Sales Pipeline: Pengertian, Tahapan, dan Cara Membuatnya

Menurut data, perusahaan yang memiliki sales pipeline yang optimal cenderung memiliki 28% tingkat pertumbuhan lebih tinggi dari perusahaan lain.

Sales pipeline adalah alat yang memberi perusahaan Anda struktur dan panduan untuk memenangkan hati pelanggan dan mencetak lebih banyak penjualan.

Namun, membuat sales pipeline membutuhkan proses yang cermat dan juga tahapan evaluasi yang cukup panjang.

Pada artikel ini, kami akan membahas apa itu sales pipeline, tahapan apa saja yang ada di dalamnya, cara membuat, serta mengevaluasinya.

Apa itu Sales Pipeline?

Sales pipeline adalah representasi visual dari posisi prospek dalam proses penjualan, mulai dari tahap kontak awal sampai penjualan.

Ini membantu Anda mengidentifikasi langkah selanjutnya yang harus Anda ambil dalam penjualan, serta hambatan atau penundaan yang mungkin akan Anda hadapi.

Dengan begitu, Anda dapat menjaga kesepakatan dengan calon pembeli dan bisa terus bergerak menuju tahap penutupan.

Perbedaan sales pipeline dengan sales funnel

Sales pipeline tidak sama dengan sales funnel. Meskipun keduanya menggunakan data yang serupa, sales pipeline berfokus pada posisi prospek dalam perjalanan pembelian mereka.

Hal ini membantu tenaga penjual menentukan tindakan yang perlu mereka ambil untuk memastikan kesepakatan terus berjalan.

Sebagai contoh, prospek yang terlalu lama berada di tahap negosiasi mungkin memerlukan penyesuaian harga produk agar dapat beralih ke tahap kontrak.

Sales funnel juga merupakan representasi visual dari proses penjualan, tetapi dari sudut pandang pelanggan.

Ini seperti percakapan yang terjadi dalam pikiran prospek seiring perkembangan tahap penjualan, yang menunjukkan tingkat keterlibatan dan minat mereka.

Pemikiran ini bermula dari tahap awareness di awal, seperti misalnya: “Ah, ini produk baru yang menarik,” hingga evaluasi, “saya harus memastikan produk ini memiliki semua fitur yang saya butuhkan sebelum membeli.”

Baca Juga: 8 Strategi Layanan After Sales Terbaik untuk Pelanggan

Apa Saja Tahapan dalam Sales Pipeline?

Meskipun tahapannya dapat bervariasi tergantung pada industri dan proses penjualan Anda, sales pipeline umumnya mencakup tahapan berikut:

Prospek

Ini adalah tahap awal di mana Anda mengidentifikasi calon pelanggan potensial. Misalnya, jika Anda menjual software, Anda dapat mencari perusahaan yang mungkin membutuhkan produk Anda.

Kualifikasi lead

Di tahap ini, Anda menilai apakah prospek yang telah diidentifikasi cocok dengan produk atau layanan Anda.

Dalam proses ini, Anda perlu melakukan evaluasi kebutuhan, anggaran, dan wewenang pengambilan keputusan prospel.

Tips: Terapkan pendekatan “kualifikasi terbalik”. Cari alasan untuk mendiskualifikasi lead Anda. Metode yang tampak berlawanan ini membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi prospek yang tidak cocok, menghemat waktu, dan memungkinkan Anda berkonsentrasi pada prospek yang benar-benar potensial.

Kontak awal

Tahap ini melibatkan pendekatan kepada lead yang telah memenuhi syarat melalui email, panggilan telepon, atau pertemuan.

Tujuannya adalah memahami kebutuhan lead lebih dalam dan memberikan informasi yang bermanfaat tentang produk atau layanan.

Tahap ini membantu membangun kepercayaan dan mempersiapkan lead untuk keterlibatan yang lebih serius.

Proposal

Pada tahap ini, Anda menyampaikan proposal resmi yang menjelaskan manfaat produk, harga, dan persyaratan kepada lead.

Proposal harus disesuaikan dengan kebutuhan lead dan menonjolkan keunggulan kompetitif produk atau layanan Anda.

Tahap ini bertujuan untuk memberikan alasan yang kuat mengapa lead harus memilih solusi Anda.

Negosiasi/Komitmen

Tahap ini merupakan negosiasi terkait syarat akhir kesepakatan, seperti harga, detail kontrak, dan jadwal pengiriman.

Kedua belah pihak berusaha mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan. Negosiasi yang efektif sangat penting untuk mengurangi kemungkinan lead merasa keberatan dan memfinalisasi syarat penjualan.

Penutupan (atau gagal)

Ini adalah tahap akhir, di mana kesepakatan bisa berhasil ditutup atau gagal. Jika berhasil, Anda memperoleh komitmen pelanggan dan menyelesaikan perjanjian.

Jika gagal, Anda menandai kesempatan tersebut sebagai “gagal” dan mencoba memahami penyebabnya, sehingga Anda dapat meningkatkan proses penjualan di masa depan.

Baca Juga: Sales Associate: Gaji, Pekerjaan, dan Skill yang Dibutuhkan

Bagaimana Cara Membuat Sales Pipeline?

Membangun sales pipeline sangat penting bagi merek yang ingin berkembang dan meningkatkan pendapatan.

Data menunjukkan bahwa perusahaan dengan sales pipeline yang kuat dan skalabel mampu menangani peningkatan volume lead hingga 40% tanpa mengorbankan performa atau kualitas interaksi.

Banyak bisnis yang membangun sales pipeline dengan pendekatan berbeda, namun semuanya memberikan hasil yang sama-sama bermanfaat.

Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk membangun sales pipeline sendiri? Jawabannya tergantung pada produk, basis pelanggan, tim penjualan, dan sumber daya pemasaran yang Anda miliki.

Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk membangun sales pipeline:

1. Tentukan tahapan sales pipeline Anda

Meskipun menggunakan template mungkin merupakan cara tercepat, tapi mengembangkan tahapan sendiri akan lebih bermanfaat dalam jangka panjang.

Pasalnya, tahapan pipeline harus sesuai dengan customer journey prospek agar Anda dapat melacak perkembangan dan memprediksi pendapatan dengan lebih akurat.

Secara umum, pelanggan melalui proses berikut:

• Awareness: Pelanggan menyadari adanya masalah atau peluang.
• Consideration: Pelanggan mendefinisikan masalahnya, menetapkan kriteria evaluasi, dan meneliti solusi potensial.
• Decision: Pelanggan telah memfinalisasi strategi dan membandingkan vendor/solusi tertentu.

2. Identifikasi berapa banyak peluang yang lanjut ke setiap tahap

Anda perlu mengetahui berapa lama prospek berada di setiap tahap, baik secara umum maupun untuk kesepakatan yang berhasil ditutup.

Misalnya, rata-rata prospek mungkin menghabiskan dua minggu di tahap demo, sementara yang akhirnya membeli menghabiskan tiga minggu.

Anda juga harus mengetahui persentase peluang yang berlanjut ke tahap berikutnya.

Selain itu, penting untuk menetapkan probabilitas konversi (tingkat keberhasilan) di setiap tahap.

Misalnya, prospek mungkin memiliki kemungkinan 75% untuk membeli di tahap demo dan 90% di tahap negosiasi.

Setelah menetapkan persentase ini, Anda dapat mengembangkan estimasi pendapatan bulanan atau triwulanan.

Dengan memahami tolok ukur ini, Anda dapat memprediksi peluang mana yang kemungkinan besar akan berhasil ditutup.

Baca Juga: Sales Representative: Definisi, Tugas, dan Gaji

3. Hitung jumlah peluang yang dibutuhkan untuk mencapai target

Sekarang, Anda bisa menghitung mundur untuk menentukan berapa banyak peluang yang diperlukan di setiap tahap pipeline.

Mulailah dengan membagi target pendapatan bulanan/triwulanan Anda dengan nilai rata-rata per transaksi, sehingga Anda tahu berapa banyak deal yang perlu dimenangkan.

Kemudian, bagi target jumlah deal dengan probabilitas konversi per tahap. Misalnya:

• Jika Anda perlu memenangkan 135 deal per bulan
• Dan tim Anda biasanya menutup 90% deal di tahap negosiasi
  Maka Anda membutuhkan 150 peluang yang mencapai tahap negosiasi setiap bulannya (135 ÷ 0,9 = 150).

Ulangi proses ini untuk setiap tahap. Setelah mendapatkan angka total, Anda bisa membagi target ini per tenaga penjual.

Contoh Perhitungan dari Bob Marsh (CEO LevelEleven):
Misalkan Anda membutuhkan 2.000 deal/tahun untuk memenuhi target:

• 2.000 deal/tahun = 167 deal/bulan
• 8.000 proposal/tahun = 667 proposal/bulan
• 32.000 pertemuan/tahun = 640 pertemuan/minggu
• 64.000 panggilan/tahun = 256 panggilan/hari

Jika tim Anda beranggotakan 100 orang:

• 167 deal/bulan ÷ 100 = 2 deal/penjual per bulan
• 667 proposal/bulan ÷ 100 = 7 proposal/penjual per bulan
• 640 pertemuan/minggu ÷ 100 = 7 pertemuan/penjual per minggu
• 256 panggilan/hari ÷ 100 = 3 panggilan/penjual per hari

Angka-angka ini bisa menjadi patokan bagi tenaga penjual untuk mengukur progres mereka.

Catatan: Tingkat konversi setiap penjual bisa berbeda per tahap. Misalnya, jika seorang penjual kurang kuat dalam prospeksi tetapi sangat baik dalam konversi tahap demo ke penutupan, ia mungkin membutuhkan lebih sedikit pertemuan awal dibanding rekan-rekannya.

4. Identifikasi pola umum peluang yang berhasil dikonversi

Analisis karakteristik peluang yang berhasil ditutup di setiap tahap, seperti:

• Tindakan penjual (misalnya mengirim email tindak lanjut)
• Respons prospek (misalnya menyetujui jadwal demo)

Dengan memahami pola ini, Anda bisa mengoptimalkan proses penjualan untuk meningkatkan tingkat penutupan.

5. Bangun atau sesuaikan proses penjualan berdasarkan data

Gunakan data pipeline untuk menyusun atau memperbarui proses penjualan. Proses yang terstruktur membantu tim penjual menutup deal secara konsisten dengan mengikuti kerangka kerja yang terbukti efektif.

Baca Juga: Sales Promotion: Definisi, Jenis, dan Strateginya

6. Terus tambahkan lead ke sales pipeline

Tim penjual sering fokus hanya pada menutup deal bulan ini, lalu lupa mempersiapkan prospek untuk bulan depan, hingga akhirnya tertinggal jadwal.

Solusi:

• Pipeline ideal harus memiliki lebih banyak prospek di tahap awal daripada tahap akhir, karena jumlah prospek akan berkurang secara bertahap seiring meningkatnya probabilitas penutupan.
• Meskipun lead bulan ini sudah cukup, tetap jalankan strategi prospeksi yang beragam untuk memastikan ketersediaan lead di bulan-bulan berikutnya.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, sales pipeline Anda akan tetap terisi dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

7. Menjaga sales pipeline

Data menunjukkan bahwa 60% prospek akan menolak empat kali sebelum akhirnya setuju. Namun, hampir setengah dari tenaga penjual tidak pernah melakukan follow-up.

Artinya, Anda berisiko kehilangan banyak peluang jika tidak menerapkan proses follow-up minimal lima langkah dalam sales pipeline.

Tetapkan ekspektasi yang jelas seperti berikut:

• Respons cepat: Setiap inbound lead harus dihubungi dalam waktu 6 jam atau kurang.
• Frekuensi optimal: Berikan 10-12 kali kontak yang terdistribusi selama satu bulan.
• Variasi metode: Gunakan kombinasi email, telepon, dan media sosial.
• Nilai tambah: Setiap kontak harus menyertakan informasi atau sumber daya baru.

Dukungan internal:

• Sediakan aset digital (seperti template email atau materi presentasi) yang mudah diakses tim penjual untuk memastikan konsistensi komunikasi.

Manajemen prospek:

• Tetapkan aturan jelas kapan prospek harus didiskualifikasi (misalnya, jika tidak merespons setelah kontak ke-12).

8. Lakukan pembersihan sales pipeline secara berkala

Pipeline yang akurat adalah kunci prediksi penjualan yang realistis. Prediksi biasanya didasarkan pada tahapan peluang, bukan durasi sejak kontak terakhir.

Contoh masalah:

• Anda mengirim proposal senilai $2.000 sebulan lalu, tetapi prospek tidak merespons sama sekali.
• Meski demikian, sistem tetap menghitung peluang ini sebagai $1.800 revenue potensial (karena tahap negosiasi memiliki tingkat konversi 90%).
• Akibatnya: Prediksi revenue meleset $1.800.

Solusi:

Lakukan evaluasi rutin. Hapus prospek yang tidak responsif setelah periode tertentu.

Selain itu, jangan lupa untuk mengelola komunikasi dengan menyimpan seluruh riwayat email/komunikasi dengan prospek dalam pipeline.

Dampak positif:

• Prediksi revenue lebih akurat.
• Tim fokus pada peluang yang benar-benar potensial.

Baca Juga: Direct Sales: Pengertian dan Cara Implementasinya

Bagaimana Cara Mengevaluasi Sales Pipeline Anda?

Sales pipeline yang sehat ditandai dengan pergerakan deal yang lancar melalui setiap tahap, menghasilkan tingkat konversi tinggi (persentase lead yang membeli).

Untuk mengevaluasi dan meningkatkannya, Anda perlu memantau metrik kunci seperti:

• Jumlah qualified leads
• Tingkat konversi
• Usia deal (lama waktu sejak lead masuk hingga konversi)
• Sumber lead, industri, dan peran pengambil keputusan (untuk mengidentifikasi lead berkualitas tertinggi).

Metrik penting untuk mengevaluasi sales pipeline

Berikut metrik kritis yang harus dilacak melalui CRM dan ditinjau secara berkala:

1. Jumlah qualified leads

Qualified leads adalah prospek yang kebutuhannya sesuai yang dengan solusi yang produk Anda tawarkan, serta memiliki niat dan sumber daya untuk membeli.

Semakin banyak qualified leads, semakin tinggi potensi konversi. Namun kika jumlahnya rendah, Anda perlu melakukan evaluasi strategi prospeksi atau kriteria kualifikasi.

2. Tingkat konversi

Indikator ini menunjukkan presentase lead yang sukses berkonversi menjadi pembeli. Jika tingkat konversi Anda menurun dibanding kuartal sebelumnya, maka periksa kualitas lead Anda.

3. Usia prospek

Usia prospek adalah lamanya waktu yang dibutuhkan prospek untuk berpindah dari tahap pertama (pencarian calon pembeli) ke tahap akhir (pembelian).

Mengidentifikasi pola di sini adalah kunci untuk melihat apakah ada kelambatan dalam proses Anda.

Jika Anda melihat peningkatan yang nyata dalam usia rata-rata prospek atau outlier, itu bisa menjadi indikasi bahwa beberapa prospek Anda terjebak dalam jalur penjualan, atau tidak mungkin membeli dan harus dihapus.

4. Cakupan jalur penjualan

Ini adalah nilai total dan/atau jumlah transaksi dalam jalur penjualan Anda, yang memungkinkan Anda melihat apakah Anda memiliki cukup penjualan potensial untuk memenuhi sasaran pendapatan Anda.

Jika cakupan jalur penjualan Anda tinggi, itu berarti Anda memiliki peluang bagus untuk mencapai target Anda karena ada cukup banyak transaksi yang sedang berlangsung.

Namun, jika cakupan jalur penjualan Anda rendah, itu menunjukkan Anda mungkin perlu menghasilkan lebih banyak prospek untuk memastikan Anda memiliki cukup pendapatan potensial untuk memenuhi sasaran Anda.

Baca Juga: 20 KPI Sales Penting untuk Pertumbuhan Bisnis

Kesimpulan

Menguasai sales pipeline berarti menguasai hasil. Sales pipeline menguntungkan seluruh organisasi, bukan hanya tim penjualan. Ketika semua orang selaras dengan sasaran pendapatan, setiap tim akan berhasil.

Namun, untuk membuat sales pipeline dengan efektif, Anda membutuhkan software atau aplikasi CRM seperti CRM.ID untuk mengelola data konsumen, melacak prospek, meningkatkan keterlibatan konsumen serta meningkatkan efisiensi.

CRM.ID sebagai penyedia WhatsApp Business API bisa membantu Anda mencapai hal-hal di atas dan juga menawarkan fitur-fitur seperti mengirim pesan blast dan broadcast secara bebas tanpa batas, tagging pelanggan dan chat, hingga pembagian tugas antar agen secara otomatis.

Jika Anda tertarik menggunakan CRM.ID, Anda bisa menjadwalkan demo melalui tautan ini.