Fitur WhatsApp Marketing Tools yang Wajib Dicoba!

Dalam waktu 6-7 tahun terakhir WhatsApp sudah berkembang menjadi WhatsApp marketing tools. Hal ini karena adanya dukungan fitur-fiturnya yang terus berkembang.

Salah satu fiturnya adalah adanya pengelolaan analitik data nomor kontak dan pesan.

Fitur yang membuat kegiatan marketing, penjualan, customer service, dan pengelolaan pelanggan menjadi lebih mudah dan terorganisir.

WhatsApp Business sekarang tidak lagi cukup jika ingin usaha terus berkembang.

Banyak usaha membutuhkan fitur-fitur tambahan daripada hanya broadcast pesan, membuat grup, menambahkan kontak, dan lain-lain menjadi saling terintegrasi, manajemen grup kontak, dan menangani pengelolaan pesan.

Nah, untuk itulah tools ini berperan menyelesaikan masalah tersebut.

CRM.ID membahas fitur-fitur WhatsApp marketing tools apa saja yang wajib Anda coba, manfaatnya untuk berbagai jenis bisnis, contoh penggunaan, dan best practice memilih tools terbaiknya.

Apa Itu WhatsApp Marketing Tools?

Sebelum masuk ke pembahasan fitur, kita perlu membahas terlebih dulu apa maksudnya tools tersebut.

WhatsApp marketing tools adalah aplikasi, software atau platform sistem informasi yang menggunakan WhatsApp Business API untuk bisa menyambungkan WhatsApp Business dengan aplikasi lain seperti CRM.ID.

Tujuannya untuk membantu tim-tim yang terlibat seperti digital marketer, customer service, sales, dan business owner mengelola kontak, pesan, dan menggunakan bersama-sama tim lain lebih mudah.

Tools ini di zaman sekarang sudah berbasis cloud, yang membuat tim Anda bisa mengaksesnya melalui berbagai platform seperti web, desktop, dan mobile.

Berbeda dengan WhatsApp Business biasa yang hanya menyediakan fitur dasar seperti katalog pesan, quick reply, penambahan informasi profil bisnis, broadcast, dan hanya satu akun satu pengguna.

WhatsApp marketing tools menyediakan beberapa fitur lanjutan seperti analisis data kontak, pemberian label kontak dan pesan, pembuatan template pesan massal, bisa menggunakan banyak pengguna dalam satu nomor (multi agent), hingga integrasi.

Dengan demikian, komunikasi dengan pelanggan bisa lebih rapi (terorganisir) dan menyelesaikan masalah keterbatasan WhatsApp Business biasa.

Baca Juga: WhatsApp Marketing: Manfaat, Ide, dan Contohnya

Manfaat WhatsApp Marketing Tools untuk Bisnis

Ada satu pertanyaan, mengapa semakin banyak business owner memilih menggunakan aplikasi ini? Tentu karena signifikansi manfaatnya pada operasional bisnisnya.

Business owner mulai sadar memiliki masalah penanganan chat pelanggan, seperti chat semakin banyak, namun tim kesusahan membalas pesan satu per satu.

Seperti yang kita ketahui, bisnis yang slow response akan mendapat kesan buruk pada pelanggan.

Untuk itu ada beberapa manfaat penggunaan WhatsApp marketing tools untuk bisnis:

1. Otomatisasi Pesan (Melalui Bot)

Untuk menangani pesan masuk, tidak harus agen manusia (customer service) yang membalas pesan secara manual, mengirim satu per satu pesan, atau mengatur pesan template secara manual.

Pelanggan bisa mengatur respon atau balasan kepada asisten chatbot (bot) yang bisa langsung menangani pesan, sembari menunggu agen CS memeriksa pesan.

Opsi ini memberikan efisiensi dan mengurangi beban kerja customer service yang setiap hari harus membalas banyak pesan masuk.

Meskipun saat agen (admin) sedang offline, chatbot bisa tetap melayani pelanggan.

2. Memudahkan Proses Pesan Masuk dalam Jumlah Besar

Manfaat dari fitur ini adalah bisa menangani pesan masuk yang bertubi-tubi.

Jika tanpa tools, CS pasti kewalahan, respon menjadi lambat, dan mengecewakan pelanggan.

Tools WhatsApp marketing memastikan semua pesan bisa terdistribusi dengan cepat dan rapi ke agen atau admin lain yang tersedia (available).

3. Punya Kemampuan Integrasi 

Manfaat lainnya adalah kemampuan integrasi. Tools ini bisa terhubung ke beberapa aplikasi seperti sistem pembayaran, marketplace, atau aplikasi internal perusahaan Anda.Tapi dengan syarat menggunakan Open API.

Dengan begitu, alur kerja bisnis menjadi jauh lebih efisien. Misalnya saat pelanggan melakukan pembelian di website, notifikasi otomatis bisa masuk ke WhatsAppnya.

Atau saat ada pesanan baru, tim sales bisa langsung follow up tanpa harus berpindah-pindah aplikasi.

4. Dashboard Analitik Data

Adanya dashboard analitik data, berguna dalam hal mengorganisir informasi dan pengambilan keputusan lebih tepat sasaran.

Anda bisa melihat berapa banyak pesan yang terkirim, berapa yang dibaca, berapa yang mendapat respon, siapa saja agen yang merespon, lama respon agen, dan performa marketing campaign yang dikirimkan.

Semua data ini bisa untuk memperbaiki strategi promosi via pesan, meningkatkan potensi ROI (return on investment), dan menyusun strategi lebih akurat.

5. Multi Fungsi untuk Berbagai Industri

Beberapa fitur tambahan membuat penggunaan WhatsApp marketing tools semakin populer di berbagai sektor industri.

Mulai dari retail, FnB, pendidikan, otomotif, industri kesehatan, skala bisnis UMKM dan perusahaan besar (korporat atau multinasional) memanfaatkan tools ini untuk pengelolaan komunikasi pelanggan.

Misalnya seperti UMKM biasanya memanfaatkan WhatsApp marketing tools ini untuk broadcast promo, follow up pelanggan, manajemen kontak, atau menjawab pesan tanpa harus online 24 jam.

Sementara perusahaan besar menggunakannya untuk kebutuhan customer service dengan tim besar (multi agent), integrasi sistem internal perusahaan, dan pengelolaan database pelanggan yang jauh lebih kompleks.

Dengan kata lain, WhatsApp marketing tools punya peran besar dalam menyelesaikan permasalahan pengelolaan pelanggan dan menciptakan customer experience yang terbaik.

Baca Juga: Apa itu Customer Experience? Contoh dan Strateginya

Fitur WhatsApp Marketing Tools yang Wajib Dicoba

Nah untuk section ini kita sudah masuk ke pembahasan utamanya. Pembahasan ini mengacu pada beberapa pembahasan di section sebelumnya.

Oke, sekarang kita bertanya, setelah mengetahui manfaatnya, lalu fitur-fitur apa saja pada WhatsApp marketing tools yang wajib dicoba?

Berikut ini penjelasannya:

1. Fitur WhatsApp Marketing Tools: Chatbot dan Balas Otomatis 24/7

Saat ini chatbot adalah fitur paling populer dalam berbagai aplikasi WhatsApp CRM. Karena adanya chatbot, Anda dan tim customer service bisa menjawab pesan pelanggan secara otomatis tanpa harus selalu agen yang membalasnya.

Chatbot bisa memberikan pesan balasan setelah calon pelanggan mengirimkan pesan, menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan (FAQ), dan memberikan informasi produk berdasarkan data product knowledge.

Selain itu untuk memproses pesanan hingga mengarahkan chat pelanggan ke agen CS atau admin jika diperlukan.

Chatbot sangat membantu terutama di luar jam kerja. Pelanggan biasanya ingin mendapatkan response time cepat dari CS, dan jika dibiarkan terlalu lama, ada potensi kehilangan lead.

Berdasarkan pengalaman penulis mencoba tools WhatsApp marketing, penggunaan chatbot sangat membantu mempercepat respon dan meningkatkan kepuasan. Sehingga nanti yang menjadi persepsi:

“Penyedia aplikasi CRM ini sangat bagus dan recommended sekali karena respon adminnya sangat cepat.”

Meskipun saat itu admin sedang berada di jam-jam istirahat.

Penggunaan chatbot bisa diatur sesuai kebutuhan. Misalnya chatbot untuk toko online untuk menjawab pertanyaan dan pesan dari calon pelanggan terkait produk, chatbot untuk klinik kesehatan menjawab pesan pendaftaran konsultasi dan lainnya.

2. Broadcast Message Skala Besar Tanpa Khawatir Terkena Banned

Broadcast adalah fitur WhatsApp untuk mengirim pesan massal ke banyak kontak dalam satu waktu.

Seperti kita ketahui bersama jika WhatsApp Business biasa memiliki batasan broadcast dan hanya bisa mengirim ke kontak yang menyimpan nomor. Selain itu juga sangat berisiko spam dan terkena banned.

Berbeda dengan WhatsApp marketing tools berbasis API (application programming interface), pesan broadcast bisa dikirim lebih banyak, lebih cepat, tanpa batasan jumlah pesan.

Fitur ini memang khusus untuk marketing campaign seperti informasi promo, event tertentu, diskon saat musim tertentu, mau launching produk baru, atau reminder pembayaran, Selama penggunaannya untuk tujuan marketing.

Kelebihan broadcast API adalah kemampuan keterkiriman pesan yang jauh lebih tinggi. Pesan cepat terkirim, tidak dianggap spam (karena terdaftar resmi di Meta Business), dan tetap seperti menggunakan WhatsApp pada umumnya.

Baca Juga: Tips dan Contoh Kata Kata Broadcast Promosi WhatsApp

3. Quick Reply dan Template Pesan

Quick reply membantu admin atau CS saat membalas pesan-pesan berulang. Banyak pertanyaan yang muncul, seperti harga, ketersediaan stok, cara order, metode pembayaran, alamat, atau jam operasional.

Tim hanya memilih template balasan menggunakan shortcut ( / ) yang sudah disiapkan seperti /produk, /harga/, /alamat, /jam, dan lain-lain.

Template pesan membantu menjaga agar pesan konsisten untuk semua komunikasi. Meskipun pesan dilanjutkan oleh agen lain, mereka sudah punya standar yang sama merespon pesan berikutnya.

Akibatnya pesan terkirim lebih rapi dan tidak perlu diketik ulang setiap saat, tinggal pakai template sesuai kebutuhan, adjustment (penyesuaian) sedikit, dan kirim.

Karena itu quick reply dan template pesan dapat memangkas waktu kerja tim CS atau sales yang setiap hari (atau bahkan jamnya) menangani puluhan sampai ratusan pesan masuk.

4. Fitur WhatsApp Marketing Tools: Multi Agent untuk Kemudahan Manajemen Tim dan Kolaborasi

Anda yang memiliki tim customer service atau sales biasanya membutuhkan tools layanan pelanggan dengan kemampuan multi agent.

Artinya, satu nomor WhatsApp bisa digunakan banyak agen sekaligus. WhatsApp Business biasa memiliki keterbatasan pada fitur ini, sehingga antar agen sering terjadi bentrokan dan saling logout, satu nomor tidak bisa pemakaian bersama.

WhatsApp marketing tools menyediakan dashboard dengan sistem multi agen yang bisa Anda undang kapan saja menggunakan alamat email. Pesan yang masuk akan otomatis dibagi ke admin sesuai sistem antrian.

Setiap admin bisa melihat pesan mana yang sudah di-handle oleh admin lain dan mana yang belum.

Dengan cara ini, tugas bisa terbagi, pesan tidak bertumpuk, dan kualitas layanan meningkat.

Fitur ini sangat penting untuk berbagai sektor bisnis yang menangani banyak chat pelanggan setiap hari dan menargetkan kecepatan respon dibawah 5 menit.

Baca Juga: Cara Menggunakan 5 Fitur WhatsApp CRM untuk Customer Service

5. Integrasi dengan Aplikasi Lain dan Database Internal

WhatsApp CRM sering menyediakan integrasi API dengan aplikasi lain seperti marketplace atau database internal perusahaan.

Integrasi ini memudahkan pengelolaan aktivitas penjualan dan komunikasi pelanggan dalam satu tempat dan tidak harus bolak-balik berpindah aplikasi.

Misalnya, ketika ada Anda ingin mengecek ketersediaan stok, informasi yang ada di aplikasi manajemen inventaris bisa diakses via aplikasi.

Atau saat ada pelanggan melakukan transaksi di marketplace, notifikasi langsung masuk ke WhatsApp mereka tanpa perlu CS mengirim secara manual. Integrasi ini membuat proses menjadi lebih cepat, rapi, dan efisien.

6. Fitur WhatsApp Marketing Tools: Label dan Chat Tagging Mempermudah Segmentasi Pelanggan

Label atau tag adalah fitur untuk menandai pelanggan berdasarkan kategori tertentu. Misalnya tag “prospek”, “sudah bayar”, “butuh follow up”, “repeat order”, “VIP”, dan sebagainya.

Tag seperti ini memudahkan Anda memahami kebutuhan pelanggan dan mengelompokkan mereka berdasarkan kategori tertentu.

Efek lanjutannya memudahkan pengiriman broadcast pesan yang lebih relevan sesuai minat, perilaku, dan kebutuhan.

Contoh, pelanggan setia mendapatkan broadcast promo khusus, pelanggan yang belum checkout mendapatkan reminder.

Pelanggan baru mendapat sambutan hangat dan tawaran penjelasan fitur-fitur, serta calon pelanggan mendapatkan broadcast pesan follow up.

Baca Juga: Customer Segment: Manfaat dan 10 Contohnya

7. Fitur WhatsApp Marketing Tools: Fitur Dashboard Analytics dan Manajemen Data Interaksi

WhatsApp marketing tools menyediakan fitur dashboard analitik data yang menampilkan performa pesan, jumlah kontak baru hari ini, jumlah kontak keseluruhan, jumlah pesan, broadcast, sampai response time admin.

Anda bisa melihat banyak pesan yang masuk, berapa banyak pesan yang dibalas cepat, pesan yang belum ter-handle, dan lama waktu agen online.

Data ini sangat berguna untuk meningkatkan kinerja tim CS, strategi marketing melalui WhatsApp, follow up oleh tim sales, dan lain sebagainya untuk penyusunan strategi dan evaluasi perbaikan.

8. Fitur WhatsApp Marketing Tools: Penjadwalan Meeting

Salah satu penggunaan fitur penting lainnya adalah bisa mengatur penjadwalan meeting.

Penjadwalan meeting adalah fitur untuk mengatur jadwal pertemuan atau konsultasi melalui Zoom Meeting dan aplikasi teleconference lainnya.

Anda bisa mengatur siapa saja admin yang bertugas melakukan meeting di waktu tertentu. Fitur ini juga mengelompokkan admin berdasarkan grup perannya.

Baca Juga: Pengelolaan Komunikasi Pelanggan: Contoh, Aplikasi, Caranya

9. Fitur WhatsApp Marketing Tools: Quality Assurance

Fitur quality assurance (QA) untuk penilaian kinerja selama beberapa waktu terakhir.

Kinerja ini mencakup seperti pemahaman pada product knowledge (fitur, penyelesaian kendala dan komplain, serta ketentuan harga dan penawaran).

Selain itu juga seperti waktu respon, kesalahan ketik, dan tidak adanya misinformation seperti penjelasan saat di chat atau saat meeting/zoom.

Standar QA ini bisa Anda tetapkan sendiri sesuai dengan SOP bisnis Anda.

Di aplikasi CRM.ID, Anda bisa menambah kategori QA (judul, deskripsi, bobot) dan bisa diedit.

10. API Integration dengan Webhooks

Fitur integrasi API berguna untuk mengakses aplikasi lain dalam satu platform dan membutuhkan otomatisasi tinggi.

Webhooks membuat sistem lain (seperti aplikasi manajemen inventaris) bisa bertukar data otomatis ke WhatsApp Business Anda. 

Hal ini berguna untuk notifikasi transaksi, verifikasi OTP, update status pesanan, dan layanan-layanan lainnya.

Beberapa penyedia melakukan integrasi API asalkan open API.

Baca Juga: Panduan Integrasi WhatsApp dengan Software CRM Berbasis Web

Contoh Penerapan WhatsApp Marketing Tools di Berbagai Industri

Sebagian besar industri saat ini menggunakan WhatsApp marketing tools. Sektor UMKM memakainya untuk manajemen data pelanggan seputar katalog produk, promo, dan harga.

Retail menggunakan untuk kebutuhan manajemen stok, membangun loyalitas melalui grup membership, dan lain-lain.

Bagian layanan kesehatan seperti klinik dan rumah sakit menggunakan untuk data kontak dan pesan pasien, seperti status pendaftaran, informasi jadwal dokter, dan pengingat kontrol pasien.

Sektor pendidikan menggunakannya untuk menyampaikan informasi pendaftaran, pembayaran, jadwal kelas, atau broadcast materi pelajaran.

Developer properti menggunakannya untuk melayani chat calon customer untuk membeli rumah, penjadwalan survei lokasi, atau follow up.

Terakhir dalam section ini, di sektor SaaS menggunakan WhatsApp marketing tools untuk mengelola data lead dan pelanggan. Baik yang baru akan menjadwalkan demo atau bertanya seputar beberapa kendala selama menggunakan aplikasi.

Baca Juga: Contoh dan Strategi Penerapan CRM di Berbagai Industri

Cara Memilih WhatsApp Marketing Tools Terbaik Sesuai Kebutuhan Bisnis Anda

Jika ingin memilih tools yang tepat, maka perlu memulainya dari penetapan tujuan bisnis.

Tujuannya harus jelas apakah untuk meningkatkan penjualan, mempercepat respons pelanggan,mengelola tim CS, mengelola komunikasi dan kontak pelanggan, atau gabungannya?

Setelah penetapan tujuan, pemilihan tools yang menyediakan fitur sesuai kebutuhan. 

Tidak harus memilih yang paling terkenal, tapi pilih yang memiliki fitur praktis seperti chatbot, multi agent, pengelolaan pesan, memberikan kredit chat murah (hanya Rp 40,- per pesan. Misalnya, seperti di CRM.ID), integrasi CRM, dan analitik data lainnya.

Yang perlu menjadi pertimbangan (khususnya bisnis pemula) adalah kemudahan penggunaan.

Tools yang alurnya terlalu rumit dan butuh waktu belajar lama menghambat produktivitas tim.

Jadi sebaiknya memilih aplikasi dengan interface yang clean and sleek, dengan tampilan seperti aplikasi WhatsApp Business pada umumnya.

Harga juga penting, jadi pastikan sesuai budget yang tidak membebani cost bisnis Anda.

Terakhir, pilih tools yang resmi menggunakan WhatsApp Business API untuk keamanan dan menghindari risiko banned dari WhatsApp.

Anda bisa menggunakan WhatsApp CRM dan WhatsApp Business Integrator dari CRM.ID.

Baca Juga: 10 Tips Memilih CRM untuk Proses Telemarketing

Kesimpulan

Demikian penjelasan fitur-fitur WhatsApp marketing tools yang harus Anda coba, manfaat penggunaan, contoh penerapan, serta cara memilihnya.

Dengan fitur seperti chatbot, broadcast (pesan massal), multi agent, integrasi CRM, dashboard analitik data.

Fitur-fitur lainnya seperti melakukan pengelolaan komunikasi dan layanan pelanggan, aktivitas blast marketing, dan pelayanan sales pipeline.

Penggunaan tools itu untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan, serta pengalaman pelanggan yang lebih baik.

Jika Anda ingin punya bisnis yang berkembang lebih cepat dan efisien dalam pengelolaan komunikasi pelanggan, tools WhatsApp marketing tools seperti CRM.ID sangat direkomendasikan.

Tools CRM.ID ini berbasis WhatsApp Business API untuk membantu permasalahan pengelolaan komunikasi pelanggan. Untuk itu Anda bisa menjadwalkan demo produk pada tautan ini.