CRM untuk UMKM: Tantangan, Peran, dan Rekomendasinya

Pengelolaan hubungan pelanggan jadi bagian penting bagi bisnis, termasuk UMKM dan untuk memudahkannya Anda bisa menggunakan aplikasi CRM untuk UMKM.

Tidak dapat dipungkiri bahwa UMKM ini jadi salah satu penyumbang kemajuan ekonomi di Indonesia.

Per Mei 2025 saja UMKM di Indonesia mencapai 66 unit, seperti yang dikatakan oleh Kementerian Koperasi dan UMKM.

Meski begitu, masih banyak UMKM yang tidak melibatkan teknologi digital padahal dengan teknologi digital, UMKM bisa lebih efisien.

Khususnya untuk CRM, UMKM bisa mengelola hubungan pelanggan dengan baik dan juga memantau KPI secara efektif.

Pada artikel ini CRM.ID akan menjelaskan mengenai rekomendasi aplikasi CRM untuk UMKM dan juga tantangan yang dihadapi UMKM tanpa menggunakan software CRM.

Daftar isi show

Apa Saja Tantangan UMKM Tanpa CRM?

Software CRM untuk UMKM jadi bagian penting yang akan memudahkan pengelolaan hubungan pelanggan.

Dengan penggunaan CRM ini, UMKM dapat lebih mudah berkomunikasi dengan pelanggan sehingga layanan bisa diberikan secara optimal.

Ketika UMKM atau bisnis kecil tidak menggunakan CRM, ada beberapa tantangan yang harus dihadapi:

1. Pengelolaan Data Pelanggan Tidak Efisien

Ketika sebuah bisnis memiliki data pelanggan yang tersebar di berbagai tempat, misalnya pada catatan manual atau di aplikasi terpisah, bisa menyulitkan bisnis ketika membutuhkan informasi cepat.

Ini bisa menjadi penyebab kurang optimalnya layanan pelanggan sehingga bisa menurunkan kepuasan pelanggan.

2. Biaya Marketing Tidak Efektif

Tantangan kedua adalah terkait biaya pemasaran yang tidak efekktif.

Ketika UMKM membuat strategi tanpa target yang jelas, bisa mengakibatkan pengeluaran pemasaran yang tidak sebanding dengan hasil yang didapatkan.

3. Kesulitan Lacak Kinerja Penjualan

Tanpa penggunaan CRM, bisnis kecil bisa kesulitan dalam melacak kinerja penjualan.

Ini karena bisnis tidak memiliki visibilitas yang jelas terhadap kinerja tim sales.

Selain itu, mereka bisa merasa kesulitan untuk melihat jumlah prospek yang mesti di-follow-up, tingkat konversinya, hingga aktivitas penjualan yang sedang berlangsung.

4. Memiliki Retensi Pelanggan yang Rendah

Tanpa penggunaan sistem manajemen hubungan pelanggan, UMKM bisa merasa kesulitan dalam menjaga loyalitas pelanggan.

Ini akhirnya akan membuat retensi pelanggan menjadi rendah.

Terlebih ketika tidak ada data riwayat pelanggan membuat tim merasa kesulitan memberikan layanan yang personal dan ini bisa membuat pelanggan berpaling ke kompetitor yang bisa menawarkan pengalaman yang lebih baik.

5. Kurang Terstrukturnya Proses Penjualan

Tantangan terakhir yang harus dihadapi UMKM tanpa adanya CRM adalah kurang terstrukturnya proses penjualan.

Ini bisa berlaku ketika harus melacak prospek, mencatat interaksi pelanggan, hingga dalam menentukan prioritas peluang bisnis.

Apa Manfaat dari CRM untuk UMKM?

Setelah penjelasan tantangan yang harus dihadapi UMKM tanpa penggunaan CRM, berikut beberapa manfaat CRM untuk UMKM:

Untuk menjaga loyalitas pelanggan, di mana CRM akan membantu mengenali kebutuhan pelanggan dan memberikan layanan lebih responsif, sehingga pelanggan bisa meningkatkan loyalitas mereka.
Lebih mudah dalam mengidentifikasi kebutuhan pelanggan, di mana CRM bisa menyesuaikan penawaran sesuai kebutuhan pelanggan dengan menggunakan analisis pola pembelian sebelumnya.
CRM membantu komunikasi menjadi lebih optimal di mana setiap interaksi dapat dilakukan dengan lebih berwarna melalui wawasan yang diberikan oleh CRM.
Kemudahan otomatisasi proses, yakni dengan mengirim email konfirmasi dan ucapan terima kasih secara otomatis membuat komunikasi bisa lebih konsisten.
Mengurangi kesalahan seperti salah menginput data dan lupa menghubungi pelanggan.
Mengidentifikasi tren pelanggan, yakni dengan cara menyesuaikan strategi bisnis sesuai dengan pola perlaku pelanggan.
Sebagai informasi untuk strategi pemasaran, di mana ini memungkinkan dalam mengarahkan strategi pemasaran yang lebih efektif.
Membantu meningkatkan retensi pelanggan yakni dengan memberikan pengalaman terbaik sehingga bisa mendorong loyalitas.
Memudahkan cross-selling dan up-selling, yakni dengan menawarkan produk atau layanan yang lebih relevan sesuai preferensi pelanggan untuk bisa meningkatkan nilai penjualan.

Kapan Waktu Terbaik Bagi UMKM untuk Menggunakan CRM?

Pertanyaan yang mungkin sering diajukan adalah terkait kapan UMKM sebaiknya menggunakan CRM?

Berikut waktu terbaik yang bisa menjadi pilihan Anda untuk memutuskan menggunakan CRM:

1. Ketika Terjadi Kenaikan Jumlah Pelanggan

Waktu terbaik pertama yang membuat Anda mempertimbangkan penggunaan CRM adalah ketika terjadi kenaikan jumlah pelanggan.

Jumlah pelanggan yang meningkat artinya akan lebih banyak orang yang harus dilayani.

Dengan penggunaan CRM, Anda bisa melayani dengan efektif sehingga setiap pelanggan bisa mendapatkan pelayanan terbaik.

2. Penjualan dan Prospek Mulai Sulit untuk Dikelola

Waktu terbaik yang kedua adalah ketika penjualan dan prospek mulai sulit untuk dikelola.

Ketika Anda berada di situasi ini, artinya penggunaan CRM sudah menjadi kebutuhan.

Dengan CRM, Anda bisa memastikan penjualan dan prospek dapat ditangani dengan baik karena Anda memiliki akses tidak terbatas untuk mengirimkan pesan promosi kepada mereka.

3. Proses Administratif yang Menguras Waktu

Ketika Anda merasakan proses administrasi mulai menguras waktu Anda, ini adalah tanda bahwa Anda membutuhkan software CRM.

CRM memiliki kemampuan dalam pengelolaan data sehingga bisa memudahkan proses administrasi tanpa harus menguras waktu Anda.

4. Ingin Meningkatkan Strategi Pemasaran

Waktu terbaik Anda membutuhkan CRM adalah ketika Anda ingin meningkatkan strategi pemasaran.

Fitur-fitur yang dimiliki oleh CRM akan membantu meningkatkan strategi pemasaran sehingga bisa lebih efektif.

5. Untuk Membangun Loyalitas Pelanggan

Terakhir adalah ketika Anda ingin membangun loyalitas pelanggan.

Untuk mendukung loyalitas pelanggan, tentunya Anda membutuhkan fasilitas yang memadai, salah satunya adalah pelayanan pelanggan unlimited.

Ini bisa Anda dapatkan dengan menggunakan software CRM.

Apa Saja Peran CRM untuk UMKM?

Berikut beberapa peran yang dimiliki oleh CRM untuk UMKM:

1. Untuk Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Peran CRM yang pertama adalah untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan.

Dengan penggunaan software CRM, sebuah bisnis dapat memberikan layanan yang lebih konsisten dan juga responsif.

Dengan fitur-fitur yang dimiliki oleh software CRM, Anda bisa memberikan informasi dengan lebih akurat dan profesional kepada pelanggan, sehingga bisa meningkatkan kepercayaan dan kepausan pelanggan untuk jangka panjang.

2. Melacak Prospek secara Otomatis

Peran yang kedua adalah melacak prospek secara otomatis.

Software CRM dapat menyediakan database terpusat yang memungkinkan penyimpanan dan pengelolaan data pelanggan secara otomatis.

Dengan adanya informasi mengenai pelanggan, seperti kontak, riwayat transaksi, hingga preferensi pribadi dapat tersimpan dengan rapi di dalam satu platform, sehingga memudahkan tim untuk memberikan pelayanan terbaik.

3. Memantau Penjualan secara Real Time

Software CRM juga memungkinkan bagi UMKM untuk memantau penjualan secara real time.

Software CRM memungkinkan bagi bisnis untuk melacak setiap prospek dari berbagai sumber pemasaran yang dilakukan secara otomatis.

Dengan adanya otomatisasi ini, UMKM dapat memastikan bahwa tidak ada peluang penjualan yang dapat terlewat sehingga Anda bisa meningkatkan efektivitas kampanye pemasaran yang dijalankan.

4. Untuk Meningkatkan Produktivitas

Ketika UMKM mampu mengadopsi teknologi dengan baik, maka Anda bisa meningkatkan produktivitas karyawan.

Ini terjadi karena CRM membantu tim Anda terbebas dari tugas-tugas berat sehingga memberikan mereka waktu untuk tetap terhubung dengan pelanggan.

Selain itu operasional manual misalnya mencari informasi kontak atau memasukkan data dapat diotomatisasi atau dihilangkan dari proses terkait pelanggan dengan menggunakan CRM.

Dengan cara ini, Anda bisa memberikan kebebasan kepada karyawan untuk berbicara dengan calon pelanggan sehingga mereka bisa memperkuat hubungan yang telah ada sebelumnya.

5. Mengurangi Biaya Operasional

Penggunaan CRM juga bisa membantu bisnis Anda dalam mengurangi biaya operasional.

CRM ini dapat melakukan analisis bisnis sehingga nantinya perusahaan bisa lebih fokus kepada kebutuhan setiap pelanggan.

Ketika bisnis Anda bisa memahami minat dan preferensi pelanggan, bisnis UMKM juga dapat meningkatkan penjualan lebih efektif.

6. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Peran selanjutnya adalah CRM bisa membantu bisnis Anda dalam meningkatkan layanan pelanggan.

Meski sebuah produk memiliki kualitas yang baik, nyatanya ini tidak cukup jika tidak dilengkapi dengan layanan yang konsisten dan responsif.

Dengan adanya konsistensi dalam interaksi, ini akan membuat pelanggan merasa dihargai dan diprioritaskan pada setiap interaksi, mulai dari pemasaran hingga layanan pasca jual.

Ketika bisnis Anda dapat mengakses riwayat dan preferensi pelanggan, maka akan membantu tim Anda dalam memberikan dokusi dan pesan secara tepat dan juga relevan.

Cara ini nantinya bisa membantu memperlancar komunikasi, mengurangi kesalahpahaman, hingga bisa meningkatkan kepuasan.

7. Meningkatkan Retensi Pelanggan

Peran terakhir yang dimiliki CRM bagi UMKM adalah dalam hal meningkatkan retensi pelanggan.

Dengan penggunaan CRM, bisnis Anda bisa memberikan pelayanan secara optimal sehingga pelanggan akan merasa puas dengan produk yang mereka beli.

Dari sini pelanggan tidak akan ragu untuk melakukan pembelian ulang sehingga retensi pelanggan dapat ditingkatkan.

5 Rekomendasi CRM Terbaik untuk UMKM

Untuk memudahkan Anda dalam memilih software CRM terbaik untuk UMKM, berikut 5 rekomendasinya untuk Anda:

1. CRM.ID

Rekomendasi yang pertama datang dari CRM.ID, sebuah software CRM dari Indonesia yang akan memudahkan Anda dalam mengelola hubungan pelanggan.

CRM.ID dilengkapi dengan berbagai fitur uang akan membantu Anda dalam melayani pelanggan tanpa perlu khawatir terblokir.

Semua layanan yang ada di CRM.ID serba unlimited dan tanpa adanya biaya bulanan.

Berikut beberapa fitur yang dimiliki oleh CRM.ID:

Clean & Sleek Interface: Fitur ini akan menampilkan antar muka yang bersih, mudah dan mirip dengan WhatsApp sehingga akan memudahkan bagi tim Anda untuk memahami cara kerja dari CRM.ID.
Unlimited 1 on 1 Support: Fitur yang memberikan layanan via Zoom 1 on 1 secara gratis dan tanpa adanya batasan.
Searchable & Filterable: Memudahkan penyimpanan riwayat percakapan secara otomatis dan dapat dicari dengan mudah melalui mesin pencarian mutakhir.
Nomor Masking & Centang Hijau: Anda berkesempatan mendapatkan nomor masking dari WhatsApp, dan jika Anda memenuhi persyaratan Anda juga berkesempatan mendapatkan centang hijau dari WhatsApp.
REST API Integration: Memudahkan Anda dalam mengintegrasikan sistem yang sudah berjalan dengan REST API yang telah disediakan.
Multi MAU: Fitur ini mendukung Anda melayani pelanggan sebanyak mungkin tanpa khawatir adanya batasan.
Multi Agent: Satu nomor WhatsApp Anda bisa digunakan untuk melayani banyak agen sekaligus.

2. Salesforce CRM

Rekomendasi kedua datang dari Salesforce, sebuah aplikasi CRM yang canggih untuk semua jenis bisnis, baik bisnis besar ataupun bisnis kecil.

Salesforce memiliki beberapa fitur unggulan seperti otomatisasi marketing hingga integrasi pihak ketiga dan Salesforce juga mendukung skalabilitas yang tinggi.

Berikut beberapa fitur yang dimiliki oleh Salesforce:

Analitik Kinerja: Memudahkan Anda dalam memberikan laporan yang lebih mendalam untuk peningkatan strategi bisnis.
Otomatisasi Marketing: Memastikan efisiensi kampanye pemasaran.
Integrasi Multi-Aplikasi: Membantu memudahkan sinkronisasi dengan berbagai alat bisnis.

3. HubSpot CRM

HubSpot merupakan CRM yang sangat cocok untuk Anda yang baru memulai membangun bisnis.

HubSpot ini dilengkapi dengan tampilan antarmuka yang mudah digunakan dan pastinya didukung dengan fitur-fitur yang serba gratis.

Berikut beberapa fitur yang dimiliki HubSpot CRM:

Live Chat dan Chatbot: Fitur ini memudahkan meningkatkan respons pelanggan.
Manajemen Penjualan: Fitur ini mampu memberikan pandangan yang lebih menyeluruh terkait pipeline.
Otomatisasi Pemasaran: Fitur ini bisa mengurangi Anda melakukan tugas manual yang repentitif.

4. Pipedrive

Pipedrive merupakan software CRM yang cocok bagi bisnis dengan fokus visualisasi pipeline.

Dengan menggunakan software ini, Anda bisa membantu bisnis dalam meningkatkan konversi dan juga efisiensi operasional.

Berikut beberapa fitur yang dimilikinya:

Pipeline Visual: Fitur ini membantu memudahkan pengelolaan alur penjualan.
Pelacakan Aktivitas: Anda akan mendapatkan notifikasi berhubungan dengan langkah selanjutnya.
Otomatisasi Penjualan: Fitur otomatis yang akan membantu Anda mengurangi pekerjaan manual.

5. Zoho CRM

Zoho CRM merupakan software CRM yang direkomendasikan untuk UMKM berkat dukungan fleksibilitas yang dimilikinya.

Dengan menggunakan Zoho CRM memungkinkan bagi bisnis Anda dalam mengelola pipeline penjualan, otomatisasi tugas, dan menyediakan laporan yang lebih mendalam.

Berikut beberapa fitur unggulan yang dimiliki oleh Zoho CRM:

Otomatisasi Penjualan: Memudahkan Anda dalam mengelola pipeline penjualan.
Manajemen Tim: Fitur ini membantu mengelola aktivitas tim secara terpusat.
Laporan Analitik: Bisa memberikan insight dalam pengambilan keputusan.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan mengenai CRM untuk UMKM yang dapat Anda jadikan referensi.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa CRM untuk UMKM dapat membantu memudahkan pengelolaan layanan pelanggan pada bisnis Anda.

Buat Anda yang membutuhkan rekomendasi aplikasi CRM terbaik untuk UMKM, CRM.ID bisa menjadi pilihan Anda.

CRM.ID merupakan aplikasi CRM yang dilengkapi berbagai fitur untuk kemudahan pengelolaan hubungan pelanggan.

Dengan CRM.ID, Anda bisa menikmati WhatsApp Business API untuk pelayanan pelanggan tanpa perlu khawatir batasan atau terblokir.

Jadi tunggu apa lagi, daftar CRM.ID sekarang juga dan jadwalkan demo bersama tim hebat kami hanya di tautan ini.

About
Latest Posts

Desi Murniati

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Suka menulis dan bercerita