WhatsApp telah berkembang jauh melampaui fungsi awalnya sebagai aplikasi perpesanan pribadi.
Saat ini, WhatsApp sudah jadi channel komunikasi untuk beragam kebutuhan, termasuk untuk kebutuhan bisnis, grup keluarga, komunitas, dan lain sebagainya.
Salah satu fitur yang digunakan untuk kebutuhan tersebut adalah grup WhatsApp. Tapi beberapa orang masih bingung bagaimana cara membuat grup WhatsApp dan cara mengaturnya?
Terus setelah membuat grup dan ada diskusi dengan anggota grup, apa saja etika yang harus diperhatikan ketika berinteraksi?
Karena kalau tidak memahami etika komunikasi di grup, membuat diskusi nantinya tidak produktif, spam, dan memicu konflik antar anggota grup.
Artikel dari crm.id ini akan membahas cara membuat dan mengelola grup WhatsApp, serta apa saja etika yang harus Anda pahami ketika sudah berada di dalam grup tersebut?
Pentingnya dan Manfaat Grup WhatsApp
Grup WhatsApp adalah fitur WhatsApp yang memudahkan pengguna membuat dan bergabung dalam satu grup percakapan dengan minat, pembahasan, atau keterikatan yang sama.
Setiap anggota bisa mengirim pesan teks, gambar, video, dokumen, voice note, panggilan suara dan video secara grup.
Tapi tetap tergantung pada pengaturan yang ditetapkan admin.
Di dalam satu grup biasa (bukan komunitas), jumlah anggota (member) maksimal saat ini mencapai 1024 orang.
Sehingga grup WhatsApp jadi media komunikasi massal yang cepat dan sangat praktis menyampaikan pesan tanpa harus menghubungi satu per satu.
Terkait masalah otoritas di grup, ada 2 peran yaitu admin dan member biasa. Admin berfungsi mengatur semua aktivitas dan pengaturan di grup.
Menjadi admin bisa karena owner atau pembuat grup tersebut atau member lain yang diberikan akses menjadi admin oleh pemilik.
Sedangkan member biasa memiliki peran yang lebih terbatas daripada admin.
Fungsi dan Manfaat Grup WhatsApp
Manfaat dan fungsi penggunaan grup WhatsApp lebih tepat sasaran daripada menggunakan pesan pribadi untuk beberapa kebutuhan, seperti:
1. Sarana Koordinasi di Pekerjaan atau Aktivitas Bisnis
Bagi beberapa bisnis, WhatsApp menjadi media komunikasi dan koordinasi tim, menyampaikan informasi, pembagian tugas, dan update kegiatan.
Biasanya bisnis yang memanfaatkan grup WhatsApp khusus internal dan anggota atau departemennya masih belum beragam.
Komunikasinya masih belum butuh dibagi-bagi berdasarkan kategori tertentu.
2. Komunikasi Keluarga, Komunitas, dan Alumni
Grup yang paling umum di WhatsApp adalah grup keluarga, alumni/angkatan, teman sekolah, dan lingkungan RT/RW atau warga suatu kampung/desa.
Dengan adanya grup, keluarga bisa mengirim keperluan seperti pembahasan bersama dilakukan di grup.
Selain itu ketika akan ada acara reuni atau bukber (buka bersama) saat momen Ramadhan, bisa berdiskusi dan merencanakannya bersama-sama via grup.
Ketua RT menyampaikan perihal pengumuman dari kepala desa atau program kerja bakti juga melalui grup.
3. Kebutuhan Customer Relationship Management
Sebagai pemilik bisnis atau sedang menjalankan bisnis, grup berguna dalam mengelola dan membangun hubungan baik dengan pelanggan, reseller, distributor, atau brand tertentu.
Anda bisa mengirimkan pesan promosi, pemberitahuan produk baru, menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan, hingga menangani komplain.
Beberapa pebisnis (terutama bisnis kecil dan usaha sampingan seperti makanan) menggunakan WhatsApp
Tentunya untuk berkomunikasi dengan pelanggan atau calon pembelinya sampai melakukan transaksi.
4. Tempat Diskusi, Berdebat, dan Belajar
Penggunaan grup WA juga sebagai sarana menyampaikan informasi tambahan dari kelas online, grup diskusi, atau mentoring dengan fasilitator.
Setelah kelas selesai, apabila ada materi masih belum dipahami atau ada inovasi baru, beberapa orang bisa bertanya dan menyampaikan pendapatnya.
Jadi sistemnya lebih banyak membantu untuk sistem belajar asynchronous learning dan sistem kursus jarak jauh (online).
5.
Baca Juga: Cara Chat Whatsapp Tanpa Save Nomor
Cara Membuat Grup WhatsApp di Berbagai Perangkat
Sekarang kita akan membahas bagaimana cara membuat grup WhatsApp di berbagai perangkat, seperti mobile device dan desktop/WhatsApp Web.
Cara Membuat Grup WhatsApp di Mobile Device
Berikut ini langkah-langkah membuat grup WhatsApp menggunakan mobile device:
1. Buka aplikasi WhatsApp
2. Ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas
3. Pilih menu grup baru (new group)
4. Pilih kontak yang ingin dimasukkan ke dalam grup (maksimal 1024 anggota). Anda bisa memasukkan dari opsi frequently contacted, contact on WhatsApp, atau melalui search bar nama atau nomor.
5. Ketuk ikon panah atau next (selanjutnya)
6. Masukkan nama grup yang Anda inginkan (maksimal 100 karakter)
7. Selain itu Anda bisa menambahkan foto grup (opsional), emoji, dan pengaturan lain seperti disappearing messages, group permissions (perizinan grup).
8. Ketuk ikon centang atau create untuk menyelesaikan
9. Setelah langkah tersebut, grup WhatsApp akan langsung aktif dan siap digunakan, Anda sudah jadi admin dan bisa menambahkan anggota lain dan mengatur beberapa pengaturan lainnya di grup.
Cara Membuat Grup WhatsApp di WhatsApp Web atau Desktop
WhatsApp Web dan Desktop juga memungkinkan pembuatan grup seperti halnya menggunakan mobile device, caranya sebagai berikut:
- Buka WhatsApp Web atau WhatsApp Desktop
- Klik ikon chat baru
- Pilih new group
- Tambahkan anggota grup
- Beri nama, foto profil grup, dan beberapa keterangan detail lainnya
- Klik create
Jadi prosesnya hampir sama dengan di mobile device, hanya saja tampilannya saja yang sedikit berbeda, menyesuaikan dengan tampilan laptop atau PC.
Fitur pembuatan grup WA di web atau desktop ini sangat membantu bagi pengguna yang bekerja menggunakan laptop atau PC.
Peran Admin di Grup WhatsApp
Admin adalah pengguna yang memiliki hak khusus dan lebih di grup melebihi member biasa.
Saat pertama kali membuat grup, Anda otomatis menjadi admin dan bisa menambahkan admin lain.
Hak dan Tanggung Jawab Admin
Admin grup memiliki beberapa otoritas dan hak sebagai berikut:
- Menambahkan atau mengeluarkan anggota
- Mengubah nama, foto, dan deskripsi grup
- Mengatur siapa saja yang boleh mengirim pesan
- Menentukan siapa yang bisa mengedit info grup
- Mengelola admin lain
Selain itu memiliki tanggung jawab untuk menjaga kualitas komunikasi dan kenyamanan anggota grup selama berinteraksi di grup.
Baca Juga: Lakukan Banyak Hal dengan Pesan Marketing WhatsApp Business
Cara Mengelola Grup WhatsApp
Banyak grup WhatsApp tidak berfungsi dengan baik karena tidak menggunakan pengaturannya dengan baik.
Padahal, WhatsApp menyediakan berbagai fitur kontrol yang sangat berguna untuk kebutuhan manajemen grup.
Untuk itu kita akan membahas beberapa cara pengaturan grup, mencakup:
Mengatur Siapa yang Bisa Mengirim Pesan
Admin bisa mengatur kluster yang bisa mengirim pesan, apakah semua member bisa mengirim pesan atau hanya admin saja.
Misalnya jika diskusi atau chat di grup sangat tidak kondusif, admin bisa mengubah hanya admin saja yang bisa mengirim pesan.
Terutama jika ada pengumuman atau informasi penting dan akan berpotensi tenggelam dengan chat member lain.
Anda bisa melakukan cara ini:
- Buka info grup, bisa klik titik tiga di pojok kanan atas atau klik pada profil grup
- Scroll ke bawah dan pilih group permission atau izin grup
- Pilih matikan (off) pada toggle switch “send new messages” (kirim pesan). Maka hanya admin yang bisa mengirimkan pesan
Jika ingin mengembalikan lagi semua anggota bisa mengirim pesan, lakukan cara sebelumnya kemudian hidupkan (on) pada toggle switch send new messages.
Mengatur Siapa yang Bisa Mengedit Info Grup
Agar tidak terjadi perubahan nama atau foto grup sembarangan, admin bisa membatasi akses edit.
Anda bisa melakukan cara ini:
- Buka info grup, bisa klik titik tiga di pojok kanan atas atau klik pada profil grup
- Scroll ke bawah dan pilih group permission atau izin grup
- Pilih matikan (off) pada toggle switch “edit group settings” (edit info grup). Maka hanya admin yang bisa mengirimkan pesan
Jika ingin mengembalikan lagi semua anggota bisa mengedit info grup, lakukan cara sebelumnya kemudian hidupkan (on) pada toggle switch edit group settings.
Menambahkan Deskripsi Grup
Deskripsi grup berfungsi untuk menjelaskan tujuan dan aturan grup.
Deskripsi yang jelas membantu mengurangi kesalahpahaman dari anggota sekaligus menyamakan persepsi, terutama jika grupnya untuk yang sifatnya penting.
Berbeda dengan grup yang hanya digunakan untuk iseng-isengan saja bersama teman-teman yang sudah akrab.
Contoh deskripsi yang baik:
- Tujuan grup
- Topik pembahasan
- Jam aktif diskusi
- Aturan komunikasi di grup dan selama berinteraksi antar anggota
- Dll
Baca Juga: WA Business: Apa Fitur dan Perbedaan dengan WA Biasa?
Strategi Membuat dan Mengelola Grup WhatsApp yang Tepat Sasaran dan Kondusif
1. Tentukan Tujuan Pembuatan Grup Sejak Awal
Sebelum membuat grup, Anda harus mencentang (checklist) pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Untuk apa grup ini dibuat?
- Siapa saja target anggotanya?
- Informasi apa yang akan dibagikan di grup?
- Apa saja batasan kata-kata yang boleh dan tidak?
- Bagaimana mekanisme yang harus diambil ketika ada debat kusir?
Jika Anda sudah punya tujuan jelas akan jauh mempermudah penerapan strategi dan tindakan yang harus Anda ambil kedepannya.
2. Membatasi Anggota dan Jumlahnya Sesuai Kebutuhan dan Relevan dengan Tujuan Grup
Semakin besar grup, maka membutuhkan pengelolaan yang tidak mudah juga.
Jika tujuan grup adalah diskusi mendalam, anggota harus menyesuaikan dengan orang-orang yang memang fokusnya pada diskusi.
Bukan menyebarkan gosip, jualan, dan membahas topik lain (out of topic/context).
Atau, jika anggotanya yang relevan memang terlampau banyak dan grup sudah tidak bisa menampung orang lagi.
Anda bisa membuat grup lagi dengan nama yg sama tapi ada versinya.
Misal nama grup yang sudah penuh “Tempat Diskusi CRM” maka grup baru tersebut bisa Anda beri nama “Tempat Diskusi CRM #2”.
Kebanyakan anggota justru membuat kontraproduktif jika tidak punya pemahaman yang sama terkait peraturan grup.
3. Menggunakan Komunitas Jika Perlu
Jika memiliki banyak grup dengan topik yang berbeda-beda, tapi masih dalam satu payung yang sama, misalnya tentang bisnis, maka Anda perlu menggunakan komunitas.
Komunitas bisa mengirimkan broadcast untuk memberitahukan pengumuman atau informasi penting antar anggota grup dan memudahkan manajemen grup.
Misalnya kembali ke pembahasan tadi, jika Anda memiliki lebih dari satu grup seperti “Tempat Diskusi CRM” dan “Tempat Diskusi CRM #2” bisa disatukan dalam satu komunitas.
Baca Juga: Aero WhatsApp: Pengertian, Fitur, dan Bahayanya
Etika dalam Grup WhatsApp Secara Umum
Selain aspek-aspek cara membuat dan mengelola grup, Anda perlu juga mempelajari etika komunikasi.
Panduan etika komunikasi di grup WhatsApp ini nantinya jadi semacam pedoman saat pembuatan aturan grup.
Tujuannya untuk menjaga agar kualitas grup WhatsApp tetap terjaga dan tidak ada anggota yang melakukan semena-mena.
Etika Dasar dalam Grup WhatsApp
Beberapa etika dasar yang sebaiknya diterapkan ke anggota di grup:
- Hindari mengirim spam pesan dan pesan tidak sesuai topik grup.
- Perhatikan waktu mengirim pesan. Hindari mengirim pesan di jam-jam tertentu (sesuai kebijakan grup), kecuali mendesak.
- Gunakan bahasa yang sopan, jelas, dan tidak boleh memaksa
- Menghormati privasi sesama anggota grup
- Dilarang berjualan (jika grupnya selain jualan atau hubungan dengan pelanggan), promosi judi online (judol), menggunakan SARA, pornografi, dan pornoaksi.
Etika Mengirim Media (Gambar, Video, Audio, Dokumen)
Etika berkomunikasi di grup WhatsApp juga mencakup penggunaan media seperti penggunaan dan pengiriman gambar, video, audio, dokumen, dan lainnya.
Prinsip-prinsip etika penggunaan media di grup:
- Media yang dikirimkan ke grup relevan dan sesuai konteks, tidak melanggar standar moral.
- Hindari mengirimkan media dengan forward secara berantai.
- Untuk mengurangi waktu muat lama, sebaiknya kompres file atau bisa upload via drive atau platform sejenis kemudian kirimkan linknya.
- Untuk menghindari kesalahpahaman, sebaiknya memberikan konteks pada gambar, video, audio, atau dokumen sebelum mengirimnya ke grup.
- Saring terlebih dahulu media yang akan dikirim sebelum sharing.
- Menghindari mengirimkan media yang sensitif dan kontroversial seperti mengandung unsur SARA, pornografi, ujaran kebencian (hate speech), atau aksi kekerasan.
Etika Menyampaikan Pendapat dan Kritik
Dalam grup diskusi, perbedaan pendapat adalah hal wajar. Tapi harus memperhatikan cara menyampaikannya.
Karena bisa sangat menentukan pada kondusifitas grup.
Etika berdiskusi yang harus anggota grup perhatikan:
- Berfokus pada argumentasi mengenai topiknya bukan pada personalnya
- Menggunakan data dan fakta dalam memberikan argumen yang logis
- Hindari sarkasme dan nada merendahkan pihak lain, yang membuat orang lain tersinggung
- Tidak boleh menggunakan unsur-unsur SARA, cacian atau kata-kata kasar, dan hate speech
- Jika ranahnya sudah sensitif dan hanya melibatkan personal seseorang sebaiknya dihentikan atau selesaikan melalui chat pribadi
Etika Khusus untuk Grup WhatsApp Kerja dan Bisnis
Grup WhatsApp kerja punya aturan yang lebih ketat lagi, gaya komunikasinya lebih formal profesional.
Oleh karena itu, standar implementasi etikanya lebih tinggi dan ketat lagi.
Memisahkan Urusan Pribadi dan Pekerjaan
Grup kerja itu lebih fokus pada produktivitas dan diskusi seputar kaitannya dengan pekerjaan.
Sebaiknya hindari membagikan konten-konten atau pesan seperti:
- Meme, karena akan mengurangi level profesionalisme
- Isu politik atau SARA
- Informasi di luar konteks (tidak berhubungan dengan) pekerjaan
Menghormati Struktur dan Hierarki (Atasan) dan Rekan Kerja Lainnya
Secara general, grup WhatsApp biasanya digunakan oleh perusahaan atau lembaga yang masih tradisional, atau menjunjung tinggi struktur dan hierarki jabatan.
Untuk itu perlu menggunakan etika yang berbeda dari grup biasa, misalnya menggunakan contoh berikut:
- Penggunaan bahasa yang pantas, sopan, dan formal kepada atasan
- Jangan memotong pembicaraan penting ketika ada diskusi
- Hormati keputusan yang disampaikan admin, moderator, atau pimpinan
Transparansi dan Kejelasan Informasi
Dalam konteks bisnis, pesan harus jelas, detail, berbasis data.
Karena jika tidak bisa berpengaruh pada pengambilan keputusan yang salah.
Pastikan setiap pesan mencakup beberapa poin berikut:
- Tujuan penyampaian informasi jelas
- Adanya keterangan tanggal dan waktu
- Tanggung jawab pihak terkait
Baca Juga: Mengapa Bisnis Tidak Boleh Mengirim Spam WhatsApp?
Kesalahan yang Harus Dihindari dalam Mengelola Grup WhatsApp
Beberapa kesalahan yang harus Anda hindari:
- Tidak menetapkan aturan grup secara ketat
- Terlalu banyak admin tanpa koordinasi yang jelas
- Membiarkan konflik atau debat kusir tanpa moderasi dan membuat anggota grup lain merasa tidak nyaman
- Menggunakan grup sebagai media broadcast spam, mempromosikan judol, dan hate speech atau menyerang orang lain secara personal
- Tidak menghargai privasi anggota
Kesalahan-kesalahan semacam ini membuat anggota lain tidak nyaman atau bahkan keluar dari grup.
Baca Juga: Cara Mengatasi Spam WA dan Tips Mengenalinya
Kesimpulan
Demikian penjelasan bagaimana cara membuat dan mengelola grup WhatsApp, serta etika berkomunikasi di grup.
Jika Anda memanfaatkan grup WhatsApp dengan baik sesuai cara-cara di penjelasan sebelumnya dan memperhatikan etika, maka grup WhatsApp akan jadi sarana komunikasi yang tepat sasaran.
Grup WhatsApp bukan lagi hanya untuk mengirimkan pesan-pesan tidak jelas, tapi bisa juga dipakai sebagai ruang kolaborasi, koordinasi, dan diskusi.
Selain itu jadi tempat berjualan sekaligus membangun hubungan baik dengan banyak pelanggan.
Nah bagi Anda yang sedang menggunakan WhatsApp untuk mengelola hubungan baik dengan pelanggan dan sudah punya banyak tim.
Tapi sering mengalami masalah seperti nomor yang terblokir ketika ada banyak agen/admin menggunakan satu nomor, maka Anda perlu mencoba aplikasi crm.id.
Aplikasi crm.id memiliki tampilan yang sangat persis dengan WhatsApp Business biasa tapi dengan fleksibilitas dan fitur yang lebih lengkap.
Misalnya, Anda bisa mengirimkan broadcast pesan massal tanpa khawatir terkena pembatasan atau mengelola data dan kontak pelanggan lebih terstruktur.
Anda juga bisa menandai pelanggan berdasarkan kategori dan segmentasi tertentu dengan fitur labeling atau tagging.
Jadi segera lakukan demo aplikasi atau daftar untuk mencoba aplikasi dan mulai rasakan pengalaman terbaik membangun komunikasi dengan pelanggan Anda.
Segera hubungi tim kami di tautan berikut ini.
- Apa Itu Email Blast dan Gimana Cara Membuatnya? - 2 Juli 2026
- WhatsApp Form, Apa Peran dan Cara Membuatnya? - 2 Juli 2026
- Apa Itu ERP Sistem dan Apa Saja Modulnya untuk Bisnis? - 25 Juni 2026