Fungsi Lead Management System, Manfaat, & Rekomendasi

Peran lead management system untuk mengelola leads/prosepek menjadi customer.

Tapi seringkali kalau tidak termanage dengan baik bisa menyebabkan leads leakage.

Yaitu prospek yang sudah masuk ke dalam sales funnel, tapi tidak ada follow up berkala, terlalu lambat menghubungi, atau tim sales tidak benar cara handle-nya.

Coba kita bayangkan seperti ini, tim marketing baru menjalankan digital campaign yang sukses besar.

Ratusan, bahkan ribuan data kontak prospek (leads) masuk setiap harinya.

Tapi di akhir bulan, ternyata tim sales melaporkan target penjualan tetap tidak tercapai. Terus kemana perginya leads tersebut?

Untuk menjawabnya kita akan membahas di artikel CRM.id ini, bersamaan dengan fungsi, manfaat, rekomendasi aplikasi, serta peran penggunaan CRM.

Daftar isi show

Apa Itu Lead Management?

Lead management adalah metodologi dan proses terstruktur untuk memanage, mengakuisisi prospek, dan mengevaluasi apakah mereka layak untuk di follow-up.

Selain itu untuk mendistribusikan data ke tim sales dan menjaga hubungan sampai mereka siap melakukan pembelian (closing/purchasing).

Sementara itu, lead management system adalah aplikasi atau software yang mengotomatisasi seluruh proses tersebut.

Sistem ini menggantikan spreadsheet atau Excel yang rentan terhadap human error selain memastikan tidak ada satupun prospek yang terlewat.

Perbedaan Software CRM vs Lead Management System (LMS)

Banyak yang menyamakan LMS dengan CRM, padahal keduanya memiliki fokus yang berbeda di business pipeline:

Fitur / Fokus	Lead Management System	CRM (Customer Relationship Management)
Target (Goals)	Audiens, leads dan prospect (orang yang belum membeli)	Customer (orang yang sudah pernah membeli)
Fokus Aktivitas	Akuisisi, scoring, kualifikasi, edukasi (nurturing)	Customer retention, upselling/cross selling, layanan pelanggan, after sales
Pengguna Aplikasi /Sistem	Tim marketing dan sales	Account executive, customer support / service, beberapa sales

Saat ini, hampir semua rekomendasi aplikasi lead management sudah include menjadi satu kesatuan di software CRM.

Tujuannya untuk mempermudah penyelarasan customer funneling/journey dari awareness sampai after sales.

5 Tahapan dalam Proses Lead Management

Sebuah sistem sehebat apapun tidak akan berguna tanpa proses (SOP) yang benar.

Proses lead management harus melewati lima tahapan atau proses sebagai berikut:

1. Lead Generation

Tahap ini mencakup pengumpulan data (nama, nomor WA, email leads/prospek). lead management system secara otomatis menarik data ini dari berbagai sumber channel.

Antara lain seperti form di website, Facebook/Instagram Lead Ads, landing page, sampai Chatbot di WhatsApp.

2. Lead Tracking (Pelacakan Lead)

Begitu lead masuk, sistem lead management tidak hanya mencatat nama dan nomor HP.

Sistem akan melacak behavior (perilaku) mereka (tracking) di beberapa halaman produk, bagian mana saja yang mereka kunjungi di website?

Pesan WhatsApp yang mereka baca? Profil lead dengan data perilaku ini membuat sales memiliki konteks sebelum menghubungi atau menelepon leads.

3. Lead Qualification dan Scoring (Penilaian Kualitas Prospek)

Tidak semua prospek akan begitu saja menjadi customer. Ada yang hanya tanya-tanya, dan ada yang sudah siap buat beli (hot leads).

LMS menggunakan fitur lead scoring (penilaian otomatis berbasis poin). Supaya ada gambaran, CRM.id memaparkan contoh skenario lead scoring berikut.

Contoh:

Mengisi form kontak (+10 poin)
Membalas pesan otomatis di WhatsApp (+15 poin)
Jabatan sebagai CEO (+20 poin).

Jika poin mencapai 45, sistem melabelinya sebagai Sales Qualified Lead (SQL), atau memenuhi untuk Anda tindak lanjuti.

4. Lead Routing/Transfer (Distribusi ke Tim Sales)

Di metode manual, sales manager membagikan daftar nomor HP secara acak.

Tapi kalau Anda menggunakan lead management system, distribusi ke tim sales akan secara otomatis.

Prospek dari wilayah Surabaya otomatis masuk ke aplikasi CRM sales wilayah Jawa Timur.

Atau, prospek dengan estimasi proyek ratusan juta langsung diarahkan ke tim sales senior.

5. Lead Nurturing (Pemeliharaan Hubungan)

Faktanya, lebih dari 50% leads belum siap membeli di touchpoint pertama. Maka untuk itulah fungsi edukasi (nurturing) harus berjalan.

Sistem akan mengirimkan pesan baik edukatif, promo, atau case study secara berkala (otomatis) sampai prospek tersebut siap melakukan transaksi (closingan).

Apa Saja Fungsi Lead Management System di Bisnis?

Kenapa perusahaan korporasi dan UMKM yang sedang bertumbuh (scale up) bersedia berinvestasi pada penggunaan sistem lead management ini?

Untuk menjawabnya, berikut ini CRM.id akan paparkan peran dan fungsinya:

1. Pemusatan Data Leads dan Mudah Terhubung ke CRM (Single Source of Truth)

Menghilangkan silo data (data yang terpisah-pisah) antara tim marketing (yang mendatangkan leads) dan tim sales (yang mengeksekusi).

Hal itu karena semua pihak atau tim bisa melihat dashboard yang sama.

2. Otomatisasi Tugas Sales yang Berulang (Sales Automation)

Untuk tugas-tugas yang sifatnya berulang seperti administrasi harian, maka bisa menggunakan sales automation.

Menginputkan data, membagi tugas, dan mengirim pesan follow up hari pertama dilakukan oleh bot, sehingga tim sales bisa fokus pada negosiasi (closing).

Sales automation ini sudah bisa terhandle oleh lead management system, bahkan yang sudah terintegrasi dengan software CRM.

3. Analisis Campaign Attribution

Mampu menjawab pertanyaan seperti, Iklan mana yang paling banyak menghasilkan penjualan (bukan hanya klik)?

Kehadiran lead management system bia melacak perjalanan lead dari klik pertama di Google Ads sampai dengan tagihan pembayaran.

Kenapa ROI Anda Kurang Berjalan dengan Baik Tanpa Sistem Ini?

Keuntungan finansial dari penggunaan sistem ini bisa besar jika pelaksanaannya tepat:

1. Meningkatkan Kecepatan Respon ke Leads

Riset dari Harvard Business Review berjudul The Short Life of Online Sales Leads membuktikan kalau:

Perusahaan yang merespons prospek dalam waktu 5 menit pertama memiliki peluang 100 kali lebih besar untuk konversi daripada mereka yang menunggu sampai 30 menit.

Sedangkan di LMS (lead management system), Anda bisa membuat respon langsung dengan otomatisasi.

2. Mencegah Bentrokan Tugas Antar Tim Sales

Tidak ada lagi cerita dua agen sales berbeda menelpon prospek yang sama dan memberikan harga yang berbeda.

Sistem akan mengunci lead kepada satu agen tertentu (misal sales A). Nantinya bisa transfer agen jika memang dibutuhkan.

3. Evaluasi Kinerja (KPI) Lebih Objektif

Manager bisa melihat agen sales mana yang paling cepat merespon (fast response), yang memiliki win rate tertinggi, penilaian komunikasi atau saat berhadapan dengan leads, dan sebagainya.

Pentingnya Integrasi WhatsApp dengan Lead Management System

Beberapa panduan selalu mengaitkan kalau fungsi lead nurturing selalu identik dengan email marketing.

Tapi coba kita melihat ke pasar Indonesia dan Asia Tenggara, bagi beberapa orang email sangat lambat dan memiliki open rate dengan rata-rata di bawah 20%.

Di Indonesia, WhatsApp jadi channel yang sudah jadi alternatif buat pengelolaan lead.

Untuk itu perlu adanya integrasi lead management ke dalam sistem CRM (berbasis WhatsApp).

Ya meskipun untuk perusahaan B2B atau skala enterprise, email masih menjadi yang dominan.

Lalu, bagaimana integrasi ini bisa mengubah cara kerja bisnis?

1. Auto Responder via WhatsApp API

Ketika prospek mengisi form di Facebook Ads, dalam hitungan detik (di bawah 1 menit).

Sistem LMS akan mentrigger WhatsApp API untuk mengirimkan pesan sapaan (greeting):

“Selamat pagi Bapak Budi, terima kasih telah tertarik dengan produk kami. Tim spesialis kami, Sdr. Andi, akan segera menghubungi Anda.”

2. Kemudahan dalam Tracking Progress dan Quality Assurance

Interaksi antara sales dan prospek/leads di WhatsApp langsung tersimpan ke daftar profil prospek di LMS.

Manajer bisa memantau apakah sales membalas pesan dengan sopan dan sesuai Standard Operating Procedure (SOP) perusahaan.

3. Kemudahan Broadcast Sesuai Grup/Segmen Kontak

Jika Anda memiliki 1.000 leads yang statusnya Cold / Belum Beli, Anda bisa memfilter mereka di sistem dan mengirimkan pesan broadcast promosi akhir bulan via WhatsApp secara bersamaan.

Begitu pula untuk segmen atau grup yang baru konversi, Anda bisa menawarkan potongan atau promo khusus untuk pelanggan baru.

Treatmentnya berbeda dengan grup yang sudah lama jadi customer (customer loyal).

Pengelompokan seperti ini memberikan kemudahan pengiriman pesan lebih personal dan detail.

Tidak campur-campur dan susah tracking karena ada yang belum butuh atau yang tidak sesuai dengan kemauannya.

Rekomendasi Lead Management Software Terbaik

Memilih software harus disesuaikan dengan skala bisnis, anggaran, dan infrastruktur yang sudah ada di perusahaan Anda.

Berikut beberapa aplikasi lead management software berbasis CRM yang tersedia saat ini

1. CRM.id (Software CRM Berbasis WhatsApp dari Yogyakarta)

Sebagai penyedia software CRM sekaligus bisa digunakan untuk sistem manajemen lead, CRM.id berfokus ke WhatsApp API di Indonesia dan melayani skala bisnis UKM.

Keunggulannya:

Integrasi WhatsApp tanpa pihak ketiga tambahan
Keamanan data pelanggan yang terjamin dengan sertifikasi ISO/IEC 27001.
Dukungan pelanggan berbahasa Indonesia dan responsif (rata-rata kurang dari 5 menit),
Fitur transfer lead ke agen yang sesuai dengan kebutuhan.
Serba unlimited, seperti agent, pesan, agent.

Kekurangan:

Saat ini masih kurang cocok untuk perusahaan skala besar atau enterprise

Cocok untuk:

Bisnis UKM di bidang retail, otomotif, percetakan, pendidikan, dan agensi properti di Indonesia yang 90% prospeknya masuk via WhatsApp

2. HubSpot Sales Hub

HubSpot adalah pionir yang menciptakan istilah inbound marketing. Sistem manajemen lead nya salah satu yang terbaik di dunia.

Keunggulannya:

Antarmuka yang sangat intuitif
Fitur lead scoring yang canggih (menggunakan AI)
Integrasi tracking website
Tersedia paket gratis (freemium) yang cukup kuat untuk startup kecil

Kekurangan:

Harga paket enterprise-nya sangat mahal jika jumlah kontak Anda sudah banyak.
Integrasi WhatsApp API-nya harus melalui add-on (plugin tambahan) atau provider pihak ketiga.

Cocok untuk:

Perusahaan B2B
Perusahaan SaaS (Software as a Service),
Korporat atau perusahaan skala enterprise

3. Salesforce Sales Cloud

Kalau menyebut daftar platform CRM dan LMS yang lengkap, kurang afdol rasanya jika tanpa menyebut Salesforce.

Software ini termasuk lead management system level enterprise nomor satu di dunia.

Keunggulan:

Kustomisasi tanpa batas. Anda bisa membangun skenario lead routing serumit apapun dengan fitur flow mereka.
Pelaporan tingkat eksekutif/C-level/manager yang sangat detail.

Kekurangannya:

Kurva pembelajaran (learning curve) yang curam, sehingga kurang ramah untuk sales pemula
Membutuhkan spesialis khusus (administrator) untuk mengatur dan mengelolanya sehari-hari.

Kesimpulan

Lewat artikel ini, kita tahu kalau mendatangkan prospek itu mudah asal Anda punya anggaran iklan (budget), paham flow kerja sales, dan punya tools yang tepat.

Dengan mengotomatisasi pengumpulan, kualifikasi, dan distribusi prospek, dan memadukan WhatsApp CRM dengan lead management system, Anda bisa mengoptimalkan pekerjaan sales.

Antara lain memperbesar peluang untuk mengubah leads jadi konversi, menghemat waktu tim sales dan budget.

Jadi pastikan untuk memilih tools yang tepat sesuai dengan skalabilitas bisnis, banyak tim sales, infrastruktur yang ada, dan pastinya sesuai dengan perilaku audiens/leads.

Jika target pasar (leads) banyak menggunakan WhatsApp,pastikan untuk memilih software yang memfasilitasi WhatsApp sebagai channel prioritasnya.

Contohnya seperti CRM.id, software CRM asal Yogyakarta ini menyediakan berbagai fitur seperti manajemen kontak, leads, pesan broadcast, pengelompokan grup kontak.

Ada juga fitur unlimited agent, sehingga saat pesan masuk secara membludak, tim sales tidak khawatir lagi, karena tim lain seperti CS juga ikutan men-handle, response timenya jadi meningkat drastis.

Jika Anda tertarik mencobanya, lakukan demo aplikasi CRM.id bersama tim kami atau Anda bisa bertanya lebih lanjut melalui tautan kontak WhatsApp berikut.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.