Mengenal IP PBX: Pengertian, Cara Kerja, dan Penggunaannya

Teknologi telah banyak mempermudah komunikasi dalam bisnis, termasuk dengan kehadiran IP PBX.

IP PBX adalah salah satu inovasi yang mengubah bagaimana perusahaan mengelola komunikasi internal dan eksternal mereka.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat melakukan panggilan suara melalui jaringan internet dengan murah dan efisien.

Pada artikel ini, kami akan membahas apa itu IP PBX, cara kerjanya, komponen, manfaat, hingga pengaplikasiannya dalam bisnis.

Apa Itu IP PBX?

IP PBX (Internet Protocol Private Branch Exchange) adalah sistem telepon bisnis yang menggunakan teknologi protokol internet (IP) untuk mengelola dan mengarahkan panggilan telepon.

Komponen ini sangat penting dalam sistem komunikasi bisnis modern karena berfungsi sebagai pusat kendali untuk komunikasi internal dan eksternal.

Berbeda dengan sistem telepon tradisional, IP PBX menggunakan infrastruktur jaringan IP yang sudah ada, sehingga komunikasi menjadi lebih efisien dan fleksibel.

Server PBX bekerja seperti proxy server, memungkinkan perangkat SIP (seperti telepon VoIP atau softphone) untuk mendaftar dan melakukan panggilan.

Saat melakukan panggilan, perangkat akan meminta IP PBX untuk menghubungkan sambungan.

Dengan direktori internal berisi informasi pengguna dan alamat SIP mereka, IP PBX dapat mengarahkan panggilan baik internal maupun eksternal melalui VoIP gateway atau penyedia layanan VoIP.

Baca Juga: Pengertian PABX, Cara Kerja, dan Tips Memilihnya

Bagaimana Cara Kerja IP PBX?

Alih-alih menggunakan saluran telepon analog atau digital seperti sistem lama, IP PBX menggunakan protokol internet (IP) untuk mengarahkan panggilan di jaringan internal perusahaan atau melalui internet.

Pusat sistem ini adalah server PBX yang berfungsi sebagai telepon virtual. Perangkat IP seperti telepon VoIP atau softphone mendaftar ke server ini untuk melakukan dan menerima panggilan.

IP-PBX juga mendukung fitur lanjutan seperti:

• Voicemail (pesan suara)
• Panggilan konferensi
• Routing panggilan cerdas
• Integrasi dengan aplikasi bisnis lainnya

Semua fungsi ini dimungkinkan berkat perangkat lunak khusus di server PBX yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan.

Baca Juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Rekomendasi Terbaiknya

Perbedaan antara IP PBX dan VoIP

Meski sering dianggap sama, IP-PBX dan VoIP adalah dua hal yang berbeda:

VoIP (Voice over Internet Protocol)

Merupakan teknologi yang memungkinkan pengiriman suara melalui jaringan IP, seperti internet.

Teknologi ini mengubah suara menjadi paket data digital, lalu mengirimnya melalui jaringan IP, bukan jaringan telepon biasa.

Dengan begitu, VoIP membuat panggilan jarak jauh menjadi lebih efisien dan murah.

IP PBX

Adalah sistem telepon bisnis yang memanfaatkan teknologi VoIP dan protokol internet lainnya untuk mengelola komunikasi suara dalam organisasi.

Sistem ini bertindak sebagai pusat pengelolaan semua panggilan masuk, keluar, dan fitur telepon lainnya.

Tidak seperti PBX tradisional yang memerlukan kabel telepon khusus, IP PBX hanya memerlukan jaringan IP yang sudah ada.

Baca Juga: Customer Service: Pengertian dan Cara Mengoptimalkannya

Fitur Utama IP PBX

Beralih dari sistem lama ke Internet Protocol Private Branch Exchange berbasis internet memberikan banyak keunggulan dan fitur canggih bagi bisnis Anda.

Jika Anda sedang mencari sistem IP PBX, pastikan sistem tersebut memiliki fitur-fitur penting berikut ini:

1. Pesan suara (Voice messaging)

Fitur voicemail kini sudah menjadi standar dalam sistem telepon IP modern.

Untuk tim yang dinamis, pertimbangkan sistem yang dapat mengirim pesan suara langsung ke email penerima, baik dalam bentuk transkrip teks maupun file MP3.

Anda juga bisa memilih sistem yang mendukung visual voicemail, agar pengguna dapat melihat pesan suara dalam tampilan visual.

2. Konferensi (Conferencing)

Panggilan konferensi (panggilan video) multi-peserta kini menjadi kebutuhan pokok dalam bisnis.

Pilihlah IP PBX yang mendukung tidak hanya panggilan tiga arah, tetapi juga konferensi dengan banyak peserta secara bersamaan tanpa kendala.

3. Siap untuk VoIP (VoIP Ready)

Dengan perkembangan teknologi komunikasi yang sangat cepat, banyak bisnis beralih dari PBX tradisional dan jalur PSTN ke VoIP.

Pastikan IP PBX Anda mendukung IP station dan IP trunk, agar bisnis Anda siap tumbuh di era digital.

4. Dukungan untuk kerja remote

Di era kerja fleksibel, IP-PBX yang mendukung mobilitas sangat penting.

Cari sistem dengan fitur seperti Find Me / Follow Me, konvergensi tetap/mobile, serta ekstensi IP jarak jauh, agar tim Anda tetap efisien dan dapat dihubungi kapan saja dan di mana saja.

5. Pelaporan dan analitik

Sebagian besar sistem IP PBX kini memiliki fitur pelaporan dasar, bahkan beberapa sudah mendukung analitik lanjutan.

Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, namun minimal pilih sistem yang dapat mencatat riwayat panggilan (call history) untuk keperluan evaluasi dan peningkatan layanan.

Baca Juga: Customer Relation: Ini Perbedaannya dengan Customer Service

Komponen Utama IP PBX

Sistem Internet Protocol Private Branch Exchange terdiri dari beberapa komponen yang bekerja bersama untuk menyediakan solusi komunikasi yang efisien bagi perusahaan.

Berikut adalah komponen-komponen utamanya:

1. IP PBX Server

Merupakan inti dari sistem telepon IP. Server ini bertugas untuk mengelola dan mengarahkan semua panggilan telepon internal maupun eksternal.

Selain itu, server ini juga menyediakan berbagai fitur lanjutan seperti voicemail, panggilan konferensi, dan integrasi dengan aplikasi lain.

2. Telepon IP (IP Phone)

Perangkat ini berguna untuk melakukan dan menerima panggilan.

Telepon IP terhubung ke jaringan IP perusahaan dan umumnya dilengkapi dengan fitur seperti layar LCD, tombol fungsi, dan kemampuan untuk panggilan konferensi.

3. VoIP Gateway

Merupakan perangkat opsional yang digunakan jika perusahaan ingin menghubungkan sistem Internet Protocol Private Branch Exchange ke jaringan telepon publik.

Gateway ini mengubah sinyal suara berbasis IP menjadi sinyal analog atau digital untuk berkomunikasi dengan pihak di luar jaringan internal perusahaan.

Baca Juga: Apa Itu Klien: Ini Pengertian dan Perbedaannya dengan Pelanggan

Jenis-Jenis IP PBX

1. On-premises IP-PBX (VoIP PBX)

Ini adalah sistem IP PBX yang diinstal dan dijalankan di lokasi fisik perusahaan (misalnya di dalam gedung kantor).

Sistem ini memanfaatkan koneksi internet dan jaringan internal perusahaan untuk mengelola komunikasi suara.

Fitur utama dari sistem ini adalah pengaturan rute panggilan canggih, menyatukan fungsi ponsel dan telepon kantor, IVR, voicemail, dan stabilitas suara yang lebih baik.

2. Cloud PBX (Hosted PBX atau Virtual PBX)

Cloud PBX adalah sistem telepon berbasis perangkat lunak yang di-host di server cloud oleh penyedia layanan pihak ketiga.

Dalam sistem ini, seluruh proses komunikasi berjalan melalui internet tanpa memerlukan perangkat keras khusus di kantor.

Salah satu keunggulan terbesar Cloud PBX adalah biaya yang terjangkau dan dapat diprediksi. Selain itu, Anda tidak perlu membeli perangkat keras di awal.

Tak hanya itu, cloud PBX juga fleksibel dan bisa Anda skalakan seiring bisnis berkembang.

Namun karena berjalan secara cloud, maka Cloud PBX sangat bergantung pada koneksi internet dan penyedia layanan.

Baca Juga: Customer Centric Adalah? Ini Arti, Cara Mengukur, dan Tips

Manfaat Menggunakan IP PBX

IP PBX menawarkan lebih banyak keuntungan daripada sistem telepon tradisional. Berikut beberapa manfaat utamanya:

• Integrasi dengan aplikasi bisnis: Sistem IP PBX dapat dihubungkan dengan perangkat lunak bisnis seperti CRM, aplikasi kolaborasi, dan alat manajemen proyek, sehingga komunikasi antar tim menjadi lebih efisien.
• Penghematan biaya: IP PBX memanfaatkan infrastruktur jaringan IP yang sudah ada, sehingga tidak memerlukan saluran telepon fisik tambahan. Hal ini dapat mengurangi biaya operasional.
• Fleksibilitas dan skalabilitas: Sistem ini mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Penambahan ekstensi, fitur, atau pengguna baru dapat dilakukan tanpa perubahan besar pada infrastruktur.
• Fitur komunikasi yang lengkap: Mendukung berbagai fitur canggih seperti voicemail, panggilan konferensi, pelacakan panggilan, dan pengalihan otomatis, yang semuanya dapat meningkatkan produktivitas kerja.
• Mendukung mobilitas kerja: Karyawan dapat melakukan atau menerima panggilan dari mana saja selama terhubung ke internet. Ini sangat membantu bagi pekerja remote atau tim lapangan.

Baca Juga: Mengenal Jobdesk Customer Service, Gaji, dan Peluang Karirnya

Contoh Pengunaan dan Implementasi IP PBX

Call center

Call center bisa memanfaatkan Internet Protocol Private Branch Exchange untuk menangani volume panggilan masuk yang besar secara efisien.

Contoh: Sistem IP PBX dapat mengarahkan panggilan otomatis ke agen yang tepat dan memberikan laporan kinerja serta pelacakan panggilan secara real-time.

Perusahaan besar

Internet Protocol Private Branch Exchange sangat cocok untuk perusahaan dengan banyak departemen dan tim yang tersebar di berbagai lokasi.

Contoh: Sebuah perusahaan dengan divisi penjualan, pemasaran, HR, dan keuangan dapat menggunakan ekstensi telepon internal untuk komunikasi lintas departemen tanpa tergantung lokasi fisik.

Ini mempercepat proses kolaborasi dan pengambilan keputusan.

Ritel dan waralaba

Dalam sektor ritel, jaringan toko atau waralaba dapat menggunakan IP-PBX untuk mengkoordinasikan operasional antara cabang dan kantor pusat.

Contoh: Staf toko dapat menggunakan telepon IP untuk memeriksa ketersediaan produk, memesan stok baru, atau menjawab pertanyaan pelanggan dengan cepat melalui sistem komunikasi terpusat.

Kantor cabang

Perusahaan dengan beberapa kantor cabang dapat membangun jaringan komunikasi terpadu menggunakan IP-PBX.

Contoh: Tim dari berbagai cabang dapat berkomunikasi langsung menggunakan ekstensi yang sama, mendukung kolaborasi proyek tanpa hambatan geografis.

Baca Juga: Customer Service Representative: Tugas dan Tanggung Jawabnya

Kesimpulan

IP PBX sistem telepon bisnis yang menggunakan teknologi protokol internet (IP) untuk mengelola dan mengarahkan panggilan telepon.

Untuk mendapatkan manfaat maksimal dari IP-PBX, sebaiknya gunakan solusi manajemen hubungan pelanggan yang handal seperti aplikasi CRM.ID.

Dengan CRM.ID, Anda dapat meningkatkan layanan pelanggan dengan mengelola data pelanggan, riwayat panggilan, dan catatan interaksi yang relevan.

Anda juga bisa mempercepat respons dan meningkatkan kualitas layanan dengan fitur template chat, pesan blast dan broadcast, serta pengelolaan profil pelanggan.

Jika Anda tertarik menggunakan CRM.ID, Anda bisa menjadwalkan demo sekarang juga lewat tautan ini.