Aplikasi WhatsApp CRM yang Mempermudah Usaha Laundry

Kesibukan bekerja atau kuliah membuat orang-orang menjadi tidak memiliki waktu mencuci pakaiannya sendiri.

Solusi yang mereka ambil menggunakan laundry. Adanya jasa laundry mengatasi masalah keterbatasan waktu dan tenaga.

Mereka hanya menunggu dihubungi oleh petugas laundry ketika cucian laundry statusnya sudah selesai.

Meningkatnya jumlah orderan dan pelanggan juga menciptakan masalah dan tantangan baru, terutama dalam hal manajemen kontak, pengelolaan komunikasi, dan kepuasan pelanggan.

Beberapa usaha laundry masih mengandalkan pencatatan manual dan masih menggunakan WhatsApp personal.

Pesan terkirim jadi berantakan, Anda sebagai pemilik usaha memerlukan aplikasi yang mendukung hal ini.

Adakah aplikasi untuk menjawab masalah ini? Bagaimana WhatsApp CRM bisa mempermudah usaha laundry?

Temukan jawabannya di artikel CRM.ID berikut ini.

Perbedaan WhatsApp Business Biasa dengan Software WhatsApp CRM

Software WhatsApp CRM adalah sistem CRM yang memfasilitasi penggunaan WhatsApp biasa melalui WhatsApp business API.

Hanya saja dilengkapi dengan fitur pengolahan data yang disediakan oleh penyedia aplikasi CRM.

Sederhananya, pelaku usaha berkomunikasi dengan pelanggan menggunakan WhatsApp dan bisa mendata secara mudah di satu sistem terpusat.

Namun terdapat banyak perbedaan antara pelaku bisnis yang hanya menggunakan WhatsApp business biasa dengan pelaku bisnis menggunakan WhatsApp CRM.

WhatsApp business biasa hanya menyediakan respon cepat, pesan broadcast, mengiklankan produk, katalog produk, alamat bisnis, dan jam operasional. 

Sedangkan WhatsApp CRM memiliki advanced fitur seperti:

• Penyimpanan data pelanggan dilakukan secara otomatis.
• Riwayat percakapan dan transaksi dengan pelanggan terklaster dengan mudah.
• Akses multi agent (penggunaan bersama dan mudah mendelegasikan kepada staf lain).
• Otomatisasi pesan melalui template khusus sesuai panduan kebijakan WhatsApp.
• Bisa Integrasi dengan aplikasi kasir, software akuntansi, jasa ekspedisi, atau software manajemen laundry lainnya.

Salah satu platform WhatsApp CRM di Indonesia yang menjawab kelebihan tersebut dan mendukung pemilik usaha laundry adalah CRM.ID.

WhatsApp CRM pada usaha laundry semakin mempermudah dalam melayani pelanggan dan meningkatkan retensi usaha laundry Anda.

Baca Juga: WhatsApp CRM: Pengertian, Keuntungan, dan Fitur Kunci

Peran Utama Sistem WhatsApp CRM pada Bisnis Laundry

Semakin banyak pelanggan usaha laundry, makin banyak kontak pelanggan, semakin besar juga risiko data berantakan.

Selain itu menggunakan WhatsApp business tidak dilengkapi analisis mendalam data aktivitas selama berinteraksi dengan pelanggan dan perilakunya.

Untuk itu beberapa peran utama sistem Whatsapp CRM untuk mendukung usaha laundry adalah:

Mengoptimalkan Komunikasi dan Hubungan Pelanggan

Kecepatan respon dan komunikasi terpusat adalah 2 indikator komunikasi dan hubungan pelanggan.

Ketika ada orang menanyakan ketersediaan Anda menerima laundry tapi Anda sedang offline, pesan mereka bisa dijawab otomatis menggunakan template khusus,

Template khusus itu seperti pesan selamat datang, tarif laundry, konfirmasi pesanan, dan pembaruan status cucian, dan yang relevan lainnya.

Bantuan tools WhatsApp API CRM ini memastikan tetap terhubung dengan pelanggan walaupun berada di luar jam operasional.

Langkah ini meningkatkan probabilitas kepuasan pelanggan.

Software WhatsApp CRM memfasilitasi single truth of source semua divisi saat mengakses data.

Semua aktivitas chat dan interaksi pelanggan disimpan dalam satu dashboard. Pemberian status (belum ditanggapi, proses, dan selesai), label (tag), kategori, dan agen mempermudah tim melakukan tracking.

Baca Juga: 7 Alasan Aplikasi CRM Bisa Meningkatkan Layanan Pelanggan

Otomatisasi Workflow Komunikasi Pelanggan

WhatsApp business API di sistem CRM membuat penggunaan aplikasi WhatsApp CRM berfungsi seperti pengiriman broadcast pesan otomatis dan penggunaan template pesan.

Lalu muncul pertanyaan, bukannya otomatisasi broadcast pesan juga bisa dilakukan menggunakan WhatsApp business biasa. Lalu apa gunanya menggunakan aplikasi CRM WhatsApp?

Penggunaan WhatsApp biasa sering dianggap sebagai spam, karena mengirimkan secara massal. Risiko nomor WhatsApp business menjadi terblokir.

Untuk itulah otomatisasi workflow pengiriman pesan di usaha laundry menjadi salah satu peran utama penggunaan WhatsApp CRM.

Analisis Data Menyeluruh

Peran utama penggunaan WhatsApp terintegrasi dengan sistem CRM adalah mempermudah dalam menganalisis data menyeluruh. 

Mulai dari riwayat komunikasi, perilaku pelanggan, kecepatan respon, persentase closing, data lead masuk, dan lain sebagainya.

Kemudahan Integrasi dengan Aplikasi Lain

Kebutuhan bisnis saat ini tidak terbatas pada satu fungsi dan satu channel saja, kemampuan untuk terintegrasi dengan channel Instagram, Facebook, atau Messenger memperkaya manajemen pelanggan.

Penyatuan dengan sistem lain ini bisa dilakukan asalkan sistem tersebut bersifat dan memiliki open API.

Mendukung Strategi Marketing dan Mempertahankan Retensi Pelanggan

Ada beberapa cara yang bisa digunakan, seperti mempersonalisasikan layanan laundry berdasarkan data dan kebiasaan pelanggan.

Pengadaan promo di waktu-waktu khusus atau diskon sepersekian persen (%), jika menggunakan kembali jasa laundry dalam rentang waktu sekian bulan.

Melalui dashboard CRM WhatsApp, penargetan seperti ini jadi lebih akurat (tepat sasaran) dan presisi.

Baca Juga: Contoh dan Strategi Penerapan CRM di Berbagai Industri

Cara Memilih Software WhatsApp CRM untuk Laundry

Jika Anda sedang mencari software WhatsApp CRM untuk bisnis laundry Anda, ada beberapa best practice yang perlu jadi checklist, misalnya:

Penyedia Aplikasi (Vendor) Menggunakan Business API Resmi

Pembuat aplikasi harus mengintegrasikan layanan CRM-nya dengan penyedia API WhatsApp agar tidak mudah terblokir.

Kemudahan Penggunaan dan Penyambungan Akun WhatsApp

Kemudahan dan kesederhanaan flow aplikasi membuat penggunaan aplikasi manajemen pelanggan lebih cepat.

Pemilik laundry tidak perlu mengeluarkan banyak biaya untuk training berulang-ulang karena kompleksitas sistemnya.

Selain itu, penyambungan akun WhatsApp dengan aplikasi CRM juga menjadi faktor penting. Anda tidak ingin terjadi kegagalan saat penyambungan, bukan?

Software CRM.ID memberikan kemudahan penggunaan. User experience dan UI-nya yang minimalis mempermudah petugas mempelajarinya, sangat cocok jika bisnis laundry masih skala mikro hingga kecil.

Ketersediaan Fitur

Alasan menggunakan WhatsApp CRM karena WhatsApp business biasa tidak memiliki fungsi lebih lengkap.

Pengolahan data lengkap, penambahan kategori dan tag mempermudah manajemen percakapan dan kontak adalah beberapa fungsi dari CRM.

Selain itu fitur search dan filter untuk mencari data lebih cepat, pengaturan agen, profil, divisi, dan sebagainya.

Bisa Integrasi Aplikasi Lain

Kebutuhan usaha laundry pada perkembangannya tidak bergantung pada satu layanan pelanggan saja. 

Pemilik usaha membutuhkan integrasi dengan aplikasi lain, seperti pengelola keuangan, sistem kasir, penggunaan jasa ekspedisi.

Aplikasi WhatsApp CRM perlu memfasilitasi kebutuhan integrasi ini dan memastikan bahwa bisnis laundry mereka dapat terus berkembang.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi WA Blast Terbaik

Cara Menggunakan WhatsApp CRM pada Jasa Laundry

Setelah Anda mengetahui cara memilih software WhatsApp CRM dengan segala jenis fitur dan fungsinya, berikutnya Anda mudah menggunakannya mempermudah pekerjaan laundry Anda, hasilnya juga lebih maksimal.

Jadi, Anda harus memperhatikan langkah-langkah penggunaan berikut:

Langkah 1: Sambungkan akun WhatsApp Anda pada Software CRM

Pertama-tama, Anda harus menyambungkan nomor WhatsApp business laundry menggunakan software CRM.

Bagaimana cara menyambungkannya?

Anda bisa mendaftar terlebih dahulu pada salah satu penyedia aplikasi CRM di Indonesia pada tautan berikut.

Data-data awal mencakup nomor WhatsApp, email aktif, nama usaha, nama pemilik usaha, dan lain-lain.

Beberapa penyedia CRM, memfasilitasi pendaftaran dalam bentuk form pendaftaran. Setelah Anda mengirimkan form, tim dari penyedia CRM menghubungi melalui nomor WhatsApp atau email.

Sedangkan untuk penjadwalan demo, verifikasi identitas, dan aktivasi akun melalui Zoom Meeting.

Penyambungan WhatsApp harus memperhatikan standar panduan dari Meta business untuk menghindari terkena banned.

Langkah 2: Menambahkan Daftar Kontak

Sebagaimana fungsinya, CRM menggunakan daftar kontak sebagai pilar utamanya.

Dalam konteks usaha laundry, kontak ini mewakili identitas umum dari pelanggan Anda, seperti: nama, nomor telepon, tag atau label, alamat, dan beberapa data demografis.

Anda bisa menggunakan data-data kontak pelanggan yang sudah Anda miliki sebelumnya dengan pengelompokkan berdasarkan grup kategori.

Kategori-kategori seperti lead, pelanggan baru, pelanggan loyal dan aktif, dan pelanggan yang telah tidak aktif (dormant customer) mempermudah dalam personalisasi pengiriman pesan.

Langkah 3: Mengirimkan Pesan + Menggunakan Template

Setelah Anda sudah berada di langkah 3, itu artinya Anda sudah memiliki daftar kontak yang berhasil tersimpan. Untuk mengirimkan pesan, penulisannya bisa menggunakan cara manual atau menggunakan template pesan.

Terdapat beberapa catatan dari kebijakan Meta (WhatsApp), jika pengiriman pertama pesan harus menggunakan template pesan.

Ketika pelanggan membalas pesan Anda dalam waktu 24 jam, Anda bisa menggunakan chat biasa tanpa perlu menggunakan template pesan lagi.

Pengaturan template pesan terdapat pada menu pengaturan aplikasi atau langsung menggunakan akun di platform Meta (Facebook) Business.

Baca Juga: 10 Contoh Template Broadcast Whatsapp Untuk Bisnis Anda

Langkah 4: Manajemen Agen atau Tim (Deliver Chat ke Petugas Lain)

Usaha laundry yang sudah berkembang dan sudah menangani banyak permintaan, pasti memiliki lebih dari 2 petugas.

Setiap harinya, petugas laundry selalu berganti-ganti peran. Ada yang bagian mencuci pakaian, mendata berat dan jenis pakaian, mencatat transaksi, hingga yang menghubungi pelanggan.

Petugas A awalnya bagian mencatat, tapi beberapa waktu kemudian bertugas bagian mencuci. 

Sedangkan petugas B berganti mencatat transaksi dari yang sebelumnya mencuci pakaian.

Data-data chat masuk dan status cucian yang sebelumnya dari petugas A (agen A) menjadi tugas agen B.

Pengalihan tugas agen membuat semua history percakapan dengan agen sebelumnya juga teralihkan pada agen B. 

Agen B melanjutkan komunikasi dengan customer, memperbarui status cucian, hingga menandai selesai.

Fungsi  seperti ini memudahkan agar workflow manajemen pelanggan tetap rapi dan mudah saat pelaporan.

Langkah 5: Mengirim Pesan Massal (Broadcast) Tanpa Banned

Penggunaan fitur pengiriman pesan massal berguna ketika Anda mengirimkan pesan promo atau aktivitas marketing ke semua atau beberapa kontak terpilih.

Kelebihannya dalam hal efisiensi pengelolaan pelanggan berdasarkan kebutuhan dan segmen tertentu.

Misalnya Anda bisa mengirimkan pesan promo menuju akhir bulan untuk segmen pekerja. Pesan promo ini menarik minat mereka, karena uang gajian sudah mendekati titik kritis.

Pengelompokan berdasarkan beberapa parameter, seperti segmen pelanggan, jenis pesan, dan jumlah penerima mampu menunjang pengiriman pesan massal

Tapi Anda harus tetap pastikan penggunaan pesan massal harus menggunakan template pesan berjenis marketing, sesuai dengan panduan dari WhatsApp.

Langkah 6: Mengatur Kategori dan Tag Kontak dan Pesan

Pengelompokan kontak dan pesan memudahkan dalam hal manajemen data.

Klaster chat tersebut mudah saat di navigasi menggunakan fitur filter dan search, berdasarkan tingkat urgensi, jenis pesan (pertanyaan, keluhan, follow-up, orderan baru).

Klaster seperti calon pelanggan, pelanggan baru, pelanggan lama/aktif, pelanggan non aktif adalah tag atau kategorisasi tipe kontak.

Data clustering seperti ini memudahkan saat analisis data dan pelaporan.

Langkah 7: Pengintegrasian Sistem Lain dan Otomatisasi Pesan

Otomatisasi chat bisa dilakukan yang sifatnya berulang, contohnya ucapan salam, ucapan terima kasih, dan sejenisnya. 

Penyesuaian pesan berulang berdasarkan pada kebutuhan setiap usaha laundry.

Selain otomatisasi pesan, cara menggunakan WhatsApp CRM agar lebih produktif adalah menggunakan integrasi pada sistem dan aplikasi lain, seperti aplikasi POS, jasa pengiriman, aplikasi manajemen keuangan, hingga e-commerce.

Integrasi dapat berjalan mudah, selama sistem lain itu menggunakan Open REST API.

Baca Juga: Tips dan Contoh Kata Kata Broadcast Promosi WhatsApp

Kesimpulan

Demikian terkait penjelasan perbedaan WhatsApp biasa dengan WhatsApp CRM, peran WhatsApp CRM, cara memilih, dan cara menggunakannya.

WhatsApp CRM seperti CRM.ID adalah sistem CRM yang memfasilitasi penggunaan WhatsApp pada umumnya. Namun lebih lengkap dengan fitur pengolahan data dari penyedia aplikasi CRM.

Namun dengan menggunakan WhatsApp business API di aplikasi CRM memiliki keunggulan, seperti: penyimpanan data pelanggan secara otomatis, multi agent, bisa integrasi aplikasi lain, otomatisasi pesan melalui template.

Perhatikan fitur dan cara memilihnya, meliputi: ketersediaan pengolahan data otomatis, penyediaan WhatsApp API resmi, kemudahan pemakaian, dukungan multi agent, dan sebagainya.

Platform WhatsApp CRM di Indonesia yang mencoba menyelesaikan ini salah satunya adalah CRM.ID.

Jika Anda tertarik mencoba CRM.ID, Anda bisa menghubungi tim hebat kami di tautan ini.