Cara Menulis Executive Summary dan Contohnya

Executive summary adalah bagian penting yang meringkas dokumen bisnis. Ringkasan ini bisa Anda gunakan untuk meyakinkan investor agar mereka mau berinvestasi pada bisnis Anda.

Karena sebegitu pentingnya dokumen ini, maka mempelajari bagaimana menulis executive summary bisa menjadi skill bagus yang mungkin bisa berguna dalam perjalanan karir dan pendidikan Anda.

Anda belum pernah menulis executive summary? Tidak masalah!

Artikel ini akan membahas pengertian dan pentingnya executive summary, apa saja isinya, template penulisan, dan cara menyusun serta tipsnya.

Apa itu Executive Summary?

Executive summary adalah suatu bagian yang merangkum poin-poin utama dari suatu dokumen, sehingga pembaca dapat dengan segera memahami inti materi yang akan disampaikan.

Ringkasan ini biasanya ada dalam dokumen bisnis seperti:

• Rencana bisnis
• Proposal investasi
• Proposal proyek
• Laporan sekolah
• Penelitian lingkungan
• Survei pasar

Panjang executive summary berbeda-beda, tergantung dokumennya. Tapi umumnya mulai dari satu hingga dua halaman.

Baca Juga: Cara Membuat NIB untuk Pelaku Usaha

Apa Pentingnya Executive Summary?

Executive summary bisa membantu Anda dalam hal-hal berikut ini:

• Membantu menarik perhatian pembaca dan mendorong mereka untuk membaca sisa dokumen
• Memberikan ringkasan bagi mereka yang tidak dapat membaca seluruh dokumen
• Memberikan informasi yang pemangku kepentingan perlukan untuk mempersiapkan rapat berikutnya atau mengambil tindakan yang terkait dengan dokumen
• Membantu pemangku kepentingan memahami inti dokumen, apalagi jika ide yang disampaikan di dalam dokumen cukup kompleks

Ringkasan ini sangat penting saat mencoba menarik minat investor atau meningkatkan kesadaran tentang bisnis, produk, atau layanan.

Dalam beberapa situasi ini, ringkasan eksekutif mungkin merupakan satu-satunya komponen dokumen yang dibaca oleh para pengambil keputusan. Artinya, ringkasan eksekutif yang ditulis dengan baik dapat berdampak besar pada keputusan investor.

Baca Juga: Cara Mudah Membuat KPI untuk Meningkatkan Kinerja Bisnis

Apa Saja Komponen Dalam Executive Summary?

Meskipun komponen executive summary dapat bervariasi tergantung pada spesifikasi dokumen utama, tapi ada beberapa bagian utama yang selalu hadir dalam ringkasan ini.

Komponen utama ini biasanya meliputi:

• Gambaran umum perusahaan/bisnis
• Identifikasi masalah atau usulan
• Analisis masalah atau usulan, dengan menyertakan fakta, data, dan angka pendukung
• Solusi yang memungkinkan dan pembenarannya
• Kesimpulan yang jelas

Yang penting adalah jaga ringkasan Anda agar tidak lebih dari dua halaman.

Baca Juga: Pengertian Return of Investment (ROI) dan Cara Menghitungnya

Langkah-Langkah Menulis Executive Summary

Untuk menulis executive summary yang bagus, Anda bisa mengikuti langkah-langkah ini. Setelah Anda selesai menulis, baca lagi dari awal untuk memastikan ringkasan tersebut memuat semua informasi penting yang perlu para pemangku kepentingan Anda ketahui.

1. Meriset executive summary yang sudah ada

Sebelum menulis ringkasan Anda sendiri, ada baiknya untuk meninjau ringkasan yang sudah orang lain tulis. Langkah ini akan sangat membantu jika Anda baru menulis ringkasan eksekutif untuk pertama kalinya.

Carilah referensi dari ringkasan yang sudah ada dan pelajari komponennya. Identifikasi komponen mana saja yang bisa Anda terapkan di ringkasan Anda sendiri.

Selain itu, jika Anda kesulitan untuk menulis ringkasan dari awal, Anda bisa memeriksa templat executive summary yang bisa Anda gunakan secara gratis di situs seperti Canva.

2. Membaca ulang dokumen

Sebelum Anda bisa menulis ringkasan eksekutif, Anda harus memiliki dokumen atau proposal yang lengkap. Tinjau seluruh dokumen untuk mengidentifikasi poin-poin utama, isu, dan rekomendasi.

Langkah ini dapat membantu Anda menentukan apa yang harus Anda sertakan dalam ringkasan eksekutif Anda sehingga pembaca tidak perlu menelusuri semua dokumen untuk mencari informasi tertentu.

3. Menulis paragraf pertama

Pada paragraf pembuka, nyatakan apa yang Anda presentasikan dan apa pentingnya hal tersebut bagi pembaca.

Berikut ini beberapa kiat untuk melakukannya:

• Jika Anda meringkas rencana bisnis, buat garis besar bisnis dan tujuannya sehingga pembaca memahami tujuan dokumen tersebut.
• Cantumkan tantangan apa pun dan bagaimana rencana Anda dapat mengatasi tantangan tersebut.
• Pertimbangkan cara untuk memadukan tulisan informatif dengan detail yang menarik untuk mendorong audiens Anda agar terus membaca.

4. Membuat garis besar dari sisa ringkasan

Garis besar yang jelas dapat membantu Anda membuat ringkasan yang ringkas dan mudah bagi pembaca untuk memperoleh informasi dengan cepat. Pertimbangkan untuk menggunakan kategori berikut sebagai garis besar Anda:

• Deskripsi atau ringkasan perusahaan
• Tantangan yang dibahas dalam dokumen
• Solusi untuk masalah
• Bagian urgensi, yang menjelaskan mengapa penting bagi pembaca untuk bertindak cepat

Buatlah struktur garis besar untuk ringkasan, sehingga poin-poin utama muncul dalam urutan yang sama seperti yang ada di dokumen. Tandai setiap bagian baru dengan headline. Lalu, tambahkan poin-poin di bawah setiap judul.

Dengan garis besar yang terstruktur, pembaca dapat melihat informasi dengan cepat.

5. Sertakan elemen finansial

Mencantumkan detail keuangan yang terkait dengan ide atau perusahaan dapat membantu memberikan konteks penting bagi pembaca.

Untuk elemen ini, Anda dapat menyertakan:

• Penilaian transaksi yang diusulkan dokumen
• Nilai di balik perusahaan
• Poin data spesifik untuk referensi

6. Membuat penutup yang kuat

Kesan akhir yang ringkasan eksekutif Anda berikan kepada pembaca dapat memengaruhi pendapat mereka tentang dokumen tersebut. Karena itu, penutup menjadi elemen ringkasan yang berharga.

Anda bisa mengakhiri ringkasan dengan menuliskan tinjauan akhir dari detail utama. Anda juga dapat memberikan ajakan bertindak yang menerangkan langkah selanjutnya yang bisa pembaca lakukan.

Baca Juga: Apa itu Value Proposition? Ini Manfaat dan Cara Membuatnya

Template Executive Summary

Di bawah ini adalah format yang bisa Anda gunakan sebagai panduan untuk menulis executive summary:

[Misi]
[Visi]
[Profil perusahaan (dengan riwayat yang relevan)]
[Rincian kontak perusahaan]

Produk dan layanan
[Deskripsi produk dan/atau layanan]
[Proposisi unik]
[Keunggulan kompetitif]
[Kekayaan intelektual]
[Status pengembangan]

Analisis pasar
[Peluang pasar]
[Target pasar]
[Pesaing]

Analisis keuangan
[Anggaran]
[Kebutuhan pendanaan]
[Harga barang yang potensial]
[Proyeksi margin keuntungan untuk tahun pertama dan kedua]

Kesimpulan
[Ringkas poin-poin utama]

Baca Juga: Helpdesk Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Jenisnya

Contoh Executive Summary

Kami telah membuat contoh ringkasan untuk membantu Anda memahami cara menulis executive summary dengan tepat.

Di bawah ini adalah ringkasan untuk perusahaan fiktif bernama IND Tekstil, bisnis kecil yang memproduksi pakaian ramah lingkungan dan sedang bersiap untuk mengamankan suntikan dana dari investor baru.

Deskripsi perusahaan

Kami adalah IND Tekstil, produsen pakaian yang ramah lingkungan. Selama 7 tahun, kami telah mengembangkan metode produksi dan pengadaan bahan yang unik, yang memungkinkan kami menciptakan produk ramah lingkungan dengan biaya rendah.

Kami memiliki hak kekayaan intelektual untuk proses produksi dan bahan kami, yang menjadi keunggulan kami di pasar.

• Misi: Misi kami adalah menggunakan bahan daur ulang dan metode produksi yang berkelanjutan, untuk menciptakan produk pakaian yang trendi dan nyaman bagi pelanggan dan bumi kita.
• Visi: Menjadi yang terdepan dalam industri pakaian, sekaligus menghasilkan dampak positif bagi lingkungan.

Produk & layanan

Kami menawarkan produk pakaian berkualitas tinggi untuk pria, wanita, dan semua jenis kelamin. (Di sini Anda harus menyertakan gambar portofolio produk Anda untuk menarik minat pembaca Anda)

Analisis industri & pasar

Dalam beberapa tahun terakhir ini, pertumbuhan industri mode memang telah dipengaruhi oleh pandemi. Namun, pasar pakaian global diperkirakan akan terus tumbuh dengan kecepatan yang stabil.

Selain itu, pangsa pasar pakaian berkelanjutan telah tumbuh dari tahun ke tahun dengan kecepatan yang lebih tinggi daripada industri mode secara keseluruhan.

Rencana pemasaran

Rencana pemasaran kami bergantung pada penggunaan strategi pemasaran digital dan penjualan daring.

Dengan pemasaran digital, kami memiliki keunggulan kompetitif daripada pengecer tradisional yang memfokuskan upaya pemasaran mereka pada toko fisik.

Operasional

Pabrik produksi kami mampu mendaur ulang berbagai jenis limbah plastik dan kapas untuk mengubahnya menjadi bahan produksi. Kami telah bermitra dengan perusahaan transportasi yang memilah dan mendistribusikan produk kami di Indonesia secara efisien dan hemat biaya.

Perencanaan keuangan

Bisnis kami menguntungkan, sebagaimana didokumentasikan dalam neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas kami. Perusahaan tidak memiliki utang signifikan yang dapat membahayakan kelangsungannya.

Faktor-faktor keuangan ini dan lainnya menjadikann investasi ke IND Tekstil sebagai investasi yang sehat.

Permintaan pendanaan

Kami meminta pendanaan untuk perluasan kapasitas produksi. Pendandaan ini akan memungkinkan kami untuk meningkatkan hasil produksi guna memenuhi permintaan pelanggan yang meningkat, memasuki pasar baru, mengurangi biaya produksi, dan meningkatkan daya saing.

Baca Juga: Multi Level Marketing: Pengertian dan Cara Kerjanya

Tips Menulis Executive Summary

Berikut ini adalah beberapa tips yang bisa terapkan saat membuat ringkasan eksekutif yang efektif:

Menulislah untuk audiens Anda

Orang-orang yang akan membaca executive summary, dan mungkin seluruh dokumen sisanya adalah audiens Anda. Karena itu, saat menulis, tulislah dengan memikirkan mereka.

Anda bisa menyesuaikan elemen-elemen di bawah ini sesuai dengan calon pembaca Anda nantinya:

• Gaya penulisan
• Bahasa
• Personalisasi
• Kemampuan membaca

Gaya penulisan memang bisa bervariasi, tapi akan lebih baik jika Anda bisa menulisnya dengan gaya profesional.

Minta orang lain untuk meninjau ringkasan Anda

Setelah selesai menulis, Anda bisa meminta supervisor atau mentor untuk meninjau tulisan Anda sebelum mempresentasikannya pada pemangku kepentingan. Anda juga bisa bertanya pada teman yang Anda percayai atau kolega.

Jika mereka bisa merangkum apa yang perusahaan Anda lakukan atau apa ide Anda setelah membacanya, maka kemungkinan, Anda sudah menulis dengan detail yang benar.

Meminta bantuan seseorang di luar industri juga bisa membantu Anda dalam menyusun ringkasan menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana, daripada istilah rumit yang bisa membuat pemangku kepentingan kebingungan.

Ajukan pertanyaan kontekstual kepada diri sendiri

Saat menyusun ringkasan eksekutif, mungkin ada baiknya untuk mengajukan beberapa pertanyaan panduan, termasuk yang berikut:

• Apakah saya memiliki sesuatu yang baru atau unik untuk disajikan?
• Apakah saya telah membahas kemitraan unik yang saya jalin?
• Apakah saya memiliki daya tarik dan/atau pelanggan?
• Bagaimana saya menyajikan rencana saya untuk memasarkan ide, produk, atau layanan saya?

Anda dapat menggunakan jawaban Anda sebagai panduan untuk isi konten Anda.

Mengenali tim Anda

Setiap bisnis memiliki tim yang mendukung ide dan bertugas merealisasikannya ke pasar. Pertimbangkan untuk memberikan penghargaan kepada anggota tim lain dalam ringkasan eksekutif Anda.

Jika Anda memiliki kesenjangan bakat yang terkait dengan hasil topik laporan, jelaskan secara singkat anggota tim mana yang mungkin ingin Anda rekrut di masa mendatang dan bagaimana mereka akan menguntungkan bisnis.

Baca Juga: Pengertian Service Level Agreement dalam Customer Service

Kesimpulan

Executive summary adalah ringkasan poin-poin inti untuk dokumen bisnis. Dokumen ini bisa digunakan untuk berbagai keperluan seperti proposal pendanaan, proposal bisnis, dan lain-lain.

Untuk membuat executive summary, Anda perlu mengetahui data relevan terkait pelanggan Anda seperti riwayat interaksi, referensi, dan pola pembelian. Dengan data ini, Anda akan memahami tantangan yang sedang bisnis Anda hadapi atau peluang pasar yang ada.

Salah satu software yang bisa membantu Anda mendapatkan data di atas adalah software CRM dari CRM.ID. Dengan fitur lengkap dan dukungan 1 on 1 selama onboarding, asistensi penggunaan, dan training karyawan, membuatnya menjadi pilihan handal untuk bisnis Anda.

Tertarik menggunakan CRM.ID? Yuk, langsung saja jadwalkan demo lewat tautan ini!