Dear Sales Supervisor, 8 Kesalahan yang Perlu Anda Hindari

Menjadi sales supervisor itu punya tanggung jawab memastikan target penjualan tim sales tercapai.

Di atas kertas, tugasnya terlihat mudah seperti memimpin tim, memonitor penjualan, memastikan angka penjualan sesuai proyeksi ke manajemen.

Tapi di lapangan realitanya bisa jauh berbeda loh.

Beberapa supervisor, mungkin termasuk Anda sudah melakukan pekerjaan sesuai job description.

Seperti meeting koordinasi atau evaluasi, pakai grup/channel khusus tim sales, dan memberikan arahan buat tim agar closing lebih banyak.

Tapi hasil tidak selalu berjalan mulus, ya.

Jika Anda berada di posisi ini, ada satu kemungkinan yang perlu dievaluasi lagi, mungkin saja Anda melakukan kesalahan-kesalahan yang tidak Anda sadari.

Untuk itu kita akan bahas kesalahan supervisor manager/sales tersebut, baik saat mengelola tim, penyusunan strategi, mengkomunikasikan di berbagai stakeholders.

Yuk kita deep dive di artikel CRM.id ini dan mungkin saja bisa jadi bahan renungan atau inspirasi buat naik level.

Daftar isi show

Kesalahan Sales Supervisor yang Harus Anda Hindari

Sebagaimana yang sudah kita bahas, ada beberapa tantangan dan kesalahn yang mungkin saja sales supervisor lakukan tanpa kesengajaan.

Inilah 8 kesalahan yang sering dilakukan dan bagaimana cara menghindarinya.

1. Terlalu Fokus pada Target Saja, Hingga Lupa Proses

Target memang penting, karena jadi ada benchmark dan arah tim sales yang harus dikejar.

Tapi, banyak supervisor terjebak pada cara pandang yang keliru kalau target itu tercapainya harus angka.

Padahal bisa saja sifatnya itu tidak bisa diukur dengan angka, seperti dampak ke progress kerja tim jadi lebih cepat dan membaik.

Kalau sales supervisor masih mengandalkan angka-angka saja sebagai target, hampir pasti setiap meeting isinya cuma ini:

“Target bulan ini kita perlu dapat closingan atau penjualan sebesar Rp 500 juta”
“Kenapa belum closing sampai 50 juta ya? bukannya target kita bulan ini segitu?”
“Kurang Rp 20 juta lagi buat yang closingan ya, ayo dikejar ya!”

Masalahnya, di lapangan tidak selalu cepat seperti itu, ada yang sebelumnya calon pelanggan sudah tertarik beli, tapi cancel mendadak.

Terus juga ada yang sebelumnya sudah deal Rp 50 juta, tapi tiba-tiba turun jadi hanya Rp 25 juta (setengah harga), dan macam-macam lah casenya.

Ada banyak hal yang jauh di luar kendali tim sales lapangan.

Jika tim tidak punya standar target atau KPI selain angka, ya sales supervisor bisa masuk kategori gagal achieve target.

Coba bangun sistem lain, misalnya seberapa bisa supervisor melatih dan memimpin tim.

Skill leadership ini sering tidak bisa diukur dengan angka. Lebih membutuhkan jam terbang dan latihan secara terus-menerus.

Perlu juga untuk membangun sistem kerja (workflow) yang lebih berkesinambungan daripada hanya mengandalkan motivasi yang meledak-ledak di awal, setelah itu habis.

Beberapa solusi lainnya:

Tetapkan KPI berbasis aktivitas dan impact, bukan hanya KPI revenue.
Pantau end-to-end sales pipeline yang tidak hanya fokus pada closingan saja.
Evaluasi rasio konversi tiap tahap penjualan.
Diskusikan strategi bersama tim, supaya tim sales juga paham thinking prosesnya, tidak hanya mengejar result saja. Tim yang mengerti proses akan lebih stabil dan punya “why” saat bekerja (lebih bertanggung jawab).
Bangun sistem secara end-to-end, salah satunya menggunakan tools (seperti CRM, customer relationship management).

Kesalahan Sales Supervisor yang Harus Anda Hindari

2. Micromanaging Berlebihan

Kesalahan kedua sales supervisor adalah micromanaging berlebihan.

Seringkali niatnya memang baik, ingin semuanya berjalan sempurna sesuai keinginannya.

Tapi caranya yang salah karena mengontrol terlalu detail proses end-to-end.

Akhirnya yang terjadi adalah tidak ada kebebasan dan ekspresi sales untuk menggunakan metodenya sendiri.

Semua harus laporan setiap jam, semua keputusan harus lewat mekanisme satu pintu.

Terus chat ke pelanggan harus dikirim ke supervisor dulu (kan repot ya kalau tidak ada sistem aplikasi buat monitoring aktivitas ini).

Hal ini yang disebut seolah menguatkan aktivitas tim tapi sebenarnya melemahkan tim sales dari dalam.

Terlebih sales adalah pekerjaan yang membutuhkan kepercayaan diri dan improvisasi.

Jika setiap langkah diawasi secara berlebihan, tim Anda akan takut mengambil keputusan sendiri.

Yang kedua, tidak berani mengambil inisiatif memberikan ide atau best practice, yang bisa jadi berdampak besar pada business growth

Ketiga, terlalu bergantung penuh pada supervisor.

Micromanagement menciptakan tim yang patuh, tapi tidak membuat tiap orang di dalam tim berkembang jadi lebih baik.

Bisa jadi bom waktu jika dibiarkan, seperti problem berhubungan dengan pelanggan, atau tidak kuat dan resign.

Karena tidak semua orang suka aktivitasnya dikontrol terlalu strict.

Untuk itu solusi yang bisa Anda terapkan;

Tetapkan batas kewenangan yang jelas, apa saja yang perlu dapat pengarahan dan apa saja yang biarkan cara tim mengerjakannya.
Beri ruang bagi sales untuk mengambil keputusan mandiri, selama masih sesuai dengan brief.
Evaluasi proses dan hasilnya, bukan mengontrol setiap proses kecil yang sebenarnya serahkan saja ke bawahan Anda (tim sales).
Jadikan kesalahan sebagai pembelajaran dan feedback untuk improve performa lebih baik.
Bangun sistem dan memberikan arahan apa yang perlu tim kerjakan, bukan mengontrol setiap detail aktivitasnya.

3. Tidak Menggunakan Data buat Pengambilan Keputusan (Data-driven Decision Making)

Sales Supervisor Tidak Menggunakan Data buat Pengambilan Keputusan

Beberapa supervisor masih banyak yang membuat keputusan berdasarkan perasaan, padahal mengandalkan perasaan itu sangat menjebak.

Anda bisa salah mengambil keputusan dan melewatkan kesempatan pertumbuhan closingan.

Misal pernyataan terkait pengambilan keputusan yang hanya mengandalkan perasaan saja:

“Sepertinya produk A kurang laku, produk B lebih laku deh”.
“Sepertinya tim kurang follow up, makanya leads/prospek yang convert cuma sedikit”.
“Saya rasa market lagi sepi nih, soalnya penjualan kita jalan di tempat dan justru menurun” padahal kan bisa saja ada faktor lain.

Asumsi dan perasaan itu sering meleset dan tidak cocok jadi standar atau pedoman dalam kerja sama tim.

Saat ini penjualan harus berbasis data, hal itu karena memberikan gambaran:

Berapa jumlah leads masuk?
Dari mana sumber leads terbaik? website? iklan? media sosial? atau KOL (key opinion leader)/influencer?
Berapa conversion rate tiap sales?
Di tahap touchpoint apa biasanya prospek paling sering berhenti?
Sudah berapa kali melakukan follow up secara rutin?

Di bisnis, mengambil keputusan tanpa analisis matang risikonya tidak main-main, bukan?

Solusinya?

Anda bisa melakukan analisis data secara manual, menggunakan spreadsheets, atau menggunakan software CRM.

Kalau pakai CRM (customer relationship management) bisa membantu supervisor melihat pipeline secara langsung.

Bisa melihat visualisasi data seperti jumlah pesan terkirim, leads yang konversi, mengetahui kendala yang dialami tim.

Intinya, bisa mudah mengawasi semua aktivitas tim sales lebih efisien dan terpusat. Supervisor dapat mengambil keputusan yang jauh lebih objektif dan rasional.

4. Kurang Melakukan Coaching dan Mentoring

Kalau misalnya ada satu hal yang penting untuk peningkatan skill dan motivasi tim sales, itu ya coaching dan mentoring.

Beberapa sales supervisor hanya bahas laporan, progress, pencapaian dalam bentuk numbers/kuantitatif saat meeting.

Mengingat pekerjaan sales itu juga terkait teknik jualan, closing, sampai menumbuhkan motivasi di tengah tekanan dan penolakan.

Coaching dan mentoring itu mencakup kriteria-kriteria:

Cara menggali kebutuhan pelanggan
Gimana caranya menangani komplain
Cara melakukan closing yang benar itu seperti apa
Cara follow up tanpa terkesan memaksa
[Bonus] memberikan motivasi entah dalam bentuk kata-kata, hadiah, ikut membantu/praktik langsung di lapangan (learning by doing), dan sebagainya

5. Tidak Memberi Feedback Ketika Sales Melakukan Kesalahan

Sales Supervisor Tidak Memberi Feedback Ketika Sales Melakukan Kesalahan

Feedback atau masukan ketika beberapa sales melakukan kesalahan itu jadi penting untuk memastikan kerjanya tetap on the track.

Contoh feedbacknya,

“Yang bagian follow up leads kurang tepat ya, masih kurang menambahkan pesan CTA penguatnya dan meyakinkan mereka kelebihan varian produk A kita”

Salah satu contoh feedback seperti ini tidak membantu sales mengetahui bagian/area mana yang masih perlu diperbaiki.

Hal itu karena feedback yang efektif memiliki tiga unsur, seperti spesifik, berdasarkan data, dan memberikan solusi.

6. Mengabaikan Motivasi dan Mental Tim

Sales adalah pekerjaan dengan tekanan dan beban pekerjaan tinggi. Penolakan terjadi setiap hari dan tidak semua prospek akan convert/membeli produk.

Supervisor harus jeli melihat ini dan memperhatikan mental serta motivasi tim sales. Jika tidak, cepat atau lambat performanya akan menurun.

Apalagi jika targetnya cukup tinggi, bisa-bisa burnout loh.

Tanda-tanda tim mulai kehilangan motivasi, entah karena stres biasa atau burnout:

Follow up menurun
Respon ke pelanggan atau prospek jadi lambat
Saat meeting pasif (tidak memberikan pendapat) dan cenderung malas ikut
Semangat menurun dan sering bermalas-malasan
Mulai kehilangan gairah pada pekerjaan lapangan yang mungkin awalnya antusias buat mereka

Untuk itu ada beberapa tawaran Solusinya;

Coba rayakan pencapaian sekecil apapun, karena hal itu bisa memantik motivasi untuk mencapai keberhasilan-keberhasilan lainnya.
Berikan apresiasi terbuka (di depan banyak orang) seperti pujian jika tim sales mencapai keberhasilan atau mencapai target/KPI
Bisa dengan 1-on-1 di rentang waktu tertentu atau saat dibutuhkan.
Dengarkan masukan, cerita, dan keluhan apa saja yang mereka alami yang menghambat kinerja.

7. Tidak Menjadi Role Model (Memberi Contoh Lewat Tindakan)

Sales Supervisor Tidak Menjadi Role Model (Memberi Contoh Lewat Tindakan)

Bagaimana bisa tim sales menjadikan supervisornya sebagai role model, jika:

Supervisor menuntut disiplin, tapi sering terlambat, terus menuntut tim paham product knowledge, tapi sendirinya tidak menguasai detail produk.

Selain itu, supervisor menuntut kerja keras, tapi jarang turun membantu saat terjadi krisis atau permasalahan.

Supervisor yang baik itu harus bisa memberi contoh langsung lewat tindakannya, bukan hanya pada memberikan instruksi.

Coba sesekali supervisor ikut ke lapangan saat survey, membantu negosiasi supaya best practicenya dapat jadi referensi bawahan.

Atau menemani sales presentasi ke prospek/pelanggan, langkah-langkah itulah yang membuat tim sales jadi lebih respect ke supervisornya, bisa jadi role model.

8. Tidak Membangun Sistem dan Bergantung ke Personil di Tim

Kesalahan terakhir sales supervisor adalah terlalu bergantung pada satu orang sales yang gemilang (punya performa bagus).

Ketika satu orang top performer itu resign, bisa mengganggu workflow sales selama ini, dan berdampak pada penurunan omset langsung.

Itulah pentingnya untuk memberdayakan atau melatih semua tim sales, dengan kemampuan yang hampir setara.

Jika ada salah satu atau dua sales yang mundur, setidaknya sampai menemukan penggantinya, workflow tidak berantakan (tetap stabil).

Supervisor perlu membangun beberapa hal, seperti:

SOP dan panduan dasar follow up
Standar komunikasi ke pelanggan (ketika normal, saat krisis, komplain, dll)
Punya sistem database pelanggan terpusat, biar gampang saat komunikasi dan analisis datanya
Pipeline yang bisa dipantau oleh semua stakeholders

Ada beberapa jenis tools yang bisa Anda pakai, salah satunya menggunakan CRM.

Karena CRM membuat aktivitas sales jadi tersistem (rapi), Anda bisa melakukan banyak hal di aplikasi CRM, salah satunya memonitor performa tim sales.

Cara Menghindari 8 Kesalahan Supervisor Sales

Cara Menghindari Kesalahan-kesalahan Supervisor Sales

Cara menghindari kesalahan tersebut, yaitu:

Langkah Pertama: Mulai dari Kesadaran

Kesadaran meliputi cara untuk melakukan evaluasi secara mandiri, apa saja kesalahan yang dilakukan, bagaimana cara memperbaikinya, dan lain-lain.

Langkah Kedua: Segera Lakukan Evaluasi

Untuk bisa mengevaluasi, coba tanyakan beberapa pertanyaan berikut ini:

Apakah saya terlalu menekan tim sales untuk memenuhi target penjualan?
Apakah saya sudah memberi kebebasan pada tim untuk berkreasi selama tetap berada di koridor briefing (tidak micromanaging)?
Sudahkah keputusan yang diambil berbasis data? baik saat manage tim atau menentukan proyeksi revenue dari penjualan
Apakah saya rutin melakukan coaching dan mentoring ke tim?
Apakah masih bergantung pada salah satu sales yang punya performa bagus atau sudah membangun sistem semua sales punya kemampuan setara?
Bagaimana saya menerapkan SOP terkait sales pipeline, komunikasi, dan mekanisme product knowledge ke tim?

Langkah Ketiga: Bangun Sistem Kerja (Workflow) dan Pipeline yang Rapi

Membangun pipeline kerja yang rapi itu memudahkan saat proses planning, eksekusi, organizing, sampai pemantauan performa.

Dengan sistem ini, tim sales jadi tahu flow yang harus mereka kerjakan di kesehariannya.

Contoh sistem itu mencakup:

Standar KPI sudah tersusun jelas dan tidak ambigu.
Ketika membuat laporan, kerangkanya harus jelas, target, keberhasilan, kendala (bottleneck), sampai lesson learnednya.
Ada sesi brainstorming, coaching, dan 1-on-1 mentoring dalam jangka waktu tertentu (misal 1 atau 2 minggu).
Monitoring sales pipeline dan customer journey, di touchpoint mana mereka sering berhenti dan tidak lanjut sampai konversi.
Evaluasi menggunakan data-data di dashboard, salah satunya menggunakan Aplikasi CRM.id yang menyediakan semua ini, terutama monitoring pekerjaan sales.

Kesimpulan

Nah, seperti itulah pemaparan 8 kesalahan supervisor sales yang perlu Anda perhatikan.

Menghindari kesalahan ini punya dampak besar loh terhadap efektivitas dan keefisienan pekerjaan.

Karena Anda bisa melihat secara end-to-end dan mengevaluasi yang buat tim atau penjualan jadi tidak berkembang.

Dari kesalahan-kesalahan itu Anda dapat belajar atau memperbaiki supaya bisa membangun “dream team” Anda.

Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, dengan menggunakan Aplikasi CRM.id, Anda bisa melakukan pengelolaan pelanggan sekaligus memonitoring kerja tim di satu platform.

Sehingga 8 kesalahan sales supervisor seperti:

Tidak melakukan coaching/mentoring, terlalu fokus pada target “just a number”, kurang dalam memotivasi dan manage tim, dll itu bisa terselesaikan dan tidak ada issues lagi.

Jika Anda tertarik mencoba aplikasinya, yuk segera daftar aplikasi CRM.id atau bisa mencoba demo aplikasi terlebih dahulu di tautan berikut.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.