Program CRM untuk Bisnis Kecil: Manfaat dan Tips Memilihnya

Mungkin Anda sudah tahu bahwa CRM adalah kependekan dari customer relationship management atau proses mengelola interaksi dengan prospek dan pelanggan selama proses penjualan.

Tapi, bagaimana dengan program CRM? Program CRM mengacu pada software atau teknologi yang bisnis gunakan untuk mengelola hubungan di dengan pelanggan.

Program CRM sangat penting dan membawa berbagai manfaat yang tidak terbantahkan. Karena itu, sekarang ini banyak bisnis yang menggunakannya. Tapi, apakah CRM juga dibutuhkan oleh bisnis kecil dan sedang?

Nah, pada artikel ini, kami akan membahas keuntungan menggunakan program CRM bagi berskala kecil dan sedang beserta tips memilihnya.

Pengertian Program CRM

Software atau teknologi CRM adalah program atau sistem yang membantu bisnis mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis data informasi pelanggan untuk mengelola hubungan dengan pelanggan dengan lebih baik.

Program ini akan mengumpulkan data pelanggan potensial dan pelanggan lama seperti informasi di setiap titik kontak dalam customer’s journey.

Informasi ini dapat mencakup data pelanggan yang mereka bagikan dari formulir, keterlibatan mereka dengan kampanye pemasaran, interaksi dengan customer support, serta pola pembelian.

Dengan informasi ini, Anda dapat mengembangkan layanan atau produk yang memenuhi kebutuhan pelanggan, membangun hubungan yang lebih baik, dan menerapkan strategi pemasaran dengan lebih cerdas.

Baca Juga: Customer Relationship: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membangunnya

Apa Fungsi Program CRM?

Singkatnya, sistem CRM (Customer Relationship Management) berfungsi sebagai pusat yang mengatur dan memahami data dan informasi mengenai audiens. Program ini juga bisa mengumpulkan dan mengelola data terkait orang-orang yang terlibat dengan bisnis Anda.

Fungsi ini bisa berbeda di berbagai departemen. Misalnya, CRM dapat:

• Di tim sales, membantu melihat riwayat interaksi dan pembelian sebelumnya dengan cepat sebelum melakukan panggilan telepon.
• Di tim customer support, memberikan tim dukungan dan informasi kontak yang diperlukan untuk memberikan layanan pelanggan yang hebat.
• Di tim marketing, memberikan pemasar akses ke detail yang akan membantu mereka mengatur target kampanye.

Memahami dan mengelola data konsumen adalah tanggung jawab bagi departemen perusahaan yang berhadapan dengan pelanggan. Namun, data ini terus bertambah seiring berjalannya waktu.

Itulah sebabnya bisnis dari semua ukuran dan di semua industri beralih ke program CRM. CRM juga membantu mereka terlibat dengan calon pelanggan, menghemat waktu dengan otomatisasi, meningkatkan keterlibatan pelanggan, dan menutup lebih banyak transaksi.

Bahkan menurut data dari Nucleus Research, return on investment (ROI) rata-rata pada CRM adalah $8,71 untuk setiap dolar yang dibelanjakan.

Baca Juga: Contoh Customer Relationship Management di Perusahaan Besar

Apakah Bisnis Kecil dan Sedang Memerlukan Program CRM?

Jawabannya, ya. CRM bukan hanya alat yang digunakan oleh bisnis berukuran besar. Faktanya, 91% perusahaan dengan 10 atau lebih karyawan menggunakan CRM.

Menggunakan data untuk meningkatkan hubungan pelanggan sangat penting bagi bisnis dari semua ukuran. Faktanya, waktu terbaik untuk mulai mengelola kontak pelanggan adalah sejak awal.

Begitu Anda menyiapkan bisnis, mulailah mengumpulkan informasi penting tentang pelanggan Anda yang sudah ada dan calon pembeli. CRM dapat membantu Anda membangun pondasi yang kuat untuk mengelola dan melacak hubungan ini.

Anda dapat mengumpulkan wawasan tentang apa yang pelanggan Anda sukai, dan menyiapkan proses pemasaran otomatis untuk tetap berhubungan dengan mereka secara personal dari waktu ke waktu.

Dengan program CRM, Anda dapat membuat keputusan yang lebih cerdas untuk membelanjakan anggaran Anda untuk pemasaran yang lebih baik.

Baca Juga: 11 Teknik Marketing untuk Bisnis Kecil yang Efektif

Keuntungan Menggunakan CRM untuk Bisnis Anda

Ada banyak keuntungan yang bisa Anda dapatkan dengan CRM. Berikut ini adalah beberapa contohnya:

1. Membantu Komunikasi: Dengan CRM, komunikasi antar tim atau antara tim dengan pelanggan menjadi lebih mudah. Agen customer service Anda bisa melihat riwayat pembelian/komunikasi serta penawaran dan pembelian di masa lalu.
2. Meningkatkan Keuntungan: Program CRM telah terbukti dapat memberikan hasil yang nyata pada bisnis, membantu karyawan menghemat waktu, bekerja dengan lebih efisien, membuka peluang, dan melayani pelanggan. Hal-hal ini dapat meningkatkan keuntungan bisnis Anda secara tidak langsung.
3. Mempercepat Pekerjaan dengan Otomatisasi: Program CRM membantu karyawan bekerja lebih cepat. Dengan otomatisasi dan integrasi dengan sistem lainnya membuat CRM menjadi program yang dapat meringankan beban kerja.
4. Meningkatkan Customer Lifetime Value: Dengan memahami pelanggan Anda dengan lebih baik, peluang cross-selling dan upselling menjadi jelas. Anda kini memiiliki kesempatan untuk menyenangkan pelanggan. Dengan begitu, Anda dapat membuat pelanggan Anda senang dengan layanan yang lebih baik.
5. Dukungan Pelanggan yang Lebih Baik: CRM dapat membantu agen Anda mengakses catatan pelanggan dari semua interaksi sebelumnya sehingga mereka dapat memberikan jawaban, dukungan, dan layanan yang cepat dan terinformasi.
6. Meningkatkan Produk dan Layanan: Sistem CRM yang baik akan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber di seluruh bisnis Anda dan sekitarnya. Jadi, selain menyediakan informasi tentang pelanggan individual, sistem ini dapat berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan produk dan layanan Anda.

Baca Juga: 16 KPI Marketing yang Harus Anda Ketahui untuk Bisnis

Bagaimana Cara Memilih Program CRM yang Tepat Untuk Bisnis Kecil Anda?

Kebutuhan spesifik Anda untuk CRM akan sangat bervariasi, bergantung pada cara bisnis Anda beroperasi dan berbisnis dengan pelanggan. Jadi, Anda harus selalu meluangkan waktu untuk mencari tahu seperti apa program CRM yang cocok dengan tujuan Anda.

Berikut adalah 4 pertanyaan utama yang perlu Anda tanyakan kepada diri sendiri saat mengevaluasi kebutuhan Anda:

• Siapa yang akan menggunakan programnya? Apakah CRM Anda akan digunakan oleh tim pemasaran, penjualan, atau keduanya? Pertimbangkan setiap orang di organisasi Anda yang dapat memperoleh manfaat CRM untuk menemukan alat yang akan mengakomodasi apa yang Anda butuhkan.
• Seberapa rumit strategi CRM yang Anda butuhkan untuk memulai? Mungkin Anda tidak memerlukan strategi CRM yang rumit awalnya. Jadi, temukan alat yang memungkinkan pendekatan yang sederhana, sehingga Anda dapat menyesuaikan strategi dan menambahkan tingkat kerumitan secara bertahap saat Anda belajar.
• Saluran pemasaran mana yang Anda gunakan untuk berbicara dengan audiens Anda? Temukan alat yang terintegrasi langsung dengan saluran yang paling sering Anda gunakan, sehingga info dapat dengan cepat diubah menjadi tindakan, dan Anda tidak akan kehilangan wawasan.
• Apakah CRM Anda akan berkembang seiring dengan pertumbuhan Anda? Seiring berjalannya waktu, Anda akan menemukan cara baru untuk menggunakan laporan audiens dan mengotomatiskan proses CRM, jadi penting untuk menemukan alat yang memungkinkan Anda menambahkan fungsi ini saat Anda siap menggunakannya.

Baca Juga: 15 Fitur yang Harus Ada dalam Software CRM

Bagaimana Cara Membuat Strategi Penggunaan CRM yang Efektif?

Setelah memilih program CRM, kemungkinan Anda masih harus mempelajarinya. Untuk mempermudah proses ini, buat strategi dasar di awal sebelum Anda menerapkan solusi Anda.

Langkah 1: Menentukan tujuan

Apa tujuan Anda, dan bagaimana Anda bermaksud mencapainya? Fokus pada tujuan Anda, karena ini akan menentukan bagaimana Anda menyesuaikan program CRM untuk bisnis Anda.

Langkah 2: Sempurnakan buyer persona Anda

Anda mungkin sudah mengetahui audiens target Anda, tetapi tidak ada salahnya meluangkan waktu untuk menyempurnakan pemahaman Anda dengan membuat persona pembeli yang ideal.

Informasi pelanggan ini merupakan cara yang berguna untuk mempelajari bagaimana Anda akan menggunakan solusi CRM untuk mencapai hasil.

Langkah 3: Pahami perjalanan pelanggan

Apa saja langkah-langkah dalam alur penjualan Anda? Bagaimana audiens Anda berpindah dari tahap ‘menyadari keberadaan produk Anda’ ke konversi?

Berapa banyak titik kontak yang mereka libatkan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan prospek untuk berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya? Petakan perjalanan pelanggan Anda untuk membentuk pondasi CRM Anda.

Baca juga: Contoh CRM dan Pengunaannya Untuk Bisnis

Langkah 4: Menetapkan peran tim

Sebelum meluncurkan CRM, tentukan siapa yang akan berperan dalam menjalankan, memperbarui, dan mengelola perangkat lunak Anda.

Tergantung pada ukuran tim penjualan dan pemasaran Anda, Anda juga dapat menetapkan tugas berbeda kepada masing-masing anggota, seperti manajemen data dan pemeliharaan sistem.

Baca juga: Cara Menulis Executive Summary dan Contohnya

Langkah 5: Melatih staf Anda

Kemungkinan besar, karyawan Anda tidak akan langsung menguasai cara mengoperasikan CRM. Jadi, Anda harusmelatih karyawan Anda sebelum mengintegrasikan program CRM ke dalam alur kerja Anda.

Jelaskan tujuan Anda, bagaimana Anda ingin menggunakan perangkat lunak, dan bagaimana tanggung jawab akan berubah setelah CRM diimplementasikan.

Langkah 6: Menyiapkan data Anda

Sistem CRM Anda bergantung pada data berkualitas tinggi. Integrasikan proses untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber dan pastikan data pelanggan Anda yang ada sudah benar.

Dengan enam langkah ini, Anda akan siap untuk untuk mengintegrasikan solusi CRM ke dalam bisnis Anda.

Baca Juga: Contoh CRM dan Pengunaannya Untuk Bisnis

Bagaimana Cara Menggunakan Program CRM untuk Sales dan Marketing?

Setelah Anda membuat strategi penggunaan CRM, sekaranglah waktunya untuk benar-benar mengaplikasikan CRM pada pekerjaan Anda.

Berikut ini adalah beberapa tips menggunakan program CRM untuk keperluan sales dan marketing.

1. Memperkenalkan program CRM pada sales

Pada akhirnya, CRM akan menjadi teman terbaik tim sales Anda. Jadi, semakin cepat mereka bisa memfamiliarkan diri dengan CRM, maka semakin baik juga untuk bisnis Anda.

Tambahkan mereka sebagai pengguna platform dan jelaskan mengapa program CRM ini akan berguna, sehingga semua sales akan memahaminya.

2. Mengimpor data yang sudah ada

Pada tahap ini, Anda perlu menambah semua prospek, lead, dan pelanggan yang sudah ada pada pelanggan. Proses ini akan membantu program CRM Anda untuk mengejar strategi sales dan marketing Anda sekarang ini.

Baca juga: CRM Tools: Pengertian dan Rekomendasi Terbaiknya

3. Membuat tahapan dan bidang kustom

CRM Anda perlu merefleksikan tujuan dan pipeline penjualan. Buatlah beberapa tahapan dalam solusi CRM Anda untuk menyamai perjalanan pelanggan yang sudah Anda buat sebelumnya.

Anda juga harus menambahkan detail-detail yang ingin Anda lacak, seperti alamat email, pembelian produk, nomor ID, dan mata uang.

4. Mengintegrasikan CRM dengan sistem yang sudah ada

Salah satu kelebihan CRM adalah program ini menyatukan semua data dari tim Anda dari satu tempat. Namun untuk memanfaatkannya, Anda perlu mengintegrasikan semuanya dari sistem Anda yang sudah ada, akun media sosial, dan platform bisnis Anda ke CRM.

Hal ini akan mempersingkat siklus penjualan Anda, membuat proses mengumpulkan dan membina lead menjadi lebih efisien.

Karena itu, pastikan Anda memilih CRM yang memungkinkan integrasi dengan sistem Anda yang sudah ada. Jika Anda menggunakan CRM.ID, Anda akan memperoleh kemampuan ini dari fitur integrasi API.

Baca Juga: WhatsApp API: Arti dan Perbedaannya dengan WhatsApp Business

Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa program CRM adalah sistem yang membantu bisnis mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis data pelanggan dan mengelolanya. Program ini sangat bermanfaat bagi bisnis dengan segala skala, termasuk bisnis kecil dan sedang.

Jika ingin mencoba CRM untuk bisnis, Anda bisa mencoba aplikasi CRM.ID sebagai penyedia WhatsApp Business API. Dengan CRM.ID, Anda bisa melakukan komunikasi tanpa batas dengan pelanggan melalui WhatsApp.

CRM.ID juga bisa menyimpan semua riwayat percakapan yang nantinya bisa Anda cari dan gunakan untuk strategi marketing dan sales di masa depan.

Nah, jadi tunggu apa lagi? Yuk, jadwalkan demo CRM.ID menggunakan tautan ini!