Banyak pemilik usaha seperti UMKM ingin naik kelas. Biasanya mereka menggunakan berbagai strategi, antara lain menggunakan aplikasi.
Seperti halnya CRM.id melihat banyak pengusaha UMKM di Indonesia mengalami kendala seperti chat WhatsApp yang banyak.
Tapi yang handle sedikit dan cukup kewalahan, terus data pelanggan berantakan, dan sering kelupaan follow up.
Kalau Anda sedang ada di fase ini, itu berarti sudah saatnya fokus menggunakan sistem yang lebih rapi.
Dan memudahkan semua aktivitas bisnis UMKM Anda, terutama saat mengelola pelanggan.
Seperti apa 5 aplikasi CRM itu dan bagaimana bisa membuat UMKM naik kelas? Apa ada software lokal yang juga bisa diandalkan?
Yuk kita bahas di artikel CRM.id ini yang bisa Anda pertimbangkan sesuai kebutuhan.
Kenapa CRM Penting untuk UMKM Naik Kelas?
CRM membantu UMKM yang sedang berkembang buat mengelola seluruh interaksi dengan pelanggan dalam satu platform.
Artinya, tidak ada lagi data yang hanya berada di WhatsApp pribadi masing-masing agen (sales atau customer service) atau menggunakan spreadsheet yang berbeda-beda.
UMKM yang naik kelas biasanya memiliki ciri-ciri berikut:
- Sudah mengalami pertumbuhan pelanggan dan chat
- Jumlah agen, admin, sales, atau customer service juga makin bertambah juga
- Pipeline penjualan sudah terintegrasi dengan data pengelolaan dan komunikasi pelanggan
- Follow up prospek sudah pasti jauh lebih terjadwal
- Supervisor atau business owner sudah butuh untuk memantau performa tim langsung melalui satu aplikasi
- Strategi penjualan menggunakan data
Sedangkan untuk manfaat CRM untuk membantu UMKM naik kelas, misalnya:
- Semua data pelanggan tersimpan rapi. Anda bisa melihat history chat, transaksi, dan status leads/prospek dalam satu dashboard.
- Follow up customer lebih terjadwal. CRM app memiliki fitur reminder dan pipeline sehingga tidak ada calon pembeli yang terlewat.
- Meningkatkan repeat order. Dengan data yang tersimpan, kamu bisa melakukan broadcast promosi atau penawaran khusus ke pelanggan lama.
- Monitoring tim jadi lebih mudah. Business owner bisa melihat siapa sales yang produktif, berapa conversion rate, dan berapa deal yang closing.
- Pengambilan keputusan lebih akurat karena menggunakan data.
Baca Juga: CRM untuk UMKM: Tantangan, Peran, dan Rekomendasinya
Tanda-tanda UMKM Yang Sudah Butuh CRM App
Masih ragu apakah bisnis Anda sudah perlu aplikasi CRM? Yuk coba cek tanda-tandanya (checklist) berikut ini.
Penjualan tidak bertambah walaupun leads masuk sudah cukup banyak
Sudah mengalami penambahan jumlah chat dari pelanggan
Jumlah agen seperti admin, sales, atau customer service sudah bertambah banyak (lebih dari 5 orang)
Ingin mengelola data penjualan dan layanan pelanggan lebih rapi
Punya keinginan menggunakan sistem follow up prospek lebih rapi dan terjadwal
Ingin mengetahui sumber leads dari mana saja
Supervisor atau business owner sudah butuh untuk memantau performa tim langsung melalui satu aplikasi
Jika Anda sudah mengalami setidaknya dua atau tiga dari kondisi di atas, artinya Anda sudah butuh sistem yang bisa mengantarkan UMKM Anda naik kelas.
Baca Juga: Customer Success: Seperti Apa Dampaknya ke Bisnis UKM
5 Rekomendasi CRM App untuk Bantu UMKM Naik Kelas
Berikut beberapa CRM app yang bisa membantu UMKM naik kelas, baik skala kecil atau menengah.
1. CRM.ID
Untuk UMKM di Indonesia yang fokus menangani chat pelanggan menggunakan chat, khususnya WhatsApp, cocok menggunakan CRM.id.
CRM.id yang mengintegrasikan dengan WhatsApp API menyediakan fungsi seperti manajemen pipeline komunikasi pelanggan dan penjualan.
Selain itu untuk melihat daftar chat yang terkirim dan kontak, monitoring kinerja tim agen (admin), fitur quality assurance, manajemen meeting, dan lain sebagainya.
Keunggulan CRM.id ini adalah terletak pada kesesuaian dengan UMKM yang baru naik kelas, dengan penambahan jumlah karyawan dan kebutuhan menangani jumlah pesan masuk.
Selain itu dari segi biaya penggunaan, CRM.id lebih menekankan pada pembayaran per pesan terkirim tiap bulannya seharga Rp 40/pesan.
Apabila tidak menggunakan pesan, maka tidak dikenakan pembayaran bulanan.
Interface atau tampilan aplikasinya cukup simple dan clean/minimalis jadi tidak butuh waktu lama untuk digunakan atau ketika training karyawan.
2. HubSpot CRM
HubSpot CRM dikenal dengan versi gratisnya yang cukup kuat untuk pemula.
Fitur pentingnya mencakup manajemen kontak, pipeline penjualan, email tracking, dan dashboard reporting.
Selain itu, tampilan Interface-nya juga cukup user friendly.
Kelebihan HubSpot untuk UMKM, yaitu: kemudahan penggunaan dan terintegrasi dengan ekosistem marketing yang lengkap.
Cocok untuk UMKM yang ingin mulai membangun sistem tanpa biaya besar di awal.
Tapi, untuk fitur lanjutan membutuhkan upgrade ke versi berbayar dan kurang fokus pada integrasi WhatsApp.
3. Zoho CRM
Zoho CRM cukup fleksibel dan bisa diskalakan (skalabilitas). Banyak UMKM memilih Zoho karena fitur automation dan kustomisasi yang cukup lengkap.
Fiturnya mencakup manajemen leads, workflow automation, laporan penjualan (sales), serta integrasi dengan berbagai aplikasi bisnis.
Zoho cocok untuk UMKM yang ingin naik kelas (berkembang) dengan sistem yang jelas.
Harganya juga relatif kompetitif daripada CRM kelas enterprise sejenis.
4. Salesforce CRM
Salesforce adalah salah satu CRM paling terkenal di dunia. Fitur-fiturnya sangat lengkap, mulai dari sales automation, customer service, hingga analitik berbasis AI.
Untuk UMKM, Salesforce bisa menjadi pilihan karena cukup besar dan fitur-fiturnya sudah sangat lengkap.
Tapi, dari sisi biaya dan kompleksitas, mungkin kurang cocok untuk UMKM yang masih baru berkembang (terlalu overkill/kompleks).
5. Freshsales
Freshsales adalah bagian dari ekosistem Freshworks. CRM ini menawarkan fitur lead scoring, email tracking, dan automation.
Kelebihannya adalah tampilannya mudah dipahami oleh tim kecil.
Terbilang cocok untuk UMKM dengan tim 3-10 orang yang ingin kerja lebih terstruktur saat mengelola sales pipeline.
Baca Juga: 8 Rekomendasi Aplikasi CRM Terbaik untuk Bisnis di Indonesia
Cara Memilih CRM App untuk UMKM Naik Kelas
Memilih CRM itu pertimbangannya cukup banyak ya, mulai dari kebutuhan skalabilitas UMKM, channel yang digunakan, berapa banyak tim yang ada.
Untuk menjelaskan lebih detail, berikut ini kriteria-kriteria yang perlu Anda perhatikan:
1. Sesuaikan dengan Skala Bisnis
Untuk memilih penyedia CRM itu menyesuaikan dengan skala bisnis
Jangan langsung memilih sistem yang terlalu kompleks jika tim masih kecil, untuk menjembatani gap ini bisa pakai CRM.id.
2. Perhatikan Kemudahan Penggunaan
CRM yang sudah besar juga punya konsekuensi penggunaannya yang kompleks dan sulit.
Justru membutuhkan waktu pelatihan (training) tim dan akan jarang digunakan oleh tim.
3. Pastikan Ada Fitur Automation dan Sales Pipeline
Dua fitur ini sangat berguna untuk memastikan follow up berjalan dengan baik dan bisa otomasi.
follow up jadi lebih rapi, apakah tiap minggu atau per dua minggu, semuanya tercatat di sistem.
Melalui manajemen meeting juga bisa mengatur kapan akan menjadwalkan meeting dengan prospek.
4. Channel yang Paling Banyak Dipakai
Channel yang digunakan itu apa saja, apakah menggunakan multi channel, omni channel, atau single channel seperti WhatsApp.
Semuanya perlu penyesuaian dengan kebutuhan dengan aplikasi lain sesuai kebutuhan UMKM Anda.
5. Pertimbangkan Budget/Biaya
Pastikan biaya langganan sebanding dengan manfaat yang didapatkan.
Untuk kebutuhan UMKM, bisa menggunakan sistem biaya per penggunaan saja.
Jadi bisa lebih hemat biaya bulanan jika tidak sedang digunakan untuk mengirim pesan.
Baca Juga: Sales Tools dan CRM App yang Perlu Dicoba di Tahun Ini
Strategi Menggunakan CRM agar UMKM Naik Kelas
Menggunakan CRM saja tidak cukup. Yang terpenting adalah bagaimana Anda memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.
Coba terapkan strategi berikut ini:
- Coba mulai dengan memilih aplikasi CRM (CRM app) yang tepat sesuai kebutuhan dan kriteria yang sudah CRM.id sebutkan sebelumnya. Seperti skalabilitas, budget, kemudahan penggunaan, channel yang jadi prioritas, dan lain-lain.
- Kemudian setelah memutuskan memilih vendor (misal CRM.id) akan ada proses onboarding sampai membantu pelatihan tim penggunaan.
- Setelah itu Anda tinggal merapikan dan memigrasikan seluruh data pelanggan ke dalam sistem aplikasi CRM. Atau jika menggunakan nomor baru, mulai memasukkan data pelanggan jika baru mendaftar.
- Buat workflow pipeline layanan yang jelas, misalnya: workflow untuk layanan pelanggan: chat masuk → direspon menggunakan otomasi/quick reply → menggunakan sistem ticketing → diarahkan ke admin/agen → agen atau customer service melayani.
- Terapkan SOP follow up agar semua admin supaya punya standar kerja yang sama.
- Gunakan data di dashboard aplikasi untuk menganalisis performa, seperti waktu respon, pemahaman pada product knowledge, kualitas pelayanan, dan lain sebagainya.
- Coba lakukan evaluasi rutin sesuai kebutuhan, misalnya setiap minggu, biweekly, atau bulanan.
Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi CRM Cloud untuk Bisnis Anda
Kesimpulan
Seperti itu penjelasan jika ingin jadi UMKM naik kelas, bukan hanya tentang meningkatkan besaran omset saja.
Tapi bagaimana caranya membangun sistem hubungan yang baik dan menciptakan pengalaman yang baik untuk pelanggan.
Dengan CRM, Anda bisa menjalankan bisnis UMKM dengan lebih rapih dan memenuhi SOP pengelolaan pelanggan dan menjaga retensi mereka.
Ada 5 rekomendasi CRM app yang bisa digunakan untuk membuat UMKM naik kelas, seperti CRM.id, HubSpot, Zoho CRM, Salesforce, dan Freshsales.
Jika Anda mencari CRM app yang kuat di integrasi pada WhatsApp, maka cocok menggunakan CRM.id.
Anda bisa membayar seharga Rp 40/pesan, sesuai penggunaan (pay as you use) dan mendapatkan 1000 free WA conversation credit/bulan.
Yuk segera lakukan demo aplikasi untuk mencoba terlebih dahulu aplikasi CRM.id.
Anda juga bisa bertanya lebih lanjut dengan menghubungi melalui kontak WhatsApp ini.
- Kelebihan & Kekurangan WhatsApp, WA Business, WA API - 10 Juli 2026
- 35 Contoh Kalimat Auto Reply Chat Shopee Buat Tingkatkan Sales - 9 Juli 2026
- Nilai Customer Retention Rate yang Baik Menurut CRM.id - 9 Juli 2026