10 Kesalahan yang Sering Dilakukan oleh Supervisor Baru

Beberapa kesalahan supervisor, terutama yang masih baru itu bisa saja wajar atau bahkan fatal.

Tapi untuk mencegah dan merespon kesalahan itu perlu lebih profesional, dan menjalankan rencana untuk memperbaikinya.

Misalnya, jika Anda adalah supervisor baru, Anda seringkali belum memiliki pengalaman atau resources untuk bisa berbuat banyak.

Dari minimnya pengalaman ini lah, biasanya sering melakukan beberapa kesalahan, baik yang terbilang sepele sampai ke level fatal.

Dampaknya itu bisa kemana-mana, baik ke sistem komunikasi di divisi tersebut atau ke bisnis secara keseluruhan.

Nah, untuk itu di artikel CRM.id ini kita akan bahas apa saja kesalahan-kesalahan itu dan bagaimana cara menghindari atau mengatasinya?

Daftar isi show

Kesalahan yang Biasanya Terjadi pada Supervisor Baru

Berikut ini 10 kesalahan supervisor baru dan bagaimana cara Anda mengatasinya:

1. Keragu-raguan Jadi Penghalang Pengambilan Keputusan

Ketika Anda mendapat promosi menjadi supervisor mungkin saja karena memiliki skill dan knowledge yang cocok untuk melakukan pekerjaan tersebut dengan baik.

Beberapa supervisor baru ini sering mengalami analysis paralysis karena terlalu banyak menganalisis data dan informasi.

Masalah lainnya juga terkena impostor syndrome yang membuatnya tidak cukup percaya pada kemampuannya sendiri dan tidak bisa mengambil keputusan.

2. Mengambil Semua Keputusan Tanpa Mempertimbangkan Feedback Staff

Kesalahan ini sama buruknya atau bisa lebih buruk daripada keragu-raguan.

Hal itu karena membuat staf Anda merasa tidak memiliki tugas dan semacam sinyal kalau Anda tidak mempercayai mereka.

Dalam jangka panjang, dapat merugikan di kedua belah pihak, si stafnya tidak mendapatkan porsi tugas atau job desk dan supervisor baru akan kewalahan.

3. Kurangnya Penyusunan Plan dan Goals yang Tepat

Anda tidak perlu langsung terjun ke lapangan dengan rencana dan tujuan detail untuk beberapa waktu kedepan (1 kuartal hingga 1 tahun).

Tapi beberapa supervisor baru masih terbawa saat masih jadi staff.

Berpikirnya masih dalam skala eksekusi dan terbiasa menerima goals dari atasan/supervisor.

Jadinya proses adaptasi penyusunan goals di awal-awal sering ambigu, tidak jelas, dan tidak punya proyeksi jangka panjang.

Kesalahan Supervisor Baru - Kurangnya Penyusunan Plan dan Goals yang Tepat

4. Tidak Mengkomunikasikan Beberapa Hal pada Staff

Mendapat offering dari staf atau staf senior ke level supervisor/manager itu justru punya tugas yang jauh lebih menyita waktu dan energi.

Meskipun demikian, Anda perlu bertemu dan mengkomunikasikan beberapa hal penting ke staf.

Pertemuan ini berupa arahan dari tim manajemen (atasan Anda) atau sebagai bentuk bonding team.

Bisa juga jika ingin ada yang perlu disampaikan, seperti rapat kerja (raker).

Di momen ini jadi kesempatan bagi Anda untuk membangun hubungan dan kepercayaan yang baik antar tim.

Hal ini berlaku baik Anda sebagai supervisor baru di perusahaan atau dipromosikan.

Meskipun pada awalnya staf yang akan Anda tangani sudah sangat kenal dan akrab.

Tapi dinamika kerja antara supervisor dengan staf berbeda dengan dinamika saat masih jadi peer (sesama staf).

Untuk itu, di sesi ini Anda bisa menentukan tipe kerja dan komunikasi seperti apa nantinya, biar tidak jadi kesalahan yang berakibat fatal.

Masalah komunikasi ini jadi kunci di setiap aktivitas pekerjaan, terutama yang sifatnya melibatkan kerjasama tim.

5. Mencoba Memperbaiki Semua Masalah Sekaligus Sendirian

Beberapa orang sangat ambisius untuk memperbaiki semua masalah sekaligus hanya sendiri atau dibebankan ke tim yang tidak sanggup dalam satu waktu.

Mencoba menyelesaikan semua masalah sekaligus akan membuat Anda jadi stres dan juga menimbulkan stres pada staf.

Biasanya yang seperti ini juga keseringan jadi “palugada: apa elu mau, gue ada” kalau dalam bahasa kasual sehari-harinya.

Selain itu, menyelesaikan masalah besar dengan tekanan terus-menerus itu juga rawan mengalami kesalahan.

Kesalahan yang seperti itulah yang harus dihindari, jika tidak ingin merusak kredibilitas Anda.

6. Terlalu Micro Managing Pekerjaan Staf

Menjadi supervisor baru memang punya tantangan tidak mudah.

Karena selain untuk mencapai KPI yang ditetapkan tim manajemen harus bisa memanage orang (people management).

Mengelola orang itu bagi beberapa orang justru jadi lebih susah daripada mencapai KPI itu sendiri.

Beberapa dari mereka bisa merasa overthinking, bagaimana kalau kinerja tim tidak sesuai ekspektasinya, bagaimana kalau mereka gagal mengeksekusi ide Anda.

Ketakutan-ketakutan seperti itu lah yang membuat supervisor baru seringkali harus mengontrol semua aktivitas stafnya.

Dari sisi staf juga tidak nyaman, semua aktivitasnya dikontrol sehingga tidak ada ruang kebebasan sesuai kreativitasnya.

Pekerjaan jadi tidak produktif, supervisor capek harus mengontrol detail, begitupun dengan stafnya.

Kesalahan Supervisor Baru - Terlalu Micro Managing Pekerjaan Staf

7. Tidak Memberikan Dukungan (Support) ke Stafnya

Kesalahan yang seringkali dilakukan oleh supervisor baru ini membuat staf jadi tidak aman (insecure) buat mencoba berbagai teknik dan inovasi baru.

Bisa jadi dari teknik dan inovasi baru itu bisa meningkatkan produktivitas tim atau mencapai KPI jauh lebih cepat.

8. Tidak Merayakan Pencapaian Sebagai Hasil Kerjasama Tim

Kesalahan dari supervisor baru (supervisor lama juga) itu ketika menganggap pencapaian hanya ada kontribusi dirinya saja.

Tapi saat gagal, justru menyalahkan tim, menganggapnya sebagai kambing hitam bukannya evaluasi menyeluruh di tim.

Jika Anda melakukan kesalahan ini, jangan harap bisa mendapat apresiasi, kepercayaan dan respect dari staf.

Yang ada justru mereka enggan untuk bekerja sama dengan Anda.

9. Menolak Delegasi Tugas ke Staf

Perkembangan bisnis, teknologi, dan perubahan perilaku pelanggan yang cepat itu hampir tidak mungkin bisa dilakukan sendirian oleh satu orang.

Kesalahan beberapa supervisor baru tidak mau mendelegasikan beberapa tugas kepada stafnya karena mereka tidak ingin terlihat lemah atau tidak mampu.

Dan justru disitulah letak sisi fatalnya, pekerjaan Anda jadi lambat dan tidak selesai tepat waktu.

Mendelegasikan sebenarnya menunjukkan kalau Anda adalah orang yang tahu prioritas.

Mana pekerjaan yang harus Anda kerjakan sendiri atau sebaiknya cukup dikerjakan oleh staf.

10. Tidak Memanfaatkan Tools atau Software CRM

Peran software CRM untuk mengefisienkan pekerjaan-pekerjaan manual.

Bayangkan saja, jika menggunakan CRM, pekerjaan yang butuh waktu lama, misal membalas pesan satu per satu dengan devices berbeda membuat workflow kacau.

Masalah lainnya yang akan supervisor baru alami adalah kesusahan saat mengorganisir data-data dari spreadsheet.

Monitoring tim juga terasa lebih susah jika menggunakan cara manual atau penggunaan devices yang berbeda.

Tidak bisa melihat hasil laporan langsung di dashboard aplikasi.

Dampak Jika Kesalahan Supervisor Baru Tidak Segera Diatasi

Jika kesalahan-kesalahan yang kami sebutkan dibiarkan begitu saja, dampaknya bisa ke mana-mana, termasuk ke tim dan operasional bisnis perusahaan.

Pertama, target atau KPI jadi sulit tercapai. Bahkan jika tercapai sekalipun itu tidak tersistem dengan baik, bisa jadi di periode berikutnya malah gagal.

Untuk itu adanya sistem yang tepat buat memperbaiki kesalahan ini menjadikan KPI bisa tercapai lebih baik.

Kedua, kepercayaan tim staf menurun pada supervisornya.

Supervisor baru yang terus mendikte, mengatur sampai detail, tidak mempercayakan ke stafnya, dan menetapkan target tidak realistis.

Membuat staf jadi stres, kehilangan semangat dan benci dengan supervisornya.

Ketiga, turnover tinggi dan tidak mau mengerjakan tugas supervisor.

Lanjutan dari dampak sebelumnya, staf yang tidak nyaman dengan gaya kepemimpinan supervisor baru cenderung mencari tempat lain yang lebih nyaman.

Mereka bisa curhat dan menjelekkan ke tim dan departemen lain.

Risiko terburuknya, mereka bisa bekerja sama untuk memboikot dan menyingkirkan supervisornya.

Keempat, kehilangan banyak peluang. Misalnya saja supervisor ini mengawasi kerja sales atau customer service, dimana mereka menjadi frontliner perusahaan.

Jika timnya berantakan, goalsnya tidak jelas, terlalu menekan membuat alur kerjanya jadi terhambat.

Prospek yang bagus jadi tidak kehandle dengan baik, follow up customer nya jadi terlambat, dan kompetitor malah jadi lebih terdepan.

Kelima, reputasi perusahaan juga bisa kena dampak loh. Kesalahan-kesalahan yang terjadi itu dampak paling tingginya adalah ke lini bisnis dong.

Contohnya, pelanggan yang tidak mendapat respon cepat dari staf yang bertugas (sales, customer service) atau pelayanan terbaik tidak puas dan bisa pindah ke kompetitor.

Cara Tepat Memperbaiki Kesalahan Supervisor Baru

Setelah kita ketahui kesalahan-kesalahan supervisor baru dan dampaknya ke tim atau pada bisnis sendiri.

Maka kita harus menyusun cara memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Berikut ini cara tepat untuk memperbaikinya.

1. Ubah Keraguan Menjadi Lebih Percaya Diri

Karena Anda dipercaya sebagai orang yang mampu menjadi supervisor, jadi coba lebih percaya diri kalau Anda tahu apa yang perlu dilakukan.

Untuk menciptakan kepercayaan diri bisa dengan menyelesaikan tugas-tugas kecil secara terus-menerus.

Baik tugas sendiri atau tugas yang harus didelegasikan pada staf.

2. Berani Mendelegasikan Tugas ke Staff dan Melibatkan Pengambilan Keputusan

Ada peribahasa mengatakan kalau “Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing”, artinya pekerjaan jadi lebih ringan kalau dilakukan secara bersama-sama.

Untuk itu Anda harus tahu mana yang perlu didelegasikan, seperti yang sifatnya eksekusi atau operasional ke staf, jika perlu coba libatkan buat pengambilan keputusan.

Tapi, keputusan akhir tetap ada di tangan Anda, dengan tetap melibatkan semua tim punya rasa kepemilikan (sense of ownership) jika berhasil mencapai target.

3. Penyusunan Plan dan Goals Lebih Jelas

Supervisor itu sudah masuk middle management, artinya sudah ada beban tugas bagian penyusunan strategi.

Agar mudah dalam hal penyusunan strategi, harus mulai dari gambaran atau proyeksi goals yang jelas dan bagaimana Anda bisa mengukur keberhasilan.

Coba pikirkan perubahan yang ingin terjadi lalu pikirkan bagaimana cara terbaik untuk benar-benar menerapkannya.

4. Coba Komunikasikan Beberapa Hal pada Staf Anda

Komunikasi adalah kunci di setiap kerjasama tim, di bisnis apapun itu.

Untuk itu coba bangun komunikasi yang jelas, bagaimana culture dan struktur komunikasi yang harus dipatuhi bersama.

Anda bisa melakukan meeting dan bonding team untuk mempererat pemahaman yang sama terkait komunikasi ini.

Cara Memperbaiki Kesalahan - Coba Komunikasikan Beberapa Hal pada Staf Anda

5. Berikan Kebebasan Tim Berkreasi Tapi Tetap Pantau

Tujuan memberikan kebebasan tim berkreasi ini untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan micro management tim.

Selama staff diberikan briefing yang jelas, goals yang mau dicapai apa, indikator keberhasilan, dan strategi secara general dari yang dikerjakan.

Lalu biarkan mereka mengerjakannya sesuai cara terbaik dan kreativitas mereka.

Cara seperti itu menunjukkan kepercayaan kepada mereka, dan mereka juga akan melakukan yang terbaik untuk membayar kepercayaan Anda.

Meskipun di dalam prosesnya supervisor bisa mensupervisi/monitoring pekerjaan mereka. Jika ada yang perlu diperbaiki, maka bisa diskusi dan berikan feedback.

6. Memberikan Dukungan (Support) ke Staff

Memberikan rasa aman dan dukungan baik secara psikologis atau dukungan lainnya kepada tim Anda dan membuat tidak sungkan untuk bertanya ketika mengalami kesulitan.

Mengetahui bahwa mencoba sesuatu dan beberapa kegagalan tidak masalah selama kedepan jadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kemampuan pemecahan masalah.

7. Merayakan Pencapaian Bersama

Sikap semua team lead yang baik adalah ketika target tercapai dan berjalan baik, itu karena tim bukan mengklaim hasil kerja satu orang saja.

Sebaliknya saat tidak sesuai dengan target coba evaluasi bersama juga.

Saling respect dan merayakan keberhasilan secara bersama-sama dan mengevaluasi kegagalan secara bersama-sama juga akan menumbuhkan sikap saling menghargai.

8. Mulai Menggunakan Software CRM (Seperti CRM.id)

Menggunakan software CRM membantu supervisor baru ini mengorganisir dan efisiensi pekerjaan manual.

Selain itu detail manfaat penggunaan software CRM:

Memantau aktivitas sehari-hari tim staff Anda lebih jelas dan efektif.
Melihat performa kerja lebih jelas, dan tidak menimbulkan subjektivitas.
Mengelola pipeline atau workflow jadi lebih rapi dan otomatis (tidak terlalu bergantung pada cara-cara manual).
Kemudahan saat menjadwalkan meeting seperti demo aplikasi atau saat akan onboarding.
Membuat laporan langsung berdasarkan visualisasi data di dashboard aplikasi.
Pada akhirnya untuk efisiensi, produktivitas, dan membuat kerja jadi lebih akurat.

Kesimpulan

Seperti itulah penjelasan tentang 10 kesalahan yang sering dilakukan oleh supervisor baru, dampak, dan cara mengatasinya.

Dari penjelasan tersebut, 10 kesalahan supervisor baru meliputi:

keragu-raguan, tidak mau mendelegasikan tugas, terlalu micromanaging, penyusunan goals dan plan tidak jelas, komunikasi juga tidak jelas, tidak menggunakan tools bantu untuk pemantauan kinerja staff, dll.

Dampak dari kesalahan itu bisa berdampak pada buruknya hubungan kerja antara supervisor dan staff.

Terus tidak saling percaya dan respect satu sama lain, serta alur kerja jadi tidak jelas dan berantakan.

Selain dari perbaikan skill secara langsung, perlu juga pakai aplikasi atau tools yang mendukung kemudahan supervisor memonitoring anggota/staff.

Untuk ini Anda bisa menggunakan Aplikasi CRM, misalnya seperti CRM.id.

Semua aktivitas yang dilakukan oleh staff sales atau customer service mencakup komunikasi rapi dan lancar, broadcast pesan sesuai segmennya, dan membuat grup kontak (segmentasi).

Anda bisa memonitor semua pekerjaan staff Anda dengan mudah tanpa ada yang terlewat sedikitpun, Anda juga bisa mengatur role access ke staff.

Dengan harga Rp 40/pesan (setidaknya Rp 100.000/bulan), sudah mendapatkan 1000 free conversation credit per bulan dengan unlimited pesan, agent, monthly active users.

Yuk coba CRM.id dengan demo aplikasi bersama tim kami atau hubungi kontak tim kami jika ingin konsultasi lebih lanjut.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.