Apa Itu Pesan Broadcast dan Cara Membuatnya?

Untuk yang masih pertama kali menggunakan WhatsApp dan aplikasi CRM, mungkin masih bertanya apa itu pesan broadcast?

Apa perannya di konteks dunia bisnis?

Tapi untuk yang sudah tahu, pasti akan bertanya lalu bagaimana cara membuat pesan broadcast?

Fitur broadcast ini sangat penting untuk meningkatkan kecepatan penyampaian pesan ke banyak kontak dalam satu waktu.

Dan berfungsi sebagai strategi komunikasi marketing, sales, dan customer service mampu meningkatkan efisiensi alur kerja, dan kemudahan promosi produk.

Untuk itu artikel crm.id ini memaparkan pesan broadcast, manfaat, pengertiannya, contoh dan cara membuatnya.

Daftar isi show

Pengertian Pesan Broadcast (Broadcast Message)

Pesan broadcast adalah pesan yang dikirimkan secara bersamaan kepada banyak penerima dalam satu waktu.

Bisa dengan menggunakan satu perintah atau satu sistem pengiriman.

Tidak seperti di grup, dimana orang yang menerima pesan dalam satu grup percakapan dan setiap anggota bisa saling menanggapi.

Broadcast message itu menerima pesan sifatnya dalam bentuk pesan personal meskipun cara pengirimannya secara massal.

Sama prinsipnya dengan mengirim pesan pada umumnya tidak bisa melihat daftar penerima satu sama lain.

Biasanya penggunaan pesan broadcast berguna untuk menyampaikan informasi penting dan pengumuman, mengirimkan promosi atau penawaran.

Juga untuk menyampaikan pembaruan layanan atau produk dan menginformasikan audiens dalam skala besar.

Sejarah Singkat dan Evolusi Pesan Broadcast

Konsep pesan broadcast sudah ada sebelum era internet.

Misalnya dalam dunia penyiaran dan era radio, broadcast merujuk pada penyebaran informasi melalui radio dan televisi kepada audiens luas dalam satu waktu.

Seiring berkembangnya teknologi, prinsip ini diadaptasi ke dalam media komunikasi lainnya seperti:

SMS (short message service)
Email marketing
Aplikasi pesan instan (WhatsApp dan Telegram)
Aplikasi CRM dan marketing automation

Perkembangan teknologi digital tersebut juga memberikan opsi fleksibilitas dan lebih interaktif (bersifat dua arah).

Penyebarannya jadi lebih terukur, segmentasinya jelas, dan tidak lagi bersifat satu arah seperti siaran radio atau televisi.

Sejarah Singkat dan Evolusi Pesan Broadcast

Perbedaan Pesan Broadcast dengan Grup Chat

Beberapa pengguna yang awam masih menyamakan broadcast message dengan grup chat.

Tapi keduanya memiliki perbedaan, baik dari segi fungsi dan strategi penerapannya.

Visibilitas Penerima

Pada pesan broadcast, penerima tidak dapat melihat siapa saja yang menerima pesan yang sama.

Sementara pada grup chat, seluruh anggota bisa melihat daftar peserta dan jika menanggapi pesan akan terlihat oleh anggota lainnya.

Privasi dan Keterbukaan

Broadcast lebih menjaga privasi penerima dan cocok untuk komunikasi 1-on-1 meskipun pengirimannya dilakukan secara massal.

Sedangkan grup chat lebih bersifat terbuka dan jika menanggapi pesan akan terlihat oleh anggota lainnya. Sifatnya lebih ke arah komunitas.

Arah Komunikasi

Pesan broadcast umumnya bersifat satu arah karena lebih banyak menyampaikan informasi dan promosi.

Sedangkan grup chat memberikan opsi diskusi dua arah atau banyak arah antara sesama anggota

Skalabilitas

Broadcast dirancang untuk pengiriman massal. Grup chat memiliki keterbatasan jumlah anggota dan menjadi tidak efektif jika digunakan untuk audiens besar.

Fungsi dan Tujuan Pesan Broadcast

Penggunaan broadcast message untuk berbagai tujuan, tergantung pada konteks dan kebutuhan pengirim. Berikut ini fungsinya:

1. Penyampaian Informasi Cepat

Broadcast memberikan kemudahan penyampaian informasi penting secara cepat dan langsung kepada banyak orang.

Misalnya perubahan jadwal, pengumuman kebijakan brand atau perusahaan, atau pemberitahuan darurat.

2. Media Promosi dan Marketing

Broadcast message sering digunakan untuk menginformasikan promo, diskon, launching produk baru atau marketing campaign.

3. Sarana Edukasi dan Awareness

Brand menggunakan broadcast untuk menyebarkan konten-konten bersifat mengedukasi pelanggan, tips dan trik, atau insight yang berguna untuk audiens.

4. Customer Engagement

Pesan broadcast yang baik bisa meningkatkan engagement pelanggan.

Misalnya dengan ketika membuat message perlu ada call to action yang jelas.

5. Retensi dan Loyalitas

Komunikasi rutin melalui broadcast membantu menjaga hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan menjadi loyal.

Jenis-jenis Pesan Broadcast Berdasarkan Platform

Setiap platform komunikasi memiliki karakteristik broadcast yang berbeda-beda.

Untuk itu Anda perlu memahami perbedaannya agar pesan broadcast selalu sesuai konteks.

Berikut ini jenis-jenis pesan broadcast berdasarkan platform-nya:

1. WhatsApp Broadcast

WhatsApp broadcast adalah salah satu broadcast message yang paling populer saat ini, khususnya di Indonesia dengan menyediakan fitur list yang bisa mengirimkan pesan ke banyak kontak sekaligus.

Karakteristiknya adalah pengirim pesan harus menyimpan nomor penerima pesan, pesan masuk sebagai chat pribadi, dan tidak ada interaksi antar penerima.

Hal ini membuatnya banyak digunakan untuk kebutuhan notifikasi transaksi, informasi promo, reminder, dan informasi pembaruan.

2. Email Broadcast (Email Blast)

Email broadcast atau email blast adalah pengiriman email massal ke daftar subscriber.

Jenis ini sangat cocok jika kontennya panjang (long form), bisa dilacak tingkat open rate dan click rate-nya, mudah dalam perancangan segmentasi.

Namun, email broadcast harus memperhatikan persetujuan penerima dan opsi unsubscribe jika terasa mengganggu penerimanya.

3. SMS Broadcast

SMS broadcast dulu di tahun 2000-an awal sampai tahun 2013 masih sering dilakukan.

Karena pada era itu, SMS adalah media komunikasi instan berbasis teks dan di handphone yang sangat populer di Indonesia sebelum WhatsApp mengambil alih.

Dari pesan personal sampai penggunaan broadcast karena ada sejumlah kelebihan yaitu tidak membutuhkan koneksi internet dan cepat dibaca.

Tapi kekurangan untuk ukuran saat ini adalah karakternya terbatas dan biaya lebih tinggi karena menggunakan pulsa.

4. Broadcast melalui Aplikasi CRM

Software CRM menyediakan fitur broadcast message yang lebih lengkap dan canggih daripada menggunakan channel biasa (misalnya WhatsApp).

Karena aplikasi CRM itu menyediakan data untuk segmentasi kontak, menyediakan template pesan, dan automation pesan atau prosesnya (workflow).

Kita ambil contoh seperti:

Broadcast berdasarkan perilaku pelanggan (aktivitas pesan, pembelian, keluhan, tingkat kepuasan)
Pengiriman pesan massal otomatis ketika ada event tertentu (misalnya diskon 20% untuk menyambut Tahun Baru Imlek)
Terintegrasi dengan channel seperti WhatsApp, email, SMS. Jadi tetap bisa menggunakan fitur bawaan channel tersebut tapi ada nilai tambah di aplikasi CRM yang tidak bisa dilakukan di fungsi bawaan.

Manfaat Pesan Broadcast untuk Bisnis

Ada sejumlah manfaat dari penggunaan pesan broadcast, terutama dalam konteks operasional, marketing, dan bisnis, antara lain:

1. Efisiensi Waktu dan Tenaga

Satu pesan bisa menjangkau ratusan hingga ribuan penerima tanpa perlu mengirim satu per satu.

2. Kesamaan Informasi

Pesan yang disampaikan ke berbagai jenis segmentasi kontak isinya sama, jadi bisa mengurangi terpotongnya informasi dan mengurangi risiko miskomunikasi.

3. Skalabilitas Komunikasi

Broadcast message memperbesar peluang penyebaran informasi dalam satu waktu tanpa harus menambah beban komunikasi secara manual.

4. Meningkatkan Respon Pelanggan

Dengan timing dan konten yang tepat, bisa memantik tindakan cepat dari penerima.

Karena secara tiba-tiba pelanggan menerima pesan promosi atau ada diskon khusus, adanya update fitur atau spesifikasi terbaru.

Mereka jadi aware dan tertarik untuk mencobanya.

5. Memberikan Rasa Aman

Pesan broadcast sifatnya lebih personal meskipun pesan dikirimkan secara massal.

Tidak seperti di grup yang kalau mau menanggapi masih harus mikir apakah nanti tanggapannya dianggap buruk atau norak oleh anggota lain.

Kalau broadcast message kan lebih memberikan keleluasaan jika ingin bertanya lebih lanjut.

Selama profil bisnis Anda jelas, ada centang biru, deskripsi dan alamat jelas, ada katalog (jika bisnis berbasis kuliner atau produk fisik) mereka akan percaya.

Prinsip Dasar Pesan Broadcast

Agar memberikan dampak ada beberapa prinsip dasar yang perlu Anda perhatikan:

1. Relevansi

Pesan harus sesuai dengan kebutuhan dan minat penerima/pelanggan.

2. Kejelasan

Menggunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan langsung ke intinya.

3. Punya Value untuk Penerima

Setiap pesan harus memberikan manfaat dan menjawab permasalahan penerima pesan.

4. Timing Pengiriman yang Tepat

Waktu pengiriman sangat mempengaruhi tingkat keterbacaan. Jika mengirim saat waktu sibuk pasti keterbacaan dan diabaikan jauh lebih besar.

5. Frekuensi Pengiriman Harus Terukur

Frekuensi pengiriman harus terukur untuk menghindari pengiriman berlebihan yang berpotensi mengganggu atau dianggap spam.

Contoh dan Cara Membuat Pesan Broadcast yang Baik

Berikut adalah panduan langkah demi langkahnya membuatnya yang baik:

1. Tentukan Tujuan Pesan Broadcast

Apakah untuk menginformasikan, promosi, penawaran harga khusus, atau reminder?

Penentuan tujuan berguna dalam hal penentuan gaya bahasa dan struktur pesan.

2. Kenali Target Audiens Agar Pesan Broadcast Tepat Sasaran

Segmentasi audiens berguna agar pesan yang Anda kirimkan sesuai dengan karakteristik persona audiens.

3. Penyusunan Struktur Pesan Broadcast yang Jelas

Struktur pesan broadcast setidaknya harus mencakup:

Intro atau pembuka (mengulas permasalahan)
Isi pesan (memperkuat permasalahan dan apa yang terjadi jika tidak segera ditangani dan pengantar ke solusi)
Penutup dan call to action (CTA) atau penawaran solusi ke produk Anda

4. Penggunaan Bahasa atau Tone of Voice Sesuai

Penggunaan bahasa tidak berlebihan, kapital berlebihan, atau simbol yang tidak perlu.

Tone of voice juga perlu Anda sesuaikan dengan segmentasi target audiens

5. Menerapkan Call to Action (CTA)

Tidak hanya menyebarkan informasi atau promosi, Anda perlu menyertakan CTA dalam pesan.

Arahkan penerima pada tindakan yang Anda diinginkan, misalnya mengunjungi tautan atau membalas pesan Anda.

Peran Pesan Broadcast di Strategi CRM

Di aplikasi CRM (customer relationship management), broadcast message berfungsi sebagai dalam beberapa hal:

Menyampaikan informasi dan promosi marketing
Meningkatkan customer engagement
Efisiensi pengiriman pesan marketing
Mengirimkan pesan dengan bantuan label dan tagging (mempermudah pengiriman berdasarkan segmentasi)
Melacak tingkat partisipasi dan data interaksi selama pengiriman broadcast

Kesimpulan

Demikian penjelasan mengenai pesan broadcast WhatsApp dan cara membuatnya.

Broadcast message berperan penting menyampaikan informasi secara cepat dan personal meskipun pengirimannya secara massal.

Berbeda dengan grup yang juga bisa mengirimkan secara massal ke anggota grup, tapi sifatnya lebih terbuka.

Jenis-jenis pesan broadcast itu ada bervariasi, diantaranya broadcast via email, SMS, dan WhatsApp.

Contoh dan cara membuatnya adalah dengan menentukan tujuan, melihat target audiens, penyusunan struktur pesan jelas, bahasan dan tone of voice serta CTA.

Sedangkan peran untuk broadcast message di strategi CRM itu seperti menyampaikan informasi dan promosi marketing.

Mengirimkan pesan dengan bantuan label dan tagging (mempermudah pengiriman berdasarkan segmentasi), dan lain-lain.

Semua aktivitas tersebut terdapat tersedia di crm.id.

Ada sejumlah fitur-fitur penting di crm.id, salah satunya adalah bisa mengirimkan pesan broadcast WhatsApp tanpa takut terblokir, selama mengandung pesan marketing.

Tersedia templatenya juga untuk mempercepat pengiriman pada kontak terpilih dan bisa menyesuaikan perubahan tergantung pada segmentasi dan kontak yang nantinya akan dikirim.

Untuk itu Anda bisa mencoba demo aplikasi di tautan berikut ini.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.