena saya sedang membandingkan harga dari beberapa pemasok.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat saya,
[Nama Anda]

Baca Juga: 10 Contoh Template Email Marketing dan Tips Menulisnya

3. Discount inquiry letter

Kepada [Nama Penerima],

Saya harap email ini menemui Anda dalam keadaan baik.

Saya baru saja mendapatkan informasi bahwa bisnis Anda sedang menawarkan diskon besar untuk produk atau layanan yang tersedia. Karena itu, saya ingin memastikan kebenaran informasi ini.

Bisakah Anda mengonfirmasi apakah benar ada diskon yang sedang berlaku? Jika ya, saya ingin mengajukan permintaan diskon khusus untuk [produk/layanan tertentu].

Saya percaya hal ini akan menguntungkan kedua pihak, karena memungkinkan saya untuk melakukan pembelian sekaligus mendukung bisnis Anda.

Terima kasih atas perhatiannya, dan saya menantikan kabar dari Anda.

Hormat saya,
[Nama Anda]

4. Penawaran kemitraan atau proyek

Kepada [Nama Penerima/Nama Tim],

Saya mewakili [Perusahaan/Organisasi Anda] dan tertarik untuk mengeksplorasi peluang kemitraan dengan [Nama Perusahaan Penerima] dalam bidang [sebutkan bidangnya, misalnya: pengembangan produk, pemasaran, dll.].

Bisakah Anda memberikan informasi mengenai:

1. Persyaratan kerja sama
2. Prosedur pengajuan proposal
3. Timeline yang berlaku

Kami siap mendiskusikan lebih lanjut jika diperlukan. Silakan hubungi saya di [nomor telepon/email] untuk koordinasi lebih lanjut.

Terima kasih atas perhatiannya.

Hormat kami,
[Nama Anda]
[Jabatan/Perusahaan]
[Kontak]

Baca Juga: Apa itu WA Bulk Sender? Pengertian dan Rekomendasinya

Kesimpulan

Menulis inquiry letter dalam bisnis maupun bidang lainnya tidak perlu rumit.

Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda akan bisa membuat surat yang jelas dan sesuai tujuan, serta lebih mungkin memperoleh respon positif.

Aplikasi CRM.ID menyediakan solusi bisnis untuk membantu Anda mengelola inquiry letter dari pelanggan atau rekan bisnis Anda.

Dengan berbagai fitur seperti pengelolaan data pelanggan, kirim pesan dengan template, hingga mengeloa klien, CRM.ID bisa membantu Anda.

Untuk menjadwalkan demo CRM.ID secara gratis, Anda bisa klik tautan ini.