Kami Coba Lead Nurturing via CRM WhatsApp Selama 3 Bulan, Conversion Rate Naik 55%

Lead nurturing melalui CRM WhatsApp itu bisa meningkatkan conversion rate sampai 55% kalau Anda memperlakukan dengan tepat.

Beberapa bisnis mengeluarkan budget sampai puluhan juta rupiah setiap bulan untuk menjalankan iklan dan hasilnya pun tidak terlalu berdampak.

Memang ada yang sukses mendatangkan ribuan prospek/lead dan banyak lead berdatangan sampai melakukan konversi.

Tapi masalahnya muncul saat calon pembeli memberikan nomor kontak mereka.

Tim sales jadi susah tracking chat dan peluang konversi penjualan atau closing rate tidak kemana-mana.

Lead yang masih berada di tahap awal sales funnel langsung menerima pesan hard selling, sehingga mereka merasa terganggu dan memblokir nomor.

Bagaimana cara terbaiknya untuk memaksimalkan lead nurturing ini untuk meningkatkan conversion rate sampai 55%?

Di tulisan CRM.id ini akan membahas langkah-langkahnya.

Daftar isi show

Kenapa Pilih Strategi Lead Nurturing WhatsApp?

Lead yang baru saja mengklik iklan dari campaign Anda jarang memiliki keinginan kuat untuk langsung membeli.

Bisa saja mereka baru mencari informasi atau menyadari masalah yang mereka miliki.

Jika Anda langsung memberikan harga dalam artian sudah mulai mengarah langsung ke hard selling, mereka jadi malas duluan. Untuk itu perlu perlahan-lahan merawatnya.

Proses menginformasikan dan membangun hubungan ini yang kita kenal sebagai lead nurturing.

Melakukan lead nurturing juga channelnya bermacam-macam, ada yang melalui email atau pesan WhatsApp.

Dalam tulisan ini, CRM.id memilih WA untuk medianya. Alasan memilih WhatsApp karena orang Indonesia suka menggunakan aplikasi yang menjadi keluarga Meta ini.

Selain itu alasan lainnya karena mereka juga membuka aplikasi ini bisa sampai puluhan kali dalam sehari.

Nah, dengan tingkat interaksi tinggi inilah menjadi keputusan yang tepat untuk sebagian besar bisnis UMKM.

Batasan Penggunaan WhatsApp Biasa Tanpa Aplikasi CRM

Pada awalnya, kami mencoba menjaga lead ini secara manual menggunakan aplikasi WhatsApp Business biasa.

Kadangkala beberapa tim, seperti sales kelupaan membedakan yang sudah masuk dalam kategori masih mentah, setengah matang, matang, atau yang sudah siap konversi.

Kalau tidak menggunakan aplikasi pendukung seperti CRM, tentu akan kita akan kehilangan konteks.

Terlebih jika satu anggota tim sales tidak masuk kerja atau alasan lain yang tidak memungkinkan anggota tim lain bisa tahu catatan komunikasi dengan lead tersebut.

Kriteria Software CRM yang Perlu Anda Perhatikan

Kunci dari keberhasilan peningkatan conversion rate menjadi 55% itu salah satunya juga bergantung pada pemilihan sistem yang tepat.

Pemilihan sistem yang tepat juga perlu memperhatikan beberapa hal, misalnya kemudahan penggunaan, fitur-fitur utamanya, dan lain sebagainya.

Berikut ini 3 fitur wajib yang harus ada:

Manajemen Pipeline. Untuk bisa melihat lead dari kelompok Lead Baru menjadi qualified, berikutnya ke negosiasi, sampai pada Berhasil/Gagal.
Menghubungkan ke API WhatsApp Resmi. WA API resmi itu sudah terjamin keamanannya dan hindari sistem tidak resmi (unofficial blast), bisa-bisa akun Anda kena blokir.
Otomatisasi Alur Kerja (Workflow Automation). Sistem harus bisa mengirim pesan secara otomatis berdasarkan trigger tertentu, misalnya mengirim katalog produk tepat 3 hari setelah mereka mulai tertarik.

Proses 3 Bulan Mengubah Cold Prospect Jadi Loyal Customer

Fase 3 bulan itu kadangkala sering jadi bahan eksperimen yang penuh tantangan. Untuk mempermudahnya, akan dibagi jadi 3 fase utama, antara lain:

Bulan 1 (Lakukan Pengelompokan untuk Lead Nurturing yang Belum Works)

Pengelompokan atau segmentasi membantu dalam hal pemetaan lead.

Apakah mereka berasal dari iklan Instagram (yang umumnya mencari konten visual dan tren) dengan pencarian organik (yang biasanya memiliki niat beli lebih spesifik).

Coba mulai perbaiki sistem dengan menerapkan label atau tag, misalnya:

Tag A untuk lead dari webinar
Label atau tag B untuk lead dari iklan
Tag C untuk lead yang mengabaikan pesan sejak pertama kali blasting pesan/penawaran.

Anda juga bisa mengurangi frekuensi pesan, dari yang awalnya setiap hari bisa menjadi pola 1-3-7.

Artinya, mengirim pesan sapaan pada hari pertama, lalu lanjut pada materi edukasi ringan pada hari ketiga, dan studi kasus customer pada hari ketujuh, begitu seterusnya.

Bulan 2 (Membangun Kedekatan dengan Pesan yang Mengalir)

Setelah menerapkan pengelompokan lead, bulan selanjutnya akan terasa jauh lebih baik dengan melihat lead akan membalas pesan.

Anda bisa mengubah gaya penulisan pesan dari teks panjang yang membosankan untuk dibaca jadi open question yang bisa mengundang interaksi yang natural dan bisa membangun ketertarikan.

Berikut ini contoh lead nurturing yang bisa Anda terapkan di bulan ke-2 untuk lead yang datangnya dari Webinar Gratis:

Proses 3 Bulan Mengubah Cold Prospect Jadi Loyal Customer

Pesan Hari ke-3:

“Selamat (waktu pengiriman pesan) Bapak/Ibu (nama calon pembeli), semoga materi webinar kemarin bermanfaat.

Dari 3 strategi yang kami bahas, bagian mana yang menurut Bapak/Ibu paling sulit diterapkan di perusahaan saat ini?

Jika Anda berkenan bisa balas pesan ini ya, kami punya panduan tambahan khusus untuk kendala tersebut.”

Pendekatan ini mengubah komunikasi kami dari satu arah menjadi dua arah.

Ketika mereka membalas, sistem CRM secara otomatis mengubah status pembeli ini jadi calon pembeli atau lead.

Bulan 3: (Lakukan Evaluasi dan Rekap Data)

Memasuki bulan ketiga, coba lakukan evaluasi dan rekap data selama 3 bulan atau satu kuartal, apa saja yang sudah tercapai dan masih belum.

Ada berbagai cara untuk melakukan evaluasi dan perekapan data, bisa menggunakan cara manual atau bantuan aplikasi.

Kalau menggunakan aplikasi, maka perlu menggunakan CRM yang memudahkan dalam hal pengelolaan data-data spesifik seperti nama perusahaan, komplain yang pernah mereka sampaikan, atau hal spesial lain di hidup calon pembeli.

Jika semua prosesnya benar dan mengikuti panduan, pada akhir bulan ketiga calon pembeli yang menunjukkan ketertarikan dan sampai konversi 55% lebih tinggi daripada menghubungi orang-orang secara acak tanpa dukungan data.

Kenapa Tingkat Konversi Kami Bisa Meningkat? Apa Karena Lead Nurturing?

Kami analisis data dan menemukan 3 pilar kenapa menggunakan lead nurturing menggunakan CRM cukup memberikan dampak yang baik, antara lain:

1. Kecepatan Respon Secara Terus-Menerus

Temuan dari Harvard Business Review pernah menyoroti kalau merespon calon pembeli yang berminat atau baru ingin tahu dalam waktu 5 menit punya peluang berhasil sampai 400%, atau 4x lipatnya.

Ketika belum menggunakan CRM, beberapa tim sering menunda balasan. Alasannya bermacam-macam, ada yang sibuk, dan ada juga alasan lain.

Tapi dengan adanya beberapa fitur di CRM, salah satunya penggunaan auto reply memberikan balasan yang cocok dan sesuai.

Selain itu untuk memberikan penjelasan lebih detail kalau ada pemahaman yang masih rancu, dan lain sebagainya.

2. Membangun Otoritas Tanpa Harus Terlihat Hard Selling

Kenapa Tingkat Konversi Kami Bisa Meningkat? Apa Karena Lead Nurturing

Beberapa orang memang suka membeli, tapi seringkali mereka sangat anti kalau bertemu dengan orang yang langsung berjualan langsung/hard selling.

Dengan menjaga calon pembeli yang mulai tertarik lewat konten edukasi/informasi produk, studi kasus, dan tips praktis, mampu membangun trust dan persepsi kalau brand atau produk Anda layak menjadi pilihan.

Saat mereka pada akhirnya siap mengeluarkan uang, brand Anda yang pertama kali terlintas di benak mereka (top of mind).

3. Mampu Merapikan Chat, Tidak Mudah Lupa Interaksi Sebelumnya

Pernahkah Anda menghubungi customer service suatu perusahaan tapi Anda sampai malas untuk mengulangi apa yang sudah pernah disampaikan sebelumnya?

Tenang, Anda tidak sendirian. Di luaran sana masih banyak kasus yang seperti ini. Menyebalkan memang.

Hal itu bisa terjadi karena tidak adanya mekanisme atau alur transisi agen satu ke agen lain yang rapi, tidak ada sistem pengelolaan data yang lebih rapi.

Berbeda halnya jika menggunakan aplikasi CRM yang mampu menyimpan setiap catatan interaksi dari beberapa data-data lainnya.

Tabel Perbandingan Lead Nurturing Manual vs Sistem Otomasi

Untuk merangkum efisiensi operasional kerja yang sudah kami paparkan sebelumnya, Anda bisa memperhatikan tabel perbandingan berikut.

Tabel Perbandingan Lead Nurturing (Cara Manual dan Otomatis)

Kriteria	WhatsApp Manual	Aplikasi CRM WhatsApp
Waktu Respon Awal	45 – 90 menit	Kurang dari 1 menit
Kapasitas Follow Up per Hari	50 calon pembeli yang tertarik / sales	Tak terbatas
Tingkat Kehilangan Data	Sangat tinggi (chat mudah tenggelam)	Nol (semua tersimpan di cloud dan arsip lebih rapi
Analitik Campaign	Sebagian besar hanya menggunakan asumsi atau tebakan	Akurat (seperti tingkat open rate-nya, saat membalas, tingkat kegagalannya)
Total Conversion Rate	12%	18.6% – 55%

Kunci Memaksimalkan Strategi Lead Nurturing Anda ke Depan

Melihat keberhasilan tersebut, kami menyadari kalau teknologi terus berkembang dengan cepat.

Beberapa ahli strategi untuk manajemen hubungan dengan customer di dunia sepakat kalau masa depan penjualan B2B atau B2C ada pada kombinasi AI dan tetap menggunakan sentuhan manusia sebagai aktor atau orkestratornya.

Para peneliti dan praktisi bisnis telah lama menekankan pentingnya hal ini.

Software CRM saat ini sudah berkembang jadi tools yang mampu “menceritakan” niat konsumen (buyer intent) melalui data-data yang terkumpul.

Mulai dari aktivitas pembelian, komplain, kemungkinan untuk repeat order, sampai apakah mereka berkenan untuk merekomendasikan ke orang lain.

Pergeseran ini membuktikan kalau CRM dapat membuat para pemilik bisnis, customer service, sales, atau marketer untuk lebih banyak berempati saat akan melakukan broadcast pesan.

Kunci Memaksimalkan Strategi Lead Nurturing Anda ke Depan

Kesimpulan

Dari penjelasan kami sebelumnya bisa kita lihat kalau melakukan lead nurturing bukan lantas memperlambat proses penjualan.

Justru sebaliknya, strategi ini memastikan Anda tidak buang-buang waktu dan uang untuk mendapatkan calon pembeli yang sebenarnya potensial, namun butuh waktu lebih lama saat mereka akan mengambil keputusan.

3 bulan bereksperimen dengan CRM WhatsApp mengubah cara kami memandang gimana cara kita memanfaatkan lead nurturing dengan baik.

Kami melihat mereka sudah jauh melampaui dari hanya data-data yang perlu dianalisis. Ada yang lebih penting, yaitu mereka membutuhkan bimbingan untuk menyelesaikan masalah mereka, sekalipun berinteraksi dengan brand/produk Anda.

Untuk itu, daripada hanya fokus membangun leads lebih banyak atau mengeluhkan kualitas prospek (junk leads), sebaiknya lebih fokus pada merawat ketertarikan mereka sejak interaksi pertama (lead nurturing).

Anda bisa menggunakan software atau aplikasi yang tepat (seperti software CRM berbasis WhatsApp), lalu buat pengelompokan calon pembeli, berikan informasi yang high value pada mereka, lalu cek tingkat kenaikan konversi.

Selain itu bisa menanyakan langsung bagaimana proses dan syarat-syaratnya saat sesi konsultasi dengan senior consultant CRM.id

Anda bisa mendaftar melalui form demo aplikasi CRM berikut atau melalui nomor WhatsApp ini.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.