Cara Mudah Membuat KPI untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis

Key Performance Indicators (KPI) adalah alat penting yang bisnis gunakan untuk mengukur kinerja dan kesuksesan dalam mencapai tujuan strategis mereka.

Dengan menetapkan KPI yang tepat, perusahaan dapat memantau kemajuan, mengidentifikasi area untuk perbaikan, dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data.

Namun, membuat KPI yang efektif bukan hanya tentang memilih metrik secara acak. Diperlukan pendekatan yang terstruktur untuk memastikan KPI benar-benar relevan, terukur, dan memberikan wawasan yang dibutuhkan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas cara membuat KPI untuk mendorong pertumbuhan bisnis dan menjadi dasar evaluasi Anda.

Apa Pengertian KPI?

KPI atau Key Performance Indicator adalah parameter yang mengukur performa perusahaan Anda dalam mencapai target.

Anda bisa membayangkan Key Performance Indicator seperti kompas. Kompas akan memandu penggunanya mengetahui lokasi mereka sekarang dan ke mana mereka harus pergi.

Seperti kompas, Key Performance Indicator juga melacak kemajuan perusahaan Anda dalam area performa spesifik seperti pertumbuhan penjualan. Baik KPI maupun kompas akan membantu Anda memahami apakah Anda sudah berada di posisi yang tepat dan bergerak ke arah yang benar.

Semua bisnis dalam jenis dan ukuran manapun bisa menggunakan indikator ini, mulai dari bisnis kecil yang ingin melacak penjualan bulanan, hingga perusahaan multinasional yang ingin memantau efisiensi rantai pemasok global mereka.

Selain itu, setiap bisnis juga dapat mengatur indikator ini agar memenuhi kebutuhan dan tujuan spesifik mereka.

Baca Juga: Marketing Mix: Pengertian dan Contoh Penerapannya

Apa Pentingnya Memiliki KPI?

Berikut ini adalah 10 alasan mengapa Key Performance Indicator penting untuk bisnis Anda:

• Mengukur Kemajuan dan Kesuksesan: KPI membantu bisnis melacak kemajuan bisnis dalam menuju tujuan dan menentukan apakah mereka berhasil mencapai target atau masih perlu melakukan perbaikan.
• Memberikan Wawasan Tentang Kinerja Bisnis: Memberikan informasi penting tentang kinerja operasional, finansial, dan kepuasan pelanggan, serta membantu mengidentifikasi area yang bisa bisnis tingkatkan.
• Memungkinkan Pengambilan Keputusan Berbasis Data: Memberikan data akurat yang membantu bisnis membuat keputusan yang lebih tepat, serta mengurangi risiko pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang tidak lengkap.
• Mengidentifikasi Kekuatan dan Kelemahan: Membantu bisnis menemukan area di mana mereka unggul serta area yang memerlukan perbaikan, misalnya dalam kepuasan pelanggan atau efisiensi operasional.
• Menetapkan dan Melacak Tujuan: Memungkinkan bisnis menetapkan target yang jelas dan mengukur kemajuan secara teratur, menjaga fokus dan memastikan semua pihak dalam perusahaan bekerja menuju tujuan yang sama.
• Meningkatkan Komunikasi dan Kolaborasi: Menyediakan kerangka kerja bersama untuk mengukur kinerja, yang memfasilitasi kerja sama antar tim dan mendorong akuntabilitas di seluruh organisasi.
• Dasar Evaluasi Kinerja: Menyediakan cara objektif untuk mengevaluasi kinerja karyawan atau tim, membantu mengidentifikasi apakah karyawan memerlukan pelatihan atau sumber daya tambahan.
• Memfasilitasi Perbaikan Berkelanjutan: Membantu bisnis terus memperbaiki kinerja dengan memantau tren dan hasil, serta mendorong perubahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan jangka panjang.
• Membantu Bisnis Tetap Kompetitif: Memungkinkan bisnis membandingkan kinerjanya dengan pesaing dan standar industri, serta menyesuaikan strategi untuk tetap relevan di pasar.
• Memahami Kebutuhan Pelanggan: Key Performance Indicator berkaitan dengan perilaku dan kepuasan pelanggan, membantu bisnis lebih responsif terhadap kebutuhan pelanggan, serta mendorong penyesuaian strategi pemasaran dan penjualan.

Baca Juga: Cara Mengukur Kepuasan Pelanggan dan Tips Meningkatkannya

Menentukan KPI yang Paling Relevan dengan Bisnis Anda

Setiap bisnis memiliki Key Performance Indicator yang berbeda-beda, tergantung dari situasi bisnis mereka.

Perusahaan biasanya mempersempitnya menjadi dua hingga empat Key Performance Indicator inti per tujuan bisnis. Indikator performa inti ini memungkinkan perusahaan untuk melacak kemajuannya terhadap setiap sasaran dan mengambil langkah selanjutnya.

• KPI Keuangan: Menggunakan data laporan keuangan untuk mengukur kondisi keuangan dan kinerja bisnis untuk membantu mencapai margin laba yang lebih baik, arus kas, atau pendapatan yang lebih besar.
• KPI Pelanggan: Mengevaluasi kinerja layanan atau produk Anda dengan memberikan rincian mengenai tren pembelian pelanggan, demografi, loyalitas, kepuasan, dan banyak lagi.
• KPI Proses: Mengukur kinerja operasional untuk mengevaluasi efisiensi, kualitas produk, dan hasil. Bisnis dapat mengukur waktu siklus produksi dan perputaran inventaris.
• KPI Pekerja: Fokus pada sumber daya kepegawaian seperti retensi karyawan, kepuasan karyawan, tingkat perputaran, lembur, dan produktivitas.
• KPI Pemasaran: Mengevaluasi keberhasilan upaya pemasaran, seperti perolehan prospek, rasio konversi, peringkat SEO, dan keterlibatan pemasaran melalui media sosial atau email.
• KPI Penjualan: Memantau kinerja penjualan dan dapat mencakup ukuran transaksi rata-rata atau lamanya siklus penjualan.

Baca Juga: 20 KPI Sales Penting untuk Pertumbuhan Bisnis

Perbedaan Leading KPI dan Lagging KPI

Key Performance Indicator berfungsi untuk menciptakan gambaran holistik dari kinerja bisnis Anda. Indikator ini memerlukan kombinasi antara leading indicator dan lagging indicator.

Menggunakan kombinasi keduanya memungkinkan Anda untuk memantau kinerja Anda. Jadi, saat terjadi hal yang tidak diinginkan, Anda bisa segera mengetahuinya dan mengubah strategi.

Dengan begitu, Anda bisa mengetahui ketika rencana Anda berkinerja kurang atau lebih baik (leading), serta memahami bagaimana kinerja itu akan memengaruhi bisnis Anda di kemudian hari (lagging).

Leading indicator

Leading indicator memberikan wawasan atau prediksi tentang kinerja bisnis di masa depan. Indikator ini membantu bisnis atau individu untuk melihat tren yang sedang berkembang dan memperkirakan hasil yang mungkin terjadi berdasarkan data saat ini.

Dengan demikian, Anda dapat mengambil tindakan proaktif dan menyesuaikan strategi sebelum hasil akhir terjadi. Indikator ini juga lebih berfokus pada faktor-faktor yang dapat mempengaruhi kinerja di masa depan.

Contoh leading indicator:

• Tingkat Kunjungan Website: Menunjukkan minat calon pelanggan yang dapat memengaruhi penjualan di masa depan.
• Jumlah Prospek Penjualan: Mengindikasikan potensi pertumbuhan penjualan sebelum transaksi benar-benar terjadi.
• Indikator Ekonomi: Contohnya adalah tingkat suku bunga atau inflasi yang menunjukkan kondisi ekonomi yang mungkin mempengaruhi permintaan produk di masa depan.

Leading indicator sangat berguna karena memungkinkan bisnis untuk membuat keputusan lebih cepat, menyesuaikan strategi, dan mengambil langkah pencegahan sebelum terjadi masalah. Namun, indikator ini cenderung lebih sulit diukur dan mungkin tidak selalu akurat dalam memprediksi hasil.

Baca juga: 16 KPI Marketing yang Harus Anda Ketahui untuk Bisnis

Lagging indicator

Lagging indicator adalah metrik atau indikator yang mengukur hasil dari peristiwa atau keputusan yang telah terjadi.

Dengan kata lain, lagging indicator memberikan gambaran tentang kinerja di masa lalu dan menunjukkan seberapa baik kinerja bisnis atau individu berdasarkan data.

Karena sifatnya yang retrospektif, lagging indicator tidak memberikan informasi tentang apa yang sedang terjadi saat ini atau apa yang mungkin terjadi di masa depan.

Contoh lagging indicator:

• Pendapatan Kuartalan: Mengukur hasil keuangan setelah periode waktu tertentu telah berlalu.
• Laba Bersih: Menunjukkan keuntungan bisnis setelah menghitung semua biaya.
• Tingkat Retensi Pelanggan: Mengukur seberapa banyak pelanggan yang tetap menggunakan produk atau layanan setelah periode waktu tertentu.

Baca Juga: 9 Tips Meningkatkan Retensi Pelanggan dan 5 Contohnya

Key Performance Indicator yang Sering Dilacak di Berbagai Bisnis

Tidak semua Key Performance Indikator berlaku untuk setiap bisnis. Misalnya, toko ritel biasanya lebih menekankan KPI pelanggan, sementara industri manufaktur lebih menekankan KPI proses.

Berikut ini adalah contoh Key Performance Indicator yang paling sering dilacak dalam berbagai jenis industri:

• Sales & Marketing: CAC (biaya untuk memperoleh pelanggan), MQL (jumlah prospek yang siap untuk penjualan bulanan), dan LTV (masa hidup atau pendapatan yang pelanggan berikan selama mereka berinteraksi dengan bisnis.)
• Finance: Margin keuntungan dan OCF (mengukur arus keuangan)
• Manajemen Proyek: Biaya suatu proyek dan perbandingannya dengan anggarannya, % jumlah proyek yang selesa dengan yang batal

Pertahankan fokus perusahaan Anda pada Key Performance Indicator yang paling relevan, dengan menerapkan tiga hingga lima indikator per area bisnis dan beberapa lagi untuk perusahaan secara keseluruhan.

Baca Juga: Sales Funnel: Pengertian dan Cara Menciptakannya

Metodologi S.M.A.R.T untuk Membuat KPI

Key Performance Indicator harus spesifik untuk bisnis Anda—tetapi juga harus sebanding dengan kompetitor untuk menjadi tolok ukur kinerja dalam industri Anda.

Anda dapat membuat Key Performance Indicator dengan mengikuti metodologi S.M.A.R.T. Metodologi ini adalah kerangka kerja untuk mengevaluasi tujuan dan memilih indikator yang penting bagi perusahaan Anda.

Kerangka kerja ini terdiri dari Specific, Measurable, Attainable, Relevant, dan Time-Bound.

• Specific: Garis besar yang jelas tentang apa yang ingin bisnis capai, kapan akan mencapainya, dan bagaimana cara mencapainya.
• Measurable: Tujuan harus bisa diukur jelas menggunakan metrik bisnis yang ada.
• Attainable: Bisa mencapai tujuan bisnis dengan langkah-langkah yang jelas.
• Relevant: Tujuan yang ingin dicapai akan berkontribusi pada kinerja dan keberhasilan perusahaan secara keseluruhan.
• Time-Bound: Ada kerangka waktu atau tenggat waktu yang jelas untuk mencapai tujuan.

Buatlah tujuan yang cukup umum tapi bisa memenuhi kebutuhan bisnis yang spesifik. Jelaskan tujuan dan hasil kinerja Anda dengan jelas kepada atasan.

Misalnya, tujuan perusahaan adalah meningkatkan perolehan pelanggan baru pada tahun berikutnya. Perusahaan dapat mengukur keberhasilan ini ketika jumlah pembelian pelanggan baru meningkat sebesar X% dalam jangka waktu satu tahun.

Oleh karena itu, penting untuk menetapkan definisi keberhasilan yang jelas untuk setiap tujuan.

Baca Juga: 9 Indikator KPI Customer Support dan Cara Menghitungnya

Cara Membuat Sistem KPI yang Baik

Hindari jebakan dalam proses pengembangan Key Performance Indicator. Berikut adalah cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk membuatnya tetap sederhana dan menghindari ketidakselarasan atau pelaporan yang tidak konsisten.

1. Menetapkan Tujuan Bisnis: Identifikasi hal apa yang paling penting bagi keberhasilan perusahaan Anda. Jangan kehilangan konsensus dengan berbagai definisi keberhasilan yang ada.
2. Identifikasi Area Kinerja Utama: Tentukan aspek penting yang bisa mendorong bisnis Anda untuk maju. Jangan membuatnya terlalu rumit dengan memilih terlalu banyak KPI.
3. Buat KPI S.M.A.R.T: Tetapkan tujuan yang realistis berdasarkan data historis dan standar industri. Jangan menetapkan indikator yang sekiranya tidak akan mampu tim Anda capai.
4. Tetapkan Kepemilikan dan Akuntabilitas: Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memantau, melaporkan, dan mendorong setiap KPI. Jangan berasumsi bahwa satu tujuan hanya memiliki satu Key Performance Indicator.
5. Terapkan Pengumpulan dan Pelaporan Data: Siapkan sistem yang andal untuk mengumpulkan data yang akurat dan tepat waktu dengan alat seperti platform analitik, aplikasi CRM, dan pelaporan keuangan. Jangan lakukan pelacakan jika datanya tidak memadai atau definisinya tidak jelas.
6. Tetapkan Jadwal Pelaporan: Tentukan waktu laporan yang teratur (mingguan, bulanan, atau triwulanan). Jangan hanya memilih data yang terlihat menaikkan performa saja.
7. Analisis dan Interpretasi Hasil: Tinjau data secara berkala untuk menemukan tren dan wawasan.
8. Komunikasikan Hasil: Bagikan hasil laporan dengan para pemangku kepentingan. Jangan beroperasi secara terpisah atau mandiri.
9. Tinjau dan Sempurnakan KPI: Nilai KPI Anda secara berkala untuk memastikannya tetap relevan. Jangan terlalu sering mengubahnya tanpa memberi tahu pemangku kepentingan.

Baca Juga: Marketing Funnel: Pengertian, Tahapan, dan Strateginya

Laporan Key Performance Indicator untuk Bisnis

Berhasil menciptakan Key Performance Indicator yang relevan, terukur, dan terikat waktu memang hebat, tetapi jangan mengira pekerjaan Anda selesai di sini.

Justru, Anda baru separuh jalan. Separuh sisanya (yang sering kali terabaikan) adalah mencari tahu cara melacak dan melaporkannya dengan tepat dan akurat.

Menyiapkan pelacakan dan pelaporan semacam ini memang sulit, tapi jika Anda tidak membuat cara yang mudah untuk melihat dan memantau kemajuan, Key Performance Indicator akhirnya tidak akan banyak berguna.

Laporan KPI adalah presentasi yang menampilkan dan mengomunikasikan kinerja terkini suatu organisasi dibandingkan dengan tujuan bisnisnya. Manajemen menggunakan laporan ini untuk menganalisis kinerja dan mengidentifikasi masalah.

Anda dapat menyajikan laporan dalam berbagai format, termasuk laporan tertulis formal, spreadsheet, slide powerpoint, atau dasbor.

Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Software CRM bagi Bisnis

Kesimpulan

Membuat KPI yang tepat merupakan langkah penting untuk memastikan setiap aspek operasional bisnis berjalan sesuai tujuan. Pastikan bisnis Anda memilih KPI yang relevan untuk menyokong perkembangan usaha.

Misalnya, menggunakan KPI pelanggan jika bisnis Anda menjual produk atau layanan pada pelanggan. Untuk mendukung bisnis sejenis ini, Anda bisa memakai bantuan aplikasi CRM seperti CRM.ID

CRM.ID adalah penyedia WhatsApp Business API yang dapat membantu tim Anda untuk berkomunikasi dengan pelanggan tanpa batasan jumlah, pesan, dan agen.

Dengan CRM.ID, tim Anda bisa mengirim pesan secara cepat dan semua pesan akan tersimpan dalam database secara otomatis. Dengan begitu, agen Anda bisa memeriksanya setiap riwayat percakapan apabila mereka membutuhkannya di masa mendatang.

Tertarik menggunakan CRM.ID? Yuk, jadwalkan demo melalui tautan ini.