Pengertian VoIP, Sejarah, Cara Kerja, dan Manfaatnya

Saat ini, komunikasi yang efektif sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Salah satu teknologi yang bisa membantu bisnis dalam berkomunikasi dengan lebih efisien dan hemat biaya adalah VoIP. Berdasarkan pengertian VoIP, teknologi ini memungkinkan Anda mendapatkan nomor telepon bisnis untuk situs web Anda tanpa perlu menggunakan saluran telepon tradisional yang mahal.

VoIP adalah cara yang lebih hemat biaya untuk mendapatkan nomor telepon bisnis dibandingkan dengan saluran telepon tradisional.

Namun, sebelum membuat keputusan, penting untuk memahami apa sebenarnya teknologi VoIP ini dan bagaimana cara kerjanya.

Pada artikel kali ini, CRM.ID akan membahas pengertian VoIP, cara kerja, sejarah, manfaatnya bagi bisnis, dan apa yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menggunakan VoIP, serta contoh-contoh aplikasinya.

Apa Pengertian dari VoIP?

Pengertian dari Voice over Internet Protocol (VoIP) adalah teknologi yang memungkinkan Anda berkomunikasi suara dan multimedia melalui internet.

Berbeda dengan saluran tradisional yang menggunakan saluran analog, VoIP mengubah suara menjadi data digital yang dikirimkan melalui internet atau jaringan pribadi.

VoIP mengubah cara berkomunikasi, terutama di dunia bisnis, dengan menawarkan solusi yang lebih fleksibel, hemat biaya, dan mudah dikembangkan.

Baca Juga: BSP WhatsApp: Pengertian dan Fitur yang Dimilikinya

Bagaimana Sejarah Perkembangan VoIP?

Untuk lebih memahami perkembangan dalam penggunaan VoIP, simak penjelasan berikut ini:

Awal Mula dan Perkembangan Teknologi

VoIP dimulai pada Februari 1995 oleh VocalTec, Inc. Teknologi ini mengubah cara kita berkomunikasi dengan menggunakan internet untuk mentransmisikan panggilan suara, menggantikan jaringan telepon tradisional yang lebih mahal.

VoIP bekerja dengan mengubah sinyal suara menjadi data digital, mengirimkannya melalui internet, dan mengubahnya kembali menjadi sinyal suara pada penerima.

Pengaruh pada Dunia Bisnis

Pada tahun 1998, teknologi VoIP mulai dilihat sebagai alat yang mampu mengubah industri telekomunikasi. Perusahaan mulai menawarkan solusi VoIP yang memungkinkan panggilan dari komputer ke telepon biasa dan antar telepon melalui internet.

Hal ini membantu mengurangi biaya panggilan internasional dan jarak jauh, sehingga menjadikan VoIP bagian penting dalam komunikasi bisnis dan pribadi.

Aspek Budaya dan Ekonomi

VoIP berkembang pesat karena keterbatasan layanan telepon tradisional dan sebagai alternatif yang lebih murah.

Secara budaya, VoIP mendukung hak universal untuk berkomunikasi dan membantu perusahaan multinasional mengurangi biaya komunikasi.

Masuknya Pemain Besar dan Adaptasi Mobile

Pada awal 2000-an, Skype menjadi pemain kunci dalam VoIP. Platform ini memungkinkan komunikasi internasional gratis melalui internet.

Skype mempopulerkan penggunaan VoIP dengan fitur panggilan suara, video, dan pesan, menjadikannya simbol koneksi global.

Pada 2005, VoIP mulai digunakan pada perangkat mobile, yang membuat panggilan berbasis internet lebih mudah diakses dari smartphone.

Penggunaan VoIP Saat Ini

Saat ini, VoIP menjadi bagian penting dari komunikasi sehari-hari, baik secara personal maupun profesional. Lebih dari 31% bisnis telah beralih ke VoIP sebagai metode komunikasi utama mereka.

Pasar VoIP global diproyeksikan mencapai $55 miliar pada tahun 2025, yang menunjukkan peningkatan nilai dan adopsi teknologi ini.

Baca Juga: Pengertian Omnichannel, Manfaat, Jenis, dan Starteginya

Bagaimana Cara Kerja VoIP?

VoIP memungkinkan Anda untuk melakukan panggilan suara menggunakan koneksi broadband, bukan saluran telepon biasa.

VoIP dikembangkan sejak pertengahan 1990-an, yang saat ini sudah memiliki fitur canggih seperti panggilan video, pesan instan, dan panggilan konferensi.

Sistem VoIP modern menawarkan kualitas suara yang tinggi, integrasi dengan aplikasi bisnis, dan keamanan yang ditingkatkan. Ini lah yang membuatnya penting bagi bisnis untuk segala ukuran.

Umumnya, sebuah organisasi berlangganan layanan VoIP secara bulanan atau tahunan dari penyedia layanan.

Saat memutuskan untuk berlangganan, mereka akan mendapatkan nomor telepon virtual yang dapat digunakan untuk melakukan panggilan dan mengirim SMS.

Proses kerja VoIP melibatkan beberapa tahap:

• Konversi Analog ke Digital: Mengubah suara analog menjadi data digital.
• Data packetization: Memecah data digital menjadi paket-paket kecil.
• Transmisi: Mengirim paket data melalui internet.
• Konversi Digital ke Analog: Mengubah kembali paket data menjadi suara asli di tujuan.

VoIP menggunakan protokol seperti Session Initiation Protocol (SIP) untuk mengelola koneksi, yang dapat memastikan komunikasi berjalan lancar.

Teknologi ini tidak hanya mendukung panggilan suara tetapi juga komunikasi multimedia, menawarkan solusi lengkap untuk pusat kontak modern.

Baca Juga: Cara WA Blast, Manfaat, dan Cara Mengoptimalkannya

Apakah VoIP Penting bagi Bisnis?

VoIP menawarkan banyak keuntungan bagi layanan pelanggan, yang dapat meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan.

Beberapa manfaat utamanya adalah:

1. Penghematan Biaya

VoIP mengurangi biaya panggilan jarak jauh dan internasional dengan menggunakan internet, memungkinkan bisnis untuk menghemat dan mengalokasikan dana ke area lain.

2. Skalabilitas

Bisnis dapat dengan mudah menambah atau mengurangi sistem komunikasi mereka sesuai kebutuhan tanpa perlu perubahan besar pada hardware.

3. Fitur Canggih

Sistem VoIP modern dapat terintegrasi dengan CRM, menyediakan analitik panggilan, dan mendukung komunikasi multimedia.

4. Fleksibilitas Kerja

Karyawan dapat bekerja dari mana saja dengan koneksi internet, sehingga dapat memastikan layanan pelanggan yang konsisten.

5. Kerjasama yang Lebih Baik

VoIP memfasilitasi kerja tim dengan fitur seperti panggilan konferensi, berbagi layar, dan pesan instan, yang dapat membantu menyelesaikan masalah lebih cepat.

6. Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

Dengan panggilan otomatis, pelanggan dapat diarahkan ke agen yang tepat lebih cepat, mengurangi waktu tunggu dan meningkatkan layanan.

Baca Juga: Survey Kepuasan Pelanggan: Pengertian, Cara Membuat, dan Contohnya

Apa Saja Kekurangan Menggunakan VoIP?

VoIP memiliki beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan, terutama terkait ketergantungannya pada internet.

Berikut adalah beberapa kekurangan utama VoIP:

1. Ketergantungan pada Kualitas Internet

Kinerja VoIP sangat bergantung pada kualitas koneksi internet. Jika koneksi internet Anda buruk atau tidak stabil, panggilan bisa terputus, yang menyebabkan komunikasi mengalami keterlambatan, atau suara menjadi tidak jelas.

Untuk mengatasi hal ini, Anda dapat meningkatkan bandwidth internet Anda dan gunakan pengaturan Quality of Service (QoS) pada router untuk memprioritaskan lalu lintas VoIP.

Tips ini akan membantu memastikan panggilan lebih lancar dan jelas.

2. Kerentanan terhadap Pemadaman Listrik

VoIP membutuhkan daya listrik untuk berfungsi. Apabila terjadi pemadaman listrik, layanan VoIP akan terputus kecuali Anda memiliki daya cadangan.

Oleh karena itu, Anda perlu mempertimbangkan penggunaan Uninterruptible Power Supplies (UPS) atau generator cadangan untuk menjaga agar komunikasi tetap berjalan saat listrik padam.

3. Latensi dan Jitter

Karena VoIP menggunakan internet, bisa terjadi latensi (keterlambatan) dan jitter (variasi waktu kedatangan paket data) yang dapat mempengaruhi kualitas komunikasi.

Anda dapat mengurangi kemacetan jaringan dengan membatasi penggunaan aplikasi streaming dan perbarui firmware router Anda. Hal ini akan membantu menjaga komunikasi VoIP tetap jelas dan stabil.

4. Masalah Kompatibilitas

Beberapa sistem dan software lama mungkin tidak terintegrasi dengan baik dengan VoIP, yang bisa menyebabkan biaya tambahan dan usaha untuk upgrade atau menyesuaikan infrastruktur yang ada.

Pastikan pengaturan firewall Anda mengizinkan lalu lintas VoIP dan konfigurasi perangkat VoIP Anda sudah benar.

Hal ini akan membantu mengatasi masalah integrasi. Internet yang tidak stabil juga bisa menyebabkan masalah kompatibilitas VoIP.

Baca Juga: Pengertian CRM, Manfaat, dan Rekomendasi Terbaiknya

Apa Saja Jenis VoiP?

VoIP dapat dikategorikan berdasarkan cara penerapannya dan bagaimana koneksinya dibuat.

Kategori ini mencakup protokol, hardware, dan aplikasi yang memungkinkan VoIP berfungsi dengan baik di berbagai lingkungan dan platform.

Berdasarkan Penerapan

1. Hosted VoIP (Cloud PBX)

Pengertian dari Hosted VoIP adalah layanan VoIP di mana penyedia eksternal mengelola semua peralatan dan server.

Anda hanya perlu koneksi internet untuk menggunakan layanan ini tanpa perlu hardware tambahan. Hal ini mengurangi biaya investasi awal dan perawatan.

2. Premise-Based VoIP

Sistem VoIP ini memerlukan perangkat PBX fisik yang dipasang di lokasi perusahaan.

Meskipun memberikan lebih banyak kontrol, hal ini membutuhkan biaya awal yang lebih tinggi dan staf IT untuk pemeliharaan.

3. Hybrid VoIP

Sistem ini menggabungkan hosted dan premise-based VoIP. Cocok untuk bisnis yang ingin beralih ke VoIP tanpa mengubah semua perangkat telepon yang ada.

Sistem ini menghubungkan telepon lama ke jaringan VoIP melalui gateway.

Berdasarkan Koneksi

1. Koneksi Komputer ke Komputer

Jenis ini menggunakan software VoIP untuk berkomunikasi langsung antara komputer.

Contohya Skype, Google Voice. Berbagai aplikasi ini mudah diatur dan tidak memerlukan perangkat keras tambahan.

2. Koneksi Komputer ke Telepon

Pengertian dari VoIP jenis ini adalah memungkinkan panggilan dari komputer ke jaringan telepon tradisional.

Panggilan dikelola melalui di komputer, sedangkan penerima menjawab menggunakan telepon biasa.

3. Aplikasi dan Softphone Seluler

Jenis ini mengakses fitur VoIP melalui perangkat seluler tanpa memerlukan telepon perangkat keras lainnya. Jenis ini ideal untuk karyawan yang bekerja secara mobile.

4. Adapter untuk Telepon Rumah

Pengertian VoIP jenis ini menghubungkan telepon rumah tradisional ke jaringan VoIP dengan menggunakan adapter, sehingga mungkinkan penggunaan peralatan telepon lama dengan manfaat VoIP.

Baca Juga: Broadcast WhatsApp: Cara, Tips Mengoptimalkan, dan Template Pesan

Apakah Organisasi Anda Membutuhkan VoIP?

Setelah memahami pengertian dan manfaat VoIP, selanjutnya Anda dapat mempertimbangkan apakah perlu mengintegrasikan VoIP ke dalam rencana pertumbuhan bisnis Anda.

Berikut beberapa hal yang perlu Anda perhatikan:

1. Kompleksitas

Jika sistem telepon perusahaan Anda saat ini kompleks atau jika perusahaan Anda besar, Anda dapat beralih ke VoIP untuk menyederhanakan infrastruktur komunikasi.

Banyak penyedia VoIP menawarkan layanan profesional untuk membantu implementasi, termasuk rencana yang disesuaikan, evaluasi jaringan, pelatihan khusus, dan dukungan langsung.

2. Skalabilitas

Sistem VoIP sangat fleksibel, sehingga memungkinkan bisnis menambah atau mengurangi saluran dan fitur sesuai kebutuhan tanpa investasi besar dalam perangkat keras baru.

Fleksibilitas ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang sedang tumbuh atau yang memiliki kebutuhan komunikasi yang berfluktuasi.

Apakah bisnis perlu meningkatkan komunikasi selama musim puncak atau menurunkan selama periode yang lebih lambat, VoIP dapat dengan mudah beradaptasi dengan kebutuhan yang berbeda.

3. Fleksibilitas dan Mobilitas Karyawan

VoIP memungkinkan karyawan untuk membuat dan menerima panggilan dari mana saja dengan koneksi internet, sehingga dapat mendukung kerja jarak jauh dan meningkatkan aksesibilitas.

Fleksibilitas ini memastikan bahwa karyawan dapat tetap terhubung saat bepergian, bekerja dari rumah, atau bekerja dari lokasi kantor yang berbeda.

Fitur mobilitas VoIP juga melibatkan transfer panggilan yang mulus, integrasi aplikasi seluler, dan kemampuan untuk menggunakan beberapa perangkat, yang membantu meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan.

4. Peningkatan Layanan Pelanggan

Dengan fitur seperti auto-attendant, AI generatif, sistem VoIP dapat meningkatkan pengalaman layanan pelanggan dengan memastikan panggilan diarahkan ke departemen atau individu yang tepat dengan cepat.

Selain itu, AI generatif dapat membantu mengelola pertanyaan rutin dan memberikan respons cepat, meningkatkan customer satisfaction.

5. Pengelolaan yang Lebih Mudah

Banyak sistem VoIP yang menyediakan antarmuka web ramah pengguna, sehingga memudahkan departemen IT untuk menangani konfigurasi, pembaruan, dan pemeliharaan.

Penyedia VoIP sering menawarkan dukungan komprehensif dan layanan pemecahan masalah, yang turut membantu menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.

Baca Juga: WA Business: Apa Fitur dan Perbedaan dengan WA Biasa?

Apa Saja Contoh Aplikasi VoIP?

Aplikasi VoIP memungkinkan pengguna melakukan panggilan telepon melalui internet di mana saja dan kapan saja.

Penggunaan VoIP memberikan banyak kemudahan, terutama di era dengan mobilitas tinggi seperti saat ini.

Berikut adalah beberapa aplikasi VoIP terbaik yang bisa Anda pertimbangkan untuk bisnis Anda:

1. WhatsApp

WhatsApp adalah layanan komunikasi video dan suara VoIP paling populer dengan lebih dari dua miliar pengguna.

WhatsApp Business menawarkan fitur yang berguna bagi pengusaha, freelancer, dan bisnis kecil untuk berkomunikasi dengan konsumen.

Fitur

• Grup chat/panggilan
• Berbagi dokumen
• Profil bisnis
• Balasan cepat
• Label
• Pesan otomatis

Harga: Gratis

2. Dialpad

Dialpad menawarkan layanan komunikasi bisnis terpadu yang cocok untuk perusahaan yang menggunakan softphone. Ini adalah pilihan yang terjangkau dengan kemampuan AI untuk meningkatkan produktivitas.

Fitur

• Panggilan, SMS, dan MMS tak terbatas
• Rekaman rapat tak terbatas
• Tanpa batas waktu rapat
• Integrasi populer
• Berbagi layar desktop dan mobile
• Analitik dan pelaporan waktu nyata
• Pelatihan suara langsung
• Dukungan komprehensif
• Enkripsi end-to-end

Harga: Mulai dari £12/pengguna/bulan

3. Skype

Skype adalah solusi VoIP gratis yang menawarkan panggilan suara, video, dan pesan instan.

Aplikasi ini dapat menjadi opsi ideal untuk individu dan freelancer yang tidak memerlukan fungsionalitas lanjutan.

Fitur

• Aplikasi mobile dan desktop
• Panggilan internasional dan domestik berbiaya rendah
• Berbagi lokasi
• Pengiriman file
• Terjemahan waktu nyata
• Voicemail
• ID pemanggil dan rekaman panggilan
• Berbagi layar
• Subtitel langsung

Harga: Gratis

4. Nextiva

Nextiva adalah penyedia sistem telepon bisnis VoIP dengan infrastruktur kelas operator dan pusat data, menjamin uptime 99.999%, sehingga ideal untuk organisasi menengah hingga besar.

Fitur

• Konferensi suara dan video HD tanpa batas
• Faks internet tanpa batas
• Voicemail dan transkripsi
• Nomor bebas pulsa
• Integrasi populer seperti Microsoft Teams
• Rekaman panggilan
• Analitik suara
• Survei otomatis
• Auto-attendant

Harga: Mulai dari $14.95/pengguna/bulan

5. Aircall

Aircall menyediakan solusi komunikasi cloud yang fleksibel dan dapat disesuaikan untuk berbagai ukuran bisnis.

Dengan aplikasi multiplatform dan portal web, karyawan Anda dapat mengaksesnya di mana saja.

Fitur

• 95+ integrasi dan akses API
• Rekaman panggilan
• Dukungan SMS
• Softphone untuk desktop, Android, dan iOS
• Jam kerja bisnis
• Grup dering
• Menugaskan dan mengomentari panggilan
• Panggilan konferensi
• Daftar blokir nomor

Harga: Mulai dari £25/pengguna/bulan

6. CRM.id

CRM.id adalah solusi manajemen pelanggan yang menggunakan WhatsApp API. Ini memungkinkan bisnis untuk melayani pelanggan tanpa khawatir terblokir dengan fitur-fitur serba unlimited dan tanpa biaya bulanan.

Fitur

• Multi Agent: Satu nomor WhatsApp dapat dilayani oleh banyak agen sekaligus
• Riwayat percakapan yang dapat dicari dan difilter
• Antarmuka mudah dipahami
• Layanan dukungan 1 on 1 tanpa batasan
• Nomor Masking dan Centang Hijau WhatsApp
• Integrasi REST API

Harga:

• Rp 40/pesan
• 1000 Free WhatsApp Conversation Credit per bulan
• Unlimited pesan, agen, dan pelanggan

Kesimpulan

Berdaasarkan artikel di atas, dapat dipahami pengertian VoIP (Voice over Internet Protocol) adalah teknologi yang mengubah sinyal suara menjadi data digital yang dikirim melalui internet.

Teknologi ini menawarkan solusi komunikasi yang fleksibel, hemat biaya, dan mudah dikembangkan, terutama bagi bisnis.

VoIP memberikan banyak manfaat bagi bisnis, termasuk penghematan biaya panggilan, skalabilitas, dan integrasi fitur canggih seperti panggilan video dan konferensi.

Salah satu contoh penerapan VoIP adalah CRM.id, penyedia WhatsApp API Business. CRM.ID memungkinkan bisnis mengelola komunikasi pelanggan secara efektif, menggabungkan kemampuan VoIP dengan layanan pesan instan populer seperti WhatsApp.

Dengan integrasi ini, bisnis dapat menyediakan layanan pelanggan yang lebih responsif, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi waktu respons, menjadikan CRM.ID alat yang sangat berharga untuk mendukung strategi komunikasi modern.

Tertarik menggunakan CRM.ID? Klik tautan ini untuk menjadwalkan demo.