Seperti yang Anda ketahui, data pelanggan saat ini jadi “ladang minyak” baru jika ingin strategi sebuah bisnis berjalan dengan baik.
Baik bisnis kecil, UMKM, atau perusahaan besar sekalipun, semuanya bergantung pada informasi pelanggan untuk memahami kebutuhan pasar, meningkatkan layanan, dan meningkatkan penjualannya.
Sayangnya, beberapa owner bisnis, sales, atau tim customer service masih belum aware saat mengelola data pelanggan agar maksimal.
Salah satu contohnya adalah data yang acak di berbagai platform (tidak terpusat di satu sistem), ada di Excel, sebagian di WhatsApp, sebagian lagi di marketplace.
Akhirnya saat ada kebutuhan menangani data untuk pelanggan tertentu harus bolak-balik cek di berbagai channel itu, dan pipelinenya jadi lambat.
Jika dikelola dengan baik, customer data sebenarnya bisa membantu owner, tim sales dan CS memberikan pelayanan yang lebih cepat dan lebih tepat.
Nah untuk itu CRM.id (sebagai salah satu penyedia CRM WA Jogja, akan membahas terkait data pelanggan, contoh, tips, dan cara mengelolanya.
Berikut ini detail penjelasannya!
Jenis-jenis Data Pelanggan yang Perlu Anda Kumpulkan
Tidak semua data pelanggan harus Anda collect. Yang penting adalah mengumpulkan data yang sesuai dengan kebutuhan.
Jika Anda adalah customer service, pengumpulan data sifatnya mandatory (wajib).
Hal itu karena pekerjaan CS sendiri selalu bersentuhan dengan aktivitas end-to-end terkait pelanggan.
Untuk itu, buat penyegaran knowledge baru (jika Anda adalah CS pemula), berikut beberapa jenis data yang biasa digunakan.
1. Data Identitas Pelanggan
Jenis data Ini harus CS pahami dengan baik berkaitan dengan customer dan termasuk data dasar.
Contohnya: nama lengkap, nomor telepon, alamat email, alamat bisnis/rumah, username atau ID pelanggan.
Data ini biasanya dikumpulkan saat customer melakukan: pendaftaran akun, pembelian produk, dan saat menghubungi customer service.
2. Data Demografis
Data demografis adalah data yang membantu Anda memahami karakteristik customer.
Contohnya seperti usia, jenis kelamin, lokasi tempat tinggal, pekerjaan, status pernikahan, dan lain-lain.
Informasi ini biasanya sering marketer jadikan baseline menentukan target pasar dan campaign.
Sedangkan untuk customer service atau support biasanya untuk kebutuhan broadcast pesan-pesan promosi atau seputar informasi fitur produk baru.
Misalnya produk Software CRM WhatsApp, memang tidak cocok untuk orang yang kerjanya di perusahaan skala enterprise.
Tapi sangat cocok untuk untuk orang yang pekerjaanya di perusahaan skala UKM (usaha kecil dan menengah) atau yang menggunakan WhatsApp sebagai channel prioritas.
3. Data Transaksi
Data transaksi berkaitan dengan aktivitas pembelian yang customer lakukan.
Contohnya produk yang dibeli, jumlah transaksi, nilai pembelian, metode pembayaran, tanggal pembelian.
Data ini sangat penting untuk analisis penjualan, memahami produk favorit, menentukan strategi promosi.
4. Data Interaksi Pelanggan
Data interaksi mencatat semua komunikasi pelanggan dengan customer service.
Contohnya seperti chat WhatsApp atau email customer support, panggilan telepon, dan sistem tiketing.
5. Data Perilaku Konsumen
Jenis data ini berkaitan dengan perilaku customer saat berinteraksi dengan customer service.
Contohnya produk yang sering dilihat, halaman website (page) yang dikunjungi, respon terhadap email marketing, atau respon terhadap promosi.
Data perilaku pelanggan ini membantu Anda memahami minat mereka secara lebih mendalam.
Baca Juga: Perilaku Pelanggan: Jenis, Faktor, dan Contohnya
Jenis dan Contoh Penerapan Data Pelanggan di Industri
Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contohnya yang sering digunakan di berbagai industri, baik untuk bisnis retail, online shop, atau jasa.
1. Contoh Data Pelanggan untuk Bisnis Retail
Bisnis retail biasanya mengumpulkan data untuk memahami kebiasaan belanja mereka.
Contoh database pelanggan:
| Nama | Nomor WhatsApp | Tempat Tinggal (Kota) | Produk Favorit | Total Transaksi | Terakhir Belanja |
|---|---|---|---|---|---|
| Andi Saputra | 083854765xxx | Bandung | Sepatu olahraga | 8 | 2 Feb 2026 |
| Sari Dewi | 081332908xxx | Jakarta | Tas wanita | 5 | 10 Feb 2026 |
| Dll | Dll | Dll | Dll | Dll | Dll |
Dari data tabel ini, Anda bisa melihat customer mana yang paling aktif berinteraksi dengan Anda dan perilaku mereka.
2. Contoh Data Pelanggan untuk Online Shop
Online shop biasanya memiliki data yang lebih detail dan juga lebih punya gambaran perilaku konsumen saat berbelanja.
Contohnya nama pelanggan, alamat pengiriman, nomor telepon, produk yang dibeli, riwayat transaksi, dan metode pembayaran.
Data ini biasanya tersimpan di akun marketplace, website toko online, atau langsung secara terpusat di aplikasi CRM (terintegrasi dengan WhatsApp API seperti CRM.id).
3. Contoh Data Customer untuk Bisnis Jasa
Bisnis jasa seperti salon, klinik, atau servis kendaraan juga sangat bergantung pada penggunaan data.
Contohnya:
| Nama | Nomor HP | Jenis Layanan | Terakhir Layanan | Catatan/Notes |
|---|---|---|---|---|
| Rina | 082562278xxx | Facial | 3 Feb 2026 | Kulit sensitif |
| Budi | 089721082xxx | Servis motor | 10 Feb 2026 | Ganti oli |
Data seperti ini sangat membantu customer service memberikan pelayanan yang lebih tepat sasaran dan sesuai dengan karakteristik mereka.
Baca Juga: Aplikasi CRM Marketing untuk Pengelolaan Data Pelanggan
Manfaat Mengelola Data Pelanggan dengan Baik
Mengelola data customer lebih rapi memberikan banyak keuntungan buat Anda sebagai customer service.
1. Customer Service Lebih Cepat Menangani Pelanggan
Ketika pelanggan menghubungi Anda, customer service bisa langsung melihat apa saja yang customer belanjain, catatan chat yang terekam, dan keluhan atau komplain sebelumnya.
Hal ini mempercepat proses pelayanan yang bisa meningkatkan level kepuasan pelanggan dan perasaannya sangat senang.
2. Mempermudah Follow Up Customer oleh Tim Sales
Tim sales bisa menggunakan data untuk menghubungi kembali customer lama, menawarkan produk baru, dan memberikan promo khusus.
Follow up ini bisa jadi peluang untuk meningkatkan penjualan.
Hal itu karena yang mungkin saja calon pelanggan kelupaan mengecek pesan atau promo, sehingga ingat kembali dan langsung membeli atau closing.
3. Membantu dalam Membuat Promosi yang Lebih Tepat Sasaran
Anda bisa membuat promo-promo seperti diskon khusus loyal customer/pelanggan lama, promo ketika ulang tahun pelanggan, dan promo berdasarkan produk favorit.
Strategi ini jauh lebih tepat daripada menggunakan promosi massal dan agresif yang kadang tidak terlalu relevan dengan kebutuhan pelanggan.
4. Meningkatkan Loyalitas Pelanggan
Ketika pengelolaan dan analisisnya baik, customer service bisa mudah memahami perilaku customer dengan lebih baik.
Kalau sudah begini pelanggan akan membeli kembali produk/layanan dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
Contohnya ketika Anda mengirimkan produk yang pelanggan paling senangi, customer service dengan mudah mengenali pelanggan lama, serta bisa memberikan rekomendasi produk yang sesuai.
5. Mempermudah Analisis Perilaku Pelanggan
Data pelanggan juga membantu Anda menjawab beberapa pertanyaan penting, seperti produk apa yang paling laris, kapan waktu customer paling sering membeli, dan siapa customer yang paling loyal.
Baca Juga: Terapkan Cara Terbaik Ini untuk Melayani Pelanggan Anda!
Bagaimana Cara Mengumpulkan Data Pelanggan?
Ada beberapa cara collecting data, baik jika suatu bisnis itu skalanya sudah besar (level enterprise) atau masih UKM, dengan pendekatan yang juga berbeda.
1. Menggunakan Form Pendaftaran
Salah satu cara paling sering adalah menggunakan form, seperti form pendaftaran di website dan menggunakan Google Form atau SurveyMonkey.
Biasanya form ini berisi informasi-informasi seperti nama, email, nomor telepon, alamat tinggal.
2. Data Collecting dari Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi sebenarnya adalah sumber data.
Hal itu karena saat transaksi akan melibatkan data-data transaksi melalui kasir/sales, checkout di website, atau pembelian di marketplace.
Anda menyimpan informasi pelanggan dari setiap transaksi tersebut dan jadi bahan analisis.
3. Mengumpulkan Data dari Chat Customer
Banyak pelanggan berkomunikasi melalui chat, baik di WhatsApp Business, Instagram DM, atau live chat di website.
Data dari percakapan ini dapat Anda kumpulkan sebagai bahan untuk memahami kebutuhan pelanggan.
Baca Juga: Survey Kepuasan Pelanggan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya
Tips Mengelola Data Pelanggan agar Lebih Rapi
Setelah pengumpulan data selesai, maka data tersebut juga harus dikelola dengan baik.
Ada beberapa cara untuk mengelola data ini, yakni:
1. Gunakan Database Terpusat
Salah satu kesulitan dalam pengelolaan data yang baik adalah penyimpanan data di banyak tempat.
Ada yang sebagian di Excel, sebagian lagi ada di WhatsApp, dan ada pula di marketplace.
Yang ideal dan fasilitas infrastrukturnya sudah mendukung, maka sebaiknya semua data disimpan dalam satu database terpusat dalam satu sistem, misalnya di aplikasi CRM.id yang berasal dari Jogja.
2. Lakukan Pengelompokan Data
Data customer sebaiknya dikelompokkan agar lebih mudah dianalisis.
Misalnya pengelompokannya itu seperti pelanggan baru, active customer, loyal customer, dan dormant customer (tidak aktif).
Seperti pengalaman kami di CRM.id, segmentasi mempermudah proses strategi marketing yang lebih tepat sasaran.
3. Perbarui Data Customer Seiring Waktu dan Adanya Growth
Data customer seperti nomor telepon berubah, alamat, status pekerjaan, dan data lainnya biasanya ada yang berubah seiring waktu, termasuk pada preferensi produk.
Untuk itu Anda perlu memperbarui data secara berkala. Jika tidak, data-data tersebut tidak sinkron dan usang.
4. Jaga Keamanan Data Pelanggan
Keamanan data jadi hal penting yang juga perlu Anda perhatikan saat pengolahan data.
Untuk itu Anda perlu memastikan kalau data tidak disalahgunakan.
Hanya tim tertentu yang memiliki hak akses jika datanya sangat sensitif dan penyimpanannya harus aman.
Karena keamanan dan perlindungan data itu berkaitan dengan kepercayaan (trust) dari customer.
5. Hindari Data yang Terpisah-pisah
Hindari pengelolaan data yang terpisah-pisah, karena ketika data customer ini tersebar di banyak platform, nantinya Anda akan kesulitan saat mengelolanya.
Contohnya admin A menyimpan data sendiri dan admin B memiliki database berbeda, yang terjadi pengelolaan informasi pelanggan jadi susah.
Baca Juga: Wajib Tahu! 10 Cara Admin CRM Mengelola Pelanggan
Manfaat dan Cara Mengelola Data Pelanggan Menggunakan Aplikasi CRM
Dari penjelasan yang penulis sampaikan sebelumnya, terlihat benang merah, kalau pengelolaan data dan penggunaan sistem CRM akan memberikan simbiosis mutualisme.
Misalnya:
- Semua data jadi lebih terpusat dan mudah untuk monitoring. Dengan data-data di CRM seperti kontak pelanggan, aktivitas closingan yang terjadi di WhatsApp, dan lainnya.
- Memudahkan kerja tim customer service, dengan langsung melihat data setelah menerima chat yang mempercepat pelayanan.
- Membantu tim sales melakukan follow up, agar pelanggan yang sebelumnya ada niat membeli (potential) tapi lupa, bisa segera membeli.
- Membantu segmentasi pelanggan. Pengembangan fitur software CRM sudah include pengelompokan pelanggan berdasarkan lokasi, riwayat pembelian, tingkat loyalitas.
Sedangkan untuk cara mengelola data pelanggan dengan CRM untuk:
- Menyimpan data dan mengelolanya.
- Mencatat semua kegiatan layanan pelanggan, seperti komplain, menjawab pertanyaan, redirect ke agen lain (sales atau CS lain).
- Membangun hubungan dengan pelanggan yang lebih dalam, berupa treatment broadcast promo, dan lainnya yang terkait.
Baca Juga: Contoh dan Strategi Penerapan CRM di Berbagai Industri
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan terkait contoh data pelanggan, tips, dan cara mengolahnya.
Dengan data yang tepat, Anda bisa memahami pelanggan dengan lebih baik, meningkatkan kualitas layanan, serta meningkatkan penjualan.
Beberapa hal penting yang perlu Anda ingat data pelanggan membantu Anda memahami perilaku pelanggan.
Berbagai jenis data dikumpulkan, mulai dari identitas sampai riwayat transaksi, pengelolaan yang baik bisa meningkatkan kesetiaan pelanggan.
Terus penggunaan sistem CRM juga bisa membantu menyimpan dan mengelola data secara lebih rapi.
Aplikasi CRM, contohnya CRM.id mengintegrasikan dengan WhatsApp API dan pada prosesnya juga melibatkan pengelolaan data.
Sehingga saat menjalankan campaign lebih tepat sasaran dan membangun komunikasi baik di masa depan.
Fitur-fitur yang ada di Aplikasi WhatsApp CRM.id mulai dari label dan tagging, multi agent (unlimited), tampilan minimalis, dengan harga yang cukup affordable.
Anda sudah mendapatkan 1000 free credit chat per bulan dengan unlimited pesan, agent, monthly active users. seharga Rp 40/pesan (Rp 100.000/month).
Jika Anda tertarik untuk mencoba fiturnya, bisa mengisi form demo aplikasi, dan tim kami CRM.id akan menghubungi Anda untuk jadwal meeting selama 45 menit.
Atau bisa menghubungi nomor WhatsApp berikut jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai CRM.id.
- Cari Tahu Apa Itu WhatsApp Call & Fungsinya untuk Bisnis - 17 Juli 2026
- Mengulik Meta Business Suite: Fitur & Aplikasinya untuk Bisnis - 17 Juli 2026
- Voice of Customer: Cara Ubah Feedback Jadi Loyalitas Pelanggan - 16 Juli 2026