Jika Anda menemukan artikel ini mungkin sedang bertanya, bagaimana cara membuat pesan otomatis di WA bisnis?
Biasanya Anda mulai kewalahan mengelola ratusan chat yang masuk setiap harinya dan harus standby 24 jam sehari, terlebih jika tim Anda masih dibawah 10 orang.
Untuk itu Anda perlu memanfaatkan fitur otomatisasi dari WhatsApp Business.
Di artikel ini, CRM.id akan membahas cara membuat pesan otomatis di WA Business (step by step).
Selain itu akan memberi Anda dengan puluhan template pesan yang sudah disesuaikan dengan kebutuhan praktis.
3 Fitur WhatsApp Bisnis untuk Otomatisasi Pesan
Sebelum kita masuk ke langkah-langkah detailnya, Anda perlu memahami tiga bagian yang tersedia di aplikasi WhatsApp Business biasa (gratis).
Kalau mau memaksimalkannya, Anda harus memahami fungsi ketiganya, apalagi jika ingin mengintegrasikan dengan tools lain, misalnya seperti strategi CRM.
Ketiga bagian tersebut antara lain greeting message, away message, dan quick reply.
1. Pesan Salam (Greeting Message)
Greeting Message adalah pesan otomatis yang akan langsung terkirim ketika ada pelanggan baru yang menghubungi nomor Anda untuk pertama kalinya atau ketika mereka menghubungi Anda kembali setelah 14 hari tidak ada interaksi lagi.
Fungsi CRM Ini adalah impresi pertama bisnis Anda.
Pesan salam yang baik harus bisa menyapa, memberikan informasi tentang layanan bisnis Anda.
Selain itu untuk mengarahkan pelanggan pada next action seperti meminta mereka mengisi form orderan.
2. Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Apakah Anda pernah mengalami ada customer yang komplain karena chat mereka di malam hari tidak dibalas?
Hal itu karena saat malam hari sudah termasuk di luar jam operasional, kecuali jika ada usaha yang beroperasi hampir 24 jam (setidaknya 16 jam), maka owner sendiri yang biasanya handle.
Tapi bagi yang handle tugas customer service, untuk mengatasi hal ini butuh solusi seperti away message.
Fungsi CRM adalah untuk mengelola ekspektasi dan memberitahukan informasi kalau human agent sedang offline dan berada di luar kantor.
Sehingga customer bisa mendapat kepastian dan bisa menghubunginya kembali saat masuk jam operasional, tidak merasa seperti sedang dicuekin (ghosting).
3. Balasan Cepat (Quick Replies)
Berbeda dengan dua fitur sebelumnya yang sepenuhnya otomatis, quick replies adalah template jawaban semi otomatis untuk pertanyaan yang paling sering diajukan (FAQ).
Contoh FAQ dalam hal ini seperti alamat toko, daftar harga, atau format pemesanan. Anda cukup mengetik garis miring (/) diikuti keyword, seperti /service.
Fungsi CRM dalam hal ini untuk memastikan menjaga konsistensi informasi dan menghemat waktu CS sampai 80% dari tugas mengetik pesan yang berulang-ulang.
Baca Juga: Fitur WhatsApp Marketing Tools yang Wajib Dicoba!
Langkah-langkah dan Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis
Aplikasi WhatsApp Business dirancang dengan user interface dan user experience yang user friendly (ramah pengguna).
Untuk membuat pesan otomatis di WA bisnis, Anda bisa mengikuti panduan praktis berikut ini untuk mulai mengotomatisasi interaksi pelanggan Anda.
Pastikan Anda sudah mendownload dan memverifikasi nomor Anda di aplikasi WhatsApp Business.
A. Cara Mengaktifkan Pesan Salam (Greeting Message)
- Buka aplikasi WhatsApp Business di smartphone Anda
- Klik ikon tiga titik vertikal di pojok kanan atas layar (untuk Android) atau buka tab settings di pojok kanan bawah (untuk iOS)
- Pilih menu fitur Bisnis (Business Tools)
- Di bawah bagian Pesan (Messaging), pilih Pesan Salam (Greeting Message).
- Aktifkan tombol toggle Kirim pesan salam (Send greeting message).
- Ketuk ikon pensil di pesan untuk mulai mengedit teks Anda (Anda bisa menggunakan template yang CRM.id siapkan).
- Pada opsi Penerima (Recipients), Anda bisa memilih semua orang yang akan terkirim ke semua orang yang chat, atau semua orang yang tidak ada di kontak.
- Klik Simpan (Save) di pojok kanan atas.
B. Cara Mengatur Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Sebelum mengatur fitur ini, pastikan Anda sudah mengatur jam kerja (business hours) di profil WA Business Anda.
Jika belum dan masih ada sedikit kebingungan caranya, coba masuk ke fitur bisnis > profil bisnis > jam kerja.
Nah berikut ini cara mengatur away message:
- Masuk ke fitur bisnis (business tools)
- Pilih pesan di luar jam kerja (away message)
- Aktifkan toggle kirim pesan di luar jam kerja
- Pilih ikon pensil untuk menulis pesan (misalnya memberi tahu jam buka toko atau jam operasional)
- Pada bagian jadwal (schedule), pilih salah satu, yaitu selalu kirim (jika Anda sedang cuti libur panjang), jadwal khusus (untuk tanggal atau jam tertentu), atau di luar jam kerja (paling direkomendasikan) otomatis aktif saat jam toko tutup.
- Tentukan opsi penerima siapa saja
- Klik simpan dan selesai
C. Cara Membuat Balasan Cepat (Quick Replies)
- Buka fitur bisnis (business tools)
- Coba scroll ke bawah dan temukan balas cepat (quick replies)
- Klik tombol/button tambah (+) berwarna hijau di kanan bawah layar
- Di kolom pesan, ketikkan template teks yang panjang (Anda juga bisa memasukkan gambar atau file lain)
- Di kolom shortcut, ketik satu kata pendek yang mudah diingat, misalnya harga atau alamat
- (Opsional) tambahkan keyword untuk mempermudah pencarian jika Anda punya ratusan shortcut.
- Klik simpan dan Anda bisa menggunakan
Nah untuk cara menggunakannya:
Saat chatting dengan customer, ketik garis miring (/) di teks, dan daftar quick reply Anda akan muncul. Pilih salah satu, lalu kirim.
Baca Juga: Panduan Integrasi WhatsApp dengan Software CRM Berbasis Web
Kumpulan Template Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis
Satu kesalahan terbesar pebisnis adalah menggunakan pesan default dari WhatsApp, yaitu:
“Terima kasih telah menghubungi kami. Kami akan segera membalas”
Pesan ini sangat template sekali dan terbilang membosankan, kurang ada freshness yang bisa membuat customer lebih tertarik.
Berikut adalah berbagai template yang lebih ramah, menarik dan bisa menyesuaikan pada brand voice Anda.
Anda bisa mengunduh (download) templatenya di file terpisah di button bawah ini:
Template Pesan Otomatis WA Bisnis (Pdf)
Pesan Otomatis WA Bisnis (Docx)
Sedangkan kalau Anda ingin lanjut membacanya pada tulisan ini, maka berikut yang bisa CRM.id jabarkan.
1. Template Pesan Salam (Greeting Message)
Untuk Toko Online / Retail:
Halo Kak! Selamat datang di [Nama Toko Anda]. Senang banget kakak mampir ke sini. Ada produk yang sedang kakak cari?
Agar kami bisa bantu lebih cepat, silahkan isi format order berikut jika sudah ada barang yang diincar ya:
- Nama:
- Alamat Lengkap:
- Barang dan Ukuran:
CS kami akan segera merespon pesan kakak dalam beberapa menit ke depan!
Bisnis Jasa (Klinik, Salon, Konsultan)
Halo, terima kasih telah menghubungi [Nama Bisnis]. Kami siap melayani kebutuhan Anda!
Untuk reservasi/booking jadwal, mohon informasikan:
- Nama Lengkap:
- Layanan yang dibutuhkan:
- Tanggal & Jam rencana kunjungan:
Mohon tunggu sebentar ya, admin kami akan segera mengkonfirmasi jadwal Anda.
Untuk B2B / Agensi
Selamat pagi/siang, terima kasih telah menghubungi [Nama Perusahaan].
Kami adalah solusi tepat untuk kebutuhan [sebutkan jasa utama, misal: Digital Marketing] perusahaan Anda.
Mohon untuk menyertakan nama, asal instansi/perusahaan, dan detail pertanyaan Anda. Customer support kami akan segera menghubungi Anda.
Baca Juga: Tips dan Contoh Kata Kata Broadcast Promosi WhatsApp
2. Template Pesan di Luar Jam Kerja (Away Message)
Dengan Gaya Standar Tapi Tetap Profesional
Halo! Terima kasih telah menghubungi [Nama Toko/Bisnis].
Saat ini toko kami sudah tutup (Jam operasional kami: Senin-Sabtu, 08.00 – 17.00 WIB).
Jangan khawatir, pesan Anda sudah kami terima dan akan langsung kami balas pada jam kerja berikutnya.
Anda bisa meninggalkan detail pesanan atau pertanyaan Anda di bawah ini ya. Terima kasih atas pengertiannya!
Kasual (Cocok untuk Distro / F&B anak muda)
Hai Kak! Wah, maaf banget nih adminnya lagi istirahat (toko buka jam 09.00 – 20.00).
Tapi tenang aja, chat kakak nggak akan hilang kok. Silakan drop orderan atau pertanyaannya di sini, besok pagi pas admin buka mata, chat kakak yang paling pertama dibales! Thanks for waiting!
Mode Liburan (Holiday/Lebaran)
Selamat Hari Raya Idul Fitri! Mohon maaf lahir dan batin.
Saat ini tim [Nama Bisnis] sedang libur panjang mulai [Tanggal X] sampai [Tanggal Y].
Segala pemesanan dan pengiriman akan diproses kembali pada tanggal [Tanggal Z].
Jika mendesak, silakan tinggalkan pesan dan kami akan merespon segera setelah kami kembali aktif. Terima kasih!
3. Template Balasan Cepat (Quick Replies)
Shortcut: /rekening
Berikut adalah rincian rekening resmi kami untuk proses pembayaran:
BCA: 1234-5678-90 a.n PT Bisnis Sukses
Mandiri: 0987-6543-21 a.n PT Bisnis Sukses
Jika sudah melakukan transfer, mohon kirimkan bukti transfer (foto/screenshot) di chat ini ya Kak, agar pesanan bisa langsung kami proses pengirimannya hari ini. Terima kasih!
Contoh Shortcut: /komplain
Halo Kak, kami memohon maaf sebesar-besarnya atas ketidaknyamanan yang terjadi. Kami sangat menghargai feedback dari kakak.
Agar kami bisa melakukan investigasi dan memberikan solusi secepatnya (retur/refund), mohon bantuannya untuk mengirimkan:
- Foto kondisi paket saat diterima
- Video unboxing (jika ada)
- Foto bagian produk yang bermasalah
Kami jamin masalah ini akan diselesaikan hingga tuntas. Mohon kesediaannya menunggu tim klaim kami mengecek data.
Shortcut: /resi
Halo Kak! Untuk pesanan kakak sudah berhasil diserahkan ke pihak kurir ya.
Berikut adalah nomor resi kakak: [Nomor Resi].
Kakak bisa melacak posisi paket secara berkala melalui website resmi ekspedisi atau langsung klik link berikut: [Link Tracking].
Semoga paketnya cepat sampai dengan selamat!
Baca Juga: 100 Kumpulan Kata-Kata Promosi untuk Tingkatkan Penjualan
Kapan Harus Beralih ke Pesan Otomatis Menggunakan WA Bisnis API?
Fitur-fitur otomatisasi pada aplikasi WhatsApp Business biasa memang sangat membantu bagi usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM).
Tapi, seiring dengan skala bisnis bertumbuh atau naik level, Anda akan menyadari kalau aplikasi tersebut memiliki keterbatasan atau bottleneck, terutama untuk handle banyak tim.
Jika Anda mengalami salah satu dari kondisi di bawah ini, sudah saatnya Anda mempertimbangkan untuk beralih ke WhatsApp Business API.
Ada beberapa detail alasannya:
1. Volume Chat Sudah Ribuan Per Hari
Aplikasi WA Business biasa akan mengalami hang. nge-lag atau sering terputus jika volume chat terlalu banyak per harinya.
Banyaknya pesan yang masuk juga membuat Anda akan kewalahan membalasnya, apalagi jika tim hanya seorang atau dibawah 10 orang.
Bisa-bisa pesan yang prioritas jadi terlewat begitu saja, dan dampaknya juga ke bisnis perusahaan.
2. Butuh Banyak Admin dalam Satu Nomor
Berdasarkan keterangan dari WhatsApp, WA Business biasa hanya bisa digunakan di maksimal 4 perangkat tertaut (linked devices).
WhatsApp Business API memberikan jumlah linked devices bisa sampai 10, 50, 100 agen CS, atau bahkan unlimited untuk membalas chat customer secara bersamaan dari satu dashboard aplikasi.
Misalnya saat menggunakan CRM.id bisa menggunakan banyak admin dalam satu nomor atau bisa juga menggunakan banyak nomor dalam satu platform.
3. Menginginkan Chatbot AI
Fitur pesan salam di WA biasa hanya bisa membalas satu arah. Dengan WhatsApp API, Anda bisa membangun chatbot bisa berbasis rule-based atau AI-based.
Bot bisa menanyakan problem, memproses pesanan, menghitung ongkir, sampai mengirimkan tagihan pembayaran secara otomatis dengan sedikit supervisi human agent.
Bisa menggunakan aturan, logika atau flow (algoritma), atau menggunakan data-data kontak customer yang sudah ada sebelumnya.
4. Integrasi dengan Software WhatsApp CRM
WhatsApp API bisa dihubungkan ke software CRM perusahaan Anda (seperti CRM.id, Salesforce, Zoho, atau Hubspot).
Artinya, setiap kali ada chat masuk, sistem otomatis mencatat history pembelian pelanggan tersebut, melihat status komplain mereka sebelumnya, dan membantu tim sales melakukan follow up (bisa dengan pesan broadcast).
5. WhatsApp Broadcast Tanpa Takut Terblokir
Mengirim pesan massal dengan aplikasi biasa memiliki risiko tinggi terkena banned oleh pihak Meta.
Dengan WA Business API, Anda mendapatkan akses resmi untuk mengirim template message (pesan promosi/notifikasi OTP) secara masif dengan tingkat keamanan yang terjamin (bahkan bisa mendapatkan centang hijau / verified badge).
Menggunakan WhatsApp API memang memerlukan biaya (berbasis chat / conversation based pricing) dan harus melalui Official Business Solution Provider (BSP).
Tapi, untuk return on investment (ROI) dalam hal efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan, hal ini adalah investasi yang sangat tepat.
Baca Juga: Aplikasi WhatsApp CRM yang Mempermudah Usaha Laundry
Kesimpulan
Demikian pembahasan cara membuat pesan otomatis di WA bisnis dari CRM.id ini.
Kita bisa melihat, bagaimana cara membuatnya secara praktis dan lengkap dengan download yang bisa Anda pakai atau download.
Mulai dengan mengatur greeting message untuk membuat prospek/leads, mengaktifkan away message untuk menjaga komunikasi saat di luar jam kerja.
Selain itu membuat quick replies Anda sendiri untuk mempercepat flow penyelesaian masalah (SLA, service level agreement).
Tapi bisa dengan mudah dan efisien dalam membuat pesan WA otomatis ini yaitu dengan mengkombinasikan tools seperti WhatsApp CRM yang tepat dan menggunakan beberapa template di atas.
Jika Anda tertarik mengeksplorasi fitur-fitur CRM.id, penggunaan, dan ada beberapa pertanyaan, Anda bisa mengisi form demo aplikasi berikut.
- Cari Tahu Apa Itu WhatsApp Call & Fungsinya untuk Bisnis - 17 Juli 2026
- Mengulik Meta Business Suite: Fitur & Aplikasinya untuk Bisnis - 17 Juli 2026
- Voice of Customer: Cara Ubah Feedback Jadi Loyalitas Pelanggan - 16 Juli 2026