Lembaga pendidikan seperti sekolah, universitas, hingga tempat kursus membutuhkan aplikasi CRM untuk menangani proses pendaftaran, pengelolaan data siswa, dan komunikasi.
Sayangnya, banyak lembaga yang masih menggunakan sistem jadul yang tidak bisa menangani tugas administrasi modern.
Karena itu, aplikasi CRM bisa menjawab tantangan ini dan meringankan tugas para staff, mengefisiensikan operasional, dan melancarkan semua prosesnya.
Pada artikel ini, kami akan membahas 7 rekomendasi aplikasi CRM untuk lembaga pendidikan terbaik beserta fitur, kelebihan, dan harganya.
Tantangan yang Biasa Dihadapi Lembaga Pendidikan
1. Kesulitan menjaga hubungan dengan calon siswa dan orang tua
Banyak lembaga pendidikan menghadapi tantangan dalam membangun komunikasi yang konsisten dan personal dengan calon siswa atau orang tua.
Misalnya, kesulitan merespon pertanyaan dari calon pendaftar dengan cepat, atau tidak tepat waktu dalam menyampaikan informasi penting seperti jadwal pendaftaran, program unggulan, dan promo.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Software CRM untuk Perusahaan Manufaktur
2. Pendataan calon siswa tidak tertata
Data calon siswa sering kali tersebar di banyak tempat seperti formulir manual, pesan WhatsApp, email, atau spreadsheet.
Hal ini membuat lembaga kesulitan untuk melacak tahapan setiap calon pendaftar, seperti siapa yang sudah dihubungi, siapa yang tertarik tapi belum mendaftar, atau siapa yang perlu follow-up.
3. Komunikasi manual yang memakan waktu
Menjawab pertanyaan yang sama berulang kali, mengirimkan pesan pengingat satu per satu, atau membuat laporan perkembangan secara manual menjadi pekerjaan administratif yang menguras waktu staf.
Baca Juga: Aplikasi CRM Manufaktur: Manfaat dan Rekomendasinya
4. Kesulitan menyusun laporan performa pendaftaran
Mengevaluasi strategi pemasaran dan proses pendaftaran bisa sulit jika data tersebar dan tidak tersedia secara real-time.
Lembaga jadi kesulitan mengetahui sumber informasi mana yang paling efektif atau kampanye mana yang menghasilkan pendaftar terbanyak.
Baca Juga: Key Resources Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya
5. Manajemen dokumen dan pendaftaran yang rumit
Mengelola hal di atas adalah hal yang rumit dan menyita waktu, terutaama jika dilakukan dengan metode manual atau tradisional.
Proses ini bisa membuat baik siswa maupun staf merasa lelah dengan pengecekan dokumen yang repetitif.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi CRM Industri Keuangan dan Fiturnya
Manfaat Aplikasi CRM untuk Lembaga Pendidikan
Ada banyak keuntungan yang bisa didapatkan dari penggunaan aplikasi CRM (Customer Relationship Management) di lembaga pendidikan.
CRM mampu menciptakan pengalaman yang terintegrasi dan transparan bagi mahasiswa, sekaligus memberikan berbagai manfaat bagi staf pekerja.
Menghilangkan sekat data
Di kebanyakan lembaga pendidikan, setiap departemen bekerja secara terpisah, namun memiliki tujuan bersama, yaitu melayani mahasiswa.
Oleh karena itu, penting bagi seluruh staf untuk dapat mengakses data yang sama ketika memberikan dukungan dan arahan kepada mahasiswa.
Menghemat waktu dan sumber daya
Sebagian besar sistem CRM memiliki fitur otomatisasi yang dapat menggantikan proses manual.
Fitur ini memungkinkan staf untuk lebih fokus pada komunikasi interpersonal dan tugas-tugas penting lainnya.
Menciptakan transparansi antar departemen
Setiap departemen di lembaga pendidikan membutuhkan data terkini dan historis untuk mengambil keputusan penting.
Aplikasi CRM mendorong terciptanya kejelasan dan transparansi yang dapat memperbaiki budaya kerja administratif maupun operasional lembaga pendidikan.
Memberikan komunikasi yang konsisten
Aplikasi CRM untuk pendidikan dapat berfungsi sebagai pusat pengiriman pesan dan notifikasi bagi mahasiswa.
Baik itu untuk memberi tahu persyaratan keuangan, mengirimkan surat penerimaan, atau memperbarui data kontak pribadi, komunikasi ini sangat penting untuk mendukung pengalaman mahasiswa secara keseluruhan.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Software CRM untuk Perusahaan Konstruksi
Rekomendasi Aplikasi CRM Pendidikan
1. Aplikasi CRM.ID
CRM.ID adalah aplikasi Customer Relationship Management (CRM) yang dapat membantu lembaga pendidikan dalam mengelola interaksi dengan siswa secara lebih efisien dan terstruktur.
Aplikasi ini membantu lembaga pendidikan dalam menjaga komunikasi yang konsisten dan relevan melalui fitur-fitur seperti manajemen kontak siswa terpusat.
Dengan ini, semua data siswa, termasuk riwayat interaksi tersimpan secara aman dalam satu sistem, sehingga tim akademik, administrasi, maupun marketing dapat bekerja secara sinkron.
CRM.ID merupakan penyedia resmi WhatsApp Business API, sehingga pengguna bisa mengirim pengumuman penting, informasi jadwal, atau reminder pembayaran secara massal namun tetap personal menggunakan template yang telah disetujui oleh WhatsApp API.
Kelebihan:
- Dapat menjawab pertanyaan siswa secara langsung dari dashboard CRM.id melalui WhatsApp, dengan percakapan yang tercatat dan terdokumentasi.
- Memperkuat kolaborasi antar divisi dalam satu sistem terpadu
- Bebas digunakan tanpa batasan pengguna
- Pembatasan hak akses untuk meningkatkan keamanan data
- Mengelompokkan pengguna dengan fitur tagging untuk mempermudah segmentasi
- Antarmuka yang sederhana, bersih, dan mudah digunakan
Harga:
Rp40 per pesan, tanpa biaya tambahan atau biaya berlangganan.
Baca Juga: 8 Rekomendasi Aplikasi CRM Untuk Bisnis Kecil
2. Meritto
Meritto adalah aplikasi CRM yang membantu mengelola proses pendaftaran mahasiswa dengan fitur-fitur inovatif.
Aplikasi ini memiliki sistem pelacakan yang efektif, yang memungkinkan penggunanya memantau kemajuan setiap calon mahasiswa pada berbagai tahap proses pendaftaran.
Kemampuan untuk mengelompokkan prospek berdasarkan berbagai kriteria juga sangat membantu dalam mengirimkan komunikasi yang lebih terarah.
Alat analitik dan pelaporan yang disediakan juga memberikan wawasan mendalam tentang tren pendaftaran, sehingga mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
Kelebihan:
- Nurturing prospek secara otomatis dengan personalisasi komunikasi berbasis AI
- Segmentasi dinamis untuk menciptakan kampanye yang ditargetkan berdasarkan kriteria prospek tertentu
- Workflow yang dapat disesuaikan untuk mengotomatisasi tugas-tugas berulang dan meningkatkan efisiensi operasional
- Kemampuan interaksi multisaluran untuk menjangkau prospek melalui email, SMS, dan WhatsApp
Harga:
Meritto memberlakukan skema pembayaran tahunan yang besarannya berbeda tergantung ukuran institusi Anda.
Misalnya, untuk pendaftar kurang dari 5.000, maka biayanya $8.000 per tahun.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis Transportasi
3. Telecrm
Telecrm terbukti menjadi alat yang sangat baik untuk mengelola kampanye telemarketing dan interaksi dengan pelanggan.
Aplikasi ini memiliki fitur pelacakan prospek dan otomatisasi follow up yang sangat menghemat waktu.
Dengan Telecrm, Anda bisa merekam panggilan langsung dari dalam sistem CRM serta akses ke analitik yang mendetail.
Telecrm sangat bermanfaat dalam mengelola pertanyaan dari calon siswa, memantau perkembangan mereka, sehingga menjadikannya aplikasi CRM yang ideal untuk sekolah.
Kelebihan:
- Kampanye SMS dan email massal untuk menjangkau audiens yang lebih luas dengan mudah
- Fitur perekaman panggilan untuk meningkatkan kontrol kualitas dan pelatihan agen
- Sistem lead scoring untuk memprioritaskan prospek potensial yang tinggi agar tindak lanjut lebih tepat sasaran
Harga:
Mulai dari $19 per pengguna per bulan (pembayaran per tahun), dengan minimal 3 pengguna.
4. Slate CRM
Slate CRM adalah aplikasi yang cocok untuk mengelola proses penerimaan mahasiswa yang kompleks di pendidikan tinggi.
Sistem ini menawarkan fitur-fitur khusus untuk institusi pendidikan, seperti manajemen komunikasi, penjadwalan acara, dan analitik pelamar yang mendalam.
Slate CRM tidak hanya berfungsi untuk melacak aplikasi, tetapi juga terintegrasi dengan baik ke dalam sistem yang sudah Anda gunakan, sehingga memudahkan transfer data dan mengurangi beban kerja manual.
Sebagai aplikasi CRM untuk pendidikan tinggi, Slate terbukti handal dalam menangani volume data yang besar.
Kelebihan:
- Kemampuan untuk mengunggah secara massal dan memverifikasi transkrip serta dokumen mahasiswa untuk berbagai universitas
- Pelacakan aplikasi yang dapat disesuaikan dengan proses penerimaan masing-masing institusi
- Fitur manajemen acara untuk mengatur kegiatan kampus dan tur kunjungan
- Pelacakan keputusan penerimaan secara real-time, lengkap dengan kemampuan mengunggah dokumen pendaftaran yang diperlukan
Harga:
Sama seperti Meritto, Slate CRM memberlakukan sistem harga kustom yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Baca Juga: Rekomendasi 8 Aplikasi CRM Healthcare dan Fiturnya
5. Ellucian
Selanjutnya adalah Ellucian CRM, aplikasi yang akan membantu Anda mengelola kompleksitas dunia pendidikan menjadi jauh lebih mudah.
Sebagai CRM khusus untuk pendidikan, Ellucian menawarkan fitur seperti personalisasi komunikasi dan integrasi dengan berbagai sistem akademik.
CRM ini juga menonjol dalam hal membantu guru atau tenaga pengajar dengan mengotomatisasi tugas-tugas administratif, sehingga mereka dapat lebih fokus mengajar dan tidak terbebani pekerjaan administratif.
Kelebihan:
- Fitur manajemen bantuan keuangan tingkat lanjut untuk menyederhanakan proses dukungan bagi mahasiswa
- Analitik data yang terintegrasi untuk wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan pengambilan keputusan strategis
- Alat rekrutmen untuk menyederhanakan proses penerimaan dan pelacakan pelamar
Harga:
Ellucian menawarkan harga kustom tergantung kebutuhan lembaga pendidikan.
6. Element 451
Rekomendasi selanjutnya adalah Element 451, aplikasi CRM dengan teknologi berbasis AI untuk mengantisipasi kebutuhan mahasiswa.
Platform ini mempersonalisasi komunikasi dalam skala besar, integrasi dengan analitik, dan otomatisasi berbagai tugas.
Element 451 menawarkan fitur seperti manajemen acara, email marketing, dan profil mahasiswa yang komprehensif.
Semua fitur ini sangat bermanfaat bagi institusi pendidikan yang ingin meningkatkan proses perekrutan dan interaksi dengan mahasiswa.
Kelebihan:
- Integrasi dengan sistem manajemen acara untuk pendaftaran peserta yang dikelola secara mandiri dan pembaruan real-time
- Portal mahasiswa yang komprehensif untuk memberikan pengalaman terpadu dari tahap awal hingga pendaftaran
- Paket konten dan desain siap pakai untuk membantu institusi menjaga konsistensi branding di berbagai platform
Harga:
Mulai dari $14.000 per tahun.
Baca Juga: Rekomendasi 8 Aplikasi CRM Telemarketing Terbaik
7. Leadsquared
Rekomendasi selanjutnya adalah Leadsquared, aplikasi CRM yang dirancang khusus untuk manajemen prospek di lembaga pendidikan.
Platform ini menyederhanakan manajemen prospek, sehingga proses pelacakan, nurturing, dan konversi menjadi sangat mudah.
Leadsquared mampu menangani pertanyaan dari calon siswa secara efisien, memantau perkembangan mereka, dan mengotomatiskan tindak lanjut.
Dengan mengintegrasikan Leadsquared ke dalam bisnis pendidikan, pengelolaan data mahasiswa, komunikasi, dan konversi menjadi lebih efisien dan terstruktur.
Kelebihan:
- Penangkapan prospek otomatis dari berbagai saluran untuk pelacakan yang terintegrasi
- Dynamic form builder untuk membuat formulir penangkapan prospek yang disesuaikan sesuai kebutuhan
- Kampanye drip marketing untuk nurturing prospek secara otomatis melalui workflow yang telah ditentukan
- Manajemen sales pipeline yang memberikan visibilitas yang jelas terhadap perkembangan setiap peluang
Baca Juga: 10 Aplikasi CRM untuk Bisnis Outsourcing yang Bisa Anda Coba
Kesimpulan
Lembaga pendidikan sering menghadapi tantangan dalam mengelola data siswa, komunikasi antar departemen, dan memberikan pelayanan yang optimal.
Karena itu, dibutuhkanlah aplikasi customer relationship management seperti CRM.ID.
Aplikasi CRM.ID bisa menjadi pilihan tepat bagi Anda yang menginginkan fitur-fitur lengkap yang mudah digunakan, dukungan pelanggan yang hebat, serta antarmuka yang sederhana.
Jika Anda tertarik mengelola lembaga pendidikan Anda dengan CRM.ID, jadwalkan demo lewat tautan ini.
- 7 Strategi Diferensiasi Produk Untuk Hadapi Persaingan Pasar - 27 November 2025
- Rekomendasi 7 Aplikasi CRM Untuk Bisnis Asuransi - 23 September 2025
- Mengenal Pentingnya Business Plan, Komponen, dan Jenisnya - 19 September 2025