10 Tips Memilih CRM untuk Proses Telemarketing

Dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif sekarang, telemarketing telah menjadi alat yang penting untuk menciptakan leads dan mendorong penjualan. Telemarketing sendiri adalah pemasaran barang atau jasa secara langsung ke pembeli potensial melalui telefon atau internet.

Akan tetapi, kesuksesan telemarketing sangat bergantung pada kemampuan pengelolaan hubungan pelanggan dengan efisien.

Di sinilah customer relationship management (CRM) berperan. Sistem CRM akan menyediakan bisnis dengan platform terpusat untuk menyimpan dan menganalisis data pelanggan, mempersingkat komunikasi, dan menaikkan produktivitas.

Di artikel ini, kami akan mengeksplor peran krusial CRM dalam kesuksesan telemarketing dan tips memilih CRM untuk bisnis telemarketing Anda.

Memahami Peran CRM dalam Kesuksesan Proses Telemarketing

CRM memainkan peran penting dalam meningkatkan keberhasilan telemarketing dengan menyediakan informasi utama dan tools untuk meningkatkan interaksi pelanggan.

Dengan CRM, bisnis dapat memperoleh pemahaman yang komprehensif tentang preferensi, kebutuhan, dan riwayat pembelian pelanggan mereka. Berbekal informasi ini, telemarketer dapat menyesuaikan percakapan mereka untuk mengatasi masalah tertentu, menawarkan solusi yang relevan, dan membangun hubungan yang lebih kuat dengan calon pelanggan.

Selain itu, CRM memungkinkan telemarketer untuk melacak dan menganalisis interaksi pelanggan, membantu mereka mengidentifikasi tren, menyempurnakan strategi mereka, dan mengukur efektivitas kampanye mereka.

Dengan memanfaatkan teknologi CRM, bisnis dapat memastikan bahwa upaya telemarketing mereka tepat sasaran, dipersonalisasi, dan memberikan hasil yang maksimal.

Baca Juga: Marketing Mix: Pengertian dan Contoh Penerapannya

Manfaat Menggunakan CRM dalam Telemarketing

Penerapan CRM dalam telemarketing menawarkan berbagai manfaat bagi bisnis. Pertama, sistem CRM menyediakan basis data terpusat yang menampung semua informasi pelanggan, sehingga menghilangkan kebutuhan pencatatan manual dan mengurangi risiko kehilangan data.

Hal ini memastikan bahwa telemarketer memiliki akses ke profil pelanggan yang akurat dan terkini, sehingga memungkinkan mereka untuk memberikan pengalaman yang lebih personal dan membangun kepercayaan dengan prospek.

Selain itu, platform CRM menawarkan kemampuan otomatisasi yang menyederhanakan tugas-tugas berulang seperti entri data, follow-up, dan penjadwalan janji temu. Sehingga, telemarketer jadi bisa berfokus pada aktivitas yang lebih penting seperti memelihara prospek dan menutup transaksi.

Terakhir, perangkat lunak CRM menyediakan fitur laporan dan analitik yang kuat, yang memungkinkan bisnis untuk mendapatkan informasi berharga tentang kinerja telemarketing mereka, membuat keputusan berdasarkan data, dan terus mengoptimalkan kampanye mereka untuk hasil yang lebih baik.

Baca Juga: Pengertian Omnichannel, Manfaat, Jenis, dan Starteginya

Tips Memilih CRM untuk Telemarketing

1. Pahami kebutuhan bisnis

Saat memilih CRM untuk bisnis telemarketing Anda, langkah pertama adalah menentukan skala dan cakupan operasi Anda. Informasi ini akan membantu Anda memutuskan jenis CRM yang Anda butuhkan dan fitur serta kemampuan seperti apa yang tim telemarketing Anda butuhkan.

Misalnya, bisnis dengan skala operasi yang lebih luas mungkin memerlukan CRM yang lebih canggih, sementara operasi yang lebih kecil mungkin dapat berjalan dengan sistem dasar saja.

Setelah Anda mengidentifikasi ukuran dan cakupan operasi, Anda perlu mengidentifikasi fitur dan kemampuan spesifik yang tim telemarketing Anda butuhkan.

Hal ini termasuk fitur seperti manajemen hubungan pelanggan, manajemen prospek, manajemen kampanye, dan analitik. Anda juga harus mempertimbangkan jenis data apa yang dapat Anda akses dan simpan di CRM, serta fitur lain yang mungkin berguna untuk bisnis Anda.

Terakhir, Anda harus mengevaluasi sistem dan alat yang Anda miliki saat ini dan memutuskan mana yang harus diintegrasikan dengan CRM. Ini termasuk hal-hal seperti basis data pelanggan Anda, sistem penagihan, dan aplikasi perangkat lunak lainnya.

Semua ini membantu Anda memastikan CRM yang Anda pilih kompatibel dengan alur kerja Anda dan memiliki fitur dan kapabilitas yang tim Anda butuhkan.

Baca juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Rekomendasi Terbaiknya

2. Customer database management

CRM harus mampu mengelola dan menyimpan sejumlah besar data pelanggan sekaligus memungkinkan pengambilan informasi pelanggan secara efisien. CRM harus memiliki kemampuan manajemen data tingkat lanjut yang memungkinkan analisis data pelanggan yang akurat dan efisien.

Faktor lain yang perlu Anda pertimbangkan saat memilih CRM untuk bisnis telemarketing adalah kemampuan untuk menyediakan manajemen data dan kemampuan membuat laporan yang kuat.

CRM harus mampu menghasilkan laporan terperinci yang memberikan wawasan tentang pola dan tren pembelian pelanggan. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat kampanye pemasaran yang tertarget dan mengoptimalkan layanan pelanggan.

Baca juga: Contoh CRM dan Pengunaannya Untuk Bisnis

3. Cloud vs on-premise

Saat memilih CRM untuk bisnis telemarketing Anda, ada dua opsi utama yang bisa Anda pilih, yaitu CRM berbasis cloud dan on-premise.

Perangkat lunak CRM berbasis cloud dikelola oleh penyedia pihak ketiga, yang berarti semua data disimpan dari jarak jauh dan dapat Anda akses melalui internet. Opsi CRM ini umumnya lebih murah dan pengelolaannya juga lebih mudah.

Akan tetapi, ada risiko keamanan tertentu saat memilih CRM ini, seperti potensi pelanggaran data atau hilangnya kendali atas pengelolaan data.

Sementara itu, bisnis memasang dan mengelola perangkat lunak CRM on-premise secara langsung. Opsi ini menawarkan kendali dan penyesuaian yang lebih besar atas pengelolaan data dan keamanan yang meningkat karena data tersimpan di lokasi.

Namun, pemeliharaan CRM on-premise jauh lebih mahal dan memakan waktu, serta memerlukan personel dan perangkat keras khusus.

Saat memutuskan opsi CRM mana yang terbaik untuk kebutuhan telemarketing Anda, penting untuk mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran, anggaran, keamanan, dan pengelolaan data yang Anda butuhkan.

Misalnya, jika Anda memiliki anggaran besar dan mampu menanggung biaya untuk memasang CRM on-premise, mungkin ini merupakan opsi terbaik bagi Anda karena menawarkan kendali yang lebih besar atas pengelolaan data.

Meskipun demikian, CRM berbasis cloud mungkin lebih baik jika Anda memiliki anggaran yang lebih kecil atau sumber daya yang terbatas, karena lebih terjangkau dan memerlukan lebih sedikit pemeliharaan.

Evaluasilah tingkat dukungan dan pemeliharaan yang diperlukan untuk setiap opsi CRM dan tentukan mana yang lebih mudah dikelola untuk organisasi Anda. CRM berbasis cloud umumnya memerlukan perawatan yang lebih minimal, tetapi penting untuk memastikan penyedia CRM menawarkan dukungan yang memadai jika terjadi masalah.

Sementara itu, CRM on-premise mungkin memerlukan pemeliharaan dan dukungan yang berkelanjutan, karena dikelola di tempat.

Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Software CRM bagi Bisnis

4. Lead management

Perhatikan seberapa baik software tersebut dapat membantu Anda melacak dan mengelola prospek, mulai dari saat mereka memasuki saluran penjualan hingga saat mereka berkonversi menjadi pelanggan yang membayar.

Perangkat lunak tersebut juga harus dapat membantu Anda memprioritaskan prospek berdasarkan kriteria tertentu, seperti kemungkinan mereka untuk berkonversi dan nilai potensial setiap prospek.

Pertimbangan penting lainnya adalah apakah perangkat lunak CRM menawarkan fitur pembuatan prospek, penilaian prospek, dan pembinaan. Penilaian prospek adalah proses pemberian nilai untuk setiap prospek berdasarkan kriteria tertentu, seperti informasi demografi dan keterlibatan mereka dengan brand Anda.

Sementara itu, pembinaan prospek melibatkan penggunaan proses otomatis seperti email marketing dan konten yang ditargetkan untuk membina prospek dan mengubahnya menjadi pelanggan yang membayar.

Baca juga: CRM Tools: Pengertian dan Rekomendasi Terbaiknya

5. Penjadwalan janji temu

Saat memilih CRM untuk bisnis telemarketing Anda, penting untuk menilai fitur penjadwalan janji temu yang CRM tawarkan. Anda harus mempertimbangkan apakah perangkat lunak tersebut memiliki kemampuan untuk mengelola beberapa janji temu sekaligus atau hanya memungkinkan satu janji temu dalam satu waktu.

Anda juga harus menentukan apakah perangkat lunak tersebut dapat secara otomatis memberi tahu pelanggan tentang janji temu yang akan datang dan apakah dapat mengirimkan pengingat.

Hal penting lainnya adalah untuk mempertimbangkan apakah perangkat lunak CRM dapat terintegrasi dengan fitur lain seperti kalender dan email klien. Fitur ini akan memungkinkan Anda untuk mengoordinasikan dan mengelola beberapa janji temu dengan lebih baik dan melacak informasi pelanggan dan detail kontak.

CRM harus intuitif dan ramah pengguna, sehingga tim Anda dapat dengan mudah menjadwalkan janji temu. Pastikan untuk meneliti seberapa cepat perangkat lunak dapat disiapkan dan dikonfigurasi, karena ini akan mempengaruhi kesiapan dan kecepatan tim Anda.

Baca Juga: Media Promosi: Pengertian, Jenis, dan Tips Memilihnya

6. Dukungan integrasi

Jumlah integrasi yang Anda perlukan akan bergantung pada kebutuhan spesifik dari call center Anda, seperti:

• Jumlah dan jenis panggilan yangi tim Anda perlu tangani;
• Kerumitan data pelanggan yang perlu Anda kelola;
• Jumlah agen dalam tim Anda.

Mulailah mengevaluasi kompatibilitas perangkat lunak CRM dengan teknologi call center yang sudah Anda miliki. Ini akan memastikan bahwa CRM yang Anda pilih terintegrasi dengan baik dengan sistem Anda saat ini.

Anda juga harus mempertimbangkan fitur-fitur yang oleh perangkat lunak CRM Anda tawarkan untuk integrasi call center. Fitur-fitur seperti pencatatan panggilan, perekaman panggilan, dan perutean panggilan dapat sangat berguna bagi tim telemarketing dan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi.

7. Laporan dan analisis

Kemampuan laporan dan analisis sangat penting untuk bisnis telemarketing. CRM Anda harus bisa menghasilkan laporan yang mendetail terkait kontak pelanggan, penjualan, usaha pemasaran, serta metrik seperti customer lifetime value dan customer retention.

Pertimbangkan kemampuan CRM untuk memberikan informasi real-time. CRM harus bisa melacak interaksi pelanggan secara real-time dan memberikan umpan balik terhadap perilaku dan selera pelanggan. Hal ini akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dan menyesuaikan strategi Anda dengan cepat.

Opsi kustomisasi juga penting. Tim Anda harus bisa membuat laporan dan dashboard kustom yang bisa menunjukkan visualisasi data dan metrik kinerja. Fitur ini akan sangat membantu Anda dalam melacak proses bisnis, mengukur ROI, dan mengidentifikasi area yang bisa Anda tingkatkan.

Baca Juga: Pengertian Return of Investment (ROI) dan Cara Menghitungnya

8. User-friendliness

Kemudahan penggunaan adalah faktor yang sangat penting dalam memilih CRM.

Pertama, apakah Anda mudah menavigasi dan menggunakan CRM? Apakah CRM ini intuitif? Bisakah Anda mempelajari cara menggunakannya dengan cepat? Apakah CRM menawarkan fitur yang akan membuat proses penjualan Anda lebih efisien?

Kedua, pertimbangkan ketersediaan sumber daya pelatihan dan dukungan untuk perangkat lunak CRM. Apakah ada tutorial, video, atau sumber daya lain yang tersedia untuk membantu Anda mempelajari cara menggunakan perangkat lunak? Apakah ada perwakilan layanan pelanggan yang siap menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki?

Terakhir, tinjau umpan balik dan tingkat kepuasan pengguna perangkat lunak CRM saat ini. Apa yang bisnis lain katakan tentang perangkat lunak tersebut? Apakah mereka senang dengan fitur dan fungsionalitas yang CRM itu tawarkan?

Apakah ada keluhan atau masalah umum yang dapat menjadi penghalang bagi Anda? Dengan meneliti umpan balik pengguna saat ini, Anda akan mendapatkan gambaran terhadap perangkat lunak CRM yang Anda inginkan.

9. Harga dan anggaran

Hal lain yang tidak kalah penting untuk Anda perhatikan adalah harga dan struktur pembayaran CRM. Ada banyak CRM yang tersedia, mulai dari yang gratis hingga yang menawarkan solusi kustom.

Sangat penting untuk mengevaluasi biaya setiap pilihan CRM untuk menentukan mana yang nilainya paling bagus untuk bisnis Anda. Anda juga harus mempertimbangkan biaya jangka panjang seperti perbaikan dan pembaruan.

Fitur yang CRM tawarkan juga harus Anda perhatikan. CRM yang berbeda akan memiliki fitur yang berbeda pula, seperti jadwal telepon otomatis, melacak kontak, dan lead scoring. Sangat penting untuk memastikan CRM yang Anda pilih memenuhi kebutuhan bisnis Anda dan menawarkan fitur yang tim Anda butuhkan untuk beroperasi dengan efisien.

Terlebih lagi, karena beberapa CRM penggunaannya rumit, bisa saja Anda jadi frustasi dan jadi membuang-buang waktu. Jadi, pastikan untuk mengetahui user experience sebelum Anda memilih CRM.

10. Skalabilitas di masa depan

Jika perusahaan Anda berusaha mengekspansi dan meningkatkan basis pelanggannya di masa depan atau mengembangkan layanan, maka CRM yang Anda gunakan harus bisa bertumbuh bersama.

Sangat penting untuk memastikan CRM dapat menangani data pelanggan tambahan, fitur baru, dan alur kerja tambahan yang akan Anda perlukan jika melakukan ekspansi.

CRM membutuhkan tidak hanya integrasi dengan alat-alat yang sudah Anda miliki tapi juga bisa diperbarui ke versi terbaru dan mengakomodasi perubahan masa depan dalam bisnis Anda.

Selain itu, pertimbangkan tingkat dukungan dan komitmen dari vendor untuk pembaruan di masa depan. Apakah mereka bersedia untuk bekerja dengan bisnis Anda untuk memastikan bahwa mereka bisa mengimplementasikan perbaikan tepat waktu? Apa mereka bersedia menyediakan sumber daya untuk membantu tim Anda jadi lebih familiar dengan CRM?

Baca Juga: Cara Menghitung Customer Retention dan Tips Meningkatkannya

Kesimpulan

Memilih CRM yang tepat untuk telemarketing adalah keputusan yang penting untuk semua bisnis. Penting untuk mempertimbangkan kebutuhan dan tujuan spesifik saat memilih CRM yang paling cocok dengan kebutuhan Anda.

Meneliti dan mengevaluasi berbagai pilihan perangkat lunak CRM adalah kunci untuk memastikan bahwa Anda membuat keputusan yang tepat. Dengan perangkat lunak CRM yang tepat, Anda dapat meningkatkan pengelolaan hubungan pelanggan, menyederhanakan operasi, dan meningkatkan penjualan.

Pada akhirnya, memilih CRM yang tepat akan memungkinkan Anda mengelola telemarketing dengan lebih baik dan memaksimalkan keberhasilan Anda.

Jika Anda menginginkan solusi untuk komunikasi tak terbatas via WhatsApp, maka kami menyarankan Anda untuk memilih aplikasi CRM.ID, penyedia WhatsApp Business API yang akan memungkinkan Anda untuk berkirim pesan tanpa perlu khawatir akan batasan-batasan.

Dengan fitur serba unlimited membuat bisnis Anda yang berjalan di WhatsApp jadi serba mudah dan murah hanya dengan biaya Rp40 per pesan.

Nah, tunggu apa lagi? Jika Anda memang menginginkan solusi CRM yang menyediakan WhatsApp API, gunakan saja CRM.ID dengan menjadwalkan demo melalui tautan ini.