Wajib Coba Strategi ini untuk Tugas Sales Taking Order!

Bertugas sebagai sales taking order di penjualan itu ada tantangannya tersendiri, tidak sesederhana orang-orang melihat jika tidak berada dalam industri ini.

Sebagian menganggap pekerjaan ini hanya sebatas “mengambil pesanan” dan meneruskan order yang sudah biasa diminta pelanggan.

Taking order adalah proses penting dari penjualan harian di perusahaan yang bergerak di sektor distribusi, FMCG, retail, dan industri yang mengandalkan pembelian rutin.

Sales taking order bertanggung jawab memastikan produk selalu tersedia di outlet, memastikan pelanggan tidak kehabisan stok, dan menjaga hubungan baik agar pelanggan.

Proses ini membutuhkan kecepatan dan ketelitian, pemahaman pada pola pembelian pelanggan, tren pasar, strategi mempersuasi, sampai kemampuan analisis.

Untuk itu di artikel ini membantu Anda memahami strategi apa saja yang wajib dicoba agar tugas taking order menjadi lebih efektif, efisien, dan meningkatkan penjualan.

Daftar isi show

Memahami Peran Sales Taking Order

Sebelum masuk ke strategi, kita pahami dulu peran sales taking order.

Soalnya banyak sales baru yang hanya berfokus pada pengambilan pesanan namun tidak memahami kalau mereka juga berperan lebih luas dalam keseluruhan alur distribusi barang.

Apa Itu Sales Taking Order?

Sales taking order adalah posisi yang bertugas:

Mengunjungi pelanggan secara rutin baik harian atau mingguan
Mengecek stok dan kebutuhan pelanggan
Mengambil pesanan secara langsung atau menggunakan telepon/chat
Menginput order ke dalam aplikasi sales atau CRM
Memberitahukan promo, diskon, atau program penjualan
Mengatasi komplain sebelum diteruskan ke tim terkait
Menjaga hubungan baik dengan pelanggan

Perbedaan Sales Taking Order dengan Canvasser

Banyak sales baru bingung membedakan antara sales taking order dan canvassing. Jadi canvassing itu berfokus mencari pelanggan baru.

Sedangkan taking order selain mengambil orderan, juga menjaga pelanggan lama agar tetap bertransaksi rutin.

Dalam artian sales taking order berarti menjaga stabilitas penjualan perusahaan. Jika mereka gagal mengelola pelanggan lama, angka penjualan bisa turun drastis.

Skill Wajib Sales Taking Order

Beberapa skill yang harus dimiliki oleh sales taking order seperti:

Kemampuan berkomunikasi yang baik
Menguasai product knowledge yang kuat
Kecepatan dalam memproses orderan
Kemampuan membaca pola perilaku pembelian (sales forecasting)
Kemampuan menyampaikan promo dengan menarik
Ketelitian tinggi dalam menginput pesanan
Kemampuan membangun relationship jangka panjang dengan pelanggan

Kenapa Membutuhkan Strategi Khusus dalam Taking Order?

Beberapa orang menganggap taking order itu hanya rutinitas. Menerima pesanan lalu mengantar.

Tapi pola pembelian pelanggan selalu berubah dan memerlukan strategi yang tepat, sehingga bisa meningkatkan jumlah orderan, jenis produk yang dibeli, frekuensi pembelian, loyalitas pelanggan, dan peluang upselling atau cross selling.

Jadi, ada untuk mencapai itu kan pasti butuh strategi mengatasi beberapa tantangan berikut:

1. Pola Pembelian Pelanggan Tidak Stabil

Ada pelanggan yang setiap minggu membeli jumlah yang sama, ada juga pelanggan yang pembeliannya naik turun.

Faktor-faktor yang mempengaruhi misalnya:

Stok masih banyak
Penurunan traffic pelanggan
Tren musiman
Ada kompetitor baru
Promo dari brand lain

Jika sales tidak memonitor perubahan dan ketidakstabilan ini. Karena jika tidak, bisa kehilangan peluang penjualan.

2. Persaingan Antar Produk Sangat Ketat

Di FMCG (Fast-Moving Consumer Goods) atau yang menjual kebutuhan sehari-hari, setiap kategori produk bisa memiliki 10-20 kompetitor.

Jadi harus banget menyusun strategi taking order, untuk mempertahankan pelanggan yang bisa beralih kapan saja.

3. Kecepatan, Akurasi Taking Order, dan Sikap Aktif Menentukan Penjualan

Sales yang lambat merespon taking order sering kalah ke sales lain yang lebih cepat dan aktif.

Sales yang tidak aktif juga ya akan dapat penjualan yang itu-itu saja (rata-rata). Nah untuk itu strategi taking order membantu sales biar bisa mendapatkan lebih banyak order penjualan.

Strategi yang Wajib Dicoba di Tugas Sales Taking Order

Sekarang kita masuk ke inti pembahasan yaitu strategi yang bisa Anda praktikkan untuk tugas sales taking order.

1. Memanfaatkan Aplikasi CRM atau Sales

Saat ini aplikasi itu sangat membantu efisiensi hampir semua pekerjaan, salah satunya di perusahaan distribusi, FMCG dan yang berkaitan seperti sales taking order.

Untuk itu kehadiran aplikasi CRM (customer relationship management) dan aplikasi sales sangat membantu.

Misalnya sales taking order harus menguasai aplikasi ini untuk tujuan:

Input pesanan lebih cepat
Meminimalisir kesalahan
Bisa melihat histori pembelian
Melihat promo secara langsung (real time)
Mengecek stok gudang secara langsung
Monitoring target penjualan
Dan pengelolaan data pelanggan seperti pesan dan manajemen kontak

Fitur di Aplikasi Sales:

Order entry
Customer history
Notifikasi promo
Route planning
Stock visibility
Sales performance dashboard

Selain beberapa fitur aplikasi sales tersebut, sales taking order memerlukan aplikasi CRM untuk mengelola data dan komunikasi pelanggan.

Fitur di Aplikasi CRM:

Manajemen kontak dan percakapan (chat)
Dashboard jumlah kontak dan chat
Multi agent
Manajemen agenda/meeting
Monitoring dan quality assurance checklist
Terhubung ke API WhatsApp Business atau mudah integrasi aplikasi lain
Kemudahan transfer chat tanpa kehilangan riwayat percakapan
Kolaborasi dan pengawasan dari atasan dan tim lain
Ada task management (memudahkan pengelolaan tugas)
Dan lain sebagainya

2. Menggunakan Data Penjualan Sebelumnya

Dalam taking order, kemampuan membaca data pelanggan itu jadi kewajiban agar bisa meningkatkan penjualan tanpa harus memaksa pelanggan untuk membeli.

Data penjualan memberi insight terkait kebutuhan pelanggan, pola pembelian, tingkat persediaan atau stok, dan kecondongan pelanggan terhadap jenis produk tertentu.

Alasan Menggunakan Data untuk Sales Taking Order

Karena data membantu sales melihat:

Produk yang paling sering dibeli pelanggan
Seberapa sering pelanggan repeat order
Produk yang jarang dibeli
Tren permintaan pelanggan dari waktu ke waktu
Peluang upsell dan cross sell berdasarkan histori pembelian

Sales yang bisa membaca dan menganalisis data mudah saat menentukan kebutuhan dan tren (terukur) daripada sales yang hanya menebak-nebak keinginan pelanggan.

Contoh Penerapan Data (Analisis Pola dan Prediksi)

Misalnya ada pelanggan yang membeli beberapa produk untuk dijual kembali di toko ecerannya. Setiap minggu membelinya rutin dengan jumlah stok berbeda tiap produk.

Misalnya:

2 kardus atau box produk X per minggu
5 liter produk Y per minggu
100 kg produk Z per minggu

Jika minggu ini pelanggan tersebut hanya membeli 2 kardus atau box produk X dan 100 kg produk Z saja dan tidak memesan 5 liter produk Y.

Sales bisa menawarkan kembali 5 liter produk Y tersebut, atau bisa menawarkan produk tambahan (upselling) atau menawarkan produk pelengkap lain yang berhubungan (cross-selling).

Yang semacam ini bisa memantik ketertarikan dari pelanggan tersebut untuk membelinya juga.

Data juga bisa melihat penjualan dalam 6-12 minggu terakhir, sales bisa memprediksi beberapa hal seperti:

Kapan pelanggan biasanya kehabisan stok
Kapan pelanggan perlu ditawari stok tambahan
Kapan tren pembelian pelanggan meningkat dan menurun, di hari-hari apa saja

3. Menerapkan Pendekatan Include Konsultasi Ketika Taking Order

Pendekatan yang menawarkan include konsultasi saat taking order adalah cara menjual dengan bertindak sebagai konsultan untuk pelanggan.

Yaitu menjawab beberapa hal sesuai permasalahan dan kebutuhan pelanggan, bukan hanya sebagai pencatat pesanan.

Dalam model ini, sales menanyakan kebutuhan pelanggan, memahami masalah mereka, dan memberikan rekomendasi yang tepat. Membantu menyelesaikan masalah mereka langsung.

Pelanggan bisa tertarik menjadi partner atau mitra, daripada hanya hubungan supplier-pembeli.

Alasan strategi ini bisa berhasil, karena:

Pelanggan merasa terbantu oleh sales
Pelanggan percaya sales sebagai partner bisnis
Pelanggan lebih terbuka untuk order lebih banyak karena semua pertanyaannya terjawab di produk yang ditawarkan

Cara Melakukan Pendekatan Ini:

Menanyakan stok terakhir: “Kira-kira stok bapak untuk varian ini masih ada tinggal berapa?”
Menanyakan pola penjualan di toko: “Varian mana yang paling cepat habis di minggu ini?”
Merekomendasikan produk lain (cross-selling): “Mungkin Anda bisa menambah varian X, karena varian tersebut saat ini sedang laris dan viral di wilayah sekitar sini.”
Menarasikan dari beberapa insight: “Dari data minggu ini, barang ini memang lagi laku di banyak toko.”

Contoh Skenarionya:

Sales: “Bapak, minggu lalu bapak ambil 5 kardus minuman rasa anggur. Minggu ini apakah stoknya masih cukup?”

Pelanggan: “Sepertinya masih tinggal 1-2 kardus saja.”

Sales: “Baik pak, kalau begitu saya menyarankan untuk menambah 3 kardus lagi supaya aman untuk momen-momen tertentu. Rasa anggur memang cepat habis di area sini.”

4. Memaksimalkan Up Selling dan Cross Selling

Peningkatan penjualan via sales taking order itu tidak hanya mengambil order tapi meningkatkan value dari setiap transaksi tersebut, dengan upselling dan cross-selling.

Misalnya dengan up selling yang menawarkan produk dengan nilai lebih tinggi, seperti kemasan lebih besar, varian lebih berkualitas, versi terbaru, dan isi paket lebih banyak.

Contoh:

“Jika bapak membeli dalam kemasan langsung 1 liter, harganya lebih hemat 20% ya pak daripada membeli yang 250 ml.”

Sedangkan untuk cross-selling menawarkan produk pelengkap atau produk lain yang berhubungan.

Contoh:

“Ibu kan sedang sunscreen, boleh saya tambahkan toner? Pengguna lain biasanya menggunakan keduanya karena selain lebih hemat tidak perlu repot harus nyari-nyari lagi nanti ketika butuh”

Strategi up selling dan cross selling ini bagus ketika ada promo, ada bundling produk (cuci gudang),ada diskon per quantity pembelian, dan ketika mau launching produk baru.

5. Memanfaatkan Program Promo

Promo adalah strategi penting sales taking order dan terbukti menaikkan volume penjualan. Banyak pelanggan membeli lebih banyak saat ada promo, bahkan membeli produk yang tidak terpikirkan sebelumnya.

Selain itu ada manfaat lain peningkatan penjualan karena promo ini, yakni:

Memancing pelanggan mencoba produk baru
Membantu menghabiskan stok yang menumpuk sebelum masuk masa kadaluarsa (cuci gudang)
Memberi keuntungan langsung kepada pelanggan
Menarik pelanggan tetap dan pelanggan baru pada brand Anda

Beberapa program promo yang harus Anda coba:

Promo quantity (beli sekian banyak akan mendapatkan diskon)
Promo bundling product
Promo cashback
Promo hadiah langsung
Promo menggunakan sistem poin
Promo area tertentu
Promo launching produk baru

Sales juga harus tahu beberapa hal seperti syarat promo, batas waktu promo, minimum dan maksimum transaksi pembelian, perhitungan diskon, dan batas stok.

Agar semakin memperkuat persuasi pesan, Anda perlu menyisipkan kata-kata (magic word) ini menawarkan promo produk:

“Lebih hemat dengan membeli produk….”
“Untung lebih banyak”
“Paling laris minggu ini”
“Stok promo terbatas. Segera ambil sebelum ketinggalan”

6. Membangun Hubungan Pelanggan yang Baik

Hubungan pelanggan adalah faktor penting di sales taking order. Banyak pelanggan memilih bertahan dengan sales tertentu karena alasan berikut, bukan karena harganya paling murah.

Alasan-alasan tersebut yaitu, salesnya ramah, fast response, sangat terbuka diajak diskusi, sering membantu menyelesaikan masalah dan banyak hal lainnya, bisa dipercaya, hingga lebih aktif memberikan penawaran produk berbasis solusi.

Mengingat pentingnya membangun hubungan pelanggan ini, maka ada beberapa cara membangun hubungan baik dengan pelanggan.

Cara Membangun Hubungan Pelanggan Lebih Kuat:

Mengirimkan pesan pengingat stok
Follow up setelah barang dikirimkan
Mencatat riwayat transaksi dan preferensi pelanggan
Sesekali bisa mengirimkan ucapan selamat di hari-hari tertentu, misalnya hari raya, ulang tahun toko, atau momentum lainnya
Mendengarkan masalah, keluhan, dan curhatan pelanggan
Dan, memberikan solusi dari masalah mereka

7. Pengelolaan Waktu dan Rute yang Lebih Efektif

Time management dan route planning itu berperan banyak untuk sales lapangan, seperti:

Semakin banyak toko yang dikunjungi, semakin banyak peluang orderannya
Mengurangi waktu tempuh (mengoptimasi menggunakan rute terpendek)
Karen ada manajemen rute, maka saat taking order bisa menghindari macet
Membuat kunjungan lebih tepat waktu
Memaksimalkan produktivitas taking order dan penjualan

Cara membuat route planning seperti halnya pada aktivitas logistik:

Mengelompokkan toko berdasarkan wilayah dan area
Anda bisa memilih rute tercepat berdasarkan kondisi lalu lintas
Mendahulukan toko dengan volume order besar dan punya tingkat urgensi tinggi, atau diurut sesuai dari yang terdekat dari posisi sales
Atau taking order di toko yang jam operasionalnya lebih singkat (misal dibawah 8 jam)
Menggunakan aplikasi Google Maps untuk mempermudah dan mengoptimalkan rute

8. Mengecek Pencatatan Pesanan Agar Lebih Akurat

Kesalahan input pesanan menyebabkan kerugian bagi pelanggan dan perusahaan. Misalnya kesalahan input SKU (stock keeping unit), salah jumlah (kuantitas), kesalahan mencatat promo, dan lain sebagainya.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, maka Anda perlu untuk mengecek kembali SKU, jumlah, dan promo, dan lain-lain sebelum submit data, serta menggunakan aplikasi untuk membantu mempermudah pekerjaan.

Kesalahan yang Harus Dihindari Sales Taking Order

Agar hasil kerja lebih maksimal, sales taking order harus menghindari kesalahan-kesalahan berikut ini:

1. Menunggu pelanggan menyebutkan pesanan

2. Tidak mengecek data penjualan sebelumnya

3. Tidak menawarkan produk lain (cross selling) dan up selling

4. Tidak menguasai teknik promo dan product knowledge dengan baik

5. Lambat merespons pesan dan keluhan pelanggan

6. Tidak follow up pengiriman taking order

7. Terlalu memaksa pelanggan membeli produknya (sangat hard selling)

8. Tidak mencatat komplain atau keluhan yang bisa ditindaklanjuti nanti

Kesimpulan

Demikian artikel penjelasan strategi yang wajib dicoba untuk kemudahan pekerjaan sales taking order.

Strategi-strategi penting yang telah kita bahas sebelumnya, mulai dari penggunaan data-driven, menggunakan konsultasi sebagai daya tawar lebih, up selling dan cross selling, kelihaian menggunakan teknik penyampaian promo.

Selain itu dengan memanfaatan aplikasi CRM, hingga membangun hubungan baik dengan pelanggan. Semua itu memberikan pengaruh untuk sales taking order.

Sales saat ini sudah harus upgrade skill mengkombinasikan beberapa strategi lama dan strategi baru (menyesuaikan tren perilaku konsumen dan perkembangan teknologi) bisa cepat melihat peluang, bukan hanya taking order.

Jika semua strategi ini diterapkan dengan benar dan menggunakan aplikasi seperti CRM.ID, target bulanan lebih mudah di-tracking dan mudah dalam membangun komunikasi dengan pelanggan.

Untuk itu jika Anda tertarik mencoba semua fitur di aplikasi CRM.id untuk menunjang implementasi strategi sales taking order tersebut, Anda bisa menghubungi kontak berikut untuk demo aplikasi.

Yuk segera ambil kesempatan ini dan Anda bisa konsultasi melalui Zoom Meeting bersama tim CRM.id.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.