15 Fitur yang Harus Ada dalam Software CRM

Sekarang ini, ada banyak bisnis yang memerlukan CRM. Sebab, perangkat lunak ini dapat membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan penjualan produk.

Software CRM membawa banyak keuntungan pada bisnis seperti memudahkan pekerjaan. Akan tetapi, memilih penyedia CRM terbaik dapat menghabiskan banyak waktu. Apalagi, karena ada banyak vendor yang menawarkan CRM dengan fitur yang spesifik untuk memenuhi kebutuhan industri tertentu.

Meski bisnis Anda dapat memanfaatkan keuntungan dan fitur-fitur yang dibawakan CRM niche tadi, tapi ada beberapa fitur penting yang akan membantu bisnis untuk beroperasi dengan lebih efisien.

Karena itu, pada artikel ini, kami akan membahas 15 fitur yang harus ada dalam software CRM yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.

Apa itu Software CRM?

CRM adalah seluruh proses yang mencakup menarik prospek pembeli, mengubah prospek menjadi pelanggan, dan mengelola hubungan dengan pelanggan pasca-penjualan.

Perangkat lunak CRM adalah tools yang membantu Anda mengelola proses penjualan secara keseluruhan saat Anda memindahkan prospek melalui pipeline penjualan menuju akhir kesepakatan.

Biasanya, CRM akan memiliki fitur manajemen proses, seperti manajemen kontak, manajemen tugas, visual pipeline penjualan, otomatisasi alur kerja, dan banyak lagi.

Fitur bermanfaat lainnya yang sering disertakan adalah kualifikasi prospek, sinkronisasi kalender dan email, pelaporan penjualan, manajemen dokumen, dan lainnya. Jika digabungkan, fitur-fitur ini akan membantu Anda mengelola proses dan pipeline penjualan dengan baik.

Baca juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Rekomendasi Terbaiknya

15 Fitur yang Harus Ada dalam CRM

1. Manajemen kontak

Manajemen kontak merupakan fitur inti dari setiap platform CRM. Fitur ini akan membantu bisnis mengumpulkan dan mengatur informasi terperinci tentang prospek dan pelanggan.

Fitur ini juga membantu Anda membangun hubungan yang solid dan lebih baik dengan mereka.

Selain itu, manajemen kontak ini akan mencakup profil pelanggan yang berisi informasi demografi, akun media sosial, dan semua interaksi mereka dengan semua karyawan Anda.

Dengan CRM, Anda akan mendapat gambaran umum terkait alur penjualan produk, sehingga sangat membantu meningkatkan aspek pemasaran, penjualan, dan layanan pelanggan.

2. Otomatisasi alur kerja

CRM dengan fitur alur kerja otomatis akan sangat mempermudah pekerjaan Anda dan tim dapat menjadi lebih produktif. Dengan fitur ini, software CRM Anda dapat secara otomatis bertindak berdasarkan suatu pemicu atau peristiwa tertentu yang sudah Anda program.

Misalnya, saat calon pelanggan mengisi formulir online di situs web Anda, CRM akan secara otomatis mengirimkan pesan ke karyawan Anda atau tim yang tepat. Saat karyawan menerima pesan, CRM akan langsung mengirimkan respons yang telah ditetapkan untuk mengonfirmasi pesan tersebut.

Contohnya, calon pembeli Anda tidak menanggapi pesan atau proposal yang Anda kirim. Dalam kasus tersebut, CRM akan secara otomatis mengirimkan lagi pesan setelah waktu yang telah ditetapkan, seperti 48 jam atau dua hari kerja.

Saat karyawan Anda menelepon calon pembeli atau mengirim pesan, CRM akan langsung mencatat waktu dan memantau semua komunikasi. Lalu, setelah karyawan Anda menyelesaikan tugas, CRM dapat melaporkannya kepada supervisor dan manajemen untuk penilaian kinerja.

3. Otomatisasi pemasaran

Selain fitur di atas, pastikan Anda memilih CRM yang memiliki fitur otomatisasi pemasaran. Fitur ini akan membantu Anda menjangkau calon pembeli dengan memberikan penawaran yang lebih personal.

Selain itu, jika Anda menampilkan formulir di situs web, Anda juga bisa menghubungkannya dengan CRM untuk secara otomatis mendapatkan data profil klien. Informasi ini bisa digunakan oleh tim pemasaran Anda untuk mengonversi lebih banyak calon pembeli menjadi pelanggan.

Fitur data pemasaran yang otomatis juga dapat membantu Anda menganalisis keuntungan dari kampanye pemasaran dan membantu Anda merencanakan upaya pemasaran yang lebih baik di masa depan.

Baca Juga: Media Promosi: Pengertian, Jenis, dan Tips Memilihnya

4. Kustomisasi

Tidak ada dua bisnis yang persis sama. Karena itu, kustomisasi menjadi fitur yang harus ada dalam software CRM agar bisa melayani kebutuhan bisnis Anda yang unik.

Beberapa CRM menyediakan kustomisasi fitur, sehingga Anda bisa mengatur sendiri fitur-fitur apa saja yang bisa Anda tambahkan dalam software. Misalnya, Anda ingin fitur penambahan elemen dashboard dan pembuatan laporan yang bisa Anda edit sesuka hati.

Jika Anda memerlukan kustomisasi yang lebih luas lagi, maka Anda bisa memilih CRM yang menyediakan integrasi API. API akan membantu Anda mengintegrasikan CRM dengan software yang sudah Anda gunakan untuk mempersingkat operasional bisnis.

5. Layanan pelanggan

Banyak bisnis menggunakan CRM untuk fitur layanan pelanggannya. Jika bisnis Anda juga memprioritaskan hal yang sama, maka carilah CRM yang dapat melakukan hal-hal berikut:

• Memberikan pandangan menyeluruh pada pelanggan sejak kontak pertama.
• Melacak semua titik komunikasi secara otomatis, mulai dari perolehan prospek hingga riwayat penjualan.
• Mencatat semua komunikasi, kunjungan situs web, riwayat pembelian, dan aktivitas lainnya untuk referensi di masa mendatang.
• Bisa menyebut nama depan pelanggan agar komunikasi terasa lebih personal.
• Menyediakan nomor referensi unik untuk setiap akun, pelanggan, dan masalah bantuan.
• Merespon pertanyaan klien secara otomatis sehingga mereka tidak merasa diabaikan.
• Mendukung penggunaan templat dan skrip panggilan yang telah Anda siapkan sebelumnya, untuk menjawab pertanyaan pelanggan yang paling umum.

6. Memantau karyawan

CRM adalah software terbaik untuk mengevaluasi kinerja dan aktivitas karyawan. Pilihlah CRM yang menyediakan akun berbeda untuk masing-masing karyawan sehingga Anda bisa memantau jam kerja, tugas, rapat, jumlah penjualan, target, dan aspek lainnya.

Selain itu, CRM pilihan Anda juga harus bisa memberikan akses dasbor kepada supervisor dan manajemen untuk melihat produktivitas karyawan. Sebab, hal ini dapat membantu manajer menulis ulasan kinerja karyawan dengan lebih akurat.

Manajer juga bisa memberikan insentif dan penghargaan kepada karyawan yang kinerjanya baik, mengidentifikasi karyawan yang mengalami kesulitan, dan menangani area yang perlu ditingkatkan.

Baca Juga: Marketing Mix: Pengertian dan Contoh Penerapannya

7. Menampilkan data secara real-time

Perusahaan Anda memerlukan data terkini dan akurat untuk membuat keputusan bisnis yang tepat. Karena itu, pilihlah software CRM yang dapat menampilkan data secara real-time dan memberikan informasi penting terkait bisnis Anda.

Berikut ini adalah beberapa manfaat mendapat data secara real-time:

• Membuat keputusan pemasaran yang lebih tepat terkait penawaran dan penempatan iklan secara online.
• Memberikan gambaran permintaan pasar terbaru agar Anda bisa memperbarui rencana pemasaran Anda.
• Mengidentifikasi produk dan layanan mana yang menghasilkan pendapatan paling banyak – dan mana yang menghasilkan paling sedikit dan mungkin memerlukan peningkatan eksposur.

Baca juga: Contoh CRM dan Pengunaannya Untuk Bisnis

8. Analisis CRM

Analisis CRM atau analisis pelanggan adalah fitur selanjutnya yang harus ada dalam CRM agar Anda bisa memeriksa informasi data konsumen.

Dengan menggunakan data-data ini, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang produk, layanan, pemasaran, dan komunikasi bisnis secara keseluruhan.

Carilah CRM yang menyediakan fitur segmentasi pelanggan, informasi laba rugi yang jelas untuk membantu Anda menentukan ROI, serta analisis web yang menggambarkan penggunaan dan perilaku pelanggan di situs web.

Baca Juga: 10 Keuntungan Menggunakan Software CRM bagi Bisnis

9. Laporan

Fitur laporan merupakan fitur standar dalam CRM yang harus ada. Laporan akan memberikan wawasan berharga yang akan membantu Anda dalam mengambil keputusan.

Berikut adalah beberapa jenis laporan yang harus disediakan CRM Anda:

• Jumlah prospek yang masuk selama waktu tertentu.
• Jumlah penjualan yang dihasilkan selama waktu tertentu.
• Jumlah prospek yang ditangani agen Anda dalam rentang periode tertentu.
• Jumlah panggilan keluar.
• Efektivitas kampanye email.
• Laporan tahap konversi prospek yang membantu Anda mengidentifikasi peluang untuk menutup prospek dalam waktu yang lebih singkat.

Pertimbangkan CRM yang memiliki kemampuan untuk menyajikan laporan dengan visual yang menarik dan mudah dipahami agar proses analisis Anda menjadi lebih mudah.

Baca Juga: Apa itu Customer Journey? Arti, Langkah Membuat, dan Contohnya

10. CRM mobile

Dengan banyaknya vendor CRM yang menawarkan layanan berbasis cloud, kemungkinan besar karyawan Anda akan menggunakan CRM di komputer dan ponsel mereka.

Karena itu, carilah CRM dengan aplikasi mobile yang penggunaannya mudah dan bisa mengakses semua fitur. Selain itu, CRM juga harus berfungsi di semua perangkat, termasuk iOS dan Android.

CRM mobile memungkinkan Anda untuk tetap menerima informasi melalui ponsel, sehingga meski tidak sedang menggunakan PC, Anda dan karyawan dapat mengetahui informasi terkini dan bertindak secepat mungkin.

11. Email

Bagi bisnis, sangat penting untuk memeriksa setiap email penjualan dan menanganinya dengan cepat untuk meningkatkan pendapatan. Akan tetapi, melacak email secara manual bisa menjadi proses yang sangat membingungkan dan merepotkan.

Jika CRM Anda memiliki fitur email, maka karyawan Anda terbantu untuk lebih terorganisir dan produktif. Mereka dapat mengintegrasikan email dengan kalender untuk menjadwalkan pertemuan dengan pelanggan.

Fitur lainnya adalah kemampuan untuk secara otomatis menggunakan format email sehingga karyawan Anda tidak perlu berlama-lama dalam menulis setiap email-nya.

12. Keamanan data

Keamanan data adalah fitur CRM yang penting. Sebab, CRM berisi banyak sekali informasi sensitif pelanggan, data penjualan, dan informasi keuangan tentang perusahaan Anda.

Maka dari itu, Anda sebaiknya memilih penyedia CRM dengan keamanan yang kuat. Software CRM yang baik juga harus memiliki fitur kontrol keamanan internal dengan memberikan akses kepada orang-orang tertentu saja.

Dengan begitu, Anda dapat membatasi informasi berharga untuk orang-orang tertentu dalam tim Anda.

Baca Juga: Apa itu Call Center? Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya

13. Integrasi chat

CRM memungkinkan karyawan Anda di seluruh tim untuk mengakses dan berbagi informasi dengan mudah. Selain itu, CRM juga harus membantu mereka untuk berkomunikasi melalui program chatting yang terintegrasi.

Program chatting juga harus menyediakan layanan pelanggan secara real-time yang dapat diikuti oleh karyawan dari tim mana pun.

14. Dukungan dan training

Meskipun secara teknis bukan termasuk fitur CRM, tapi dukungan layanan pelanggan dan training pun bisa menjadi pertimbangan penting lainnya. Apalagi jika Anda dan tim sebelumnya belum pernah menggunakan CRM.

Pilihlah vendor CRM yang akan membantu Anda dalam menjalankan software, melatih karyawan untuk menggunakan fitur-fiturnya, atau membantu menyelesaikan permasalahan.

Selain itu, carilah penyedia yang menyediakan tutorial, video, atau sesi pelatihan secara langsung. Pastikan Anda bisa menghubungi mereka dengan mudah serta mendapat hotline dukungan 24/7.

15. Integrasi media sosial

Karena ada semakin banyak bisnis yang menggunakan media sosial, maka integrasi dengan media sosial pun menjadi fitur yang harus ada dalam CRM. Dengan fitur yang tepat, tim pemasaran Anda tidak perlu berpindah platform untuk memantau akun media sosial perusahaan Anda.

Baca Juga: WhatsApp API: Arti dan Perbedaannya dengan WhatsApp Business

Tips Memilih CRM yang Tepat

Saat memilih CRM untuk kebutuhan Anda, penting untuk mengetahui jumlah anggaran yang Anda miliki dan fitur-fitur apa saja yang Anda perlukan. Setelah itu, cari tahu lebih banyak tentang CRM incaran Anda, jadwalkan demo, lalu pilih opsi terbaik.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti ketika memilih CRM yang tepat:

• Tentukan Anggaran: Pilih CRM yang sesuai dengan budget Anda. Skema pembayaran CRM biasanya berbeda-beda. Ada yang akan memungut biaya tambahan per agen, per pesan, atau skema lainnya.
• Tentukan Kebutuhan Fitur: Selanjutnya, tentukan fitur mana saja yang Anda butuhkan. Ada CRM yang menawarkan fitur yang lengkap dan beragam, tapi apakah Anda memerlukan semua fiturnya?
• Buat Daftar CRM: Buatlah daftar CRM lengkap dengan fitur dan harganya.
• Cari Ulasan: Bacalah ulasan orang lain mengenai CRM di daftar Anda.
• Manfaatkan Demo: Biasanya, CRM akan menawarkan demo atau uji coba gratis. Jadi, manfaatkan kesempatan ini untuk menguji apakah CRM ini benar-benar cocok dengan Anda.

Baca Juga: 9 Rekomendasi Aplikasi CRM yang Cocok untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Software CRM dapat membantu mempersingkat semua operasional bisnis untuk membantu Anda dan tim menjadi lebih produktif. Fitur yang Anda perlukan dari CRM akan tergantung pada keperluan bisnis Anda, tetapi 15 fitur di atas biasanya sangat dibutuhkan oleh bisnis.

Jika Anda sedang mencari solusi software CRM yang handal, maka Anda bisa mencoba CRM.ID. CRM.ID dirancang khusus untuk membantu bisnis dalam meningkatkan manajemen hubungan pelanggan melalui WhatsApp.

Dengan fitur unggulan seperti integrasi API, nomor masking dan centang hijau, CRM.ID dapat menjadi alat yang tepat untuk mengoptimalkan operasional bisnis Anda.

Tertarik menggunakan CRM.ID? Yuk, coba jadwalkan demo melalui tautan ini.