Apa Itu Closing Rate dan Cara Menghitungnya (+Rumus)

Closing rate adalah cerminan dari ketepatan strategi, kualitas implementasinya, dan business growth.

Sayangnya, masih banyak business owner yang masih berfokus pada jumlah leads atau traffic. Tidak salah, tapi jangan sampai mengabaikan satu metrik lagi yaitu closing rate.

Jadi meskipun Anda merasa sudah bekerja keras dari segi strategi seperti Iklan, leads masuk setiap hari, tim sales aktif follow up, tapi penjualan masih saja stagnan.

Masalah ini karena rendahnya tingkat konversi prospek menjadi pembeli (conversion).

Artikel dari CRM.ID ini mengulas apa itu closing rate dan cara menghitungnya (menggunakan rumus), fungsi dan manfaatnya, contoh perhitungan, standarnya yang ideal.

Selain itu membahas apa saja kesalahan dalam perhitungan hingga strategi praktisnya.

Daftar isi show

Apa Itu Closing Rate?

Closing rate adalah persentase prospek atau leads yang berhasil dikonversi menjadi transaksi penjualan dalam periode waktu tertentu.

Dengan kata lain, closing rate menunjukkan seberapa sering upaya penjualan Anda berakhir dengan deal (closingan).

Jika tim sales menghubungi 100 leads dan berhasil konversi ke pembelian sebanyak 25 orang, maka closing rate-nya sebesar 25%.

Penggunaannya di aktivitas sales, baik itu penjualan langsung, telemarketing, sales lapangan, atau penjualan berbasis digital seperti WhatsApp, email, atau menggunakan aplikasi CRM.

Perbedaan Closing Rate dan Conversion Rate

Penggunaan conversion rate dalam konteks marketing masih lebih general, seperti persentase pengunjung website yang mengisi form, mendaftar aplikasi, atau mengunduh template.

Semua prosesnya melibatkan aplikasi dan website, masih bagian dari digital marketing funnel.

Sedangkan closing rate lebih spesifik pada tahap akhir di sales funnel. Metrik ini mengukur persentase keberhasilan tim sales dalam mengubah leads atau prospek menjadi pelanggan (melakukan transaksi/pembelian).

Sederhananya, conversion rate berfokus pada top sampai middle di marketing/sales funnel, sedangkan closing rate berfokus pada bottom of funnel.

Alasan Closing Rate Menjadi Indikator Penting di Sales Pipeline

Closing rate menunjukkan persentase hasil akhir penjualan, sekaligus kualitas keseluruhan proses bisnis.

Jika nilainya rendah itu menunjukkan kalau kualitas leads buruk, komunikasi sales kurang efektif (follow up kurang tepat), hingga tidak memahami kebutuhan pelanggan dan membuat penawaran yang tidak relevan.

Sebaliknya, jika nilainya tinggi berarti proses penjualan dan indikator sebelumnya sudah terorganisir.

Indikator tersebut bisa melihat apakah strategi marketing dan sales sudah berjalan dengan baik atau belum.

Fungsi Closing Rate untuk Bisnis Anda

Closing rate memiliki fungsi penting untuk business growth, baik bisnis dengan skala kecil atau besar, contohnya:

1. Mengukur Kinerja Tim Sales (Sales Team Performance)

Closing rate adalah salah satu metrik yang bisa menilai performa tim sales.

Misalnya berapa banyak yang membeli daripada hanya melihat jumlah telepon, chat, atau meeting.

Dengan data closing rate itu, sales manager bisa memetakan siapa sales yang memiliki performa tinggi dan siapa yang masih memerlukan pendampingan atau pelatihan tambahan.

Selain itu manajemen sumber daya lebih efisien dengan mengalokasikan waktu, anggaran, dan tenaga ke area yang lebih prioritas.

2. Menilai Kualitas Leads

Tidak semua leads yang masuk juga akan bermuara pada penjualan.

Closing rate membantu menilai apakah leads dari tim marketing benar-benar sesuai dengan penawaran produk.

Jika jumlah leads tinggi tetapi closing rate rendah, berarti kemungkinannya ada di masalah segmentasi audiens atau pesan marketing-nya.

3. Membantu Penyusunan Target Planning dan Sales Forecasting

Dengan mengetahui rata-rata closing rate, Anda bisa membuat proyeksi penjualan secara akurat.

Misalnya, jika rata-ratanya adalah 25%, maka untuk mencapai 100 penjualan, Anda membutuhkan sekitar 400 leads (cara menghitungnya akan kita bahas nanti).

Data ini berguna saat membuat planning yang realistis, sales forecasting, dan penyusunan strategi yang terukur.

4. Dasar Evaluasi Strategi Penjualan

Closing rate membantu Anda mengevaluasi apakah proses penjualan masih oke (relevan) atau sudah perlu perbaikan.

Apakah follow up sudah cukup cepat? Apakah saat demo produk sudah menjawab kebutuhan calon pelanggan?

Closing rate yang rendah bisa dianalisis. Nanti bisa memperbaiki prosesnya agar berdampak pada peningkatan ROI (return on investment).

5. Membantu Pemetaan Titik Lemah dan Batasan (Bottleneck)

Jadi dengan perhitungan dan pengukurannya bisa membantu menemukan area leads yang hilang dalam prosesnya.

Misalnya apakah saat menjalin komunikasi, saat demo produk, follow up, atau lainnya.

Rumus atau Formula Closing Rate

Rumus closing rate yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

Closing Rate = (Jumlah Penjualan ÷ Jumlah Prospek atau Leads) × 100%

Formula ini berlaku untuk berbagai jenis bisnis dan model penjualan, baik yang berbasis digital (online) atau penjualan langsung (direct selling).

Keterangan:

Jumlah penjualan adalah total transaksi yang berhasil closingan dalam periode tertentu. Seperti jumlah invoice yang dibayar, kontrak yang ditandatangani, atau pembelian yang dikonfirmasi.
Jumlah prospek atau leads adalah total calon pelanggan yang benar-benar masuk ke tahap penjualan.

Anda bisa melakukan perhitungannya dalam periode waktu yang jelas, misalnya mingguan, bulanan, atau kuartalan. Tujuannya untuk membandingkan performa di waktu-waktu yang berbeda.

Best Practice dan Cara Menghitung Closing Rate

Agar hasil perhitungan lebih akurat dan bisa digunakan untuk evaluasi, Anda perlu mengikuti langkah-langkah yang tepat.

1. Menentukan Periode Waktu

Langkah pertama adalah menentukan periode waktu yang ingin dianalisis. Misalnya, satu bulan terakhir atau dalam satu kuartal.

Menentukan periode berguna untuk membandingkan hasil rasio closingan dari waktu ke waktu.

2. Menghitung Jumlah Leads Masuk ke Tahap Konversi (Pembelian)

Untuk menentukan closing rate yang akurat Anda perlu menghitung leads yang benar-benar masuk ke tahap penjualan atau closing-an.

Leads yang masih belum dihubungi, masih perlu follow up atau tidak memenuhi kriteria sebaiknya tidak dimasukkan pada tahap ini.

3. Menghitung Jumlah Penjualan yang Sudah Final

Catat semua transaksi yang benar-benar terjadi dalam periode tersebut. Hindari menghitung prospek (leads) yang masih dalam proses negosiasi.

4. Mengaplikasikan Rumus Closing Rate

Dengan memasukkan data-data ke rumus closing rate dan hitung persentasenya.

Contoh Perhitungan Closing Rate

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh perhitungannya:

Contoh Dasar:

Misalnya dalam satu bulan, sebuah bisnis memiliki 200 leads. Dari jumlah tersebut, 40 leads berhasil menjadi pelanggan.

Berarti closing rate-nya adalah 20%, dimana:

Closing rate = (40 ÷ 200) × 100% = 20%

Artinya, dari setiap 5 leads terdapat 1 yang berhasil sampai pada tahap pembelian (konversi).

Contoh Skenario pada Bisnis B2C

Sebuah toko online menerima 500 chat WhatsApp dari calon pembeli dalam satu bulan. Dari jumlah tersebut, 75 transaksi berhasil terjadi. Sehingga perhitungannya:

Closing rate = (75 ÷ 500) × 100% = 15%

Contoh Skenario pada Bisnis B2B

Sebuah perusahaan B2B melakukan 60 demo aplikasi ke klien potensial (leads) dalam satu kuartal. Dari jumlah tersebut, 12 kontrak berhasil ditandatangani.

Closing rate = (12 ÷ 60) × 100% = 20%

Standar Closing Rate yang Dianggap Baik

Standarnya sangat bergantung pada berbagai parameter misalnya industri, harga produk, dan kompleksitas penjualan.

Bisnis B2C berkisar antara 7-10% sering dianggap sudah baik dan bahkan lebih baik lagi kalau diatas 10%.

Dan untuk bisnis B2B ,berdasarkan beberapa penjelasan seperti di LinkedIn, closing rate 20-30% masih tergolong normal karena masih tergantung industrinya.

Beberapa faktor yang mempengaruhinya antara lain kualitas leads, kemampuan komunikasi sales.

Selain itu kejelasan value proposition, harga produk, kecepatan dan konsistensi follow up, hingga penggunaan aplikasi pendukung seperti CRM (customer relationship management).

Ciri-ciri Closing Rate Sudah Baik:

Konsisten dan hasilnya meningkat. Persentase stabil dan cenderung naik dari waktu ke waktu.
Efisiensi dari segi siklus penjualannya yang pendek dan sedikit bottleneck
Kesesuaian dan relevansi. Leads yang terkonversi menjadi pembeli benar-benar sesuai dengan target pasar dan kebutuhan.
Meningkatkan kepuasan pelanggan dan kembali membeli atau merekomendasikan.

Cara Meningkatkan Closing Rate

1. Memahami dan Kategorisasi Leads

Untuk memahami leads Anda harus melakukan segmentasi dan kategorisasi.

Untuk mempermudah dan efisiensi proses ini, bisa dengan menggunakan data-data di CRM untuk mengetahui kebutuhan prospek sebelum menjual.

Misalnya berapa banyak calon pelanggan yang sudah benar-benar tertarik, yang masih sedikit tertarik tapi ragu-ragu, atau yang masih tidak tertarik sama sekali.

Di aplikasi seperti CRM.ID ada fitur labelling dan tagging pada chat dan kontak calon pelanggan. Jadi Anda dengan mudah melakukan tracking dan follow up leads.

Jadi meningkatkan peluang untuk closing jauh lebih besar.

2. Meningkatkan Kualitas Leads

Cara terbaik untuk meningkatkan closing rate tentunya memperbesar leads yang berkualitas.

Dari data yang sudah anda lihat sebelumnya, jadi lebih mudah dalam melihat leads yang bagus dan masih perlu follow up.

3. Mengoptimalkan Proses Follow Up

Prinsip sebelumnya sudah jelas kalau semakin banyak leads berkualitas maka potensi closingan pun juga akan ikut naik.

Untuk itu kenapa follow up sangat ditekankan. Di aplikasi CRM.ID misalnya ada fitur yang membantu mempermudah proses follow up ini.

Salah satunya menggunakan broadcast message atau menggunakan template quick reply.

4. Meningkatkan Skill (Keterampilan) Tim Sales

Ada beberapa skill tim sales yang perlu terus diasah, misalnya skill komunikasi, negosiasi, kemampuan mendengar secara aktif, presentasi produk, pemahaman dalam pada product knowledge.

Terus juga memahami kebutuhan pelanggan, melakukan penawaran berbasis solusi, dan melakukan penyesuaian pada nada suara, volume, dan kecepatan bicara.

5. Membangun Kepercayaan Calon Pelanggan atau Trust

Kepercayaan di dunia bisnis dan jualan itu sangat penting, yang menetukan apakah calon pelanggan akan memilih produk Anda atau tidak.

Membangun kepercayaan itu tidak terlahir dari ruang hampa dan orang langsung percaya begitu saja. Perlu dibina, dipupuk, dan terus dirawat hingga ada kesinambungan hubungan jangka panjang.

Nah untuk membangun trust ini ada beberapa hal seperti menggunakan:

Social proof. Menampilkan testimoni, review, atau studi kasus dari pelanggan yang puas menggunakan produk dan layanan Anda.
Konten-konten edukasi seperti artikel blog, postingan media sosial, dan video dapat mendatangkan leads. Konten bermanfaat (tips, panduan, inspirasi, dll) itu jadi semacam referensi sebelum mereka memutuskan membeli.
Menggunakan narasi/story telling untuk menciptakan kedekatan emosional. Bisa dengan menceritakan kisah sukses pelanggan yang bisa mengatasi masalahnya setelah menggunakan produk Anda.

6. Membuat Penawaran yang Menarik

Anda bisa menawarkan produk tambahan yang berkaitan (cross-selling) atau versi yang lebih mahal atau premium (up-selling).

Jadi di penawaran menarik ini sebaiknya lebih berfokus pada bagaimana produk Anda bisa menyelesaikan masalah leads, bukan hanya fitur. Nah setelah masalah bisa sedikit terselesaikan.

7. Terakhir, Anda Perlu Mencoba Fitur-fitur di Aplikasi CRM

Sebelumnya sudah pernah di-spill terkait fitur-fitur CRM yang membantu tim sales melacak interaksi dengan leads, merencanakan follow up, dan menganalisis performa lebih akurat.

Sebenarnya saat mau menghitung closing rate dan mau mendata (tracking) dari waktu ke waktu Anda masih bisa pakai cara manual di kertas, kalkulator biasa, dan spreadsheet.

Tapi ketika jumlah sudah makin banyak dan sewaktu-waktu ada skalabilitas di bisnis Anda, maka tools sesederhana itu tidak cukup lagi.

Harus ada improvement ke tools yang lebih canggih, punya fleksibilitas tinggi, dan mendukung skalabilitas.

Nah fitur-fitur lain seperti adanya multi agent. Berfungsi mempermudah manajemen dan kolaborasi tim (termasuk transfer chat dari agen sebelumnya tanpa kehilangan riwayat chat).

User interface juga sangat minimalis dan persis tampilan WhatsApp, jadi Anda tidak perlu pusing untuk mempelajarinya.

Kesimpulan

Jadi seperti itu penjelasan terkait pengertian closing rate dan cara menghitungnya menggunakan rumus, cara/strategi penerapan, hingga penggunaan tools pendukungnya.

Sebagaimana penjelasan sebelumnya, closing rate itu salah satu metrik atau indikator penting dalam penjualan dan aktivitas sales atau marketing.

Metrik ini memberikan gambaran apakah proses penjualan sudah efektif dari kualitas leads yang masuk.

Dengan memahami best practice ini dan tools pendukungnya, Anda bisa melihat performa hasil penjualan dari waktu ke waktu yang mempengaruhi business growth.

Untuk itu tim hebat CRM.ID menawarkan salah satu solusi tersebut, jadi jika Anda ingin ikut serta dalam merasakan pengalaman tersebut segera lakukan demo aplikasi via kontak berikut.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.