Apa Itu Otomasi? Ini Manfaat dan Jenis-Jenisnya

Di tengah perkembangan teknologi saat ini, bisnis harus memahami apa itu otomasi agar bisnis dapat berjalan secara efisien.

Otomasi menjadi proses yang akan mendukung bisnis dapat berjalan secara otomatis tanpa perlu melakukan proses manual yang memakan waktu.

Dengan otomatisasi ini juga bisa membantu perusahaan sehingga bisa bekerja dengan lebih cepat, efisien, dan juga bisa mengurangi kesalahan.

Terlebih di tengah teknologi digital saat ini, otomatisasi bukan lagi pilihan namun sudah menjadi kebutuhan setiap bisnis.

Apapun skala bisnisnya, otomatisasi menjadi cara yang bisa meningkatkan produktivitas, menghemat biaya, hingga bisa mempercepat pelayanan.

Pada artikel ini CRM.ID akan menjelaskan secara lengkap mengenai apa itu otomatisasi, manfaatnya, jenis-jenis, hingga alat yang digunakan.

Untuk penjelasan lebih lengkapnya Anda bisa menyimaknya di bawah ini:

Daftar isi show

Apa Itu Otomasi?

Otomasi atau dalam bahasa Inggris Automation merupakan sebuah produk dalam bisnis dengan penggunaan teknologi untuk memudahkan pengerjaan tugas secara otomatis tanpa mengandalkan manusia secara terus-menerus.

Dengan adanya otomatisasi ini bisnis bisa mempercepat pekerjaan, menghindari terjadinya human error, hingga membuat waktu lebih efisien, termasuk efisiensi dalam sumber daya.

Di dalam konteks bisnis, otomatisasi ini melibatkan berbagai proses, mulai dari pemasaran, penjualan, layanan pelanggan, hingga laporan pelanggan.

Misalnya sebelumnya staf melakukan pencatatan data pelanggan dengan cara manual, saat ini data bisa dibuat secara otomatis langsung tercatat begitu pelanggan mengisi formulir online.

Selain di dalam bisnis, otomatisasi juga sering ditemukan di berbagai lini kehidupan, misalnya pengaplikasian berbagai ilmu pengetahuan seperti listrik, elektronik, komputer, hidrolik, hingga mekanik.

Apa Manfaat Otomasi bagi Bisnis?

Setelah Anda memahami apa itu otomatisasi, tentunya Anda harus memahami apa saja manfaat yang bisa didapatkan dengan adanya otomatisasi ini.

Misalnya bisa membuat pekerjaan lebih sederhana dan juga lebih cepat, ini termasuk dengan adanya automation membuat bisnis bisa lebih scalable dan dapat berkelanjutan.

Berikut beberapa manfaat yang bisa didapatkan bisnis dengan adanya automation:

1. Pekerjaan Lebih Efisien

Manfaat yang pertama adalah dengan otomatisasi bisa membuat pekerjaan lebih efisien.

Ini terkait pencatatan data, pengiriman email follow-up, hingga notifikasi seto yang dapat dikerjakan oleh sistem tanpa perlu campur tangan dari manusia secara terus-menerus.

Ini juga dapat membuat pekerjaan operasional menjadi lebih cepat sehingga bisa mengurangi waktu tunggu dari satu proses ke proses lainnya dan membuat bisnis bisa berjalan dengan lebih baik.

2. Percepat Respons kepada Pelanggan

Manfaat yang kedua adalah dapat mempercepat respons kepada pelanggan.

Khususnya di zaman yang semuanya serba instan, pelanggan tentunya menginginkan respons yang cepat.

Dengan adanya automation ini misalnya dengan chatbot AI akan memungkinkan bagi pelanggan untuk mendapatkan jawaban secara langsung dalam hitungan detik.

Ini pun bisa diberikan di luar jam kerja.

Dengan cara ini selain bisa meningkatkan kepuasan dari pelanggan, juga berpeluang memperbesar closing penjualan.

3. Dapat Mengurangi Risiko Human Error

Buat Anda yang ingin mengurangi risiko human error, automation bisa menjadi salah satu cara yang dipilih.

Ini bisa mengurangi kesalahan manusia, seperti kesalahan dalam memasukkan data, lupa untuk follow-up, hingga salah kirim informasi yang dapat berdampak fatal.

Dengan adanya otomasi membuat bisnis bisa menghilangkan potensi kesalagan seperti ini karena semua dapat berjalan berdasarkan alur sistematis dan logika yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Lebih Hemat Biaya Operasional

Manfaat berikutnya adalah otomasi bisa membantu bisnis lebih hemat biaya operasional.

Ini terjadi karena perusahaan tidak perlu menambah SDM untuk pekerjaan yang teknis da repetitif.

5. Lebih Akurat dan Data Lebih Konsisten

Automation juga membuat lebih akurat dan data yang didapatkan bisa lebih konsisten.

Konsisten ini jadi bagian penting karena dengan sistem akan mencatat, menyimpan, dan juga mengelola data dengan lebih beragam.

Cara ini akan memudahkan tim dalam membuat laporan dan mengambil keputusan berbasis data.

6. Meningkatkan Fokus

Ketika tim dibebaskan dari pekerjaan yang bersifat repetitif atau berulang, maka tim bisa fokus pada hal-hal yang membutuhkan kreativitas dan analisis.

Misalnya membuat strategi pemasaran, inovasi produk, hingga bisa meningkatkan kualitas layanan.

7. Kepuasan Pelanggan yang Mengalami Peningkatan

Manfaat terakhir yang bisa didapatkan adalah kepuasan pelanggan yang mengalami peningkatan.

Ini terjadi dengan adanya gabungan dari kecepatan, akurasi, dan layanan yang konsisten.

Hasilnya loyalitas peningkat dan pelanggan akan merekomendasikan produk ke pihak lain.

Apa Saja Jenis-Jenis Otomasi yang Sering Digunakan dalam Bisnis?

Ada beberapa jenis otomasi yang sering digunakan di dalam bisnis, yakni:

1. Otomasi Penjualan

Jenis yang pertama adalah automation di bidang penjualan yang dilakukan untuk membantu tim sales sehingga dapat bekerja dengan lebih cepat dan tepat sasaran.

Contoh dari jenis ini adalah sebagai berikut:

Menggunakan sistem otomatis yang bisa melakukan lead scoring, yakni proses yang dilakukan dengan menilai kualitas prospek sesuai dengan interaksi mereka.
Ketika ada leads yang masuk, maka sistem dapat langsung mendistribusikan kepada sales aktif sesuai dengan wilayah atau kategori.
Nantinya setelah closing, sistem akan mengirimkan invoice secara otomatis.

2. Otomasi Pemasaran

Dalam bidang pemasaran. automation dilakukan untuk mempercepat dan personalisasi sehingga memungkinkan bisnis untuk:

Mengirimkan kampanye email sesuai dengan aktivitas dari pelanggan.
Melakukan retargeting ads yang akan membuat iklan muncul ke calon pelanggan yang telah melakukan interaksi.
Mengirimkan promosi via WhatsApp kepada pelanggan yang belum melakukan pembelian ulang.
Cara ini membuat pemasaran dilakukan dengan tepat sasaran dan bisa memberikan dampak yang signifikan.

3. Otomasi Layanan Pelanggan

Pada bidang layanan pelanggan automation bisa memberikan peningkatan pengalaman pelanggan tanpa perlu menambah staf CS.

Berikut cara yang bisa dilakukan:

Menggunakan sistem chatbot untuk membantu menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan harga atau stok barang.
Secara otomatis sistem akan membuatkan tiket keluhan dan mengarahkan kepada tim terkait.
Dengan chat interaktif ini akan membantu pelanggan mengiri formulir tanpa harus dibalas secara manual.

4. Otomasi Operasional

Otomasi operasional sangat membantu pekerjaan harian di dalam bisnis sehingga bisa mendapatkan manfaat sebagai berikut:

Notifikasi pesanan yang dapat dikirimkan secara otomatis ke gudang dan juga pelanggan.
Adanya proses approval yang dapat otomatis disetujui sesuai dengan aturan yang ada.
Tugas internal yang dapat otomatis didelegasikan kepada staf yang sesuai.

5. Otomasi Akuntansi

Pada proses akuntansi Anda tidak perlu lagi melakukan rekap manual karena bisa mendapatkan manfaat sebagai berikut:

Transaksi dari CRM dapat disinkronisasi secara otomatis ke dalam sistem akuntansi.
Membuat invoice secara berulang tanpa perlu menginput manual setiap bulan
Membuat laporan keuangan dalam hitungan detik.
Meningkatkan ketelitian dan bisa mengurangi beban tim finance.

Apa Saja Tools yang Sering Digunakan untuk Otomasi Bisnis?

Ada beberapa tools penting yang bisa mendukung otomatisasi bisnis, yakni:

1. Software CRM

Software CRM menjadi salah satu bentuk otomatisasi di bidang layanan pelanggan yang akan membantu menyimpan data pelanggan dan memudahkan interaksi dengan pelanggan.

Di sini CRM bisa menyediakan dasbor performa sehingga bisa membantu melakukan analisis pelanggan secara mendalam dan juga real time.

2. Chatbot AI

Tools atau alat kedua yang bisa digunakan adalah Chatbot di mana dengan alat ini bisnis bisa merespons pelanggan 24/7 tanpa bantuan intervensi manusia.

Chatbot AI ini dapat menjawab berbagai pertanyaan umum, menyaring leads yang masuk hingga mengarahkan kepada agen yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

3. Email Marketing

Email marketing menjadi tools penting yang dapat membantu mengirim email secara otomatis sesuai dengan segmentasi dan perilaku dari mereka.

4. WhatsApp Business API

Buat bisnis yang membutuhkan tools yang bisa mengirimkan ribuan pesan secara sekaligus, maka WhatsApps Business API menjadi solusi tepat.

WhatsApp Business API ini menggunakan CTA otomatis, Flow yang interaktif sehingga bisa menjawab chat secara personal melalui fitur chatbot.

5. IVR (Interactive Voice Respons)

IVR atau Interactive Voice Respons dapat memudahkan bisnis di mana ketika pelanggan menelepon mereka akan diarahkan ke pilihan menu suara.

Ini bisa membuat pelanggan terhubung ke bagian yang tepat.

6. ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP akan menyatukan seluruh fungsi bisnis, yang terdiri dari keuangan, SDM, logistik ke dalam satu sistem ERP.

ERP modern dapat mengotomasi pengadaan barang, penggajian, hingga manajemen gudang.

Tools-tools ini saling melengkapi dan ketika semuanya saling terintegrasi, mereka dapat menciptakan alur kerja yang efisien.

Kesimpulan

Itulah tadi penjelasan lengkap mengenai apa itu otomasi yang bisa Anda jadikan referensi.

Dari penjelasan artikel di atas dapat diketahui bahwa otomasi menjadi kebutuhan untuk memudahkan pekerjaan pada bisnis Anda.

Otomasi ini tentunya menggunakan teknologi sehingga bisa membuat bisnis tidak perlu melakukan pekerjaan manual lagi.

Aplikasi CRM menjadi salah satu tools otomasi yang akan membantu memudahkan bisnis dalam memberikan layanan terbaik bagi pelanggan.

CRM.ID menjadi rekomendasi aplikasi CRM terbaik yang akan memudahkan pengelolaan layanan pelanggan pada bisnis Anda.

CRM.ID dimiliki berbagai fitur yang akan memudahkan pengelolaan layanan pelanggan sehingga layanan pelanggan dapat dilakukan secara otomatis.

Yuk daftar CRM.ID sekarang juga dan jadwalkan demo bersama tim hebat kami dengan klik tautan ini.

About
Latest Posts

Desi Murniati

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Suka menulis dan bercerita