7 Tips Rahasia Warm Calling yang Potensial, Yuk Cobain!

Di dunia sales atau penjualan, kita sering mendengar istilah hot calling, warm calling, dan cold calling.

Ketiganya adalah cara mendekati dan treatment prospek/leads.

Warm calling adalah jembatan mengantarkan dari cold calling (prospek yang masih belum ada minat beli) menuju hot calling (prospek yang sudah tertarik mau beli).

Artinya warm calling dilakukan kepada calon pelanggan yang sebelumnya sudah ada sedikit kontak atau menunjukkan minat beli produk/jasa Anda.

Data LeadsAtScale atau CallCenterStudio menunjukkan kalau konversi warm call bisa mencapai 10 – 30% atau lebih, sementara cold call di bawah 1 – 5%.

Hal ini membuat calon pelanggan sudah lebih terbuka menerima tawaran yang sesuai dengan keinginan dan kebutuhannya.

Jadi bagaimana detail strategi dan tips memaksimalkan warm calling ini dan mulai Anda praktikkan.

Apa bisa pakai kombinasi tools tertentu misalnya aplikasi yang digabung dengan CRM? Bagaimana cara memanfaatkannya?

Yuk kita bahas bersama di artikel CRM.id ini, let’s check it out!

Daftar isi show

1. Persiapan Data Calon Pelanggan (Lead)

Langkah pertama warm calling adalah mempersiapkan data lead.

Biasanya data lead ini berasal dari tim marketing buat ditindaklanjuti oleh tim sales.

Anda sebaiknya banyak komunikasi (tektokan) dengan tim marketing, seperti meminta data-data lengkapnya.

Buat kebutuhan follow up dan menelepon, atau buat kebutuhan demo aplikasi jika produknya itu software atau aplikasi.

Sebelum follow up atau menghubunginya, wajib pastikan harus punya informasi lengkap tentang calon pelanggan ini.

Biar mudah buat mengarahkannya jadi warm atau hot leads.

Langkah-langkah persiapannya:

Riset profil pelanggan. Cari tahu nama, posisi, perusahaan, riwayat interaksi, dan masalah yang mereka hadapi.
Gunakan aplikasi CRM buat efisiensi. Coba catat setiap percakapan, email, chat, atau aktivitas lain agar tidak mengulang pertanyaan yang sama.
Analisis pain point. Cari tahu kesulitan mereka dan bagaimana produk Anda bisa memberikan solusi (membantu permasalahan mereka).

Sayangnya beberapa sales masih melakukan kesalahan seperti menelepon tanpa melihat beberapa data calon pelanggan.

Sehingga percakapan jadi terasa kurang relevan dan masih saja bertanya terkait informasi yang sudah pernah mereka berikan sebelumnya, bukan bertanya buat validasi.

Peran WhatsApp CRM di penyiapan data leads, yakni:

Menyimpan data pelanggan lengkap, termasuk riwayat chat, jumlah kontak, grup yang sudah tersegmentasi, dan catatan penting lainnya.
Memberikan reminder otomatis untuk follow up.
Menyediakan template pesan sehingga Anda bisa langsung menyesuaikan percakapan.

Contohnya, jika seorang calon pelanggan sebelumnya meminta proposal produk dengan memasukkan email atau nomor WhatsApp, maka Anda bisa mengingatkan begini melalui software WhatsApp CRM:

“Selamat pagi Pak [Nama], saya lihat Anda meminta proposal produk terkait detail penggunaan CRM minggu lalu. Saya ingin menanyakan terkait pengalaman Anda dengan materi tersebut. Apakah ada yang ingin ditanyakan?”

2. Buka Percakapan yang Natural, Tidak Template

Tips Warm Calling: Buka Percakapan yang Natural, Tidak Template

Biar ada pola yang jelas di proses warm calling, Anda bisa pakai panduan tapi fleksibel dan terbuka buat melakukan improvisasi.

Opening percakapan bisa pakai SOP atau script, sebagai gambaran awal dari peta percakapan, selanjutnya mengalir ikut konteks percakapan dengan pelanggan.

Tips membuat script yang natural, tidak template seperti bot:

Opening statement dibuat berdasarkan konteks percakapan atau interaksi sebelumnya, jadinya tidak ngawang atau memulai dari awal lagi.
Pertanyaan terbuka (open questions) itu berguna untuk mengenal kebutuhan calon pelanggan lebih dalam. Menggali apa saja sih sebenarnya core problemnya.
Anda bisa juga memberikan poin plus (value) dengan tidak seperti sedang pitching atau memaksa.

Contohnya:

“Halo Ibu Sari, kami lihat Anda pernah ikut webinar kami tentang CRM untuk UKM. Kami ingin menanyakan lebih lanjut, bagaimana pengalaman Anda mengelola pelanggan saat ini setelah dapat ilmu atau inspirasi dari webinar sebelumnya?”

Anda bisa menggunakan WhatsApp CRM buat penyusunan template/script pesan pembuka ini untuk:

Menyimpan berbagai template pesan yang bisa dicustom dengan tipe pelanggan.
Membantu tim sales melacak respon setiap pesan dan menyesuaikan script atau template berikutnya.
Memudahkan pengiriman follow up via chat setelah panggilan untuk menjaga keberlanjutan komunikasi.

Kalau pembukaan lebih cair dan proses komunikasi menyenangkan, rasa kepuasannya itu tak terasa saat berkomunikasi dengan manusia yang punya empati.

Calon pelanggan (leads) punya kesan atau experience lebih nyaman. Ujung-ujungnya peningkatan peluang closing lebih tinggi.

3. Waktu dan Momennya Tepat untuk Menghubungi

Mencari waktu dan momentum yang tepat dapat menarik calon pelanggan menggunakan produk Anda.

Karena kalau semuanya pas, proses buat menjelaskan produk lebih detail itu jadi lebih mudah dan respon mereka sebagian besar positif.

Tips memilih timing dan momentum yang tepat ini:

-> Idealnya di jam kerja, misal pagi sebelum rapat atau sore saat beban kerja menurun.

-> Menyesuaikan pada zona waktu, pastikan menyesuaikan lokasi calon pelanggan. Jika pelanggan berada di wilayah Indonesia Tengah atau Timur, dan Anda di wilayah Barat (WIB), maka harus pilih setidaknya 1-2 jam sebelum/setelahnya.

-> Konteks situasi, coba hindari hari libur atau akhir pekan, kecuali sebelumnya ada izin atau justru potensi closing dan tertariknya justru di hari libur, itu bisa Anda lakukan. Kuncinya Anda harus jeli melihat situasi dan kondisi.

Contoh kesalahan yang sering dilakukan sales terkait timing adalah menelepon di jam-jam yang tidak tepat dengan situasi leads, sudah itu memaksa lagi.

Membuat calon pelanggan kesal dan menolak mendengar penawaran Anda lebih dalam, kan sayang sekali.

Peran WhatsApp CRM buat nentuin timing dan momen yang tepat:

Mengatur reminder panggilan di aplikasi berdasarkan jadwal yang sudah dibuat pada menu jadwal meeting.
Memberikan alert jika calon pelanggan belum dihubungi dalam periode tertentu.
Membuat jadwal follow up via chat atau telepon setelah komunikasi pertama atau follow up pertama buat menjaga kontinuitas komunikasi.

Contoh di CRM bisa otomatis mengirim pesan WhatsApp:

“Halo Kak Irwan, menindaklanjuti ketertarikan Anda minggu lalu, kami ingin menanyakan kembali mengenai hal itu. Apakah Anda tertarik untuk lanjut atau ada waktu yang lebih nyaman untuk diskusi tentang aplikasi akuntansi online kami?”

4. Bangun Hubungan yang Dekat Dulu, Baru Jualan

Tips Warm Calling: Bangun Hubungan yang Dekat Dulu, Baru Jualan

Warm calling bukan hanya tentang menjual secepat mungkin. Fokus pertama adalah membangun koneksi atau ikatan emosional.

Kuncinya, kalau mau penawaran produk sampai ke mereka, harus ada rasa percaya.

Membangun hubungan membuat calon pelanggan merasa nyaman juga, sehingga meningkatkan kemungkinan mereka tertarik mempertimbangkan penawaran Anda.

Teknik membangun hubungan emosional yang kuat ini diantaranya:

Mulai dengan small talk (obrolan ringan) yang sesuai kebutuhan. Misalnya menanyakan pengalaman mereka selama menggunakan produk sebelumnya.
Tunjukkan ketertarikan dan kepedulian pada mereka, bukan sekadar produk Anda.
Ajukan pertanyaan terbuka buat menggali kebutuhan, keinginan, dan permasalahannya. Misalnya: “Apa masalah Anda dalam mengelola pelanggan saat ini?” atau “Bagaimana pengalaman tim Anda menggunakan aplikasi/tools sebelumnya?”

Peran WhatsApp CRM untuk membangun hubungan kedekatan ini adalah:

Menyimpan catatan setiap percakapan sehingga tim sales bisa menyusun pesan follow up sesuai karakteristik, kebiasaan, dan riwayat chat terakhir.
Memberikan insight tentang interaksi sebelumnya agar percakapan terasa lebih natural.
Mengingatkan tim sales untuk mengucapkan follow up biar lebih personal, misal ulang tahun atau anniversary kerja sama.

5. Dengarkan dengan Seksama (Active Listening), Bicara Secukupnya

Salah satu rahasia warm calling sukses adalah kemampuan mendengar aktif dari kesulitan dan kebutuhan pelanggan.

Banyak sales terlalu fokus menjelaskan produk dan sangat agresif, tapi tidak mendengar kebutuhan calon pelanggan.

Cenderung tidak peduli dengan masalah dan kebutuhan mereka.

Untuk itu tips mendengar aktif seperti:

Gunakan pertanyaan terbuka untuk menggali informasi lebih detail dan dengarkan dengan seksama tiap yang mereka ceritakan
Catat pain point, kebutuhan, dan ekspektasi calon pelanggan
Punya empati terhadap apa yang calon customer ceritakan, bagaimana kesulitan mereka saat menggunakan aplikasi sebelumnya

Peran WhatsApp CRM di tips ini:

Menyimpan catatan penting dari percakapan (telepon/chat) buat analisis dan digunakan di interaksi selanjutnya.
Memberikan insight tentang tren kebutuhan pelanggan sehingga pendekatan lebih tepat sasaran
Mengirim pesan follow up berdasarkan masalah dan kebutuhannya

Contoh skenario active listening yang bisa Anda coba:

Calon pelanggan bercerita tentang kebutuhan dan kendala mereka, Anda mendengarkan seksama, lalu bertanya lebih lanjut.

Leads menjawabnya dan cerita lagi. Terus berlangsung selama proses interaksi.

Ketika di akhir, coba kirimkan pesan atau berbicara seperti ini:

“Halo Bu Rina, kami senang Anda sudah menceritakan kendala dan kebutuhan untuk mengelola database pelanggan. Kami punya solusi yang bisa mempermudah proses tersebut, mau saya jelaskan lebih lanjut?”

Nah, kalau seperti ini kan kesannya tidak langsung nembak jualan, tapi mulai dulu dari peduli dengan masalah mereka.

Sehingga peluang resistansi jadi diminimalisir.

6. Strategi Follow Up dengan Tepat

Tips Warm Calling: Strategi Follow Up dengan Tepat

Follow up adalah cara buat meningkatkan konversi. Warm calling jika tidak sesegera mungkin difollow up, usaha dari leads akan jadi usaha sia-sia.

Strategi follow up yang tepat sasaran dalam konteks ini adalah:

Tentukan frekuensi follow up yang wajar (misal 2-3 hari setelah panggilan atau komunikasi).
Gunakan berbagai media seperti telepon, WhatsApp, email
Sertakan konten buat support dan menambah kepercayaannya, seperti demo produk, artikel, atau penawaran tertentu.

Peran WhatsApp CRM untuk melancarkan strategi follow up adalah:

Mengotomatisasi follow up via chat dengan template yang bisa dicustom
Ada notifikasi jika pesan dibaca atau tidak dibaca, sehingga tim sales tahu kapan harus menindaklanjutinya
Menyimpan semua riwayat percakapan baik melalui chat atau via telepon untuk analisis seberapa tepat sasaran follow upnya.

Contoh pesan follow yang bisa Anda gunakan:

“Selamat siang Ibu Wulan, kami ingin menindaklanjuti diskusi kemarin terkait solusi CRM kami. Apakah ibu tertarik untuk mencoba demo singkat produk kami?. Kami ada sesi 1-on-1 consultation selama 45 menit melalui Zoom Meeting”.

7. Evaluasi dan Peningkatan Cara Teknik Warm Calling

Evaluasi rutin membuat Anda bisa melihat seberapa tepat sasaran teknik warm calling yang digunakan.

Analisis setiap panggilan lalu lihat apa saja yang berhasil, gagal, dan bagaimana cara memperbaiki.

Anda bisa dengan mencatat KPI seperti call to conversion rate, waktu respon, jumlah follow up sukses.

Bisa dengan berlatih sesama tim untuk menghadapi komplain pelanggan. Satu orang di tim Anda berpura-pura jadi calon customer, dan Anda jadi sales yang pakai teknik warm calling.

Dari hasil roleplay itu minta feedback tim dan lakukan perbaikan di beberapa script atau template, serta aspek-aspek warm calling lainnya.

Atau Anda bisa melihat performa selama menjalani warm calling dengan melihat dashboard seperti chat, panggilan.

Peran WhatsApp CRM di proses evaluasi ini:

Membuat laporan tentang performa panggilan dan interaksi chat.
Menyimpan insight tim sales untuk strategi berikutnya.
Membantu mengukur efektivitas pesan dan follow up secara real time.

Peran WhatsApp CRM di Warm Calling

Setelah membahas 7 tips meningkatkan dari warm calling ke hot calling itu kan perlu pakai tools, salah satunya pakai WhatsApp CRM.

Sepanjang perjalanan tulisan ini, sudah kita bahas satu per satu di 7 tips sebelumnya.

Nah di tahap ini kita lebih ke merangkum saja dari apa yang sudah dibahas sebelumnya.

Manfaat WhatsApp CRM Buat Potential Warm Calling Anda

Mengelola Data Leads/Prospek (Calon Pelanggan). Menyimpan profil lengkap dan riwayat interaksi.
Follow up Ketertarikan. Karena di warm calling ini sudah ada interaksi satu kali dan mereka ada ketertarikan tidak banyak tapi masih ragu buat beli. Mengirim pesan atau reminder panggilan bisa mempengaruhi keputusan dan meyakinkan mereka.
Membuat Template Pesan dan Script [Bisa Custom]. Biar hemat waktu, sales cukup pakai template. Tapi pakai template yang bisa dicustom atau ada penyesuaian menurut karakteristik mereka.
Analisis Performa Panggilan. Laporan real time tentang panggilan, pesan, dan respon pelanggan di dalam satu dashboard terpusat.
Kerapian Grup dan Segmentasi. Fitur di aplikasi CRM seperti label dan tagging itu berfungsi menandai aktivitas calling, apa sudah di calling, on progress, next time, cancel, ditunda, atau done/sudah calling.

Kesimpulan

Demikian lah penjelasan tentang 7 tips rahasia yang berguna untuk warm calling.

Kunci keberhasilan menerapkan 7 tips warm calling terletak pada:

persiapan data, penggunaan template yang bisa dicustom, timing callingnya tepat, membangun hubungan lebih deep (personal), active listening, follow up, dan evaluasi.

Terlebih jika terIntegrasi dengan WhatsApp CRM membuat semua strategi ini lebih tepat sasaran.

Hal itu karena bisa input data lengkap di CRM, follow up, catatan interaksi terjadi real time (selama terkoneksi internet), dan bisa analisis performa.

Sehingga teknik warm calling yang Anda terapkan pada leads bisa meningkatkan penjualan/konversi, membangun loyalitas pelanggan, dan memperkuat brand (brand image).

Yuk mulai mulai terapkan 7 tips ini hari ini, ukur hasilnya, dan evaluasi.

Anda bisa menerapkannya sambil menggunakan Aplikasi CRM dari CRM.id.

Harganya hanya Rp 40/pesan dengan minimal Rp 100.000/bulan, Anda sudah bisa mendapatkan 1000 free WA conversation credit/bulan.

Dengan unlimited pesan, agen, MAU (monthly active users), dan unlimited customer.

Jadi tunggu apa lagi, yuk segera free trial dengan demo aplikasi berikut ini bersama tim kami.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.