Di luaran sana, sudah banyak aplikasi CRM dengan berbagai variasinya. Tapi tidak semuanya cocok untuk kebutuhan Anda, untuk itu Anda perlu tahu contoh user experience di aplikasi CRM yang baik itu seperti apa.
Jadi bukan hanya CRM yang fokus pada strategi marketing dan salesnya saja.
Jika cara penggunaan aplikasi rumit dan membingungkan, justru menjadi beban kerja baru bagi sales, customer service, marketing, dan tim terkait.
User (pengguna) pasti malas untuk melanjutkan langganan, akhirnya user satisfaction dan retention berkurang.
Jadi di artikel CRM.id ini kita akan membahas contoh user experience yang baik pada aplikasi CRM (khususnya WhatsApp CRM).
Sehingga mempercepat kerja tim Anda, meningkatkan ketepatan pengelolaan data, dan melancarkan semua aktivitas bisnis Anda.
Apa Itu User Experience (UX) di Aplikasi WhatsApp CRM?
User experience (UX) adalah keseluruhan pengalaman pelanggan saat berinteraksi dengan sebuah produk, sistem, atau aplikasi.
UX mencakup beberapa aspek, seperti kemudahan penggunaan (usability), kecepatan, kenyamanan, sampai perasaan customer saat menyelesaikan tugas.
User experience tidak hanya tentang UI atau tampilan (interface) yang menarik.
Sebaliknya lebih kepada seberapa mudah aplikasi membantu mencapai goals dan menyelesaikan masalah user.
User Experience di Aplikasi WhatsApp CRM
Di aplikasi CRM, fokus UX di aplikasi WhatsApp CRM itu:
- Pada pengalaman dan alur penggunaan (user flow).
- Berkaitan dengan workflow bisnis dan workflow pengguna.
- Menciptakan produktivitas dan efisiensi pekerjaan.
- Menyajikan grafik dan grafik data pada dashboard aplikasi.
- Minim fitur yang mengganggu dan mendistraksi pekerjaan penting
Sehingga penerapan UX untuk tim Anda berkaitan langsung dengan:
- Kemudahan dan efektivitas tim sales mengelola pipeline dan follow up.
- Kemudahan customer service (CS) menangani tiket dan chat pelanggan.
- Efektivitas tim marketing dalam deliver data leads ke tim sales atau CS dan membuat reporting performanya.
- Kemudahan Supervisor menggunakan aplikasi untuk monitoring pekerjaan bawahannya.
- Dan overall, seberapa mudah atau minimalis aplikasi CRM itu sendiri.
Aplikasi WhatsApp CRM dengan UX yang baik akan membuat pengguna merasa nyaman selama berinteraksi, tidak perlu mengeluarkan effort lebih.
Flownya lancar dan jelas, tidak butuh waktu lama mengadakan training (pelatihan) cara menggunakan aplikasi, dan tampilan mirip WhatsApp.
Baca Juga: Pahami Digital Customer Experience untuk Kepuasan Pelanggan
Contoh dan Peran User Experience Design di Aplikasi CRM
Ada beberapa contoh peran desain customer experience di aplikasi CRM, misalnya:
1. CRM Digunakan oleh Banyak Role
Perusahaan yang sudah ada pelanggan, sering menggunakan aplikasi layanan pelanggan untuk mengelola komunikasi, aktivitas marketing, dan penjualan.
Beberapa tim yang sering menggunakan tools ini:
- Tim Sales
- Customer service
- Tim Marketing
- Business owner (bisnis kecil)
- Supervisor dan manajer
2. Design UX WhatsApp CRM Mempengaruhi Produktivitas Tim
CRM dengan desain UX yang baik mempercepat input data, mengurangi kesalahan dasar, mempercepat proses follow up, dan pengambilan keputusan lebih clear.
Coba bayangkan,
Jika design user experience aplikasi CRM itu buruk, seperti navigasinya tidak ada, flownya tidak jelas dan runtut, buttonnya terlalu kecil, pasti menyulitkan dan mengganggu experience, bukan?
3. Design UX Aplikasi WhatsApp CRM Mempengaruhi Tingkat Adopsi Pengguna
Salah satu masalah besar saat menerapkan aplikasi CRM adalah tingkat adopsi pemakaian rendah.
Bukan karena fiturnya yang kurang, tapi karena aplikasinya yang rumit dan memusingkan.
Contohnya seperti terlalu banyak menu yang tidak tahu fungsinya untuk apa.
Tidak sesuai workflow user, atau aplikasinya memang menargetkan perusahaan skala enterprise.
Bisnis kecil merasa overwhelm ketika menggunakannya.
Nah untuk bisnis kecil, Anda perlu mencoba aplikasi CRM.id.
Baca Juga: Desain Produk: Pengertian, Jenis, dan Prosesnya
Ciri-ciri User Experience Aplikasi CRM yang Baik
UX aplikasi CRM yang baik itu memiliki beberapa ciri berikut.
Dengan mengetahui ciri-ciri tersebut, Anda bisa menjadikan sumber referensi saat memilih fitur-fitur dan penyedia aplikasi CRM.
1. Clean & Sleek Interface
Ciri desain UX CRM yang baik adalah mudah dipelajari dan user friendly, meskipun baru beberapa kali menggunakan.
Antarmuka aplikasi (interface) bersih (minimalis) memudahkan tim Anda memahami cara kerja aplikasi CRM.
Ciri-cirinya:
- Customer baru bisa langsung mencoba tanpa banyak panduan dan training berbulan-bulan hanya untuk memulai melayani pelanggan.
- Istilah yang digunakan cukup umum (familiar untuk orang banyak).
- Tombol dan menu mudah dikenali oleh pengguna baru.
- Aplikasi CRM dengan UX baik tidak membuat pelanggan Anda bertanya, “Ini menu/button buat apa ya?”.
- Penggunaan tone warna sesuai brand value dan tidak mengintimidasi user.
2. Alur Kerja (Workflow) Jelas dan Terstruktur
Workflow di CRM harus mengikuti cara kerja tim, contohnya:
Alur sales itu dimulai dari menerima lead >> ubah jadi prospek >> follow up >> deal.
Kalau belum deal >> follow up kembali dengan menawarkan kelebihan lain (up selling atau cross selling).
Sedangkan untuk alur CS mulai dari tiket masuk >> dihubungi (menanyakan masalah, kebutuhan, dan pertanyaan-pertanyaan customer) >> penyelesaian tiket >> selesai.
Jika belum selesai >> masukkan tiket ke daftar review/tunggu.
Ciri-ciri penggunaan workflow yang baik:
- Menampilkan tahapan dengan visual jelas
- Mengurangi langkah-langkah yang tidak terlalu dibutuhkan
- Membantu customer fokus ke tugas selanjutnya
Aplikasi CRM punya banyak channel dan memiliki banyak fitur juga, beberapa CRM berfokus pada satu channel saja, seperti WhatsApp CRM (yang sedang kita bahas sekarang).
Nah dengan contoh desain customer experience yang baik menjadikannya mudah mengelompokkan fitur, menyederhanakan menu, dan menggunakan filter & search yang cepat.
Customer tidak perlu membuka banyak tab hanya untuk satu tugas-tugas sederhana.
4. Punya Fitur Searchable & Filterable
Nah dengan fitur ini, menjadikan customer experience lebih mudah dan cepat.
Riwayat percakapan yang tersimpan dapat dicari dengan mudah dengan pencarian.
Sedangkan jika membutuhkan label tertentu (misal leads, customer, follow up) juga bisa difilter agar hasil lebih tepat (akurat).
5. Dashboard yang Menyediakan Semua Aktivitas
Dashboard adalah halaman pertama yang dilihat user saat membuka CRM.
Nah untuk melihat ringkasan dari semua aktivitas di beberapa menu, dashboard harus mudah dibaca, dan menempatkan informasi penting di awal.
Secara umum dashboard menggunakan chart dan grafik.
6. Performa Aplikasi Cepat dan Stabil
UX bukan hanya tentang desain dan estetika, tapi juga beberapa performa teknis, seperti kecepatan dan stabilitas.
Coba Anda lihat, jika suatu aplikasi kecepatan loadingnya sudah lebih dari 5 detik, sebagian besar pasti akan menutup aplikasi tersebut.
Jika terjadi secara berulang kali, membuat user jadi malas menggunakannya lagi.
Selain itu stabilitas aplikasi juga peran penting yang mempengaruhi user experience.
Hari ini lancar, besok ngebug, sorenya lancar, terus besoknya lagi tiba-tiba error. Ketidakstabilan seperti ini membuat pengguna frustasi.
Terakhir adalah pastikan bisa digunakan untuk berbagai device/perangkat (desktop, tablet, mobile phone).
7. Konsistensi Desain Saat Membangun Interaksi
Konsistensi desain itu membantu user membangun pola, sehingga lebih mudah saat berinteraksi.
Ciri UX yang konsisten itu posisi tombol sama di setiap halaman dan istilah tidak berubah-ubah. Hal ini mengurangi beban kognitif pengguna.
Baca Juga: Brand Identity: Definisi, Contoh, dan Cara Membuatnya
Contoh User Experience yang Baik di Aplikasi CRM
Contoh 1: User Experience pada Fitur Pipeline Sales
Pipeline sales dengan UX yang baik biasanya memiliki:
- Tampilan visual berbentuk kolom dan komponen
- Ada label dan tagging untuk membedakan jenis pesan dan kontak (leads, customer, audiens, dan sebagainya)
Sales bisa langsung tahu mana lead atau prospek yang harus di follow up dan yang punya dampak langsung ke closingan.
Contoh 2: User Experience pada Manajemen Kontak dan Data Pelanggan
UX di aplikasi CRM yang baik menampilkan data pelanggan secara rapi, karena:
Informasi penting atau ringkasan terlihat setelah login/masuk aplikasi, dan kemudahan akses riwayat interaksi.
Serta tidak perlu pakai menu satu per satu (jika tidak perlu butuh data detail).
Contoh 3: User Experience (UX) Minimalis pada Dashboard dan Reporting
Dashboard dengan UX yang baik itu menampilkan KPI penting di halaman pertama saat baru login aplikasi.
Menggunakan grafik dan diagram untuk kemudahan melihat overview data keseluruhan tanpa perlu harus buka menu satu per satu, dan ada filter sesuai periode.
Fitur ini sangat penting untuk memudahkan reporting dan pemantauan oleh team leader, supervisor, dan business owner sendiri.
Baca Juga: Dashboard Adalah: Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya
Contoh Kesalahan User Experience Aplikasi CRM & Tips Memilihnya
Beberapa kesalahan yang membuat user experience aplikasi WhatsApp CRM tidak berjalan mulus, seperti:
- Terlalu banyak fitur yang jarang dipakai
- Alur kerja tidak sesuai kebiasaan user atau terlalu rumit
- Kurangnya onboarding dan panduan
- Interface aplikasi cukup kompleks, tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis kecil
Untuk itu Anda perlu mempertimbangkan beberapa tips berikut sebelum memilih Aplikasi WhatsApp CRM (CRM.id), yaitu:
- Buka website WhatsApp CRM (CRM.id).
- Anda bisa membaca setiap fitur-fitur dan kelebihan pada website tersebut.
- Pastikan sudah menyesuaikan dengan kebutuhan Anda, tampilan user experience (UX) minimalis.
- Jika Anda ingin mencoba tampilan minimalisnya dan tampilan mirip WhatsApp, Anda bisa coba demo aplikasi CRM.id.
- Agar menyesuaikan kebutuhan tim, Anda harus melibatkan sales dan CS dalam proses evaluasi pemilihan aplikasi.
- Selain tampilan yang tidak rumit, Anda harus memilih berdasarkan kejelasan flow, kemudahan penggunaan, fitur-fitur penting, perhatikan kecepatan dan stabilitas aplikasi.
- Jika Anda mengalami masalah karena sudah bisa menampung pesan di WhatsApp Business biasa, admin sudah banyak, tapi tampilannya tidak jauh beda dari WhatsApp pada umumnya.
Anda bisa coba pakai WhatsApp CRM dari CRM.id dengan klik gambar dibawah ini.
Baca Juga: 10 Tips Memilih CRM untuk Proses Telemarketing
Kesimpulan
Jadi, itulah penjelasan seputar ciri-ciri dan contoh user experience (UX) yang baik di aplikasi WhatsApp CRM.
User Experience itu bukan tampilannya saja yang menarik, tapi bagaimana CRM membantu tim Anda bekerja lebih cepat dan rapi.
Aplikasi CRM dengan user experience (UX) yang baik itu:
Punya tampilan clean & sleek (minimalis), penggunaannya mudah, workflow atau user flow jelas dan logis, serta bisa memberikan dampak ke performa bisnis Anda
At the end of the day, Aplikasi CRM yang terbaik bukan lagi fitur-fitur canggih, tapi lebih pada kenyamanan penggunaan.
Nah seperti penjelasan sebelumnya, CRM.id punya tampilan yang clean & sleek (minimalis) dan mirip WhatsApp.
Selain itu ada searchable & filterable untuk memudahkan pencarian data lebih cepat.
Hanya seharga Rp 40/pesan dan setidaknya Rp 100.000/month, Anda sudah mendapatkan 1000 free credit chat per bulan dengan unlimited pesan, agent, monthly active users.
Jika Anda ingin bertanya lebih lanjut, segera jadwalkan demo aplikasi bersama tim kami atau hubungi kontak WhatsApp kami.
- Mengobrol dengan Meta AI WhatsApp, Lakukan Hal Ini! - 3 Juli 2026
- Customer Value: Komponen, Cara Mengukur & Penerapan - 3 Juli 2026
- Apa Itu Email Blast dan Gimana Cara Membuatnya? - 2 Juli 2026