Apa Itu Email Blast dan Gimana Cara Membuatnya?

Apakah mengirim pesan massal menggunakan email blast masih efektif di tengah pergeseran bisnis yang sudah semakin chat-based?

Berdasarkan pengalaman tim CRM.id masih efektif. Karena email banyak digunakan oleh perusahaan, khususnya yang model bisnisnya B2B.

Tidak semua pesan dan jenis campaign cocok menggunakan platform yang chat-based, harus ada penyesuaian yang tepat.

Untuk itulah pemahaman email blast dan bagaimana cara membuatnya perlu untuk Anda ketahui.

CRM.id akan memaparkannya pada tulisan ini sesuai pengalaman tim selama kurang lebih 2-6 tahun mengelola puluhan ribu customer.

Serta bagaimana menjembatani gap antara penggunaan personal yang terbiasa dengan broadcast chat dan kebutuhan enterprise yang lebih kompleks.

Daftar isi show

Apa Itu Email Blast dan Bagaimana Perannya Saat Ini?

Email blast adalah metode pengiriman pesan atau surat elektronik yang sama kepada sekelompok besar daftar kontak yang dipilih.

Dulu, teknik ini sering terasosiasi dengan spam, yaitu mengirim pesan promosi secara terus-menerus ke ribuan alamat email tanpa penyesuaian.

Tapi, setelah adanya algoritma penyaringan spam yang ketat dan pembaruan kebijakan Google serta Yahoo, aktivitas email marketing juga ikut berubah.

Email blast masa kini yaitu broadcast terarah dengan segmentasi ketat, memprioritaskan personalisasi, dan analisis data berlapis.

Bagi Anda yang terbiasa menggunakan fitur broadcast di WhatsApp personal atau Business, konsepnya hampir serupa.

Tempat bagi customer sudah lebih siap menerima penawaran, newsletter, atau katalog panjang yang tidak mungkin dalam satu monitor handphone..

Menurut laporan dari Litmus, ROI conversion untuk email marketing masih cukup kompetitif dengan rata-rata 36 US Dolar untuk setiap 1 dolar yang dihabiskan.

Hal ini menunjukkan kalau customer yang melakukan konversi melalui cara ini cenderung memiliki transaction value lebih tinggi (Average Order Value).

Pakar digital marketing dari HubSpot juga sering menekankan kalau Anda tidak memiliki kontrol atas algoritma media sosial, tapi punya kendali penuh atas basis data email Anda.

Bagian ini adalah termasuk first-party data yang menjadi hal penting pada setiap software CRM.

Membedah Bagian-bagian Email Blast yang Anti Spam

Sebelum masuk ke langkah praktis, kita harus sepakati dulu satu hal kalau musuh terbesar praktisi marketer itu bukan kompetitor, tapi folder spam.

Berdasarkan pengalaman CRM.id melakukan audit pada banyak perusahaan rintisan (startup) dan UKM, 70% kegagalan pengiriman massal berasal dari penyusunan infrastruktur yang buruk.

Jika Anda baru berpindah dari kebiasaan mengirim pesan massal padai aplikasi pesan di HP, Anda harus tahu kalau server email memiliki pos penjagaan (firewall) yang cukup kompleks.

Anda wajib memiliki protokol teknis autentikasi seperti SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), dan DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance).

Gimana Cara Membuat Email Blast yang Punya Conversion Rate Tinggi?

Sebenarnya membuat email blast yang punya conversion rate tinggi itu perlu meletakkan pada data, bukan langsung jumping pada tahap desain visual.

Berikut ini framework first-hand experience yang saya terapkan untuk berbagai skala bisnis.

1. Membersihkan dan Melakukan Segmentasi Database Kontak

Mengirim pesan yang sama ke semua kontak Anda dampaknya ke reputasi.

Misalnya, Anda tidak mungkin mengirim contoh email blast terkait promosi diskon sepatu wanita pada konsumen pria yang baru saja membeli tas ransel minggu lalu, itu tidak make sense.

Kalau saran dari CRM.id, coba bagi data customer itu menjadi kelompok kecil (micro-segmentation) berdasarkan: kriteria berikut:

Riwayat pembelian (RFM Analysis: Recency, Frequency, Monetary)
Demografi dan lokasi geografis
Tingkat keterlibatan (seberapa sering mereka membuka pesan Anda sebelumnya)

Anda bisa dengan rutin membersihkan daftar kontak yang sudah nonaktif dan tidak memberikan impact pada bisnis Anda.

Mempertahankan alamat email yang sudah nonaktif hanya akan mengacaukan standar ukuran reputasi pengiriman ke penyedia layanan (ISP).

2. Memilih Aplikasi Email Blast Terbaik Sesuai Skala Bisnis

Bagi pengguna yang biasa menggunakan handphone, berpindah ke dashboard software CRM masih perlu adaptasi lagi.

Tapi memilih aplikasi email blast yang tepat adalah langkah yang tepat. Jangan menggunakan layanan gratisan untuk database jika penerima email blast sudah lebih dari seribu kontak.

Beberapa rekomendasi aplikasi berdasarkan tipe bisnis:

1. Untuk Skala UKM dan Content Creator

MailerLite atau ConvertKit (sekarang Kit) menawarkan interface yang sangat bersih dan mudah untuk Anda pelajari.

2. Untuk Bisnis Ritel atau E-Commerce

Klaviyo adalah standar industri karena integrasinya yang seamless dengan platform toko online dan kemampuan automasinya yang spesifik pada keranjang belanja.

3. Untuk Perusahaan B2B

ActiveCampaign atau HubSpot CRM memberikan fitur tracking perjalanan customer yang cukup komplit, dari klik pertama sampai closing oleh tim sales.

3. Membuat Subject Email yang Hooked (Memantik Penasaran)

Bagian subject adalah kesan pertama untuk menarik perhatian dan seringkali menjadi bagian terpenting penerima email akan membacanya lebih detail atau tidak.

Jika di aplikasi WhatsApp, audien bisa langsung melihat satu wording pertama dari chat, tapi di email, subject inilah yang menjadi kuncinya.

Berbagai praktisi copywriting sering mengatakan kalau fungsi dari kalimat pertama adalah untuk membuat orang membaca kalimat kedua, dan seterusnya.

Untuk itu Anda perlu sekali membawa pembaca terus membaca sampai tuntas.

Coba terapkan prinsip A/B Testing, misalnya dengan menguji coba antara subject diskon langsung (Diskon 50% Menanti Anda Hari Ini) dan subject yang memancing rasa penasaran (Kami Menemukan Sweater yang Cocok untuk Gaya Anda).

Membuat Subject Email yang Hooked (Memantik Penasaran)

4. Perhatikan Aspek Desain Visual dan Call to Action (CTA)

Desain yang rumit dan berat secara ukuran file berisiko masuk ke folder promosi atau spam.

Justru pendekatan minimalis seringkali lebih efektif. Berdasarkan pengamatan saya pada ribuan campaign, desain harus bersifat responsif terhadap berbagai devices, khususnya mobile phone.

Secara design, lebar ideal adalah sekitar 600 piksel dengan font yang tidak lebih kecil dari 14pt.

Button Call to Action (CTA) harus kontras, mudah di-tap dengan jari, dan menggunakan kata kerja aktif.

Daripada Anda memakai Klik Disini, coba gunakan variasi teks yang berorientasi pada nilai (value-driven) seperti Ambil Kupon Saya atau Pelajari Strategi Ini!.

5. Analisis Open Rate, Click-Through Rate (CTR), dan Bounce Rate

Meskipun sudah menekan button kirim, pekerjaan tidak serta merta langsung selesai. Coba lakukan evaluasi, karena bagian ini adalah langkah terpentingnya. Anda perlu memantau:

Open Rate: Mengukur efektivitas subject pesan. Rata-rata idealnya berada di kisaran 20-25%.
Click-Through Rate (CTR): Mengukur seberapa relevan isi pesan penawarannya dengan minat pembaca. Rata-rata yang baik adalah 2-5%).
Unsubscribe Rate: Angka berhenti berlangganan (unsubscribe) lebih dari 1%, indikator ini menandakan ada yang salah dengan frekuensi atau relevansi konten Anda.

Email Blast vs WhatsApp Blast, Mana yang Lebih Cocok untuk Bisnis Anda?

Perbandingan dengan WhatsApp, Mana yang Lebih Cocok untuk Bisnis Anda

Banyak pebisnis, mulai dari supervisor sampai pemilik UKM bertanya, buat apa repot-repot membuat email kan ada WhatsApp yang sudah banyak yang pakai?

Meskipun WA memang memberikan kepraktisan dan mudah dalam proses interaksinya (chat-based), tapi tidak semua industri cocok menggunakannya.

WhatsApp blast memiliki open rate pesan yang cukup tinggi, menembus sampai angka 95%, berdasarkan data dari WhatsApp sendiri.

Bagian ini sangat cocok untuk pesan transaksi seperti resi pengiriman, OTP, reminder tagihan atau promosi yang sifatnya mendesak (flash sale).

Tapi, kelemahannya adalah customer merasa kurang nyaman jika jika Anda mengirim pesan promosi panjang setiap hari, apalagi bercampur dengan kehidupan personal.

Akibatnya? Nomor bisnis Anda bisa saja mereka blokir, dan di-report sebagai spam, yang bisa berujung pada pemblokiran permanen oleh Meta.

Di sisi lain, email menawarkan fleksibilitas dalam hal urusan pekerjaan, channl ini masih jadi favorit untuk bisnis di sektor B2B.

Hal itu karena dengan email bisa mengirimkan blast newsletter mingguan, katalog produk dengan gambar beresolusi tinggi, hingga edukasi berseries (drip campaign).

Pengguna secara sadar memisahkan waktu mereka untuk urusan personal dan pekerjaan, saat menerima email blast mereka akan fokus pada pekerjaan dan minat mereka di industri tertentu.

Contoh skenario (use case) yang pernah tim CRM.id terapkan pada beberapa customer, yaitu:

1. Fase Edukasi

Anda bisa mengirim artikel panjang, studi kasus, atau e-book melalui email blast.

2. Fase Reminder (Retargeting)

Jika sistem mendeteksi customer sudah membuka email tersebut dan mengklik link tapi belum membeli, coba kirimkan satu pesan lewat WhatsApp 24 jam kemudian.

Misalnya untuk menanyakan apakah ada kesulitan atau memberikan kupon tambahan.

3. Fase After Sales

Kirim invoice dan jadwal pengiriman lewat instant messaging, tapi kirimkan survei kepuasan pelanggan yang lengkap melalui email.

Pendekatan ini menghasilkan customer experience yang sangat seamless dan tidak menjengkelkan.

Kesalahan Saat Mengirim Pesan Email Blast, Harus Anda Hindari!

Tim CRM.id sering melihat kesalahan berulang kali yang biasanya brand besar atau kecil lakukan.

Agar Anda tidak jatuh di lubang yang sama, berikut ini kami rangkum apa saja yang harus Anda hindari:

Pertama, Membeli Daftar Kontak dari Pihak Ketiga (Khususnya Tidak Resmi)

Selain melanggar regulasi privasi data seperti GDPR atau UU PDP di Indonesia, data kontak hasil membeli dari pihak tertentu (biasanya di forum jual beli data pribadi) tidak memiliki ketertarikan (intent) pada produk Anda.

Spam detector dari Google akan langsung memberikan “kartu kuning” pada alamat email Anda jika banyak laporan spam yang masuk secara tiba-tiba.

Kedua, Frekuensi yang Tidak Konsisten

Jika Anda mengumpulkan kontak hari ini tapi baru mengirimkan pesan 6 bulan kemudian, customer pasti sudah lupa siapa Anda.

Untuk mencegah hal itu terjadi, coba bangun komunikasi yang konsisten.

Misalnya seminggu sekali atau dua minggu sekali mengirimkan newsletter atau promo yang sesuai dengan data minat dan demografi mereka, agar brand Anda tetap mereka ingat.

Ketiga, Tidak Menyediakan Opsi Berhenti Berlangganan (Unsubscribe)

Banyak marketer takut kehilangan kontak potensial mereka, sehingga tidak menampilkan opsi button unsubscribe.

Padahal, memberikan opsi berhenti jika tidak puas jauh lebih baik daripada membiarkan mereka frustasi, tambah kurang puas, lalu sampai melaporkan sebagai spam.

Laporan spam akan merusak tingkat pengiriman campaign Anda ke pelanggan lain yang sebenarnya masih loyal.

Dengan adanya opsi button ini membuat Anda mudah tracking dan bisa mengevaluasi kualitas email yang dikirimkan apa sudah sesuai dengan intent dan kebutuhan penerima.

Kesimpulan

Demikian penjelasan dari CRM.id tentang apa itu email blast dan gimana cara membuatnya.

Dari penjelasan itu kita bisa menyimpulkan kalau email blast itu tidak sesederhana klik kirim untuk semua orang, tanpa melakukan penyesuaian dan segmentasi.

Mengirimkan email blast adalah cara untuk membangun hubungan baik, penawaran khusus, dan memberikan edukasi pada kontak penerima email, sesuai kebutuhan bisnis dan minat mereka.

Selain menggunakan email, Anda juga bisa menggunakan channel WhatsApp saat mengirimkan blast informasi atau promosi.

Sementara untuk kebutuhan bisnis, perlu beralih menggunakan software CRM, seperti CRM.id.

CRM.id terdapat fitur template pesan sesuai panduan dan persetujuan Meta, sehingga tidak perlu khawatir akan terkena banned saat mengirimkan blast promosi ke kontak Anda.

Untuk fitur-fitur lengkapnya Anda bisa mengunjungi page harga dan fitur CRM.id berikut.

Anda bisa mengisi form demo software CRM, CRM.id ini untuk mencoba menggunakannya dan akan dipandu oleh tim ahli kami.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.