10 Keuntungan Menggunakan Software CRM bagi Bisnis

Software customer relationship management (CRM) telah menjadi alat yang sangat penting bagi bisnis dari hampir semua jenis skala. Software CRM dapat memberikan berbagai keuntungan, mulai dari mengorganisir kontak hingga mengotomatiskan berbagai tugas.

Apalagi dengan banyaknya bisnis yang mulai beroperasi secara remote, kebutuhan komunikasi dengan pelanggan atau komunikasi antar karyawan menjadi meningkat drastis. Nah, CRM adalah solusi untuk masalah ini.

Pada tahun 2022 kemarin saja, pasar software CRM bernilai lebih dari $58 juta dan sekarang merupakan salah satu industri dengan tingkat pertumbuhan tercepat. Tingkat pertumbuhannya diperkirakan akan berkisar 13.9% dari tahun 2023 sampai 2030.

Jika Anda adalah pemilik bisnis yang belum menggunakan CRM, maka kami sarankan Anda untuk menggunakannya sekarang juga. Jika Anda sudah mempertimbangkan CRM namun masih ragu, maka artikel ini akan menjelaskan tentang keuntungan menggunakan software CRM bagis bisnis Anda beserta beberapa rekomendasi software-nya.

Apa itu Software CRM?

CRM adalah akronim dari ‘Customer Relationship Management’. CRM adalah jenis perangkat lunak yang membantu membantu perusahaan dalam mengelola interaksi dengan pelanggan, prospek, dan mitra bisnis.

Untuk bisnis kecil, software CRM akan menggantikan banyaknya spreadsheet, database, dan aplikasi yang banyak bisnis gunakan secara bersamaan untuk melacak data klien.

Sistem CRM umumnya dapat membantu Anda menyimpan data pelanggan seperti perilaku, lama waktu yang mereka habiskan bersama bisnis Anda, riwayat pembelian, dan catatan dalam interaksi penjualan.

CRM umumnya digunakan oleh tim penjualan, pemasaran, dan dukungan pelanggan untuk menjaga hubungan yang lebih baik dengan pelanggan, meningkatkan loyalitas, dan memaksimalkan peluang bisnis.

Baca Juga: Pengertian Omnichannel, Manfaat, Jenis, dan Starteginya

Keuntungan Menggunakan Software CRM

CRM memiliki berbagai fitur yang dapat Anda gunakan dengan berbagai cara. Umumnya, semua keuntungan menggunakan software CRM berkaitan dengan merawat hubungan dengan pelanggan.

Namun, untuk penjelasan yang lebih rinci akan dijabarkan dalam daftar berikut ini:

1. Data konsumen yang terpusat

Salah satu kelebihan utama CRM adalah memusatkan semua informasi pelanggan di satu tempat dalam suatu periode tertentu. Dengan data yang terpusat ini, tim Anda bisa dengan cepat mengaksesnya sesuai kebutuhan.

Fitur ini sangat penting apalagi bagi bisnis yang departemen pemasaran, penjualan, dan layanannya tersebar ke berbagai wilayah, atau ketika mereka berinteraksi dengan klien dalam fase yang berbeda-beda.

Misalnya, Anda memiliki jaringan toko yang menjual peralatan dapur. Saat ada restoran lokal yang menandatangani kontrak untuk membeli peralatan dapur Anda, tim layanan Anda dapat melihat dan menindaklanjutinya secara langsung. Mereka dapat menjadwalkan demo lebih awal atau menawarkan layanan perawatan rutin.

Selain itu, data ini juga bisa dimanfaatkan oleh tim pemasaran Anda yang mengetahui masa pakai suatu peralatan dapur. Mereka akan mengetahui kapan suatu peralatan akan mulai rusak dan menawarkannya di saat yang tepat.

Baca juga: 9 Rekomendasi Aplikasi CRM yang Cocok untuk Bisnis Anda

2. Memahami pelanggan

Sistem CRM akan membantu Anda memahami pelanggan secara keseluruhan karena sistem ini akan menyimpan seluruh informasi pelanggan dalam satu tempat.

Informasi ini mencakup nama lengkap, alamat email, nomor telepon, situs web, tanggal lahir, pekerjaan, dan akun media sosial. Dengan semua informasi ini, Anda bisa menciptakan komunikasi yang lebih personal dengan pelanggan Anda.

3. Mengelola semua komunikasi dan interaksi dengan prospek pelanggan

Semua komunikasi, baik itu internal (karyawan dengan karyawan) maupun eksternal (karyawan dengan pelanggan) bisa Anda kelola melalui CRM.

Contohnya, CRM dapat membantu karyawan Anda menentukan kapan mereka harus menghubungi prospek pelanggan tertentu. CRM juga akan membantu karyawan Anda mengingkat apakah mereka sudah pernah mengirimkan suatu konten pada pelanggan.

Fitur ini juga membantu karyawan Anda untuk melacak semua bagian dari customer journey, termasuk setiap interaksi, email, telepon, dan lainnya.

Baca Juga: 5 Cara dan 7 Tips Mengatasi Keluhan Pelanggan dengan Baik

4. Mengotomatiskan data entry

Salah satu keuntungan menggunakan software CRM adalah tim Anda tidak perlu repot-repot lagi mencatat email, panggilan, rapat, dan interaksi. Sebab, CRM akan secara otomatis mengumpulkan dan menggabungkan semua informasi ini dalam sistem.

Selain itu, CRM juga membantu karyawan Anda untuk memperbarui semua kesepakatan bisnis dengan pelanggan berdasarkan tahapan-tahapannya, lalu sistem akan otomatis menangani sisanya (membuat ringkasan, visualisasi data, dan lain-lain).

5. Mengorganisir data kontak dengan lebih baik

CRM akan membantu tim Anda untuk melacak setiap kontak pelanggan dan data terkaitnya. Contohnya, karyawan dapat memeriksa apakah pelanggan Anda mengunjungi situs web, menghubungi via live chat, mengunduh konten dari situs, atau sudah berkomunikasi dengan tim penjualan Anda.

Karyawan Anda juga bisa mencatat panggilan dan interaksi email dengan kontak dan prospek mereka. Semua informasi ini bisa Anda cari dalam sistem CRM.

6. Melakukan segmentasi konsumen

Apakah Anda ingin membuat daftar pelanggan yang bisa Anda hubungi berdasarkan kriteria tertentu? Nah, CRM bisa membantu Anda melakukannya.

Misalnya, karyawan Anda bisa memfilter kontak berdasarkan lokasi, ukuran perusahaan, atau tahap kesepakatan dengan pelanggan. Dengan begitu, anggota tim Anda bisa mengetahui di mana Anda bisa memposisikan brand Anda untuk setiap segmen, sehingga kemungkinan pelanggan untuk terkonversi pun akan meningkat drastis.

Baca Juga: Segmentasi Pelanggan: Jenis dan Cara Melakukan Segmentasi

7. Membuat laporan penjualan

CRM akan membantu tim Anda mengoleksi dan mengorganisir data terkait prospek dan kesepakatan bisnis menggunakan fitur-fitur seperti dasbor penjualan. Fitur ini akan membantu karyawan mengotomatisasi dan mengelola pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Karyawan Anda juga bisa mengevaluasi performa masing-masing, melacak proses pekerjaan, hingga mencapai tujuan. Anda juga bisa menggunakan laporan penjualan ini untuk memantau bagaimana karyawan mencapai target tujuan dan meninjau jumlah kesepakatan yang diperoleh.

Selain itu, Anda juga bisa memantau jumlah pendapatan yang bisnis hasilkan melalui CRM.

8. Membuat perkiraan penjualan yang lebih akurat

CRM dapat menyimpan data historis penjualan, termasuk riwayat transaksi, tren musiman, atau kinerja penjualan sebelumnya. Berdasarkan pola dalam data ini, sistem dapat membuat prediksi penjualan yang lebih akurat dengan mengidentifikasi tren yang berulang atau perubahan perilaku pelanggan dari waktu ke waktu.

CRM menyediakan alat otomatisasi yang membantu dalam proses forecasting atau peramalan penjualan. Dengan input data yang real-time, CRM dapat menghasilkan perkiraan pendapatan berdasarkan informasi terbaru tentang peluang yang sedang berjalan, nilai kesepakatan, atau target penjualan yang telah ditetapkan.

Pengguna dapat mengatur parameter seperti pendapatan rutin bulanan untuk menghitung proyeksi penjualan secara otomatis, yang bisa Anda perbarui sesuai perkembangan terbaru.

9. Meningkatkan tingkat retensi pelanggan

Biaya untuk memenangkan hati klien baru berkisar lima sampai 25 kali lebih mahal daripada menjaga klien yang sudah ada. Karena itu, menjaga klien Anda sekarang adalah kunci menuju kesuksesan jangka panjang.

CRM yang terfokus pada pemasaran dapat membantu Anda menjaga klien dengan berbagai cara. Karena data pelanggan bisa diakses oleh seluruh departemen, maka semakin mudah untuk mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi dan menyelesaikannya dengan cepat.

CRM juga dapat membantu mencegah pelanggan beralih ke kompetitor karena merasa terabaikan dengan cara mengingatkan tim penjualan Anda untuk menghubungi mereka atau mengirimkan email.

Baca juga: Apa itu Call Center? Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya

10. Menggunakan satu CRM untuk selamanya

Seiring dengan perkembangan dan pertumbuhan bisnis Anda, CRM juga akan ikut serta. Baik itu dalam melacak prospek baru, mengatur informasi kontak, atau merekam jumlah interaksi dengan prospek, CRM didesain untuk tumbuh dengan bisnis Anda

Hal ini tidak hanya berlaku untuk tim penjualan dan pemasaran Anda, tapi juga untuk tim lain di bisnis Anda. Misalnya, layanan customer service dan operasional. Semua tim dapat mengakses informasi prospek pelanggan untuk mengontak mereka, mempersonalisasikan konten, detail produk, dan CTA untuk memenuhi kebutuhan mereka, dan masih banyak lagi.

Satu CRM dapat menjalankan semua tugas di atas tanpa Anda perlu berganti ke CRM lain asalkan CRM tersebut menyediakan fitur-fitur yang Anda butuhkan.

Baca Juga: Customer Satisfaction: Faktor, Cara Mengukur dan Tips Meningkatkannya

Rekomendasi Software CRM untuk Bisnis Anda

Ada berbagai tools CRM yang bisa Anda gunakan untuk bisnis Anda. Berikut ini adalah beberapa rekomendasinya:

1. CRM.ID

CRM.ID adalah software CRM yang berfokus untuk memudahkan bisnis Anda dalam melayani pelanggan melalui WhatsApp API.

Kelebihan

• Harga yang murah, hanya Rp40 per pesan, sehingga cocok untuk bisnis berskala kecil maupun berkembang.
• Mengirim pesan WhatsApp tanpa batas kontak, pesan, dan jumlah agen
• Mudah digunakan dan user-friendly

Kekurangan

• Belum menyediakan kustomisasi fitur yang biasa dicari oleh bisnis berukuran sedang dan besar.

2. Salesforce CRM

Salesforce CRM adalah software berbasis cloud yang cocok untuk industri berskala besar yang memerlukan solusi kustomisasi fitur. Software ini sudah hadir di industri ini selama lebih dari 20 tahun dan memiliki integrasi yang lengkap dengan berbagai platform.

Kelebihan

• Sangat kompatibel dengan berbagai aplikasi pihak ketiga
• Integrasi dengan lebih dari 1.000 platform lain
• Pilihan kustomisasi yang lengkap

Kekurangan

• Jauh lebih mahal dibandingkan dengan kompetitornya
• Fiturnya yang sangat lengkap membuat Salesforce menjadi kompleks, sehingga mempelajarinya akan memerlukan banyak waktu.

3. HubSpot CRM

HubSpot adalah software CRM yang sangat populer di kalangan perusahaan berukuran sedang dan besar karena fiturnya yang lengkap.

Kelebihan

• Menawarkan versi dasar secara gratis
• Notifikasi perilaku prospek pelanggan secara real-time

Kekurangan

• Kurangnya kustomisasi fitur untuk memenuhi kebutuhan industri.
• Untuk bisnis berskala kecil, harga paket berlangganan tergolong mahal.

Baca Juga: Complaint Management: Pengertian, Manfaat, dan Tips Melakukannya

4. Microsoft Dynamics 365

Merupakan software CRM yang menyediakan fitur-fitur lengkap terkait penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan. Sebagai produk Microsoft, software ini memiliki integrasi yang kuat ke dalam ekosistem Microsoft seperti Office 365.

Kelebihan:

• Pengguna bisa bebas mengkustomisasi fitur CRM sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.
• Efektif memandu tim penjualan dalam proses transaksi sehingga interaksi dengan pelanggan semakin meningkat.
• Memiliki tampilan antarmuka yang intuitif, sehingga cocok untuk pengguna berpengalaman ataupun baru tanpa memerlukan pelatihan intensif.

Kekurangan:

• Proses data entry yang kurang efisien.
• Proses pencadangan data yang kurang jelas saat beralih ke sistem CRM lainnya.

5. Monday.com

Monday.com adalah software CRM yang dilengkapi platform manajemen pekerjaan dan proyek yang terkenal karena fitur drag-and-drop-nya yang intuitif.

Kelebihan:

• Antarmuka pengguna yang modern dan minimalis
• Tersedia paket berlangganan gratis untuk satu dan dua pengguna.
• Mudah menambahkan informasi anggaran ke dalam setiap tugas.

Kekurangan:

• Antarmuka terkadang mengalami lag
• Dengan banyaknya fitur yang Monday.com tawarkan, banyak pengguna mengalami kesulitan untuk membiasakan diri mereka dalam mengoperasikannya.

Baca Juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Rekomendasi Terbaiknya

Kesimpulan

Dari artikel di atas, dapat Anda ketahui bahwa ada berbagai keuntungan dalam menggunakan software CRM, mulai dari menyimpan data konsumen secara terpusat, mempermudah dalam segmentasi konsumen, hingga mengotomatiskan berbagai pekerjaan.

Kebutuhan setiap bisnis tentu saja akan berbeda-beda, tetapi memiliki CRM akan sangat memudahkan pekerjaan Anda dan karyawan Anda.

Jika bisnis Anda banyak mengandalkan WhatsApp dan Anda menginginkan aplikasi CRM dengan fitur yang sederhana namun tetap kuat untuk berkomunikasi dengan pelanggan, maka kami menyarankan CRM.ID.

Dengan fitur yang terfokus pada komunikasi via WhatsApp, Anda dapat mengirim pesan sebanyak-banyaknya, tanpa batas. Semua pesan ini juga akan otomatis tersimpan di pusat dan bisa Anda cari dengan mudah.

Cara penggunaan CRM.ID pun sederhana, sehingga Anda tak memerlukan training yang lama. Nah, jika Anda tertarik menggunakan CRM.ID, Anda bisa menjadwalkan demo menggunakan tautan ini sekarang juga.