Ketahui Algoritma WhatsApp Biar Aman Saat Broadcast Pesan

WhatsApp sudah jadi bagian penting di bisnis, marketing, dan layanan pelanggan. Seiring perkembangannya, algoritma WhatsApp juga ikut berkembang.

Termasuk bagaimana WhatsApp mengatur flow broadcast yang sesuai dengan pedoman komunitas dan ketentuan privasinya.

Salah satu fitur fitur broadcast pesan di WhatsApp Business atau WhatsApp Business API, bisa menjangkau lebih banyak pelanggan secara langsung.

Jangkauannya mencakup semua kontak, tapi itu kurang tepat sasaran, karena tidak semua kontak relevan dengan pesan broadcastnya.

Bisa juga dengan mengirimkan ke daftar kontak terpilih yang sudah tersegmentasi.

Kemudahan tersebut tidak bisa optimal apabila kurang paham pada algoritma dan sistem penilaian WhatsApp.

Soalnya banyak nomor WhatsApp bisnis mengalami pembatasan (limited)/banned dan terblokir permanen karena dianggap spam.

Nah bagaimana cara menghindarinya?

Kita akan bahas di artikel CRM.ID ini bagaimana algoritma WhatsApp bekerja, bagaimana algoritma WhatsApp mendeteksi aktivitas broadcast.

Terus faktor-faktor yang mempengaruhi keamanan akun, serta strateginya agar aktivitas broadcast tetap aman.

Daftar isi show

Peran Algoritma WhatsApp untuk Broadcast

Kalau email marketing memiliki spam filter untuk identifikasi konten. Tapi WhatsApp menggunakan pendekatan yang berbeda.

Algoritma WhatsApp menekankan pada keamanan dan kualitas layanan, karena dalam konteks broadcast pesan WhatsApp terbilang cukup ketat, hal itu karena:

Melibatkan pengiriman pesan massal
Berpotensi mengganggu user experience kalau pengirimannya terlalu sering
Sering disalahgunakan untuk spam, penipuan, dan aggressive promotion

Jika Anda tidak memahami aturan mainnya, bisa-bisa terkena risiko pembatasan akun, terblokir, sampai kehilangan akun yang sudah dibangun bertahun-tahun.

Hal itu tidak Anda inginkan, bukan? Apalagi kalau punya history chat penting, bisa-bisa Anda kehilangan kepercayaan pelanggan.

Berdasarkan beberapa sumber, WhatsApp menggunakan beberapa algoritma untuk kebutuhan yang berbeda-beda, dalam bentuk fitur atau algoritma khusus, misalnya:

Rule-based system biasanya algoritma keamanannya
Machine learning dan algoritma moderasi
Report dari user langsung
Behavioral pattern analysis (berbasis user experience)

Untuk algoritma keamanan lebih banyak pada enkripsi pesan. Algoritma user experience seperti prioritas story dan pemeringkatan, status online dan mengetik.

Ada juga yang menggunakan cara manual atau otomatis untuk mendeteksi spam di pesan broadcast.

Misalnya adanya fitur report dari pengguna, dapat badge resmi dan template pesan yang mendapat persetujuan Meta Business/WhatsApp.

Hal ini untuk memastikan kontennya tidak tergolong spam atau melanggar aturan.

Algoritma WhatsApp berfungsi menjaga keamanan dan privasi, bebas dari spam, dan broadcast pesan tidak mengganggu user experience.

Untuk broadcast pesan, algoritma ini menilai beberapa faktor, seperti:

Siapa yang mengirim pesan?
Siapa pesan terkirimnya/penerima pesan?
Seberapa sering pesan dikirim? (frekuensi pengiriman broadcast pesan)
Bagaimana penerima merespons pesan tersebut?

Perbedaan Broadcast, Bulk Message (Pesan Massal), dan Spam Menurut Algoritma WhatsApp

Meskipun mirip-mirip, tapi tidak semua pesan massal itu adalah pesan broadcast.

Nah untuk melihat detail perbedaannya, kita akan membahasnya berikut (khususnya dari beberapa jenis aktivitasnya).

1. Broadcast Message Resmi

Pesan broadcast di WhatApp resmi biasanya dilakukan melalui dua hal berikut:

Aplikasi WhatsApp Business (fitur broadcast bawaan)
WhatsApp Business API dengan menggunakan template message yang disetujui oleh pihak Meta Business atau WhatsApp

Broadcast jenis ini berada dalam batas aman selama dalam prosesnya mengikuti standar kebijakan WhatsApp.

2. Bulk Message Tidak Resmi

Bulk message (pesan massal) biasanya menggunakan aplikasi bukan dari pihak WhatsApp resmi, seperti:

WhatsApp mod, WA Aero, dan sejenisnya
Tool third-party (pihak ketiga) tidak resmi
Script API WhatsApp bot yang ilegal

Aktivitas yang tidak resmi ini mudah terdeteksi oleh algoritma WhatsApp atau berdasarkan report massal dari pengguna dan sering terkena banned.

3. Aktivitas Spam Menurut Algoritma WhatsApp

Dengan beberapa algoritma WhatsApp atau melalui cara manual seperti yang sudah kita bahas sebelumnya, menilai beberapa pesan dianggap spam jika memenuhi kriteria berikut:

Pengiriman pesan secara massal dan mengganggu penerima
Tidak relevan dengan konteks. Aturan dari WhatsApp untuk broadcast hanya mengirim pesan dengan unsur marketing
Mengandung promosi secara terus menerus dan berulang. Misalnya broadcast setiap hari atau lebih, kecuali untuk notifikasi layanan.
Mendapat banyak laporan atau blokir dari pengguna

Cara Algoritma WhatsApp Mendeteksi Broadcast yang Spammy

1. Rasio Blokir dan Report

Sinyal yang diperoleh secara manual langsung dari user ini, masih jadi andalan WhatsApp untuk menentukan banned nomor WA Business

Apabila banyak aktivitas block dan report, maka algoritma menandai kontak pengirim broadcast sebagai spam dan berisiko terkena banned oleh WhatsApp.

2. Pola Pengiriman Pesan

Algoritma WhatsApp bisa mendeteksi jumlah pesan per jam, lonjakan pengiriman yang terjadi secara mendadak, dan volume pengiriman per harinya.

Contoh patternnya, jika ada nomor baru mengirim ratusan pesan dalam waktu singkat atau ada aktivitas tinggi secara tiba-tiba setelah nomornya lama tidak aktif.

Terus juga ketika mengirimkan lebih dari 1x broadcast message dalam waktu 24 jam sebelum menerima balasan dari penerima pesan.

Pola-pola tersebut bisa terdeteksi sebagai spammy.

3. Tingkat Interaksi dengan Penerima Pesan

Algoritma WhatsApp menilai kualitas pesan melalui indikator seperti, apakah pesan dibalas setelah menerima broadcast dan terjadi interaksi lanjutan.

Broadcast dengan tingkat respons rendah dalam jumlah besar akan dianggap tidak relevan dan mengganggu (spam).

Perbedaan Perlakuan Algoritma WhatsApp Personal dan Business

Algoritma WhatsApp Personal

Treatment di WA personal (biasa) biasanya seperti ini:

Toleransi broadcast sangat rendah, tidak dirancang untuk pesan massal/broadcast, mudah diblokir jika digunakan untuk promosi.

WhatsApp Business

Algoritma WhatsApp di WA Business lebih mengutamakan aspek komunikasi bisnis, broadcast lebih longgar tapi tetap ada batasannya.

Jadi masih terbilang cocok untuk UMKM dan bisnis kecil lainnya.

Algoritma WhatsApp Business API

Algoritma WhatsApp untuk di WA Business API memprioritaskan skalabilitas dan fleksibilitas pengiriman pesan broadcast.

Terutama jika jumlah kontak dan pesan masuk banyak tiap harinya, maka menggunakan custom template message yang disetujui.

Selain itu pengawasan sistem approval akun dan custom template cukup ketat.

Keterbatasan Broadcast di WhatsApp Business

WhatsApp Business memiliki fitur broadcast list dengan ketentuan dan batasan-batasan:

Keterbatasan kontak penerima broadcast yaitu maksimal 256 kontak per broadcast.
Penerima harus menyimpan nomor. Pesan broadcast bisa dilakukan jika pengirim dan penerima sama-sama menyimpan nomor di kontak mereka.
Keterbatasan perangkat yang bisa dipakai agen atau admin, yaitu hanya bisa menggunakan di 5 device (perangkat). 4 device dan 1 device di ponsel sebagai device utama.
Tidak tersedia fitur-fitur lanjutan seperti analitik data untuk melacak kinerja pesan, daftar kontak baru, dan sebagainya.
Tidak ada badge verifikasi centang hijau, sehingga terlihat tidak profesional seperti pada WhatsApp Business API.

Kategori Template WhatsApp Business API Sesuai Algoritma WhatsApp

Di WhatsApp Business API yang terhubung dengan aplikasi CRM, broadcast menggunakan custom template message yang sesuai dengan kebijakan WhatsApp.

Cara kerja algoritma template broadcast yaitu:

Pertama: Template harus diajukan terlebih dahulu dan mendapat persetujuan dari Meta Business.

Kedua: Isi pesan broadcast harus sesuai kategori atau niche bisnis Anda.

Ketiga: Setelah disetujui, pengiriman broadcast tidak boleh bersifat spammy. Dalam artian, jika sudah mengirim broadcast selama 24 jam dan masih belum ada respon dari penerima, tidak boleh mengirimkannya lagi.

WhatsApp membagi template menjadi beberapa kategori:

Utilitas, contohnya seperti notifikasi transaksi
Authentication, seperti kode OTP (one time password)
Marketing, seperti promosi atau menginformasikan produk baru dan pembaruan fitur

Yang punya pengawasan ketat yaitu template marketing karena punya risiko spam lebih tinggi.

Tips Aman Broadcast Pesan dengan Tahu Algoritma WhatsApp

Ada beberapa tips aman melakukan broadcast pesan, salah satunya adalah dengan mengetahui algoritma WhatsApp, berikut:

1. Bangun Persetujuan dari Penerima Broadcast yang Jelas

Persetujuan harus transparan dan mudah dipahami oleh grup kontak penerima broadcast.

Misalnya pada form pendaftaran, klik tombol [Hubungi kami via WhatsApp], dan persetujuan saat transaksi.

2. Interaksi Secara Natural Meskipun Nomor WhatsApp Baru

Untuk nomor baru coba melakukan “warm up” atau pemanasan terlebih dahulu, sebelum melakukan tiba-tiba broadcast, yaitu mulai dari chat 1-on-1.

Terus meningkatkan volume pengiriman pesan bertahap dan bangun dulu histori percakapan dan kepercayaan dari target kontak grup.

3. Gunakan Pola Pengiriman Natural

Sebaiknya hindari pengiriman serentak ke ratusan kontak karena terdeteksi sebagai spam, serta jangan mengirim di jam-jam yang tidak wajar.

Coba berikan jeda terlebih dahulu seperti naturalnya manusia.

Contoh pesan broadcast WhatsApp Business API tidak bisa mengirimkan pesan lagi sebelum ada balasan dari penerima broadcast.

4. Tambahkan Added Value, Bukan Cuma Promosi (WhatsApp Suka Ini)

Pesan broadcast selain sebagai media promosi penjualan, akan lebih bagus lagi ada added valuenya, misal seperti edukasi dan tutorial menggunakan produk.

Tidak perlu panjang, tips atau tutorial singkat saja sudah cukup, karena bisa meningkatkan user experience, dan WhatsApp/Meta suka jika menyangkut user experience.

5. Menggunakan API Resmi dari WhatsApp

Menggunakan API resmi dari WhatsApp membuat nomor WhatsApp Anda jadi lebih aman.

Karena algoritma WhatsApp mendeteksi kalau aktivitas Anda mengikuti standar panduan kebijakan komunitas WhatsApp.

Menggunakan WhatsApp API bisa terintegrasi aplikasi CRM loh, misalnya seperti di CRM.ID.

CRM.ID adalah aplikasi WhatsApp CRM dan WhatsApp Business Integrator yang membantu pebisnis UMKM yang sudah punya customer banyak dan sering menerima puluhan hingga ratusan pesan per harinya.

Anda bisa klik gambar berikut ini untuk melakukan pendaftaran

Tanda-tanda Akun WhatsApp Kena Banned

Beberapa tanda awal akun bermasalah:

Muncul notifikasi langsung dari WhatsApp seperti: “Akun ini tidak diizinkan menggunakan WhatsApp”.
Anda tidak bisa mengirim atau menerima pesan, panggilan, atau mengakses riwayat chat.
Tidak bisa mengakses cadangan chat, dan semua aktivitas penggunaan WhatsApp tidak bisa dilakukan

Jika misalnya sudah mendapat tanda-tanda tersebut, sebaiknya Anda harus menghentikan broadcast dan lakukan langkah-langkah berikut menurut WhatsApp:

Coba tinjau lagi kebijakan layanan dan panduan komunitas WhatsApp kalau penyebab pemblokiran bukan karena melanggar aturan WhatsApp.
Mengajukan banding dan minta tinjauan. Anda bisa jelaskan detail masalah yang terjadi dan nomor telepon yang terblokir, caranya:
- Melalui Aplikasi, terus ikuti instruksinya untuk memasukkan nomor telepon dan kode konfirmasi.
- Bisa juga mengirim email ke smb_web@support.whatsapp.com (untuk WhatsApp Business) atau support@whatsapp.com (untuk WhatsApp biasa).
Melengkapi proses verifikasi seperti mengupload kartu identitas (e-KTP, SIM, Paspor, dll) saat diminta.
Coba tunggu proses peninjauan dari WhatsApp selama 24-48 jam kerja. Agar prosesnya lebih lancar, coba hindari mengirimkan pengajuan banding berulang kali ya.
Jika sudah selesai waktu peninjauan dan memenuhi kriteria/ketentuan, Anda akan menerima notifikasi dari WhatsApp. Akun WhatsApp bisa Anda gunakan kembali.
[Jika belum ada pemberitahuan], coba follow up kembali dengan menghubungi tim WhatsApp.

Peran WhatsApp CRM Mengamankan Broadcast Pesan

Yang paling terlihat peran CRM (customer relationship management) adalah menjaga kualitas komunikasi di WhatsApp.

Selain itu peran CRM agar broadcast WhatsApp tetap aman:

1. Menjamin Kepatuhan dan Keamanan (Anti Banned)

Hal itu karena CRM menggunakan API Resmi, yaitu WhatsApp Business API dari perusahaan WhatsApp.

Sehingga jauh lebih aman daripada WhatsApp broadcast pihak ketiga tidak resmi (ilegal).

Selain itu CRM membantu mengelola dan kustomisasi template pesan yang disetujui oleh WhatsApp, sehingga menghindari deteksi spam.

Terakhir, karena CRM sudah pasti mematuhi aturan kebijakan privasi, penggunaan dan pengolahan data pelanggan, serta mengikuti standar internasional.

CRM membantu proses pengelolaan opt-in (izin pelanggan) dan opt-out (berhenti berlangganan).

2. Segmentasi Audiens Tepat (Personalized Broadcast)

Targeting Berbasis Data (Pengelolaan History Chat dan Labelling/Tagging)

Aplikasi CRM memudahkan Anda mengirim broadcast hanya ke grup kontak pelanggan tertentu berdasarkan history chat dan label/tag.

Jadi tidak mengirim pesan massal secara acak yang tergolong spam.

Personalisasi dan Penyesuaian Pesan

Di CRM, penyesuaian pesan bisa menggunakan nama pelanggan atau data lainnya secara otomatis yang tersedia di fitur aplikasi.

Sehingga bisa dengan mudah meningkatkan engagement dan peluang pengabaian pesan broadcast menurun.

3. Otomatisasi dan Manajemen Respons

Bisa Setup Jadwal Pengiriman Broadcast Pesan

Di CRM setup jadwal pengiriman pesan bisa menyesuaikan dengan zona waktu pelanggan agar tidak mengirim pesan di waktu yang salah.

Pengelolaan Chat dengan Multi Agent (Admin/CS)

Jika broadcast menghasilkan respon tinggi tapi tim customer service hanya 1-5 orang saja, pasti akan kewalahan merespon pesan masuk (misal ratusan sampai ribuan).

Nah di CRM bisa mengelola ratusan dan ribuan chat dalam satu dashboard secara terorganisir menggunakan jumlah agen yang tak terbatas (unlimited agent).

Selain itu chat dari agen satu bisa ditransfer ke agen lain tanpa kehilangan konteks dan riwayat chat sebelumnya.

Fitur tersebut tersedia di CRM.ID.

4. Analitik dan Real Time Reporting

Aplikasi CRM bisa melacak metrik-metrik seperti membuat report secara real time respon pelanggan dan efektivitas broadcast campaign.

Sehingga bisa menyusun strategi yang efektif dan efisien kedepannya.

5. Kemudahan Sinkronisasi Data

Semua aktivitas interaksi mulai dari broadcast pesan ke segmentasi/grup kontak, balasan broadcast, dan aktivitas komunikasi pelanggan tercatat otomatis.

Sehingga tim sales/support dan tim lainnya mudah tracking performanya.

Pada akhirnya, CRM membantu proses broadcast pesan jadi lebih terkontrol dan menyesuaikan pada standar kebijakan dan algoritma WhatsApp.

Kesimpulan

Itulah penjelasan tentang algoritma WhatsApp, cara kerja, tips aman, dan peran aplikasi CRM agar akun WhatsApp Anda lebih aman.

Memahami algoritma WhatsApp jadi prioritas jika Anda ingin menggunakannya untuk kebutuhan bisnis dan mengurangi risiko di banned.

Selain itu lebih mudah pengelolaannya ketika terjadi pertumbuhan bisnis dan sudah membutuhkan skalabilitas.

Salah satu diantaranya kebutuhan pengiriman broadcast pesan, entah untuk menginformasikan produk baru atau retargeting.

Anda perlu memperhatikan ketentuan-ketentuan algoritma WhatsApp seputar broadcast message ini, sehingga mengurangi peluang nomor terkena banned.

Menggunakan aplikasi CRM seperti CRM.ID, adalah salah satu solusinya.

Di platform tersebut menyediakan integrasi dengan WhatsApp Business API yang proses pendaftarannya mengikuti standar kebijakan Meta Business.

Fitur kustomisasi template broadcast dari Meta Business bisa dikirimkan ke salah satu atau beberapa list grup kontak terpilih.

Pembuatan list grup kontak bisa Anda lakukan di CRM.ID, dengan menyesuaikan pada segmentasi kontak (menggunakan fitur label dan tagging).

Untuk itu Anda bisa melakukan 1-on-1 meeting bersama tim kami, dengan mendaftar atau demo terlebih dahulu disini.

Jika ada pertanyaan lebih lanjut, bisa mengontak kami di nomor ini.

Jadi, saat mengirim broadcast pesan selalu mulai dari satu prinsip: “Kirim broadcast sesuai kebutuhan customer Anda dan sesuai algoritma WhatsApp”.

About
Latest Posts

Ainur Rohman

Content Writer at PT Kledo Berhati Nyaman

Ainur Rohman adalah SEO content writer yang berfokus membuat konten SEO di topik-topik bisnis digital, digital marketing, customer service, CRM, dan aplikasi SaaS. Dia passionate menulis untuk meningkatkan peluang tercapainya KPI digital marketing dan bisnis.