Cara Mudah Membuat Quick Reply WhatsApp Bisnis

Bagaimana cara yang paling mudah membuat quick reply WhatsApp bisnis?

Pertanyaan ini sangat relevan ke pelaku bisnis yang berjualannya melalui WhatsApp (WA) dan mencari solusi yang paling mudah.

Desk365 dan Execs In The Know menyebutkan kalau pelanggan lebih memilih menggunakan jasa yang tingkat responnya kurang dari 10 menit, bahkan ada yang kurang dari 1 menit. Artinya pelanggan ini menginginkan pesan fast response.

Terutama jika pesan dari pelanggan Anda sudah semakin banyak dan cara manual sudah tidak lagi bekerja efisien. Maka saat itulah fitur quick reply WA berperan.

Dengan fitur ini, Anda dapat mengirim balasan cepat hanya dengan satu shortcut saja, tanpa mengetik ulang pesan yang sama secara berulang kali.

Artikel CRM.ID ini membahas cara membuat quick reply WhatsApp Business, manfaatnya, rekomendasi template, hingga cara mengintegrasikannya dengan aplikasi CRM.

Apa Itu Quick Reply WhatsApp Business?

Quick reply WhatsApp Business adalah fitur balasan cepat yang membantu business owner mengirim pesan template tanpa harus mengetik ulang secara manual terus menerus.

Dengan hanya mengetik karakter “ /  ”, beberapa template quick reply yang sudah tersimpan sebelumnya akan muncul dan bisa langsung memilihnya.

Fitur ini cocok untuk menjawab pertanyaan yang sifatnya berulang, seperti harga produk, jam operasional, alamat toko atau perusahaan, sampai cara pemesanan.

Fungsi utama quick reply adalah mempercepat komunikasi bisnis Anda.

Berbeda dengan pesan otomatis seperti greeting message atau away message (pesan saat offline) yang seringkali menggunakan bantuan otomatisasi atau chatbot, quick reply tidak berjalan otomatis.

Admin WhatsApp bisa memilih kapan ingin mengirimkannya. Hal ini membuat komunikasi dengan pelanggan bisa terkontrol dengan baik walaupun menggunakan template.

Quick reply juga berbeda dari template pesan WhatsApp API. Penggunaan template WhatsApp API itu untuk mengirimkan pesan massal (broadcast) dan membutuhkan persetujuan WhatsApp.

Sementara itu, membuat quick reply WA bisa secara mandiri langsung dari aplikasi WhatsApp Business tanpa persetujuan dari pihak manapun, termasuk dari perusahaan Meta Business (WhatsApp).

Dengan pemahaman ini, Anda akan semakin yakin kalau quick reply adalah fitur dasar yang penting untuk meningkatkan efisiensi berkomunikasi dengan pelanggan.

Baca Juga: Bagaimana WhatsApp Mengubah Tren Komunikasi Bisnis

Manfaat Quick Reply di Bisnis

Menggunakan quick reply WhatsApp Business meningkatkan kualitas layanan, kecepatan dan peningkatan efisiensi waktu.

Admin WhatsApp tidak perlu lagi mengetik jawaban yang sama puluhan kali sehari. Cukup menggunakan shortcut ( / ) saja, pesan bisa diedit sedikit dan siap dikirim ke pelanggan.

Selain efisiensi waktu, quick reply juga menjaga keselarasan informasi (single source of truth). Ketidakpaduan informasi antara satu admin dan lainnya bisa menimbulkan masalah.

Misalnya, ada admin yang menyampaikan syarat layanan yang berbeda. Dengan template quick reply, semua informasi dikirim dengan versi yang sama.

Fitur ini juga mengurangi risiko kesalahan ketik (typo) atau penjelasan yang kurang lengkap. Pesan template sudah tersusun dengan baik, sehingga admin tinggal mengirim.

Respon cepat adalah salah satu faktor yang mempengaruhi keputusan pelanggan untuk membeli atau melanjutkan percakapan dengan Anda.

Baca Juga: 5 Tips Meningkatkan Customer Service Response Time

Persiapan Sebelum Membuat Pesan Quick Reply

Sebelum membuat quick reply, Anda perlu persiapan supaya pembuatan template lebih efektif dan sesuai kebutuhan.

Langkah 1: Mengecek Jenis Pertanyaan Sering Ditanyakan (FAQ)

Biasanya, pertanyaan terkait harga, ketersediaan produk, jaminan dan cara pemesanan selalu berulang setiap pelanggan bertanya.

Template untuk jenis pertanyaan-pertanyaan seperti ini harus selalu tersedia, dan menambah daftar baru jika ada tambahan pertanyaan dari pelanggan.

Langkah 2: Penentuan Gaya Bahasa

Menggunakan penyesuaian bahasa quick reply bergantung pada strategi dan jenis bisnis Anda, apakah formal atau santai.

Misalnya, bisnis fashion anak muda lebih cocok dengan gaya santai, sementara konsultan dan klien dari pemerintah lebih cocok menggunakan bahasa profesional dan formal.

Langkah 3: Membuat Pesan Jelas dan Tidak Bertele-tele

Quick reply harus menjawab pertanyaan yang to the point dan tidak membingungkan pelanggan Anda.

Seperti struktur kalimat harus mudah dipahami, tone dan tanda baca harus diperhatikan agar tidak timbul kesalahan penafsiran.

Terus pemilihan shortcut usahakan setidaknya lebih pendek dan mengcover seluruh informasi, seperti /jam, /alamat, atau /harga, dan lain-lain.

Sebaiknya hindari shortcut dengan jumlah yang sangat panjang karena akan memperlambat proses pemanggilan. Kalau panjang namanya sudah bukan quick reply lagi.

Baca Juga: Aplikasi Chatting untuk Bisnis: Ini 10 Rekomendasinya

Cara Mudah Membuat Quick Reply di WhatsApp Business

Panduan berikut menjelaskan cara membuat quick reply WhatsApp Business langkah demi langkah.

Step 1: Membuka Menu Quick Reply

Pertama buka WhatsApp Business Anda, kemudian pilih menu yang berada di ikon tiga titik (elipsis) pada pojok kanan atas.

Setelah itu, pilih business tools atau fitur bisnis. Di sana Anda akan menemukan berbagai fitur, salah satunya adalah quick replies. Tekan menu tersebut untuk masuk ke pengelolaan quick reply.

Step 2: Membuat Quick Reply Baru

Untuk membuat quick reply baru, tekan ikon tambah di pojok layar. Anda akan bisa menuliskan pesan yang nantinya akan berfungsi sebagai template.

Tulis pesan dengan struktur jelas. Setelah menulis isi pesan, harus menentukan shortcut dengan simbol garis miring ( / ). Misalnya /harga, /produk, atau /lokasi.

Shortcut harus berbeda untuk mencegah konflik dengan yang lainnya, serta mudah teringat oleh agen atau admin. Setelah semua terisi, tekan tombol “save” untuk menyimpan quick reply.

Step 3: Mengedit dan Menghapus Quick Reply

Memperbarui quick reply itu sifatnya bisa kapan saja. Ketika harga berubah atau ada promo baru, Anda bisa memperbarui dan mengedit template lama.

Caranya, Anda memilih template, lakukan penyesuaian, lalu save ulang. Jika ada template yang sudah tidak relevan, hapus agar daftar quick reply tetap rapi.

Step 4: Menggunakan Quick Reply saat Membalas Chat Pelanggan

Saat membalas chat pelanggan, cukup ketik simbol ( / ). WhatsApp akan memunculkan daftar quick reply yang sudah ada sebelumnya.

Pilih salah satu, lalu pesan template otomatis muncul di kolom chat. Anda dapat menambahkan dan mengedit beberapa pesan khusus sebelum mengirim.

Cara ini sangat tepat ketika Anda harus menjawab banyak chat dalam waktu singkat. Penggunaan quick reply membantu tim Anda tetap cepat menanggapi pesan masuk.

Baca Juga: 10 Cara Membuat WA Centang 1 Paling Mudah

Rekomendasi Quick Reply untuk Bisnis Anda

Berikut beberapa penggunaan quick reply oleh beberapa jenis bisnis:

1. Quick Reply untuk Informasi Umum (General)

Setiap bisnis perlu menyediakan template untuk informasi dasar seperti jam buka dan tutup (operasional), alamat, sosial media, dan nomor layanan.

Daftar tersebut adalah pertanyaan-pertanyaan dasar yang muncul dari pelanggan baru.

Dengan quick reply, Anda bisa mengirimkannya hanya dalam beberapa detik, lebih hemat, tanpa perlu mengetik banyak.

2. Quick Reply untuk Produk atau Layanan

Template untuk kategori ini umumnya berkisar seputar harga produk, spesifikasi atau fitur, ukuran, dan deskripsi.

Informasi produk biasanya dalam bentuk template, sehingga sangat membantu mempercepat penjelasan produk.

3. Quick Reply untuk Katalog dan Call to Action (CTA)

Pembuatan katalog produk perlu juga menyertakan link agar mudah untuk penggunaan quick reply.

Untuk memberikan link bisa memanfaatkan kata-kata CTA bisa meningkatkan rasio klik katalog produk, misalnya: “Untuk melihat lebih detail silahkan klik link berikut.”

4. Quick Reply untuk Follow Up Pelanggan

Follow up adalah bagian penting dari penjualan. Penggunaan template follow up bisa setelah pelanggan bertanya tetapi belum ada keinginan membeli.

Pesan ucapan terima kasih setelah transaksi juga bisa disimpan dalam bentuk quick reply.

Baca Juga: Follow Up Customer: Definisi, Contoh, dan Waktu Pemakaian

Tips Membuat Quick Reply WhatsApp Business

Supaya quick reply Anda benar-benar memberikan manfaat maksimal, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan.

Pertama: Anda perlu memastikan penggunaan bahasa sederhana dan mudah dipahami oleh berbagai kalangan. 

Sebaiknya hindari penggunaan jargon-jargon teknis dan kompleks yang hanya dimengerti oleh orang-orang ahli atau kalangan tertentu saja.

Semakin jelas informasi yang diberikan, semakin sedikit risiko kesalahpahaman.

Kedua: Membuat pesan tidak sama untuk semua segmen pelanggan.

Template pesan cepat (quick reply) memberi fasilitas dalam hal kecepatan, tapi pelanggan pasti tetap ingin ada sentuhan personal dan menyasar kebutuhan spesifik mereka.

Anda bisa menambahkan nama pelanggan atau detail lainnya sebelum mengirim pesan. Jadi tidak hanya seperti menggunakan chatbot dan memukul rata semua pelanggan.

Ketiga: Anda harus melakukan pembaruan template secara berkala. Perubahan bisnis dan beberapa kebijakan perusahaan sangat cepat terjadi.

Jadi ada beberapa perubahan seperti harga, lokasi, atau promo bisa berubah sewaktu-waktu.

Jika template tidak di-update, pelanggan bisa menerima informasi yang tidak akurat, yang dapat merusak kredibilitas (kepercayaan) konsumen atau pelanggan.

Keempat: Menggunakan shortcut yang mudah diingat oleh semua tim agen dan admin. Shortcut yang membingungkan justru akan memperlambat prosesnya. Misalnya menggunakan shortcut seperti ( / ) untuk pengarahan cepat.

Kelima: Anda perlu memastikan template tidak terlalu panjang.

Template pesan sebaiknya singkat, padat, informatif, dan tidak membuat bingung dan bosan membaca teks panjang.

Yang penting apa yang ingin disampaikan jelas itu sudah bagus.

Baca Juga: 10 Contoh Template Broadcast Whatsapp Untuk Bisnis Anda

Kesalahan yang Harus Dihindari saat Memakainya

Banyak bisnis melakukan kesalahan dalam penggunaan quick reply WhatsApp Business.

Misalnya mengirim template tanpa membaca konteks percakapan yang sudah pernah terjadi sebelumnya.

Hal ini bisa membuat pelanggan merasa kalau admin yang melayaninya tidak memperhatikan dan terkesan seperti robot. 

Jadi sebaiknya selalu baca pesan terakhir pelanggan sebelum memilih template quick reply yang sesuai.

Kesalahan lainnya adalah membuat shortcut yang menyusahkan. Shortcut seperti “/hargabarangterlaris” terlalu panjang.

Kesalahan lain yang harus dihindari ketika menggunakan quick reply WhatsApp Business adalah tidak pernah update isi pesan.

Template yang tidak up to update bisa membingungkan pelanggan, terutama jika informasi harga atau promo sudah berubah.

Baca Juga: Cara WA Blast, Manfaat, dan Cara Mengoptimalkannya

Integrasi Pesan Quick Reply dengan WhatsApp CRM

Jika bisnis Anda sudah berkembang pesat dan memiliki banyak admin, quick reply bawaan WhatsApp Business sudah tidak bisa mendukung.

Kondisi seperti ini sudah mengharuskan untuk mengintegrasikan dengan WhatsApp CRM sebagai alternatif.

CRM seperti CRM.ID menyediakan fitur template pesan dan Anda bisa menyesuaikan pembuatan quick reply yang bisa digunakan secara bersama-sama oleh banyak agen (admin atau customer service).

Ketika salah satu orang sebut saja supervisor mengubah isi template, semua admin langsung mendapat versi yang sama tanpa harus mengubahnya satu per satu.

Hal ini meningkatkan SOP komunikasi dengan pelanggan dan kolaborasi.

Jika bisnis Anda masih kecil mungkin Anda tidak akan terlalu membutuhkan integrasi WhatsApp Business dengan Aplikasi WhatsApp CRM.

Tapi jika sudah meng-handle ratusan sampai ribuan chat, integrasi WhatsApp CRM adalah salah satu alternatif terbaik.

Baca Juga: Panduan Integrasi WhatsApp dengan Software CRM Berbasis Web

Kesimpulan

Demikian penjelasan seputar cara membuat quick reply WhatsApp Business dan beberapa penjelasan lainnya.

Quick reply itu salah satu fitur dasar tapi punya impact besar dalam hal peningkatan efisiensi dan produktivitas.

Dengan menggunakan quick reply, Anda dapat meningkatkan kecepatan respon, menjaga konsistensi pesan, dan memberikan customer experience yang lebih baik.

Cara membuatnya itu mudah dan bisa dilakukan dalam beberapa menit saja.

Yang penting penyusunan template-nya yang jelas, padat, mudah dipahami, dan relate dengan kebutuhan pelanggan.

Terlebih lagi ketika terintegrasi dengan WhatsApp CRM.

Jika Anda tertarik menggunakan WhatsApp CRM seperti CRM.ID, segera kontak tim kami di tautan berikut.