Sales Forecast: Pengertian, Cara Membuat, dan Metodenya

Saat menjalankan bisnis, ada banyak sekali keputusan yang harus dibuat setiap hari, terutama yang berkaitan dengan uang.

Misalnya seperti, haruskah kita menambah pekerja? Apakah kita perlu membeli software baru? Berapa budget yang harus kita keluarkan untuk marketing?

Rasanya sangat sulit untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, karena bukankah kita tidak tahu masa depan?

Nah, inilah mengapa sales forecasting itu penting.

Sales forecast memang tidak bisa memprediksi masa depan, tapi membantu Anda memperkirakannya, sehingga Anda bisa menciptakan keputusan bisnis yang lebih baik.

Artikel ini akan membahas bagaimana cara melakukan sales forecast yang akurat beserta metode-metodenya. Simak sampai selesai, ya!

Apa itu Sales Forecast?

Sales forecast adalah prediksi mengenai jumlah penjualan dalam periode tertentu di masa depan.

Forecast yang baik berbentuk laporan mendetail yang mencantumkan metrik tentang penjualan tim/sales/perusahaan secara mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan.

Sebagian besar sales forecast didasarkan pada data penjualan historis dan mempertimbangkan fluktuasi permintaan.

Meskipun dapat dibuat secara manual, sebagian besar perusahaan menggunakan software khusus untuk membantu mengotomatiskan tugas ini.

Baca Juga: Wajib Tahu! 10 Teknik Negosiasi Penting untuk Sales

Mengapa Sales Forecast Penting?

Tujuan dari sales forecasting adalah memberikan informasi yang dapat digunakan untuk membuat keputusan bisnis yang lebih tepat.

Sales forecast berdampak pada perencanaan keuangan, target penjualan, strategi marketing, hingga kebutuhan staf.

Banyak perusahaan yang melakukan forecast asal-asalan, akhirnya bangkrut karena prediksi arus kas mereka gagal.

Beberapa bahkan harus melakukan PHK besar-besaran hanya agar tetap bisa beroperasi.

Mari kita bahas beberapa manfaat utama dari sales forecast:

• Meningkatkan motivasi: Anda bisa membandingkan forecast dengan kinerja tim. Jika tim melampaui target, Anda bisa merayakan dan memberikan apresiasi kepada para top performer.
• Menyoroti potensi masalah: Dengan sales forecasting, Anda bisa mengidentifikasi potensi masalah lebih awal, sehingga memiliki cukup waktu untuk menghindari atau mengatasinya dengan strategi penjualan baru.
• Manajemen perekrutan dan sumber daya: Forecasting memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih tepat terkait perekrutan dan manajemen sumber daya. Misalnya, jika forecast memprediksi lonjakan permintaan sebesar 70% saat musim liburan, Anda mungkin perlu merekrut staf musiman dan memesan bahan produksi lebih awal.
• Perencanaan investasi: Memiliki sales forecast yang kuat membantu dalam merencanakan arus kas. Jika memiliki data arus kas yang baik, Anda bisa merencanakan investasi sekaligus mengetahui kapan mungkin membutuhkan tambahan dana dari pinjaman.
• Mendukung hubungan dengan investor: Investor dan pemangku kepentingan lainnya ingin tahu apakah perusahaan dapat memberikan return on investment. Anda bisa mengirim rencana bisnis beserta sales forecast yang detail untuk memperkuat estimasi pendapatan penjualan.

Baca Juga: 12 Rekomendasi Aplikasi CRM Untuk Sales

Faktor yang Mempengaruhi Sales Forecasting

Faktor internal maupun eksternal bisa memengaruhi keakuratan sales forecast. Berikut ini adalah penjelasannya:

1. Faktor internal

Faktor internal terjadi di dalam organisasi dan dapat diubah sesuai dengan kebutuhan peningkatan penjualan maupun forecast.

• Masalah tenaga kerja: Jika bisnis menghadapi masalah tenaga kerja, maka penjualan bisa menurun.
• Kekurangan inventaris: Jika produk tidak tersedia, maka sales forecast perusahaan akan rendah.
• Kekurangan modal kerja: Karena produksi membutuhkan modal kerja harian, maka jika modal kerja rendah, sales forecast juga akan rendah.
• Perubahan harga: Harga produk sangat memengaruhi hasil sales forecasting. Kenaikan harga dapat berdampak pada penjualan.
• Perubahan produk: Ketika terjadi perubahan pada produk, sales forecast akan terdampak signifikan. Perubahan ini bisa berupa penghapusan bug atau fitur yang tidak diperlukan, serta penambahan fitur baru. Dengan perubahan yang tepat, siklus penjualan bisa dipersingkat dan penjualan meningkat.

2. Faktor eksternal

Faktor eksternal mencakup hal-hal yang terjadi di luar kendali organisasi.

• Kondisi ekonomi: Situasi ekonomi berperan penting dalam sales forecasting. Ekonomi yang kuat mendorong orang untuk berinvestasi dan membeli. Sebaliknya, ketika ekonomi melemah, orang cenderung enggan berbelanja.
• Perubahan cuaca: Cuaca yang berubah dapat memengaruhi angka sales forecast secara signifikan.
• Bencana alam: Situasi seperti Covid-19 yang sulit diprediksi bisa menjadi hambatan serius.
• Selera dan preferensi konsumen: Jika selera konsumen berubah terhadap produk atau merek tertentu, maka akan berdampak pada penjualan.
• Perubahan kebijakan: Perubahan peraturan atau penerapan undang-undang baru dapat memengaruhi bisnis secara langsung, meskipun hal ini berada di luar kendali organisasi.

Baca Juga: 8 Strategi Layanan After Sales Terbaik untuk Pelanggan

Tantangan dalam Sales Forecast

Ada beberapa faktor yang dapat menghambat proses forecasting antara lain:

• Perbedaan sales funnel: Sales funnel tiap organisasi bisa berbeda, bahkan dalam satu perusahaan sales rep bisa menggunakan funnel yang tidak sama. Jika perbedaan ini tidak diselaraskan, maka informasi yang dihasilkan bisa menyesatkan dan memengaruhi sales forecast.
• Riwayat penjualan: Untuk membuat sales forecast yang akurat, diperlukan data lengkap dari penjualan sebelumnya. Namun, bagi bisnis baru yang belum memiliki riwayat penjualan, hal ini menjadi tantangan besar.
• Riset: Kurangnya riwayat penjualan bisa diatasi dengan riset menyeluruh terhadap kompetitor, audiens, dan industri. Bahkan jika riwayat penjualan sudah ada, riset tambahan tetap penting. Namun, aktivitas riset memerlukan biaya, yang mungkin tidak ideal untuk semua bisnis.
• Akurasi data: Sales rep bisa saja mencatat data secara tidak akurat ke dalam CRM atau ERP, sehingga menghasilkan sales forecast yang keliru. Perencanaan yang didasarkan pada data ini bisa berujung pada hasil yang tidak sesuai harapan.
• Kurangnya penjelasan: Kadang, data penjualan hanya berupa angka tanpa penjelasan penyebab perubahan. Tanpa penjelasan perilaku konsumen, sales forecast menjadi kurang akurat.

Baca Juga: Perbedaan Sales dan Marketing yang Harus Anda Ketahui

Cara Membuat Sales Forecast

Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat forecast yang akurat:

1. Dokumentasikan proses penjualan Anda

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mendokumentasikan proses penjualan.

Pikirkan baik-baik: jika tim Anda tidak menggunakan tahapan, langkah, dan definisi yang sama, bagaimana Anda bisa memprediksi peluang deal akan tercapai dan mengulang kesuksesan yang sama?

Buatlah panduan untuk tim Anda tentang cara menentukan posisi lead dalam sales funnel, termasuk kapan mereka masuk dan keluar dari funnel.

2. Tetapkan tujuan dan kuota

Selanjutnya, tetapkan tujuan dan kuota untuk setiap sales rep serta tim secara keseluruhan. Ini akan menjadi tolok ukur kesuksesan dan baseline untuk menyusun sales forecast.

Anda bisa menggunakan data dari CRM untuk menetapkan kuota.

Pastikan mengumpulkan data kinerja tim mingguan, bulanan, triwulanan, dan tahunan untuk menemukan pola dan tren.

3. Pilih metode sales forecasting yang tepat

Ada banyak metode sales forecasting yang tersedia, dan penting untuk memilih yang paling sesuai dengan model bisnis Anda.

Pertimbangkan usia bisnis, anggaran, ukuran tim penjualan, serta jumlah data yang tersedia sebelum memilih metode yang tepat.

Untuk pembahasan lebih lanjut mengenai metode sales forecast akan kami bahas di bagian selanjutnya.

4. Sertakan data dari departemen lain

Meskipun data penjualan masa lalu sangat penting untuk membuat sales forecast, departemen lain juga bisa memberikan data tambahan yang bermanfaat.

Bekerja sama lintas departemen tidak hanya memperkaya data forecast, tetapi juga mendorong kolaborasi yang sehat di lingkungan kerja.

Kolaborasi ini menciptakan buy-in yang membuat sales rep lebih termotivasi untuk mencapai target penjualan.

5. Tinjau sales forecast sebelumnya

Setelah itu, Anda bisa membandingkan forecast sebelumnya dengan data terkini untuk menemukan perbedaan atau ketidaksesuaian.

Ajukan pertanyaan seperti:

• Bagaimana kinerja tim saya tahun ini?
• Apakah saya mempertimbangkan faktor musiman dan peristiwa besar?
• Apakah target tahun lalu terlalu ambisius atau tidak realistis?

6. Libatkan tim penjualan dan jaga akuntabilitas

Apa pun metode sales forecasting yang Anda pilih, pastikan untuk berkomunikasi dengan tim penjualan secara rutin.

Inilah salah satu alasan pentingnya berinvestasi pada CRM, agar setiap sales rep selalu update mengenai interaksi dengan lead maupun sesama tim.

Jika Anda belum memiliki CRM, Anda bisa mencoba aplikasi CRM.ID, penyedia WhatsApp Business API resmi yang memungkinkan Anda dan agen untuk saling terhubung, mengelola kontak, dan melayani pelanggan fitur tanpa batas.

Anda bisa mulai menggunakan CRM.ID dengan menjadwalkan demo melalui tautan ini.

Baca Juga: Sales Counter: Tugas, Keterampilan, dan Perannya

Metode Sales Forecast

Jika ingin melakukan sales forecast, Anda bisa memilih satu dari beberapa metode di bawah ini:

1. Opportunity Stage Forecasting Method

Metode ini mudah diterapkan dan Anda bisa memprediksi kemungkinan deal akan tercapai berdasarkan posisi prospek dalam sales pipeline.

Anda bisa membagi pipeline ke dalam beberapa tahap (misalnya: Qualify, Demo, dan Quote).

Semakin jauh prospek melangkah dalam pipeline, semakin besar peluang deal tersebut sukses.

Dengan metode ini, Anda bisa memprediksi nilai dari sebuah peluang. Misalnya, jika kemungkinan menutup deal adalah 20% dan nilai deal tersebut $1.000, maka nilai forecast adalah $200.

Namun, kekurangan metode ini adalah tidak memperhitungkan berapa lama prospek sudah berada pada suatu tahap.

Misalnya, prospek yang berada di tahap demo selama satu minggu akan dianggap sama dengan prospek yang sudah berada di tahap tersebut selama satu bulan.

Kelebihan:

• Mudah diterapkan
• Objektif

Kekurangan:

• Tidak memperhitungkan lamanya prospek berada di suatu tahap

2. Length of Sales Cycle Forecasting Method

Metode ini cukup sederhana; melihat usia sebuah peluang untuk menentukan seberapa besar kemungkinan deal akan ditutup.

Dengan kata lain, panjang sales cycle (berapa lama lead berubah menjadi pelanggan) adalah faktor utama dalam metode ini.

Misalnya, jika sales cycle Anda rata-rata enam bulan dan sebuah peluang sudah berjalan tiga bulan, ada kemungkinan 50% deal akan berhasil ditutup.

Dengan metode ini, Anda tidak perlu bergantung pada feedback subjektif dari sales representative untuk memprediksi hasil.

Namun, agar hasil forecast akurat, Anda harus mencatat dengan teliti kapan dan bagaimana lead masuk ke dalam pipeline.

Kelebihan:

• Objektif
• Cepat dan mudah digunakan untuk memprediksi penjualan di masa depan

Kekurangan:

• Membutuhkan pencatatan data yang teliti
• Tidak mempertimbangkan faktor eksternal

3. Intuitive Forecasting Method

Sesuai namanya, metode ini menggunakan intuisi untuk memprediksi penjualan di masa depan.

Meskipun terlihat praktis, sebaiknya berhati-hatilah karena metode ini sangat rentan terhadap bias pribadi.

Meski begitu, mungkin Anda akan harus menggunakan metode ini jika Anda adalah bisnis baru dengan sedikit atau bahkan tanpa data historis.

Kelebihan:

• Tidak membutuhkan data penjualan historis

Kekurangan:

• Perhitungannya subjektif dan rawan bias
• Tidak bisa direplikasi karena bergantung pada intuisi

Baca Juga: Personal Selling: Pengertian, Jenis, dan Strateginya

4. Historical Forecasting Method

Ini adalah salah satu cara paling sederhana untuk membuat sales forecast, karena hanya bergantung pada data penjualan masa lalu untuk memprediksi penjualan di masa depan.

Dengan menggunakan data penjualan dari bulan, kuartal, atau tahun sebelumnya, Anda bisa membuat penyesuaian kecil untuk memperkirakan berapa banyak yang kemungkinan akan terjual pada periode yang sama di masa depan.

Contoh: Jika bisnis Anda menghasilkan $50.000 pada bulan Oktober tahun lalu, maka Anda bisa berasumsi akan menghasilkan jumlah yang kurang lebih sama pada bulan Oktober tahun ini.

Metode ini memang mudah diterapkan, tetapi tidak akan bermanfaat jika data yang Anda miliki tidak akurat.

Selain itu, metode ini tidak mempertimbangkan faktor musiman dan mengasumsikan bahwa permintaan pembeli akan selalu konstan.

Kelebihan:

• Mudah diterapkan

Kekurangan:

• Tidak mempertimbangkan faktor musiman atau perubahan pasar
• Mengasumsikan pola penjualan di masa lalu akan terus berlanjut, sehingga kurang cocok untuk industri dinamis seperti SaaS

5. Multivariable Analysis Forecasting Method

Berbeda dengan metode lainnya, multivariable analysis menggabungkan berbagai variabel untuk memprediksi penjualan di masa depan.

Variabel yang biasanya digunakan meliputi:

• Data penjualan historis
• Faktor musiman (seasonality)
• Tren pasar
• Performa individu sales rep

Karena menggunakan berbagai data, metode ini termasuk salah satu yang paling canggih dan akurat.

Namun, konsekuensinya, Anda membutuhkan pencatatan yang sangat detail serta software sales forecasting untuk mengelolanya.

Kelebihan:

• Metode forecasting paling akurat yang tersedia

Kekurangan:

• Membutuhkan software analitik penjualan, yang bisa cukup mahal untuk usaha kecil atau startup
• Mengharuskan sales untuk mencatat data dengan konsisten dan akurat
• Membutuhkan keahlian khusus yang mungkin tidak dimiliki oleh tim internal

6. Test-Market Analysis Forecasting Method

Dengan metode ini, Anda meluncurkan produk atau layanan baru ke segmen pasar kecil terlebih dahulu untuk melihat performanya, lalu menggunakan data tersebut untuk memperkirakan penjualan di pasar yang lebih luas.

Sayangnya, penerapan metode ini terbilang cukup mahal. Jika anggaran terbatas, lebih baik menggunakan metode lain seperti historical forecasting atau intuitive forecasting.

Selain itu, perlu diingat bahwa tidak semua pasar memiliki karakteristik yang sama.

Kelebihan:

• Memberikan kesempatan untuk memperbaiki kekurangan sebelum menjual secara penuh.

Kekurangan:

• Biaya implementasi tinggi
• Tidak semua pasar memiliki karakteristik serupa

Baca Juga: Sales Force Adalah: Pengertian, Peran , dan Tugasnya

Kesimpulan

Sales forecast adalah metode yang sangat efektif, yang bisa Anda gunakan untuk membangun bisnis yang bertahan lama.

Tidak hanya berguna untuk memperkirakan penjualan di masa depan, sales forecast juga menjadi bekal untuk membuat keputusan bisnis yang terinformasi dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, memperhatikan faktor internal dan eksternal, serta memilih metode yang tepat, Anda bisa membuat forecast yang akurat.