Cara membuat akun WA bisnis Anda mulai dengan menyiapkan nomor telepon milik usaha, mendownload aplikasi WhatsApp Business, memverifikasi nomor, lalu melengkapi profil.
Sebelum mendaftar, siapkan nama bisnis, logo, kategori usaha, deskripsi singkat, alamat, jam operasional, email, dan website jika tersedia.
Anda bisa memakai nomor baru atau memindahkan nomor WhatsApp pribadi ke aplikasi Business. Jika memilih nomor lama, buat cadangan chat terlebih dahulu.
Jika memilih nomor baru, pastikan bisnis memegang SIM dan akses pemulihannya.
Jangan menyerahkan kepemilikan nomor sepenuhnya kepada admin atau sales karena pergantian staf dapat memutus akses bisnis ke pelanggan.
Setelah akun aktif, segera pasang verifikasi 2 langkah, greeting message, pesan di luar jam kerja, quick reply, label/tag pelanggan dan pesan, katalog, serta tautan chat.
Semua rangkaian proses membuat akun yang siap menerima pertanyaan, leads, dan pesanan sejak hari pertama akan kami bahas dalam tulisan CRM.id (penyedia software CRM dan WhatsApp Business API) berikut.
Apa Itu Akun WA Bisnis dan Siapa yang Perlu Menggunakannya?
WhatsApp Business App adalah aplikasi untuk bisnis mikro sampai kecil yang ingin berkomunikasi dengan pelanggan melalui profil usaha.
Pemilik bisnis bisa menampilkan kategori, alamat, jam kerja, email, website, katalog, dan informasi lain yang tidak tersedia selengkap itu pada akun personal.
Aplikasi ini cocok untuk pemilik toko, usaha rumahan, penjual online, jasa profesional, sales, serta UKM dengan jumlah admin terbatas.
Tim bisa memakai fitur pesan otomatis, quick reply, katalog, label chat, dan tautan pendek (short url) untuk mengurangi pekerjaan berulang.
Jangan menyamakan aplikasi tersebut dengan WhatsApp Business Platform.
Menurut dokumentasi Meta for Developers, Business Platform menyediakan API untuk mengirim dan menerima pesan secara terprogram, melakukan otomatisasi, serta menghubungkan WhatsApp dengan sistem lain.
| Platform | Penggunaan | Cara Pengelolaan |
|---|---|---|
| WhatsApp Messenger | Komunikasi pribadi | Manual melalui aplikasi |
| WhatsApp Business App | Pemilik UKM dan tim kecil | Aplikasi bisnis dan perangkat tertaut |
| WhatsApp Business Platform | Tim CS, sales, dan marketing yang berkembang | API, CRM, chatbot, routing, serta shared inbox |
Meta melaporkan pada April 2025 bahwa lebih dari 2 miliar orang memakai WhatsApp setiap hari, dan jutaan pengguna berkomunikasi dengan bisnis melalui pesan.
Data tersebut menunjukkan alasan WhatsApp layak masuk ke alur pelayanan pelanggan dan tidak terbatas hanya menjadi nomor kontak tambahan.
Baca Juga: WA Business: Apa Fitur dan Perbedaan dengan WA Biasa?
Apa Saja Syarat Membuat Akun WA Bisnis?
Proses pendaftaran tidak meminta perangkat khusus. Meski demikian, beberapa persiapan akan mencegah masalah verifikasi, kehilangan chat, dan perebutan akses akun di kemudian hari.
1. Nomor Telepon Milik Bisnis
Menurut Pusat Bantuan WhatsApp, Anda hanya boleh mendaftarkan nomor telepon tetap yang Anda miliki.
Nomor tersebut harus bisa menerima SMS atau panggilan untuk memperoleh kode pendaftaran.
Gunakan nomor yang bisnis kuasai untuk jangka panjang.
Simpan SIM card, email pemulihan, PIN, dan data pembelian nomor di tempat yang pemilik atau penanggung jawab akses.
2. Akses SMS atau Panggilan
Pastikan nomor masih aktif dan tidak memblokir SMS atau panggilan masuk.
Untuk telepon kantor/rumah atau landline, pilih verifikasi melalui panggilan karena device tersebut tidak menerima SMS.
Sediakan koneksi internet yang stabil selama pendaftaran. WhatsApp tetap memerlukan koneksi internet meskipun kode masuk melalui koneksi internet.
3. Nama dan Informasi Bisnis
Siapkan nama yang pelanggan kenali dan gunakan secara sama pada media sosial, website, marketplace, Google Business Profile, nota, serta kemasan.
Hindari slogan promosi, kapital berlebihan, dan simbol yang tidak berkaitan dengan nama usaha.
WhatsApp menjelaskan bahwa nama akun harus mewakili bisnis atau organisasi.
Karena itu, nama seperti Toko Nusa lebih aman daripada variasi seperti Toko Nusa Termurah Nomor 1.
4. Cadangan Chat untuk Pengguna Nomor Lama
Jika nomor masih aktif pada WhatsApp Messenger, buat cadangan sebelum migrasi.
Panduan resmi WhatsApp juga menyarankan langkah ini sebelum pengguna memindahkan akun ke WhatsApp Business.
Pastikan Anda memakai akun Google atau Apple ID yang benar. Periksa waktu cadangan terakhir dan internal storage agar proses recovery berjalan lancar.
Baca Juga: 9 Kelebihan WA Bisnis yang Wajib Pebisnis Ketahui
Haruskah Membuat WA Bisnis dengan Nomor Baru atau Nomor Lama?
Keputusan ini mempengaruhi privasi, kelangsungan layanan, dan pengelolaan akun.
Coba pertimbangkan siapa pemilik nomor, siapa yang akan menjawab chat, dan apakah pelanggan sudah mengenali nomor lama Anda.
Tabel berikut menjelaskan beberapa pilihan beserta kelebihan dan risikonya.
| Opsi Pilihan | Kelebihan | Risiko |
|---|---|---|
| Nomor lama | Pelanggan sudah mengenal nomor dan riwayat chat akan ikut berpindah | Chat pribadi bercampur dan migrasi memerlukan cadangan |
| Nomor baru | Memisahkan komunikasi pribadi dan bisnis sejak awal | Anda perlu mengenalkan nomor kepada pelanggan lama |
| Nomor milik karyawan | Cepat untuk memulai | Anda bisa kehilangan akses ketika karyawan keluar |
| Nomor milik perusahaan | Memudahkan serah terima tugas | Perlu tata kelola SIM, PIN, email, dan device |
Cara Membuat WA Bisnis dengan Nomor Baru
Pasang SIM yang aktif, lalu daftarkan nomor melalui WhatsApp Business.
Anda tetap bisa memasang WhatsApp Messenger dan WhatsApp Business pada satu HP selama setiap aplikasi memakai nomor yang berbeda.
Pilihan ini cocok untuk usaha baru dan bisnis yang ingin membangun nomor layanan pelanggan sebagai aset perusahaan.
Cantumkan nomor tersebut di semua channel seperti website, media sosial, toko, invoice, serta materi promosi.
Cara Mengubah WA Biasa ke WA Bisnis
Buat cadangan chat,download WhatsApp Business, lalu daftarkan nomor yang sama.
Aplikasi akan mengenali nomor lama dan menawarkan proses pemindahan akun serta riwayat chat.
WhatsApp Messenger dan WhatsApp Business merupakan dua aplikasi terpisah.
WhatsApp menjelaskan kalau satu nomor tidak dapat aktif pada kedua aplikasi secara bersamaan. Setelah migrasi selesai, gunakan nomor tersebut melalui aplikasi Business.
Baca Juga: Ini Cara Daftar WhatsApp dengan Nomor Baru yang Kami Lakukan Tanpa Ribet
Bagaimana Cara Membuat Akun WA Bisnis di Android dan iPhone?
Tampilan menu Android dan iPhone sedikit berbeda setelah pembaruan aplikasi. Alur pendaftarannya tetap serupa seperti berikut ini:
1. Download Aplikasi WhatsApp Business Resmi
Cari WhatsApp Business pada Google Play Store atau App Store. Periksa nama pengembang/developer dan logo huruf B agar Anda tidak memasang aplikasi tiruan.
Buka aplikasi setelah instalasi selesai. Jika sistem HP mendeteksi atau menemukan nomor yang aktif pada WhatsApp Messenger, pastikan Anda memilih nomor yang memang ingin bisnis gunakan.
2. Baca dan Setujui Ketentuan Layanan
Baca ketentuan penggunaan, kebijakan bisnis, dan kebijakan perdagangan yang relevan dengan produk Anda. Setelah memahaminya, ketuk Setuju dan lanjutkan.
Tahap ini membantu pemilik usaha memahami larangan terkait spam, produk terbatas, penipuan, serta komunikasi yang tidak pelanggan harapkan.
3. Masukkan Nomor Telepon Bisnis
Pilih Indonesia dengan kode negara +62. Saat memasukkan nomor, hilangkan angka nol pertama.
Sebagai contoh, masukkan 81234567890 untuk nomor 081234567890 setelah memilih +62.
Periksa kembali nomor sebelum melanjutkan. Kesalahan satu digit saja kode akan terkirim ke pihak lain atau membuat proses verifikasi gagal.
4. Verifikasi Nomor WhatsApp Business
WhatsApp akan mengirim kode pendaftaran 6 digit melalui SMS. Masukkan kode tersebut ke aplikasi.
Jika SMS tidak masuk setelah waktu tunggu selesai, gunakan pilihan panggilan telepon.
Untuk nomor telepon rumah, gunakan panggilan dan dengarkan kode yang sistem sebutkan melalui suara.
Jangan pernah membagikan kode pendaftaran kepada admin tidak resmi, pelanggan, atau bahkan pihak yang mengaku sebagai petugas WhatsApp.
5. Restore Cadangan Chat Jika Diperlukan
Jika Anda memindahkan nomor lama, aplikasi akan mencari cadangan yang sesuai.
Pilih Pulihkan/restore dan tunggu sampai proses selesai sebelum menutup aplikasi atau mengganti koneksi.
Periksa beberapa chat, foto, dan dokumen setelah restore. Pemeriksaan ini lebih aman daripada langsung menghapus aplikasi lama atau memberikan HP Anda kepada admin.
6. Tentukan Nama, Kategori, dan Foto Profil Bisnis
Masukkan nama usaha yang sama dengan identitas publik Anda.
Pilih kategori yang paling mendekati kegiatan utama bisnis, lalu unggah logo yang terlihat jelas dalam ukuran kecil.
Jangan memasukkan kata promosi, nomor telepon, atau alamat situs ke kolom nama. Gunakan bagian deskripsi dan website untuk informasi tersebut.
7. Lengkapi Profil Bisnis WhatsApp
Buka menu fitur bisnis atau profil bisnis, lalu tambahkan:
- Deskripsi produk atau layanan utama
- Alamat toko atau wilayah pelayanan
- Jam operasional
- Alamat email
- Situs web atau toko online
- Katalog produk dan layanan
- Username jika fitur tersebut tersedia
Meta mulai membuka reservasi username WhatsApp pada Juni 2026.
Jika akun Anda sudah memperoleh menunya, pilih username yang selaras dengan nama brand dan akun sosial bisnis.
8. Aktifkan Verifikasi Dua Langkah
Buka setting/pengaturan, pilih akun, lalu cari verifikasi dua langkah. Buat PIN atau kata sandi yang kuat dan tambahkan email pemulihan milik perusahaan.
Panduan keamanan WhatsApp Business menyarankan verifikasi 2 langkah ini untuk mencegah pihak yang tidak berwenang mengambil alih akun Anda. Batasi akses PIN pada pemilik dan penanggung jawab yang sah.
Baca Juga: Cara Mudah Tautkan Perangkat dengan Linked Device Whatsapp
Apa yang Perlu Kita Atur Setelah Akun WA Bisnis Aktif?
Akun WA yang berhasil melewati verifikasi masih memerlukan pengaturan operasional.
Untuk itu coba mulai dari fitur yang paling sering membantu pelanggan dan admin, antara lain:
1. Pesan Salam (Greeting Message) dan Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Buat pesan salam yang menjelaskan brand identity bisnis dan waktu respon Anda, contohnya:
Halo kak, terima kasih telah menghubungi Toko [Nama Toko]. Tim kami akan membantu Anda pada pukul 08.00 sampai 20.00 WIB. Silakan tulis nama produk atau kebutuhan Anda.
Gunakan pesan di luar jam kerja untuk mengelola ekspektasi mereka. Dengan mencantumkan kapan admin kembali aktif dan sediakan tautan katalog jika relevan.
2. Quick Reply untuk Pertanyaan Berulang
Siapkan quick reply untuk harga, ongkos kirim, metode pembayaran, lokasi, kebijakan penukaran, dan status pesanan. Anda bisa menggunakan perintah khusus seperti /harga, /lokasi, /ongkir, dan /retur.
Tinjau balasan setiap kali harga, promo, stok, atau kebijakan berubah. Balasan cepat yang usang dapat mempercepat respon yang salah.
3. Label Pelanggan Berdasarkan Tahap Proses
Susun label atau tag yang menyesuaikan pada pekerjaan tim, misalnya Lead Baru, Sudah Dijawab, Perlu Follow Up, Menunggu Pembayaran, Proses Pesanan, dan Selesai.
Hindari membuat terlalu banyak label. Mulailah dengan 5-6 tahap yang benar-benar tim expert, lalu evaluasi setelah 1 minggu.
4. Katalog, Link atau Tautan Pendek, dan Kode QR
Masukkan beberapa produk terlaris ke katalog lengkap dengan foto, nama, harga, dan deskripsi.
Setelah itu, buat link atau kode QR agar calon customer bisa membuka chat tanpa menyimpan nomor.
Tempatkan tautan pada bio Instagram, halaman kontak website, Google Business Profile, dan email. Pasang juga QR code pada kasir, kemasan, brosur, atau meja layanan.
5. Dapatkan Izin dan Uji Akun Sebagai Pelanggan
Jangan langsung mengirim promosi massal kepada semua kontak.
Meta menekankan bahwa pelanggan harus dapat memilih menerima pesan bisnis, menghentikan chat, atau memberikan feedback.
Gunakan nomor lain untuk menguji profil, katalog, jam kerja, tautan, pesan salam, dan kejelasan balasan.
Catat waktu respon, jumlah chat yang belum terjawab, sumber leads, dan persentase chat yang berakhir menjadi pesanan.
Baca Juga: Ketahui Tentang Whatsapp Verified Agar Bisnis Lebih Trusted!
Bagaimana Contoh Penerapan WhatsApp Business pada Bisnis UKM?
Ada sebuah toko kue memiliki satu pemilik dan dua admin customer service. Pemilik menyediakan nomor khusus perusahaan, menyimpan SIM serta email pemulihan, kemudian mendaftarkannya melalui WhatsApp Business.
Tim CS membuat 5 label sesuai perjalanan pelanggan, yaitu Lead Baru, Pilih Produk, Menunggu Pembayaran, Pesanan Diproses, dan Selesai.
Mereka menambahkan 5 produk populer ke katalog serta menyiapkan balasan cepat untuk harga, jadwal pengiriman, custom order, pembayaran, dan lokasi.
Setiap akhir minggu, owner meninjau 3 hal, yakni:
- Chat yang belum mendapat jawaban
- Waktu respon
- Konversi chat menjadi pesanan
Jika banyak pelanggan berhenti setelah meminta harga, tim CS bisa memperbaiki penjelasan produk, menampilkan katalog lebih awal, atau memperjelas biaya pengiriman.
Praktik ini sejalan dengan pengalamannya yang telah menghubungkan WhatsApp dan CRM.
Mayank Singh, Chief Digital Officer dan Vice President Domino’s Pizza Indonesia, menyampaikan:
“Hasil dari tahun 2023 dengan jelas menunjukkan betapa besar dampak integrasi WhatsApp dengan upaya CRM dan CLM kami yang terus berjalan.”
Dalam studi kasus resmi WhatsApp, Domino’s Pizza Indonesia melaporkan kenaikan penjualan 72% dan ROI pesan WhatsApp sebesar 6,3 kali selama 2023.
Perusahaan melaporkan sendiri hasil tersebut, sehingga bisnis UKM tidak bisa menganggapnya sebagai jaminan hasil yang sama.
Pelajaran yang bisa kita ambil yaitu dari segi integrasi data, segmentasi pelanggan, dan pengukuran hasil.
Baca Juga: 11 Contoh Strategi B2C Menggunakan WhatsApp Business
Kapan Suatu Bisnis Perlu Beralih ke WhatsApp Business Platform dan CRM?
WhatsApp Business App cukup sebagai channel komunikasi jika skala bisnis masih mikro atau baru merintis.
Tapi kalau sudah naik kelas menjadi bisnis kecil sampai menengah, pertimbangkan penggunaan WhatsApp Business Platform dan CRM.
Pertimbangan lainnya ketika tim Anda sudah mulai mengalami beberapa kondisi berikut:
- Beberapa admin menjawab chat yang sama
- Tim CS sudah mulai bingung terhadap setiap tugasnya dan selalu bertabrakan saat bekerja
- Riwayat kontak dan chat pelanggan ada di banyak perangkat
- Sales melewatkan jadwal follow up
- Manajer tidak memiliki laporan respon dan konversi
- Membutuhkan chatbot atau integrasi data
- Jumlah pesan sudah melampaui kemampuan pengelolaan manual
WhatsApp Business Platform mendukung alur notifikasi, promosi, perdagangan, layanan pelanggan, otomatisasi, dan integrasi dengan CRM.
Tim Anda bisa membagikan chat kepada agen, menyimpan riwayat interaksi, serta menghubungkan chat dengan sales pipeline.
Meta juga menyediakan skema Coexistence melalui Embedded Signup untuk akun yang memenuhi persyaratan.
Skema ini membantu suatu bisnis mempertahankan penggunaan aplikasi sambil menghubungkan nomor ke Cloud API.
Anda perlu menanyakan kelayakan nomor dan prosedur migrasi kepada penyedia resmi sebelum mengubah perangkat atau mendaftarkan ulang akun.
Baca Juga: 7 Alasan Aplikasi CRM Bisa Meningkatkan Layanan Pelanggan
Kenapa Kode Verifikasi WA Bisnis Tidak Masuk?
Periksa beberapa hal berikut jika WhatsApp tidak mengirim kode:
- Pastikan kode negara dan nomor sudah benar
- Hilangkan angka nol pertama setelah memilih +62
- Pastikan SIM aktif dan mendapat sinyal
- Matikan pemblokiran SMS atau panggilan untuk sementara
- Tunggu penghitung waktu selesai sebelum meminta kode baru
- Pilih verifikasi melalui panggilan jika SMS gagal
- Gunakan panggilan untuk nomor landline/nomor telepon rumah
- Periksa apakah nomor memiliki verifikasi 2 langkah lama
Jangan meminta kode berkali-kali dalam waktu singkat karena sistem akan memberikan jeda waktu untuk request kembali.
Anda bisa mengikuti panduan masalah pendaftaran WhatsApp jika semua langkah tersebut belum menyelesaikan masalah.
Baca Juga: Meta Verified, Begini Cara Mendapatkan dan Harganya
Kesimpulan
Seperti itulah penjelasan terkait cara membuat akun WA bisnis yang bisa CRM.id paparkan.
Dari penjelasan tersebut bisa kita ketahui cara membuat akun WA bisnis hanya memerlukan beberapa tahap.
Tapi hasilnya bergantung pada kepemilikan nomor, keamanan, kelengkapan profil, serta disiplin tim dalam menindaklanjuti chat.
Coba mulai dengan satu nomor milik perusahaan, profil yang akurat, label dan tag, quick reply, dan evaluasi atau monitoring mingguan.
Ketika jumlah chat masuk sudah meningkat dan pengaturan lead mulai berantakan, pertimbangkan integrasi WhatsApp Business Platform dengan aplikasi CRM.
Hal itu agar setiap chat memiliki penanggung jawab (PIC), riwayat, serta jadwal follow up yang jelas.
Untuk merasakan beberapa value dari aplikasi CRM berbasis WhatsApp API, Anda bisa melakukan uji coba gratis di tautan nomor WhatsApp berikut ini untuk sesi konsultasi bersama Senior Consultant CRM.id.
- 7 Customer Success Software Terbaik yang Perlu Dicoba - 31 Agustus 2026
- Sales Pitch di 2026, Contoh, & Cara Membuatnya - 31 Agustus 2026
- Syarat dan Cara Praktis Membuat Akun WA Bisnis - 31 Agustus 2026