Jika berbicara perihal kesibukan, sales juga salah satu profesi paling sibuk dan paling rawan kelelahan. Lalu bagaimana tips time management yang tepat?
Soalnya, sales harus berhadapan dengan beberapa lead baru dan cara follow up klien lama, meeting dengan beberapa tim lain, target harian cukup ketat.
Untuk itu laporan yang menumpuk dan pressure untuk selalu closing.
Masalahnya itu seringkali bukan kurangnya waktu, tapi cara mengelola waktu yang tepat dan alokasi sumber daya (resources).
Ada kerjanya yang tidak teratur, sering menunda, tidak membuat prioritas hasilnya tidak sebanding dengan usaha yang dikeluarkan.
Di sisi lain, ada sales yang jam kerjanya lebih teratur, jarang lembur, namun performanya konsisten bahkan terus meningkat.
Perbedaannya terletak pada time management sales tersebut.
Lalu bagaimana tips time management yang tepat? apa dampak ke tim sales setelah menerapkannya? Serta bagaimana peran aplikasi CRM membantunya?
Nah kami akan membahasnya itu di artikel dari CRM.id ini tips time management untuk sales yang super sibuk.
Mulai dari mindset, teknik penyusunan prioritas, pengaturan jadwal, sampai pemanfaatan aplikasi CRM.
Seberapa Penting Sales Tahu Tips Time Management?
Ada beberapa alasan kenapa seorang atau tim sales perlu menguasai tips time management, antara lain:
1. Sales Aktivitasnya Padat, Terutama Jika Pelanggannya Banyak
Seorang sales hampir tidak pernah kehabisan pekerjaan, karena biasanya menjalankan beberapa aktivitas day to day nya, seperti:
- Follow up prospek
- Menghubungi leads baru
- Meeting online dan offline
- Menjawab chat dan email
- Memperbarui data pelanggan
- Membuat laporan penjualan
Jika tidak time managementnya tidak baik, task tersebut akan saling bentrok dan membuat sales menjadi burnout dan overwhelmed.
2. Waktu Produktif Sales Sangat Terbatas
Tidak semua jam kerja sales sifatnya selalu produktif. Ada kalanya ada masa-masa yang membuat sedikit atau tidak produktif sama sekali.
Waktu terbaik untuk menghubungi prospek, presentasi/menjelaskan produk, dan negosiasi biasanya hanya ada di jam-jam tertentu (golden hours).
Nah ketika time managementnya sudah bagus, bisa membantu sales memaksimalkan golden hours tersebut dan memaksimalkan produktivitas.
3. Tidak Bertumpu Seberapa Sibuk, Tapi Produktivitas
Di dunia sales, sibuk bukan indikator kesuksesan. Yang lebih dihitung lebih ke hasil seperti jumlah deal, nilai closingan, dan conversion rate.
Mengatur waktu dengan baik membantu sales fokus pada aktivitas yang benar-benar menghasilkan closing.
Baca Juga: Mengenal Sales Management, Jenis, dan Teknik Terbaiknya
Tips Time Management untuk Sales
Ada beberapa tips time management untuk sales yang super sibuk (punya waktu terbatas), seperti:
1. Tentukan Prioritas Menggunakan Prinsip 80/20 (Pareto)
Prinsip Pareto atau biasa dikenal dengan prinsip (80/20) cocok juga untuk sales.
Tidak semua leads atau prospek masuk akan jadi customer, setidaknya hanya 20% yang benar-benar akan jadi potential customer.
Prinsip Pareto mengatakan jika 20% aktivitas menghasilkan 80% hasil, dalam bahasa sales berarti 20% prospek bisa menghasilkan 80% revenue.
Untuk itu ada beberapa langkah-langkah praktis yang bisa Anda coba:
- Petakan lead/prospek dengan peluang closing tertinggi.
- Fokuskan sebagian besar waktu ke prospek dengan peluang tertinggi itu.
- Kurangi waktu untuk lead yang sama sekali tidak tertarik. Lead ini bisa Anda follow up lagi ketika prioritas high potential lead sudah jadi customer.
2. Tips Time Management untuk Sales: Coba Gunakan Teknik Time Blocking
Time blocking adalah teknik membagi hari kerja ke dalam blok waktu.
Contoh time blocking untuk sales itu seperti ini
- Pukul 08.00-09.00 mengecek email, membuka sales tools atau CRM app untuk melihat perkembangan sales dan chat masuk, serta meeting bareng internal tim sales.
- 09.00-12.00: Menghubungi dan follow up prospek baik melalui aplikasi CRM atau langsung ke lapangan.
- Pukul 13.00-15.00: Merekap data kunjungan, menyerahkan data ke tim customer service serta koordinasi.
- 15.00-16.00: Memperbarui data di CRM dan membuat laporan.
- Pukul 16.00-17.00 pengecekan dan penyusunan planning hari berikutnya atau follow up closing jika prospek sudah high potential (punya potensi tinggi).
3. Jadwalkan Follow Up Secara Terstruktur dan Terkonsep
Follow up adalah bagian penting untuk sales. Sales yang disiplin follow up hampir selalu unggul dari kompetitor.
Tapi banyak sales tidak memanfaatkan follow up dengan baik karena terlalu banyak prospek masuk.
Jika tidak ada alat bantu yang bisa mencatat semua lead masuk ini alur kerja jadi berantakan juga.
Nah, untuk itu Anda bisa
- Mencatat setiap follow up yang pernah sales lakukan.
- Tentukan tanggal dan jamnya untuk kemudahan tracking nanti.
- Gunakan reminder atau langsung pakai aplikasi CRM. Aplikasi CRM ini dilengkapi fitur melakukan follow up lebih mudah meskipun data kontak baru yang masuk terbilang banyak.
Baca Juga: Pentingnya Follow Up dengan Customer dan Cara Melakukannya
4. Tips Time Management untuk Sales: Batasi Waktu untuk Setiap Aktivitas
Sales sering terjebak terlalu lama di satu aktivitas. Hal itu karena pembahasannya melebar kemana-mana.
Untuk itu Anda perlu membatasi waktu, contohnya:
- Menelpon prospek tidak lebih dari 10 menit, kecuali ada kondisi mengharuskan lebih 10 menit.
- Meeting dengan calon prospek untuk demo produk selama 45-60 menit.
- Follow up chat 3-5 menit/prospek jika tidak ada kepentingan mendesak. Tapi bisa kurang atau lebih, menyesuaikan kebutuhan.
5. Pengelompokan Aktivitas Sejenis (Batching)
Daripada Anda menelepon satu prospek, lalu membalas chat, terus meeting, sebaiknya terapkan sistem batching.
Sistem batching itu seperti 1 jam khusus nelpon, 30 menit khusus balas chat, dan 1 jam khusus memperbarui data.
Sistem batch mengurangi multitasking yang menguras konsentrasi dan membuat sales tidak produktif.
6. Tips Time Management untuk Sales: Jauhkan dari Gangguan (Distraksi)
Ada banyak jenis gangguan atau distraksi ketika fokus bekerja dan yang paling sering adalah notifikasi media sosial.
Sebaiknya pisahkan handphone untuk kebutuhan pribadi dan kebutuhan pekerjaan.
Jika memang harus menggunakan secara bersamaan, sebaiknya matikan notifikasi saat jam kerja.
Sehingga sales tetap fokus pada pekerjaan dan tidak membuang-buang waktu.
7. Belajar untuk Berkata Tidak
Anda tidak perlu mengikuti semua meeting dan tidak perlu mengejar semua prospek
Time management yang efektif adalah ketika sales tahu kapan harus tidak bersedia ikut meeting tanpa berkepentingan atau tingkat prioritasnya masih kalah dengan agenda lain.
Atau menunda lead yang masih ada blocker lain seperti ragu, sehingga Anda bisa mengalihkan waktu ke prospek yang sudah sangat potensial konversi.
Lead yang belum mengambil tindakan lanjutan itu bisa Anda follow up lagi di lain waktu ketika tidak ada high priority lain lagi.
Baca Juga: Apa Itu Otomasi? Ini Manfaat dan Jenis-Jenisnya
8. Tips Time Management untuk Sales: Kurangi Pekerjaan Manual yang Tidak Perlu
Pekerjaan manual yang kami maksud itu seperti input data berulang, pembuatan laporan manual dan tidak menggunakan template, serta copy paste chat saja.
Coba Anda gunakan template pesan, otomasi di aplikasi CRM, dan integrasikan dengan WhatsApp.
Sehingga tidak perlu repot-repot lagi memindahkan data dari WhatsApp Business biasa (yang dipakai sebelumnya) dan mengulang pekerjaan manual.
9. Menggunakan Aplikasi CRM untuk Menghemat Waktu
CRM selain sebagai tools untuk pencatatan kontak lead/pelanggan, juga berfungsi sebagian untuk time management.
Dengan CRM, sales bisa melakukan hal berikut ini:
- Melihat prioritas prospek berdasarkan labelling dan tagging (ada di aplikasi CRM.id).
- Menjadwalkan follow up otomatis.
- Menghindari data ganda (data redundant).
- Mengurangi sales jadi solo fighter, karena bisa bekerja sama dengan tim lain seperti customer service. Sales melihat beberapa riwayat chat yang diarsipkan, untuk sales forecast di masa depan.
10. Evaluasi Waktu Berkala dan Lakukan Improvement
Tim sales bisa mengevaluasi produktivitas dan time managementnya secara berkala.
Dengan adanya evaluasi berkala, Anda bisa melihat seberapa bagus performa selama ini atau masih ada yang perlu diperbaiki.
Evaluasi bisa mingguan (weekly), per dua minggu (biweekly), bulanan, atau per kuartal.
Luangkan setidaknya 30 menit setiap minggu untuk bertanya:
- Apa saja ya aktivitas yang paling banyak menyita waktu saya?
- Pekerjaan atau Task Apa yang paling menghasilkan closing?
- Apa yang masih perlu saya perbaiki dan bisa dikurangi minggu depan (tidak prioritas)?
Baca Juga: Sales Pipeline: Pengertian, Tahapan, dan Cara Membuatnya
Kesalahan Time Management yang Sering Dilakukan Sales
Sales sering tidak sadar melakukan kesalahan-kesalahan berikut sehingga waktu kerja mereka tidak produktif.
1. Semua Prospek Punya Prioritas Sama
Sales sering menghabiskan waktu terlalu lama pada prospek yang masih ada blocker (kendala) biaya.
Di samping itu juga terlalu fokus ke lead yang tidak punya urgency, dan tidak punya pengaruh dalam pengambilan keputusan pembelian.
Padahal waktu tersebut seharusnya dialokasikan untuk prospek berkualitas tinggi, yakni sudah 90-99% closingan.
2. Terlalu Banyak Meeting yang Tidak Punya Impact
Beberapa pekerja, termasuk sales sering mengikuti meeting yang tidak punya impact besar dan hanya buang-buang waktu.
Perannya tidak terlalu urgent di agenda rapat atau waktu meeting terlalu lama.
Sehingga waktu yang bisa sales gunakan untuk pekerjaan lebih urgent jadi tertunda. Menambah waktu dan jadi keteteran.
Jadi coba selektif saat ikut rapat, jika tidak ada urgensi sebaiknya komunikasikan ke moderator rapat ada pekerjaan lain yang lebih urgent.
Jika harus ikut meeting, sebaiknya meeting berlangsung tidak lebih dari 45 menit paling lama, kecuali jika ada permasalahan kompleks yang perlu dibahas.
3. Tidak Punya Sistem atau Alat Bantu
Sales jika tidak mengandalkan alat bantu pasti sudah cukup kerepotan menjalankan task seperti follow up, mengatur jadwal meeting dengan lead/prospek, dan update status prospek.
Minimal gunakan spreadsheet untuk mempermudah pengelolaan data, update status lead, dan tracking.
Atau Anda bisa menggunakan aplikasi CRM, seperti CRM.id yang membantu memngelola komunikasi dan data lead/prospek dan pelanggan.
Anda bisa coba klik tautan gambar berikut
Baca Juga: Strategi WhatsApp Marketing yang Jitu Meningkatkan Leads
Mindset Time Management untuk Sales Sibuk
Nah setelah kita sudah bahas tips time management untuk sales yang super sibuk, kali ini kita akan bahas mindset atau cara pandang pada time management itu.
Mindset tersebut antara lain:
1. Sibuk Tidak Sama dengan Produktif
Sales harus berhenti membanggakan kesibukan. Karena sibuk itu tidaklah sama dengan produktif.
Sebaiknya Anda fokus pada aktivitas yang dilakukan dan lebih penting serta apakah aktivitas sales tersebut mendekatkan ke closing atau tidak.
2. Fokus pada Sales Task yang Punya Value Tinggi
Tidak semua aktivitas sales punya value sama. Nah dengan time management tepat bisa mengalokasikan pada task-task ini.
Task yang tergolong punya value tinggi itu seperti:
- Follow up hot lead (prospek)
- Presentasi ke decision maker (manajer, supervisor, business owner)
- Pengoptimalan negosiasi harga dan closing deal
3. Waktu adalah Aset dan Time Management Bukan Tentang Bekerja Lebih Lama
Setiap menit yang terbuang adalah potensi deal yang hilang.
Tapi sales yang bagus memperlakukan waktu seperti aset yang harus diinvestasikan sebaik-baiknya.
Mindset yang tepat adalah bukan masalah lama bekerjanya, tapi seberapa disiplin, paling fokus, dan pandai dalam mengatur waktu.
Dengan menerapkan tips time management di atas, sales super sibuk bisa lebih menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, dan mencapai target dengan lebih rileks.
Baca Juga: Salesperson adalah: Tugas dan Kemampuan yang Dibutuhkan
Kesimpulan
Demikian penjelasan tentang tips time management untuk sales yang kerjanya sangat sibuk.
Jika Anda adalah sales yang merasa seolah selalu sibuk tapi target sulit tercapai, waktu habis untuk hal-hal kecil yang tidak prioritas, dan energi cepat habis, maka:
Masalahnya tidak selalu terletak pada skill menjualnya tapi di time managementnya.
Untuk itu Anda bisa memulainya dari langkah-langkah kecil seperti bisa mengatur prioritas, menjadwalkan aktivitas sales per harinya jelas (time blocking).
Dan terakhir Anda bisa menggunakan Aplikasi CRM (misalnya CRM.id).
CRM.id adalah aplikasi CRM berbasis WhatsApp yang memudahkan sales dalam mengatur waktu, dengan menyederhanakan proses kerja.
Misalnya ada alur komunikasi yang jelas dengan tim customer service dan marketing untuk lead dan pelanggan.
Bisa follow up prospek dengan pesan broadcast dan mengatur prioritas berdasarkan label atau tag.
Yuk segera lakukan mulai coba Aplikasi WhatsApp CRM bersama tim kami di tautan demo berikut.
Setelah Anda mengisi form demo, tim kami akan menghubungi Anda dan menjadwalkan 1-on-1 meeting.
Jika ada pertanyaan lebih lanjut, Anda bisa menghubungi melalui nomor WhatsApp ini.
- Mengobrol dengan Meta AI WhatsApp, Lakukan Hal Ini! - 3 Juli 2026
- Customer Value: Komponen, Cara Mengukur & Penerapan - 3 Juli 2026
- Apa Itu Email Blast dan Gimana Cara Membuatnya? - 2 Juli 2026