Pengertian PABX, Cara Kerja, dan Tips Memilihnya

Perkembangan teknologi informasi telah melahirkan berbagai inovasi yang mengubah cara kita berkomunikasi. Salah satu bentuk inovasi ini adalah PABX (Private Automatic Branch Exchange).

Dengan PABX, kini kita telah menikmati proses komunikasi yang jauh lebih sederhana, murah, dan cepat. Karena itu, PABX menjadi teknologi yang penting terutama bagi bisnis.

Baik itu perusahaan besar atau kecil, memiliki sistem komunikasi internal dengan dukungan PABX telah menjadi suatu kebutuhan. Beragam PABX pun hadir dan Anda bisa memilihnya untuk kebutuhan bisnis.

Nah, pada artikel ini, kami akan membahas pengertian PABX, sejarah, jenis-jenis cara kerja, manfaatnya bagi bisnis, dan tips memilihnya.

Apa Pengertian PABX?

Jika Anda sudah pernah bekerja dengan sistem telepon sebelumnya, Anda mungkin familiar dengan beberapa akronim seperti PABX, PBX, IP PBX, dan lain sebagainya.

Private Automatic Branch Exchange (PABX) artinya sama dengan sistem telepon bisnis modern. Sistem ini menghubungkan penelepon internal dan eksternal ke jaringan internal melalui sebuah switchboard secara otomatis. Sistem ini tidak perlu dioperasikan secara manual, tidak seperti pendahulunya, PMBX.

Sistem PABX menjadi keharusan baik bagi bisnis kecil dan besar di dunia modern ini. Dengan PABX, pelanggan hanya perlu menghubungi satu nomor terpusat untuk menjangkau orang yang tepat melalui suatu ekstensi spesifik.

Hal ini penting untuk meningkatkan pengalaman pelanggan atau customer experience, yang dapat berdampak pada semua aspek bisnis seperti reputasi dan pendapatan.

Baca Juga: Customer Satisfaction: Faktor, Cara Mengukur dan Tips Meningkatkannya

Bagaimana Sejarah PABX?

Pada tahun 1876 silam ketika Alexander Graham Bell pertama kali menemukan telepon, manusia bisa terhubung ke orang lain dari jarak yang jauh. Tapi, mereka tidak bisa langsung terhubung ke penerima.

Sistem telepon zaman itu masih memerlukan switchboard yang menjadi jantung dari jaringan telepon ini. Di sana, ada operator-operator yang bertugas untuk menyambungkan panggilan dari penelepon ke orang lain secara manual (dengan menyambungkan kabel-kabel ke plug tujuan). Sistem manual inilah yang kemudian dikenal dengan nama Private Manual Branch Exchange (PMBX) atau PBX.

Sekarang ini, PABX sudah menggunakan komputer dan mengotomatisasi proses pertukaran yang dilakukan oleh operator-operator ini. Sementara itu, PBX sekarang adalah istilah yang digunakan untuk merujuk pada sistem pertukaran baik yang masih manual ataupun yang sudah terotomatisasi.

Baca Juga: 5 Cara dan 7 Tips Mengatasi Keluhan Pelanggan dengan Baik

Bagaimana Cara Sistem PABX Bekerja?

Meski sudah mengalamai pembaruan modern, sistem PABX masih beroperasi dengan cara yang cukup mirip dengan pendahulunya. PABX sudah tidak menggunakan kabel-kabel tembaga lagi, tetapi masih menggunakan sistem pertukaran terpusat. Hanya saja, sekarang bukan tangan manusia lagi yang mengoperasikan sistem, melainkan komputer otomatis.

Setiap perangkat yang dimiliki suatu bisnis, baik itu telepon atau mesin fax, tersambung dengan sistem pertukaran terpusat yang ada di jaringan telepon internal milik masing-masing perusahaan.

Setiap perangkat memiliki ekstensi nomor tujuannya tersendiri dan dapat dihubungi hanya dengan menelepon jaringan sentral dan mengetuk nomor ini. Komunikasi internal pun jadi lebih sederhana dengan sistem ini.

Baca Juga: Complaint Management: Pengertian, Manfaat, dan Tips Melakukannya

Apa Saja Jenis-Jenis PBX dan PABX?

Ada berbagai jenis sistem PABX dan PBX, masing-masing memiliki kekurangan dan kelemahannya tersendiri. Maka dari itu, pebisnis harus memaksimalkan sistem mereka tergantung dari ukuran usaha, sumber daya yang tersedia, dan rerata jumlah caller.

Pertimbangkan kelebihan dan kekurangan dari beberapa tipe di bawah ini sebelum memilih:

IP PBX

Kemunculan dan kemajuan internet membuat ahli telekomunikasi untuk mengintegrasikan protokol internet ke dalam PBX.

Seperti namanya, Internet Protocol Private Branch Exchange (IP PBX) meningkatkan switchboard telepon tradisional dengan menggunakan konektivitas internet untuk menghubungkan panggilan di antara:

• Pengguna telepon tradisional
• Nomor telepon tradisional dengan jalur VoIP
• Jalur VoIP lokal atau internal

Bagaimana cara kerja IP PBX?

Anda dapat meng-upgrade sistem PBX yang sudah ada ke IP PBX dengan mengintegrasikan Session Initiation Protocol (SIP). SIP kemudian akan menyambungkan VoIP di IP PBX.

SIP dapat menyambungkan banyak nomor telepon ke dalam PBX sekaligus, memungkinkan karyawan perusahaan Anda untuk menggunakan satu nomor eksternal ketika membuat panggilan keluar outbond call.

Jalur yang saling terhubung ini akan mempersingkat komunikasi antara supplier dan rekan mereka, sehingga transaksi dari bisnis ke bisnis akan lebih diuntungkan.

SIP juga memungkinkan Anda untuk membuat panggilan jarak jauh dan panggilan telepon internasional melalui internet, yang akan mengurangi biaya bulanan Anda secara signifikan.

Apa Kelebihan IP PBX?

Selain menghemat biaya untuk pemasangan perangkat keras dan biaya layanan, IP PBX juga memberikan beberapa keuntungan berikut ini pada bisnis kecil maupun besar:

• Skalabilitas: – IP PBX beroperasi menggunakan software komputer, jadi mudah untuk dikonfigurasi sesuai kebutuhan Anda.
• Fleksibilitas – Admin atau pengembang dapat menambahkan fitur berbasis software untuk meningkatkan fungsi IP PBX Anda. Misalnya, pesan suara dan presensi otomatis.
• Mobilitas – Ekstensi IP PBX dapat Anda pindahkan ke mana saja di kantor Anda, tanpa perlu memindah-mindah kabel telepon.

Hybrid PBX/PABX

Tahukah Anda, bahwa Anda dapat meng-upgrade infrastruktur PBX/PABX Anda untuk mencakup fitur-fitur cloud? Nah, Anda bisa melakukannya dengan memperbarui sistem Anda yang sekarang ke Hybrid PABX/PBX.

Bagaimana cara kerja PBX/PABX?

PBX Hybrid mengitegrasikan fitur-fitur VoIP yang sama, seperti konferensi video, auto-attendant, dan ruang konferensi virtual. Hybrid PBX juga memiliki berbagai ekstensi IP yang secara langsung menyambung ke telepon IP kantor Anda.

Di satu sisi perangkat, akan ada beberapa telepon dan soket ethernet. Di sisi lain, ada LAN untuk menyambungkan dengan jaringan internal, WAN untuk menyambungkan ke internet, port konsol, serta lampu LED untuk mengindikasikan jalur yang aktif.

Apa Kelebihan Hybrid PBX/PABX?

Hybrid PBX/PABX memiliki fitur yang sama baiknya dengan layanan VoIP, termasuk auto-attendant dan antrean. Hybrid PBX/PABX juga memungkinkan SIP, yang akan membantu Anda terhubung dengan berbagai saluran PBX/PABX sehingga Anda bisa melakukan panggilan lokal atau internasional melalui internet.

Jika salah satu dari server VoIP atau ponsel bekerja dengan baik, maka hybrid PBX akan secara otomatis beralih ke jaringan lainnya untuk menghindari gangguan operasional.

Salah satu kelebihan terbesar dari hybrid PBX adalah panggilan yang disederhanakan bagi bisnis dengan dua lokasi atau kantor jarak jauh. Panggilan dari satu kantor ke kantor lain akan melewati sistem hybrid, mengurangi dan memangkas biayanya.

Baca Juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Rekomendasi Terbaiknya

Apa Saja Fitur Penting dalam PABX?

Di dunia yang saling terhubung ini, kebutuhan akan konektivitas yang cepat dan handal harus menjadi prioritas semua orang, terutama untuk sektor bisnis di mana setiap detik dan menitnya sangat berharga.

Jumlah perusahaan yang sudah menggunakan teknologi voice over IP (internet protocol) telah meningkat guna mendukung operasional mereka. Bisnis skala kecil, terutama, telah mencari solusi yang cost-effective.

Namun, mencari layanan komunikasi yang tepat dapat tanpa memahami fitur-fitur utama yang harus ada dapat menjadi suatu kesulitan. Karena itu, kami telah merangkum beberapa fitur penting yang biasa digunakan dalam PABX:

• Transfer panggilan dengan mudah
• Konektivitas yang independen dari penyedia layanan telepon manapun
• Menggunakan VoIP (Voice over Internet Protocol) demi kualitas panggilan yang lebih baik
• Dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis
• Perekaman telepon
• Call Center

Baca Juga: Pengertian VoIP, Sejarah, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Bagaimana Cara Memilih Sistem PABX yang Tepat Untuk Bisnis Anda?

Jika Anda memiliki bisnis, terutama bisnis berskala kecil dan berkembang, dan tertarik untuk mencari sistem PABX yang tepat untuk Anda, berikut ini adalah beberapa hal yang bisa Anda pertimbangkan sebelumnya:

Jenis layanan apa yang Anda perlukan?

Ada berbagai jenis layanan PABX yang tersedia untuk bisnis. Berikut ini merupakan beberapa contoh layanannya:

• Sistem PABX Tradisional: Sistem ini berbasis landline (jaringan tetap) dan bergantung pada box fisik perangkat keras. Sistem ini cukup untuk mendukung bisnis kecil yang beroperasi dari satu lokasi, tetapi perangkat kerasnya memerlukan perawatan secara berkala. Selain itu, harganya juga tergolong mahal.
• PABX Digital: Memberikan kualitas suara yang lebih bagus daripada PABX tradisional.
• PABX On-site IP: Menggunakan kabel ethernet untuk menghubungkan telepon. Dilengkap dengan fitur canggih seperti panggilan video, stabilitas panggilan, pemulihan dari bencana, integrasi ponsel, dan lain-lain. Sayangnya, pemasangan perangkat lunaknya akan memerlukan biaya yang besar.
• PABX Berbasis Cloud: Mendukung panggilan inbound dan outbond. Menyediakan nomor telepon virtual internasional, sehingga cocok jika bisnis Anda ingin merambah pasar global. Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya pemasangan atau membeli perangkat lunak. Anda hanya perlu mengeluarkan biaya bulanan saja.
• PABX Virtual: Versi PABX berbasis cloud yang lebih ringan untuk sistem telepon. PABX virtual cocok untuk bisnis berukuran kecil dan sedang. Kekurangannya, sistem ini tidak akan memilik fitur-fitur yang lengkap.

Apa Anda membutuhkan integrasi dengan pihak ketiga?

Jika iya, Anda mungkin akan membutuhkan integrasi antara alat-alat di atas dengan sistem telepon Anda nanti. Maka dari itu, carilah sistem PABX yang menawarkan integrasi dengan pihak ketiga semacam Microsoft 365, Google Workspace, dan lainnya.

Bagaimana kualitas customer support-nya?

Kualitas customer support adalah hal yang perlu menjadi pertimbangan Anda selanjutnya. Selain fitur, teknologi, dan harga, Anda juga perlu mencari informasi seputar customer support dari penyedian layanan PABX nanti.

Sebab, tak peduli sistem PABX mana yang Anda pilih, nantinya Anda akan tetap memerlukan dukungan customer support. Jadi, pastikan bahwa penyedia layanan memberikan customer support yang ramah dan mudah dihubungi.

Diskusikan dengan staff

Berkomunikasi dengan staff untuk memahami kebutuhan dan ekspektasi mereka terhadap sistem telepon baru adalah hal yang sangat penting. Mengubah sistem telepon adalah hal yang sederhana, tetapi merupakan perubahan jangka panjang yang mungkin akan menganggu.

Karena itu, pastikan Anda dan karyawan sudah mencapai kesepakatan sebelum mulai menggunakan sistem telepon.

Baca Juga: WA Business: Apa Fitur dan Perbedaan dengan WA Biasa?

Kesimpulan

Berdaasarkan artikel di atas, dapat dipahami bahwa pengertian PABX adalah sistem telekomunikasi yang digunakan di lingkup bisnis untuk mengelola panggilan eksternal dan internal perusahaan.

PABX memberikan banyak manfaat bagi bisnis, termasuk penghematan biaya panggilan, peningkatan kecepatan, hingga integrasi dengan fitur canggih seperti panggilan video dan konferensi.

Salah satu contoh penerapan PABX adalah pada software customer relationship management (CRM) seperti CRM.ID. CRM.ID akan langsung terintegrasi dengan sistem Anda menggunakan REST API.

Selain itu, Anda dapat melayani pelanggan tanpa batasan jumlah agen, tanpa batasan jumlah kontak, serta tanpa batasan jumlah pesan. Jadi, Anda bisa fokus dapat menyediakan layanan pelanggan yang lebih responsif dan memuaskan.

Apakah Anda tertarik menggunakan CRM.ID? Gunakan tautan ini untuk menjadwalkan demo.