Cold Calling: Pengertian dan Langkah-Langkahnya

Cold calling adalah dua kata yang menakutkan bagi semua sales, bahkan yang paling berpengalaman sekali pun. Sebab, praktik ini sangat melelahkan dan sales rentan mendapat penolakan dan kegagalan.

Meski begitu, sekarang ini hampir semua bisnis masih menggunakan taktik cold calling. Taktik ini memang sulit dilakukan, tetapi masih cukup mumpuni dalam menggaet pelanggan.

Jika Anda ingin mencoba taktik ini untuk bisnis Anda, maka Anda perlu mengetahui langkah-langkah, tips, dan strateginya untuk memastikan bahwa cold calling akan membawa keuntungan untuk bisnis Anda.

Pada artikel ini, kami akan membahas cold calling, statistik, serta langkah-langkah terbaik untuk melakukannya.

Apa Pengertian Cold Calling?

Cold calling adalah bentuk ajakan penjualan dari bisnis kepada pelanggan yang belum pernah berinteraksi dengan tenaga penjual yang menelepon. Istilah ini tidak hanya mengacu pada percakapan melalui telepon, tetapi juga berlaku untuk interaksi langsung dari pintu ke pintu.

Meski begitu, sebagian besar bisnis saat ini yang menggunakan cold calling tidak lagi menganut makna aslinya.

Panggilan dari nomor yang tidak dikenal sekarang ini sering dikaitkan dengan penipuan, jadi perusahaan memilih menggunakan warm calling atau menelepon pelanggan dari daftar pelanggan potensial mereka.

Untuk mendapat daftar pelanggan potensial, biasanya perusahaan akan mencari lewat referral, LinkedIn, atau koneksi lainnya untuk meningkatkan kemungkinan mendapat prospek yang tepat.

Baca Juga: Direct Marketing: Pengertian dan 10 Tips Terbaik Melakukannya

Seberapa Sulit Mendapatkan Pelanggan Lewat Cold Calling?

Bisa dibilang, cukup sulit. Saat menelepon prospek, sales mendapat respon yang berbeda-beda. Ada yang langsung menutup telepon, tidak mengangkatnya sama sekali, atau melancarkan serangan verbal.

Menurut laporan dari LinkedIn, ada sekitar 69% prospek yang mengangkat panggilan dari sales, dan 82% di antaranya bersedia bertemu dengan sales. Akan tetapi, angka kesuksesan ini sangat tergantung pada kegigihan sales.

Dari laporan ini juga, diketahui bahwa sales memerlukan rata-rata 18 panggilan untuk terhubung dengan pembeli. Tapi, kebanyakan sales akan menyerah setelah empat panggilan.

Cold calling mulai ditinggalkan karena sekarang ada lebih banyak metode untuk memperoleh prospek, seperti lewat email, pesan teks, dan media sosial. Metode ini sering kali jauh lebih efektif dan efisien dalam menciptakan prospek.

Baca Juga: Sales Advisor: Tugas, Gaji, dan Skill yang Diperlukan

Langkah-Langkah Cold Calling yang Efektif

Meski sulit, cold calling tetaplah bagian dari strategi untuk mengakuisisi pelanggan, terutama untuk perusahaan baru. Meski secara statistik taktik ini tidak sesukses taktik lainnya, tapi Anda tetap bisa mencobanya.

Berikut ini adalah langkah melakukan cold calling beserta tips dan strateginya agar lebih efektif.

1. Melakukan riset

Sebelum menghubungi prospek, Anda perlu melakukan riset terlebih dahulu. Anda tidak perlu mengetahui segala hal tentang mereka, tapi cukup hal-hal pentingnya saja.

Carilah prospek Anda di media sosial dan periksa apakah mereka pernah berinteraksi dengan perusahaan Anda sebelumnya. Jika belum, Anda bisa mencari prospek serupa dan melihat kendala yang sedang mereka hadapi.

Dengan begitu, saat memulai percakapan nanti, Anda bisa membahas topik relevan selain produk yang Anda tawarkan.

Baca juga: Cross Selling: 8 Tips dan Teknik Terbaiknya

2. Buat skrip dan praktikkan

Begitu Anda selesai melakukan riset, buatlah skrip yang mencakup informasi dasar tentang perusahaan Anda dan daftar pertanyaan open-ending. Dengan begitu, Anda nanti bisa memperoleh lebih banyak informasi untuk menawarkan solusi yang tepat.

Contoh skrip cold call

Buatlah skrip yang berbeda-beda dan sepersonal mungkin untuk setiap prospek. Sebab, tidak ada konsumen dengan masalah yang persis sama. Dengan pendekatan yang lebih personal, prospek akan melihat Anda sebagai sosok yang tulus dan ingin membantu.

Saat menelepon, 30 detik pertama adalah yang terpenting. Jika Anda tidak berhasil mendapat perhatian mereka, maka kemungkinan mereka akan berusaha memotong percakapan atau menutup telepon.

Berikut ini adalah tiga elemen yang harus ada dalam skrip Anda:

• Perkenalan Singkat: Perkenalkan diri Anda dan perusahaan Anda. Contoh: “Halo, Bunga! Perkenalkan, saya Bintang dari [sebutkan nama perusahaan dan deskripsi singkatnya].”
• Poin Koneksi: Jelaskan bagaimana Anda mengenal prospek dan apa yang Anda ketahui tentang mereka. Contoh: “Saya menelepon Anda karena saya melihat Anda di acara pelatihan sales kemarin dan ingin mengobrol langsung, tapi tidak ada kesempatan. Jadi, saya ingin menelepon Anda.”
• Menjelaskan Maksud: Tunjukkan kendala utama atau informasi berharga untuk prospek yang Anda dapatkan dari riset. Contoh: “Perusahaan saya telah melihat adanya [jelaskan permasalahan yang dihadapi], dan kami telah bekerja sama erat dengan pihak lain di industri tersebut untuk [jelaskan peran produk atau layanan Anda]. Bolehkah saya bertanya, apakah Ibu Bunga mengalami kendala ini juga? Dan jika ya, saya ingin mendengar bagaimana (nama perusahaan) mampu mengatasi tantangan ini. Jika sekarang bukan saat yang tepat, bisakah kita bertemu akhir minggu ini?”

3. Bersiap untuk melakukan panggilan

Setelah Anda membuat skrip, sekaranglah saatnya Anda untuk membuat panggilan. Tapi sebelumnya, persiapkan hal-hal ini dahulu:

• Antisipasi pertanyaan yang umum ditanyakan, terutama yang negatif. Persiapkan jawaban cepat yang dapat mengarahkan percakapan ke arah yang positif
• Praktikkan nada bicara Anda di depan cermin, atau dengan rekan kerja
• Ambil napas dalam-dalam untuk menenangkan diri

Waktu terbaik untuk cold calling

Selain tips di atas, Anda juga perlu memerhatikan waktu terbaik untuk melakukan cold calling. Menurut penelitian, hari paling ideal untuk menelepon prospek adalah Rabu dan Kamis.

Alasannya? Awal minggu prospek Anda biasanya sedang sibuk bekerja, menghadiri rapat-rapat yang sudah terjadwal sebelumnya. Sementara itu, prospek juga tidak ingin membahas banyak terkait pekerjaan di hari Jum’at. Karena itu, tengah minggu adalah waktu yang tepat untuk melakukan panggilan.

Untuk waktunya, hubungi prospek Anda dari jam 10-11 pagi dan 4-5 sore. Jam 10-11 efektif karena prospek Anda mulai lebih relaks dan merencanakan waktu makan siang. Jam 4-5 juga efektif karena prospek mulai bersiap untuk pulang kerja dan menghindari tugas tambahan.

4. Mulai melakukan panggilan

Memiliki pola pikir yang tepat saat melakukan panggilan adalah hal yang penting. Jika Anda terburu-buru dan terlalu resah memikirkan hasilnya, Anda hanya akan mempersulit diri sendiri.

Cold calling memang terasa rumit, tapi sebenarnya tidak. Taktik ini masih memerlukan keterampilan dan teknik yang sama yang digunakan dalam taktik lainnya.

Untuk memastikan panggilan berjalan lancar, lakukan hal-hal berikut:

• Tetaplah bersikap positif selama panggilan telepon. Bahkan jika Anda ditolak, jangan masukkan ke dalam hati. Percayalah pada produk yang Anda jual agar prospek Anda tidak mendengar rasa putus asa dari suara Anda.
• Bicaralah dengan jelas dan perlahan. Dengan begitu, prospek dapat mendengarkan penawaran Anda dengan jelas.
• Tersenyumlah saat berbicara. Sebab, prospek Anda akan bisa merasakannya.

Baca Juga: Optimasi Layanan Pelanggan: Ini 7 Cara Melakukannya

5. Dengarkan, ajukan pertanyaan, dan berikan nilai

Saat menelepon, cobalah untuk mengidentifikasi tiga faktor utama dalam pengambilan keputusan mereka: waktu (kapan mereka membutuhkan solusi), uang (berapa banyak yang harus mereka keluarkan), dan dampak (hal seperti apa yang harus bisa solusi ideal Anda berikan).

• Ajukan pertanyaan terbuka tentang situasi tersebut, seperti, “Solusi apa yang telah Anda coba untuk mengatasi masalah tersebut?” atau, “Bagaimana masalah tersebut memengaruhi bagian lain dari bisnis?”
• Selama panggilan berlangsung, terus ingatkan diri Anda bahwa Anda sedang membangun hubungan dan mempelajari tentang pelanggan alih-alih melakukan promosi, meski secara halus.
• Setelah mengajukan pertanyaan terbuka, dengarkan pelanggan dengan sungguh-sungguh. Catatlah informasi penting untuk membantu Anda menyusun pertanyaan tindak lanjut.
• Saat ada jeda alami, ajukan pertanyaan yang terkait dengan penelitian Anda serta apa pun yang dapat membantu Anda mengumpulkan informasi tentang waktu, uang, dan dampak. Orang-orang suka berbicara tentang diri mereka sendiri, jadi beri mereka kesempatan untuk melakukannnya.
• Gunakan informasi ini untuk memberi solusi yang membantu menyelesaikan masalah mereka. Tapi, solusi Anda tidak boleh ada hubungannya dengan perusahaan atau produk Anda. Bagikan tips yang telah Anda pelajari dari pelanggan lain atau sumber lain, seperti podcast, blog, atau webinar.

Dengan memberikan bantuan yang tulus kepada prospek, Anda menunjukkan keahlian dan pemahaman Anda tentang kebutuhan mereka, serta pondasi untuk membangun kepercayaan.

6. Jangan menyebut produk Anda hingga akhir panggilan

Sudah selesai mengumpulkan informasi yang cukup untuk memahami kebutuhan prospek Anda? Sekaranglah saatnya untuk mulai

Kira-kira lima menit sebelum menutup panggilan, hubungkan kendala yang prospek hadapi dengan kelebihan atau solusi dari produk Anda seperti fiturnya, biaya langganannya yang murah, atau peningkatan return on investment. Beritahu prospek bahwa Anda memiliki solusi yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan mereka.

Lalu, jangan langsung membeberkan nama toko. Gunakan kesempatan ini untuk meminta pertemuan lagi sehingga Anda dapat menjelaskan solusi Anda lebih lanjut.

7. Menganalisis performa dan area untuk peningkatan

Setelah menyelesaikan panggilan, Anda bisa mengidentifikasi kira-kira strategi mana saja yang berhasil dan mana yang tidak. Semakin banyak cold call yang Anda lakukan, semakin banyak data yang Anda miliki.

Jika Anda terus menganalisis data, lama-lama Anda akan memahami pola yang dapat membantu memperbaiki skrip Anda, sehingga ke depannya Anda akan bisa menghubungi prospek dengan lebih baik lagi.

Jangan lupa untuk membuat catatan terkait panggilan Anda tadi. Anda bisa memberi Anda sendiri nilai mulai dari 1 sampai 10 untuk setiap aspek percakapan:

• Apa pembuka percakapan saya tadi sudah cukup baik?
• Apakah pesan saya relevan dengan kebutuhan prospek?
• Sudahkah saya menanyakan pertanyaan yang sesuai untuk menjawab kendala prospek?
• Sudahkah saya menghubungkan kendala prospek dengan produk?
• Apakah saya sudah berhasil memastikan langkah yang selanjutnya?

Setelah itu, lihat skor Anda untuk mengetahui bagian mana yang sudah bagus dan bagian mana yang masih memerlukan peningkatan. Lakukan penilaian teratur untuk mengetahui pola dan tren pada panggilan Anda.

Misalnya, jika Anda secara konsisten mendapat skor rendah pada pembukaan, sisihkan waktu untuk berlatih menciptakan pendekatan yang lebih baik dan melatih penyampaian Anda.

Baca Juga: Cara Mengukur Kepuasan Pelanggan dan Tips Meningkatkannya

Statistik Cold Calling

Dalam bidang penjualan, Anda akan banyak menjumpai angka-angka. Cold calling adalah topik penjualan yang cukup kontroversial. Karena itu, ada banyak penelitian yang mempelajari keefektifannya, kapan sebaiknya melakukannya, reaksi pelanggan, dan apakah Anda sebaiknya melakukannya atau tidak.

Baca juga: Tugas Telesales, Skill yang Diperlukan, dan Tips Suksesnya

Cold calling dan pelanggan

Meski konotasinya negatif, tapi tidak semua pembeli membenci taktik ini:

• 75% prospek dari industri tertentu telah menghadiri acara atau menjadwalkan pertemuan berdasarkan cold email atau cold call.
• 82% pembeli berkata mereka setuju untuk bertemu dengan sales yang menghubungi mereka

Dari statistik di atas, sebenarnya cold calling tidak seburuk yang orang-orang pikirkan. Meski begitu, terkadang cold calling yang sales lakukan tidak berhasil meninggalkan kesan pada pembeli karena mereka kurang persiapan.

Tingkat kesuksesan cold calling

Berikut ini adalah beberapa statistik dalam tingkat kesuksesan cold calling:

• Rata-rata, diperlukan delapan percobaan panggilan untuk akhirnya bisa terhubung dengan prospek karena prospek mengabaikan panggilan sales, atau sales menelepon saat waktu yang kurang tepat, atau keduanya.
• Hanya 28% cold call yang terjawab, 55% tidak terjawab, dan 17% sisanya adalah nomor yang tidak aktif.
• Rata-rata 1,5 jam panggilan setiap hari selama lima hari akan menghasilkan satu janji temu atau rujukan. Inilah hasil cold call yang positif.
• 80 persen dari semua panggilan masuk dialihkan ke pesan suara dan sales sering kali tidak siap untuk meninggalkan pesan suara yang terdengar meyakinkan. Prospek rata-rata tidak akan mendengarkan pesan suara dari tenaga penjualan selama lebih dari 30 detik, dan kebanyakan sales meninggalkan pesan suara dengan durasi yang lebih lama.

Angka-angka tersebut, meskipun mengecewakan, tidaklah mengejutkan. Cold call membutuhkan banyak waktu dan upaya, dan mungkin tidak selalu sepadan dengan usahanya. Pada akhirnya, semuanya tergantung apakah jumlah return on investment akan lebih besar dari biaya tenaga kerja.

Baca Juga: Soft Selling dan Hard Selling: Perbedaan dan Contohnya

Apakah Cold Calling Sudah Tidak Relevan Lagi?

Cold calling masih relevan. Tapi, di abad 21 ini, taktik ini seharusnya tidak perlu menjadi alat utama Anda dalam mencari prospek. Lalu, untuk menggunakannya dengan efektif, Anda masih perlu mempertimbangkan budaya modern sekarang ini.

Strategi cold calling dapat menciptakan kesuksesan jangka panjang untuk perusahaan Anda. Sebab, taktik ini dapat:

• Menginformasikan prospek bahwa produk atau layanan Anda dapat menyelesaikan masalah mereka. Untuk lead yang masih benar-benar asing, berhasil memperkenalkan produk Anda saja sudah terbilang investasi yang bagus.
• Memperkenalkan prospek ke tahapan pembelian selanjutnya.

Baca Juga: 9 Tips Meningkatkan Retensi Pelanggan dan 5 Contohnya

Kesimpulan

Cold calling adalah bentuk ajakan penjualan dari bisnis kepada pelanggan yang belum pernah berinteraksi dengan sales yang menelepon. Meski taktik ini terbilang sulit, tapi Anda masih bisa menggunakannya untuk menarik prospek.

Jika Anda ingin memenangkan hati prospek dengan cold calling, Anda membutuhkan sistem manajemen pelanggan seperti aplikasi CRM, dan CRM.ID adalah salah satunya.

Dengan CRM.ID, Anda bisa mengumpulkan lead, mengatur daftar kontak prospek, dan mengirim pesan kepada semua daftar kontak Anda sekaligus, tanpa peduli batasan jumlah pesan, kontak, dan agen pengirim.

Anda juga akan bisa membuat templat pesan yang bebas Anda kustomisasi dan fitur-fitur lain seperti analisis, otomatis menyimpan kontak pelanggan, auto backup, dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan CRM.ID? Yuk, gunakan tautan ini untuk menjadwalkan demo!